Akılcı Stok Yönetimi

1. Akılcı Stok Yönetimi Kurum Analiz Örnekleri Ecz. İrem Mühürcü Stok Yönetimi ve Analiz Şubesi

2. Hastanelerde Stok Yönetimi; • Sağlık Bakanlığı; Sağlık Müdürlükleri, Eğitim Araştırma Hastaneleri, Devlet Hastaneleri, Dal Hastaneleri, İlçe Hastaneleri, ADSM Merkezleri ve Bağlı Üniversite Hastanelerinden oluşan yaklaşık 1040 kurumu bünyesinde bulunduran çok büyük bir sağlık hizmeti sunucusudur. • Kurumlarımızın mali anlamda ayakta kalabilmesi için; • Stok Koordinasyon Birimleri • Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilileri • Satın Alma Birimleri • İhtiyaç Tespit Komisyonları

3. Kurumlarımız Stok Yönetimi bakımından dört ana başlık altında analiz edilmektedir.

4. Stok Kayıt Düzeni (İlgili Mevzuat) • 2008/75 sayılı Kurum Stok Kayıtları Genelgemiz • Kurumun bir ay içinde gerçekleştirdiği her türlü stok giriş ve çıkışlarını düzenli olarak MKYS' ne kaydının yapılması; ay sonu cetvellerinin ertesi ayın 6 sına kadar saymanlığa bildirilerek TDMS kayıtlarına işlenmesinin sağlanması • 17/03/2011 tarih 2776 sayılı yazımız • Kurumlarımızın aylık ödenek tahsis hesaplamasında kullanılan parametrelerden MKYS-TDMS stok kayıt uyumunu sağlayamayan kurumlarda; halihazırda %1 olarak uygulanan tahsilat kesintisinin %5 e kadar arttırılacağı belirtilmiştir.

5. MKYS-TDMS Uyum Analizi Örneği • Kurumun MKYS giriş fişlerini 2 ayda bir saymanlığa gönderdiği • MKYS çıkışlarını düzensiz yaptığı görülmektedir

6. Stok Analiz (İlgili Mevzuat) • 2011/54 sayılı Azami Stok Miktarı Uygulaması Genelgemiz • İlaç ve tıbbi sarf malzeme alımlarında ürün bazında azami stok miktarı uygulamasına dikkat edilmesi ve fazla mal kabulünün yapılmaması • Kurum ihtiyaçlarının öncelikle il stok havuzundan veya ihtiyaç/stok fazlası malzeme bulunan kurumlardan tedarik edilmesi • 2010/37 sayılı İhtiyaç Tespit Komisyonları Genelgemiz • İhtiyaç Tespit Komisyonlarının etkin çalıştırılması ve zorunlu olmayan mal alımının yapılmaması • İEGM Akılcı İlaç Kullanımı Projesi desteklenmeli • Akılcı Stok Yönetimi hedeflenmelidir.

7. Stok Düzeyi Analiz Örneği • Kurumun İlaç ve Farmakolojik ürünler ve Medikal Malzemeler Genel Toplamında stok düzeyi azami stok düzeyini aşmamıştır. • ATC Dal Koduna göre ve Medikal Branş koduna göre incelendiğinde azami stok düzeyini aştığı görülmektedir.

8. Stok Analiz (İlgili Mevzuat) • 2008/42 sayılı Döner Sermaye Kaynaklarından Yapılacak Olan İhalelerde Uyulması Gereken Usul ve Esaslar Genelgemiz • Ertesi yıla geçen yüklenme şeklinde sözleşmeye bağlanan alımlarda mümkün olduğunca teslimatların ve ödemelerin gelecek sene yapılması • 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu • Sözleşme ve ihale dokümanı hükümleri çerçevesinde; mevcut stok, yıl sonuna kadar duyulacak ihtiyaçlar ve tedarik süreçleri gözetilerek mümkün olduğu ölçüde (%20’ye kadar ) iş eksilişine gidilip mal kabullerinin azaltılması

9. Yıl Sonu Mal Kabul Örneği • Kurumun MKYS giriş ortalaması 500 bin civarı iken yıl sonunda ödeme dengesini bozduğu görülmektedir.

10. Satın Alma Analizi (İlgili Mevzuat) • 2008/75 sayılı Kurum Stok Kayıtları Genelgemiz • Alımlardan önce yapılacak olan yaklaşık maliyet tespiti çalışmalarına gereken önem gösterilerek piyasa şartlarına uygun yaklaşık maliyetin belirlenmesi • Yaklaşık maliyet tespitinde piyasa araştırmalarının yanında kurum tarafından daha önceki yıllarda gerçekleştirilen alım bedelleri ile diğer kurumlarca gerçekleştirilen alım bedellerinin de dikkate alınması • Sağlık Bakanlığı İhale Bilgi Sistemi (SBİBS) ve Malzeme Kaynakları Yönetim Sistemi (MKYS) üzerinden bahse konu satın alınacak mal ve hizmetlerin diğer kurumlarca gerçekleştirilen satın alma bedellerinin incelenmesi gerekmektedir.

11. Birim Fiyat Analiz Örneği

12. Eşdeğer Kurum Karşılaştırma • Kurumlarımızın Yatan Hasta Başına Maliyet Hesaplanarak birbirleriyle ve yıllar itibariyle kendi verileriyle mukayese edilmesidir. • Toplam Yatak Sayıları • Toplam Yatan Hasta Sayıları • Toplam Tüketim Miktarları • Toplam Ameliyat Sayıları • Toplam Hekim Sayıları • Kurumlarımızın tıbbi hizmetlerinin kalite ve etkinliği azaltmaksızın verdikleri hizmeti yükseltmeleri, akılcı stok yönetimi anlayışıyla maliyetlerinin düşürülmesi amaçlanmaktadır.

13. Eşdeğer Kurum Örneği • Toplam Giderleri ve Tahakkuk oranları yaklaşık olan benzer kurumların Yatan Hasta Başı Maliyetlerindeki farklılıklar görülmektedir.

14. MKYS Depo Kayıt Düzeni • 08.12.2009 tarihli yazımızda belirtildiği üzere MKYS-HBS entegrasyonun sağlanarak toplu çıkış yapılmaması • 15.01.2010 tarih yazımızda belirtildiği üzere tıbbi malzeme ve ilaçların Barkot, UBB Barkot, Son Kullanma Tarihi bilgilerinin tam ve eksiksiz girilmesine dikkat edilmesi • 15.08.2011 Tarihli yazımızda belirtildiği üzere İlaç ve Farmakolojik Ürünlerin girişlerinin adet olacak şekilde yapılması • 19.08.2011 tarihli yazımızda belirtildiği üzere Ambarlardan Toplu Çıkış İşlemi yapılmaması, lüzum görülürse toplu çıkış söz konusu olan Laboratuar, Diyaliz gibi birimlere Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi atanması • 22.08.2011 tarihli yazımızda belirtildiği üzere İlaç ve Tıbbi Sarf Malzemelerin Yıllık İhtiyaç Miktarı bilgisinin eksiksiz girilmesi

15. Yanlış Depo Kayıt Örnekleri • Verilerin anlamlı olabilmesi ve sistem altyapısının doğru bir şekilde çalışabilmesi için MKYS giriş kayıtlarımızın, stok hareketlerimizin doğru ve güncel olması gereklidir. 3 Yanlış Tüm Doğruyu Götürür !

16. Medikal Malzeme Depo Kayıt Düzeni • Medikal Malzemelerimiz TİTUBB Projesi kapsamındaki Branş Çalışması ile sınıflandırılmıştır. Bu yapının sağlıklı kullanılabilmesi için kurumlarımızın MKYS verilerini taşınır kodu en alt düzeye kadar doğru bir şekilde bildirim yapması gerekmektedir. • Medikal Malzeme Branş Kodu tablosunda Medikal Malzemeler ve Medikal Sarf Malzemeler başlığı altında tutarı bilgileri var ise HBYS firmanız ile görüşülüp eksik gönderilen verilerin tamamlanması sağlanmalıdır. • UBB kaydı aranmayacak ürünler ile ilgili İEGM Tıbbi Cihazlar Yönetmeliği ve Tıbbi Cihazlar 2010/4 sayılı duyuru yayınlanmıştır. Bu koşullara uymayan bir ürünün tıbbi amaçla kullanılması uygun değildir. • UBB Barkodu tıbbi cihaz/malzeme ait teknik şartname benzeri bilgileri içerir. UBB Barkodu aynı olan iki ürün birbirinin tam eşdeğeri olan iki ürün olduğunu göstermektedir. • Fiyat mukayese etme ve devir işlemlerinde UBB barkodu önemlidir. Her ürüne ait veri doğru girilmelidir.

17. SUT Gereği; • SUT’ta belirtilen istisnalar hariç olmak üzere Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Ulusal Bilgi Bankasına (TİTUBB) kayıt/bildirim işlemi tamamlanmış olmalıdır. • Kuruma fatura edilen tıbbi malzemelerden TİTUBB kayıt/ bildirim işlemi tamamlanmamış tıbbi malzeme bedelleri kurumca (SGK) ödenmez. • Kamu İhale Kurumu İhale Sonuç Formu Ekranına eksiksiz ve düzenli girilinceye kadar Kurumca ödenmez. • SGK Hatalı Girilen İhale Sonuçları hakkında 2011/ Nisan tarihli duyuru bulunmaktadır. • SUT Eki EK-5/A-1, EK-5/A-2, EK-5/E ve EK-F listelerin fiyatları geçerlidir ve bu fiyatlar tavan fiyat fiyat olup üzerinde faturalandırma yapılamaz. • SUT Eki ve listelerinde yer almayan tıbbi malzemeler; Kamu İhale Sonuç Formu Ekranında son bir yıl içerisinde tespit edilen en düşük 5 fiyatın ortalaması geri ödeme fiyatı olarak kabul edilmektedir.

18. Aylık Bilgi Notu • Kurumlarımızın MKYS-TDMS uyumlarını, Fiili Stok Durumları/Stok Düzeyleri, gerçekleşen Toplam Tüketim Miktarları/Aylık Tüketim Miktarları, Satın alma yöntemleri/miktarları Kurumsal mail adreslerine Aylık Bilgi Notları halinde gönderilecektir. • İş-zekası Kurum Analiz Ekranları geliştirilerek kurumların kendisini takip etmesi hedeflenmektedir.

19. Kurum Aylık Bilgi Notu

20. Dünyada Sağlık • Birleşmiş Milletlerin 1978 yılında Alma Ata Deklarasyonu’nda “Herkes İçin Sağlık” hedefi konmuştur. • Amerika Birleşik Devletinde kişi başına düşen sağlık harcaması diğer ülkelere nazaran iki katı olduğu halde, sigortasız yaşayan elli milyon kişinin yanında, on milyonlarcası da kapsamı yetersiz sigortayla yetinmek zorunda kalmaktadır. • Çin de 1998 yılında Temel Sağlık Sigortası olan kişi sayısı 18,78 milyon iken , 2008 de 200,84 milyona ulaşmıştır. • Avrupa’da sağlık hizmetlerinin finansmanı ve sunumu hala çok büyük ölçüde kamu kuruluşları tarafından sağlanmaktadır. • Türkiye’de kamu sistemi sayesinde vatandaşlarımızın nerdeyse tamamının sağlık hizmetine erişim imkanı vardır. • Sosyal Sağlık Güvencemizi Koruyoruz

21. Emeğiniz İçin Teşekkürler İyi ki Azami Stok Miktarı Uygulaması Çıkmış Bu sene işim daha KOLAY • Daha fazla bilgi ve veri için: • Stok Yönetimi ve Analiz Şubesi • stokanaliz@saglik.gov.tr