Prawidłowe przygotowanie wniosku o płatność w ramach PO KL Priorytet IX

1. Prawidłowe przygotowanie wniosku o płatność w ramach PO KL Priorytet IX

2. WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ 1_WNIOSEK ZA OKRES: od 2012-09-01 do 2012-11-30 • okres za jaki składany jest wniosek MUSI BYĆ zgodny z przyjętym w umowie harmonogramem płatności. • data „od” w pierwszym wniosku o płatność MUSI być zgodna z datą rozpoczęcia realizacji projektu tj. 01.09.2012. • data „do” to data ostatniego dnia okresu rozliczeniowego tj. 30.11.2012. • data „do” w końcowym wniosku o płatność musi pokrywać się z datą zakończenia realizacji projektu, płatności dokonane po tej dacie muszą dotyczyć okresu realizacji projektu. • okresy kolejnych wniosków o płatność NIE MOGĄ się „zazębiać”.

3. 2_PROJEKT (1) Program Operacyjny Kapitał Ludzki (2) Priorytet: IX. Rozwój wykształcenia i Kompetencji w regionach (3) Działanie: 9.1. Wyrównywanie szans edukacyjnych uczniów z grup o utrudnionym dostępie do edukacji oraz zmniejszenie różnic w jakości usług edukacyjnych (4) Poddziałanie: 9.1.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych uczniów z grup o utrudnionym dostępie do edukacji oraz zmniejszenie różnic w jakości usług edukacyjnych (5) Nazwa projektu: Gotowi na sukces (6) Nr umowy/decyzji: POKL.09.01.02-18-999/12-00 (7) Okres realizacji projektu od 2012-09-01 do 2013-06-30 (8) Płatność: zaliczkowa (9) Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (PLN): 36 158,35 (10) Wnioskowana kwota (PLN): 150 000,00

4. Punkt 2 (6) – nr umowy: należy posługiwać się numeracją z umowy, a jeżeli jest podpisany aneks to numerem aneksu np. POKL.09.01.02-18-999/11-01 (7) – okres realizacji projektu musi być zgodny z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie (punkt 1.8 z wniosku o dofinansowanie). (9) – wartość wydatków rozliczanych niniejszym wnioskiem. Kwota zgodna z wartością w tabeli 4 wniosku w kolumnie 3 „wydatki poniesione w okresie rozliczeniowym” w wierszu „wydatki ogółem” (automatycznie z zał. nr 1). (10) – planowana kwota wnioskowana zgodna z harmonogramem płatności będącym załącznikiem do umowy (kwota automatycznie przenoszona jest z tab. 10 z pierwszego wiersza kolumny „Planowana kwota wnioskowana”)

5. Nie należy uzupełniać szarych pól – uzupełnia je pracownik WUP

7. 3_NAZWA BENEFICJENTA: ……………………………………………………………………………………… Adres siedziby: Ulica ……………………………………………………………………………………………………… Nr domu ………………………………………………………………………………………………… Nr lokalu ………………………………………………………………………………………………… Miejscowość ……………………………………………………………………………………………… Kod pocztowy ……………………………………………………………………………………………… Osoba przygotowująca wniosek beneficjenta o płatność A) W części dot. postępu finansowego Imię i nazwisko: ……………………………………………….. Telefon: …………………. Fax: ………………………….. E-mail: ……………………….. B) W części dot. postępu rzeczowego Imię i nazwisko: ……………………………………………….. Telefon: …………………. Fax: ………………………….. E-mail: ………………………..

8. 4_POSTĘP FINANSOWY REALIZACJI PROJEKTU

9. 4_POSTĘP FINANSOWY REALIZACJI PROJEKTU wnp 1

10. 4_POSTĘP FINANSOWY REALIZACJI PROJEKTU wnp 2

11. Rozliczanie kosztów pośrednich wg rzeczywiście poniesionych wydatków: • w GWP należy zaznaczyć w załączniku nr 1 opcję: • Wydatki należy uzupełnić analogicznie jak w przypadku kosztów bezpośrednich.

12. 5_POSTĘP RZECZOWY REALIZACJI PROJEKTU

13. 5_POSTĘP RZECZOWY REALIZACJI PROJEKTU • Należy w kilku zdaniach opisać stan realizacji poszczególnych zadań (również w kontekście harmonogramu realizacji z wniosku o dofinansowanie) • Informację o stanie zaawansowania realizacji zadania • W opisie poszczególnych zadań realizowanych w projekcie należy podać informacje na temat działań podjętych w okresie rozliczeniowym na rzecz równości płci • - Opis przeprowadzonej rekrutacji w kontekście równości szans płci, • - Opis działań informacyjno-promocyjnych w kontekście równości szans płci, • - Opis działań równościowych zrealizowanych na rzecz zespołu projektowego, • - Opis działań równościowych zrealizowanych na rzecz grup docelowych, • - Opis działań równościowych dot. monitorowania projektu – w tym osiągniętych rezultatów.

14. 6_UZYSKANY PRZYCHÓD w okresie objętym wnioskiem Należy wskazać każdy przychód uzyskany w ramach realizowanego projektu w okresie objętym wnioskiem zgodnie z definicją zawartą w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL Przychodem nie będą odsetki bankowe na rachunku wyodrębnionym na potrzeby projektu.

15. 7_ KOREKTY FINANSOWE Tabelę wypełniają Beneficjenci w przypadku, gdy dostrzegli niekwalifikowalność wydatków wykazanych w złożonych już wcześniej i rozliczonych wnioskach o płatność. W kolejnych kolumnach tabeli należy wykazać: nr wniosku o płatność, w ramach którego rozliczony został wydatek będący przedmiotem korekty, nr dokumentu księgowego, którego korekta dotyczy (w przypadku, gdy jest to możliwe należy podać również liczbę porządkową w zestawieniu załączonym do wniosku), rodzaj wydatku niekwalifikowalnego, datę wykrycia korekty, wyjaśnienie powodu zaistnienia korekty, wysokość korekty oraz źródło, z którego zostały sfinansowane wydatki w ramach korekty uznane następnie przez beneficjenta lub w ramach kontroli za niekwalifikowalne.

16. 8_ŹRÓDŁA FINANSOWANIA WYDATKÓW

17. Kol. „w okresie rozliczeniowym” - na podstawie źródeł wskazanych w załączniku nr 1 automatycznie kwoty zostają przeniesione w podziale na źródła. • Kol. „od początku realizacji projektu” - należy wskazać tylko i wyłącznie wydatki zatwierdzone w poprzednich wnioskach o płatność (bez bieżącego wniosku) w podziale na kwoty narastająco - wartości narastające powinny wynikać z otrzymanych przez Beneficjenta Informacji o wynikach weryfikacji wniosku o płatność (bez wartości bieżącego wniosku). • W przypadku gdy Beneficjent otrzymuje dotację w wysokości 100% wartości projektu, wszystkie wydatki należy wykazać w wierszu „budżet państwa”. • W przypadku, gdy dotacja nie stanowi 100% wartości projektu, należy w wierszu „budżet państwa” wskazać odpowiednią wysokość wydatków sfinansowanych z dotacji, natomiast pozostałą część (wkład własny) należy wpisać w odpowiedniej rubryce źródła sfinansowania wydatków.

18. 9_ROZLICZENIE KWOTY DOFINANSOWANIA I WKŁADU WŁASNEGO** * w tym wysokość ostatniej transzy ** tabela wypełniana w przypadku projektów, w których dofinansowanie przekazywane jest w formie zaliczki

19. 9_ROZLICZENIE KWOTY DOFINANSOWANIA I WKŁADU WŁASNEGO** * w tym wysokość ostatniej transzy ** tabela wypełniana w przypadku projektów, w których dofinansowanie przekazywane jest w formie zaliczki

20. Tabelę należy wypełnić w podziale na kwotę dofinansowania oraz jeśli dotyczy na poszczególne źródła wkładu własnego. Ponadto w kolumnie „ogółem” są zsumowane wszystkie wartości wykazane we wcześniejszych kolumnach. (1) Całkowita wartość projektu – należy uzupełnić zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie; w przypadku, gdy w ramach projektu przewidziany jest wkład własny, należy wskazać wartości tego wkładu w odpowiednich kolumnach zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie. (2) Środki przekazane dotychczas beneficjentowi w formie zaliczki – łączna kwota otrzymanych przez beneficjenta transz dotacji rozwojowej na dzień sporządzenia wniosku wraz z ostatnią transzą. W przypadku dokonywania korekty wniosku o płatność, należy wpisać wysokość otrzymanych transz według stanu na dzień sporządzenia pierwotnej wersji wniosku. W przypadku wkładu własnego pola te nie są wypełniane.

21. (3) Kwota dotychczas rozliczonych środków- łączna kwota rozliczonych środków (narastająco) wykazanych w zatwierdzonych wnioskach o płatność (zgodnie z przekazanymi przez IP Informacjami o zatwierdzeniu wniosku o płatność). W pozycji tej nie uwzględnia się kwoty rozliczanej danym wnioskiem. W przypadku projektu z wkładem własnym, należy dokonać rozbicia na wydatki finansowane z dotacji oraz poszczególnych źródeł wkładu własnego. • (4) Kwota rozliczana niniejszym wnioskiem – należy wypełnić zgodnie z sumą wydatków w pkt (8) wniosku w podziale na kwotę dofinansowania i wkład własny. • (5) Procent rozliczenia –pole wyliczane automatycznie przez GWP. • (6) Kwota pozostająca do rozliczenia w kolejnym wniosku - pole wyliczane automatycznie przez GWP.

22. 10_HARMONOGRAM PŁATNOŚCI NA KOLEJNE OKRESY ROZLICZENIOWE • Jako okres rozliczeniowy należy rozumieć okres rozliczeniowy wskazany w harmonogramie płatności załączonym do umowy o dofinansowanie. • W kolumnie Planowane wydatki należy przedstawić informacje o całkowitych wydatkach kwalifikowalnych, jakie Beneficjent planuje wykazać we wnioskach o płatność składanych w kolejnych okresach rozliczeniowych i latach, aż do zakończenia realizacji projektu. • Kolumnę Planowana kwota wnioskowana wypełnia Beneficjent zgodnie z harmonogramem płatności załączonym do umowy. Beneficjent może jednocześnie dokonać aktualizacji ww. harmonogramu podając nowe kwoty , przy czym instytucja weryfikująca wniosek może te zmiany odrzucić.

23. 10_HARMONOGRAM PŁATNOŚCI NA KOLEJNE OKRESY ROZLICZENIOWE

24. 10_HARMONOGRAM PŁATNOŚCI NA KOLEJNE OKRESY ROZLICZENIOWE

25. Uzupełniając harmonogram płatności należy zwrócić uwagę aby: • Suma planowanych wydatków oraz kwot dotychczas rozliczonych była równa całkowitej wartości projektu. • Suma planowanych kwot do wypłaty wraz z kwotą wnioskowaną z pkt 2(10) oraz otrzymanymi do tej pory transzami dotacji była równa kwocie dofinansowania. • Uzupełniając planowane wydatki trzeba pamiętać, że powinny być one zgodne z założonym harmonogramem realizacji projektu i zaplanowanym budżetem na poszczególne lata. • Przeliczając planowane wydatki, należy zwrócić uwagę na to, że otrzymanie kolejnej transzy uzależnione jest od wcześniejszego wydatkowania co najmniej 70% kwoty przekazanej w postaci zaliczki (tj. kumulatywnie otrzymanych transz).

26. W punkcie tym należy zwięźle opisać planowany przebieg realizacji projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność. . Punkt ten należy wypełnić w przypadku problemów w realizacji projektu. Należy opisać istotę problemów oraz podjęte środki naprawcze. Beneficjent wyjaśnia również przyczyny odstępstw od harmonogramu realizacji projektu zawartego we wniosku o dofinansowanie. Np.. brak problemów lub problemem było anulowanie przetargu co wpłynęło na opóźnienie dostarczenia pomocy w okresie rozliczeniowym, podjęto decyzję o ponownym ogłoszeniu przetargu, planowany termin rozstrzygnięcia ….) Pola puste – niewypełnione to najczęściej pojawiający się błąd.

27. Poprzez zaznaczenie pola TAK lub NIE należy wskazać, czy realizowany projekt jest zgodny z zasadami polityk wspólnoty (dot. zagadnień np.: rozwoju lokalnego, równości szans), do przestrzegania których Beneficjent zobowiązał się w umowie. • W przypadku nieprzestrzegania polityk wspólnoty (tj. wyboru pola NIE) należy opisać w kilku zdaniach, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte zadania naprawcze. W opisie należy uwzględnić wyniki kontroli wskazujących na naruszenie zasad polityk UE.

28. Osobą uprawnioną do podpisu wniosku o płatność jest osoba upoważniona do podejmowania decyzji wiążących w imieniu projektodawcy. Co do zasady jest to ta sama osoba, która podpisywała umowę o dofinansowanie. • W przeciwnym wypadku należy złożyć do IP stosowne pełnomocnictwo upoważniające inną osobę do podpisywania wniosku o płatność.

29. W GWP Beneficjent zaznacza odpowiednie załączniki dotyczące składanego wniosku o płatność.

31. Do wniosku o płatność należy dołączyć: • Wyciągi bankowe (gdy na WB brakuje podstawowych informacji nt. dokonanych operacji, należy dołączyć również polecenia przelewów). Należy zachować ciągłość numeracji i okresów, które obejmują wyciągi. • Jeśli bank nie wystawia wyciągów bankowych, można dołączyć wygenerowane elektronicznie zestawienie operacji z rachunku bankowego (opatrzone pieczątką firmową i podpisane przez osobę upoważnioną).

32. w przypadku WB z rachunku podstawowego Beneficjenta (dokumentujących np. zapłatę składek zus, zaliczki na podatek dochodowy, kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków) można dołączyć tylko część stron zawierających ww. operacje dotyczące projektu, saldo początkowe i końcowe. Wówczas na WB powinno się znaleźć oświadczenie gł. księgowego lub kierownika jednostki, iż pozostałe operacje nie dotyczą rozliczanego projektu. • Raporty kasowe (tylko w przypadku pełnej księgowości) lub zestawienia operacji gotówkowych zawierające m.in.. okres za jaki jest sporządzone, podpis osoby sporządzającej, datę, podsumowanie, a także wyszczególnienie operacji tzn. data, numer dokumentu, kwota.

33. Wszystkie wydatki wykazane we wniosku o płatność muszą być rozliczone w całości. • Wydatki należy ponosić z wyodrębnionego na potrzeby realizacji projektu rachunku bankowego. Wyjątek stanowią np. składki ZUS, podatek dochodowy, koszty pośrednie rozliczane na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków, które mogą być opłacone z rachunku podstawowego Beneficjenta, a następnie refundowane z konta projektowego. • W przypadku braku środków na rachunku projektu, należy uzupełnić rachunek środkami własnymi, następnie po otrzymaniu środków z IP zwrócić wcześniej przelaną kwotę z rachunku projektowego na rachunek podstawowy.

34. Datą zapłaty, która należy umieścić w Zestawieniu nr 1 do wniosku o płatność powinna być data faktycznej zapłaty dokumentu, a nie data refundacji. • Jeżeli na WB widnieją „daty księgowania” i „daty operacji”, to należy wpisać „datę operacji”. • Opis przelewu lub zapis w RK powinien zawierać pełny i prawidłowy numer dokumentu. W przypadku wynagrodzeń oprócz numeru listy płac należy wpisać również stanowisko oraz miesiąc lub okres, którego wynagrodzenie dotyczy. Opis wydatku powinien być zgodny z nazwą podkategorii szczegółowego budżetu projektu. • W przypadku kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, opis przelewu powinien być tożsamy z nazwami wykazanymi w metodologii wyliczenia kosztów pośrednich.

35. Dokumenty księgowe, które można ująć w Załączniku nr 1 do wniosku o płatność: • Faktury VAT, • Faktury VAT korygujące, • Faktury wewnętrzne VAT, • Rachunki wystawione przez podmioty gospodarcze, • Rachunki wystawione przez osoby fizyczne, • Listy płac, • Paragon - pod warunkiem, że spełnia wymagania określone w art. 21 ust. 1 Ustawy o rachunkowości,

36. Noty księgowe – zawierają wyłącznie operacje wewnętrzne podmiotu, np.: wynagrodzenie osoby, która jednocześnie jest właścicielem firmy prowadzącą działalność gospodarczą jako osoba fizyczna i jednocześnie pełni funkcję personelu zaangażowanego w realizacje projektu. • Delegacje personelu zatrudnionego u Beneficjenta: • Polecenie wyjazdu służbowego (delegacja) – osoba zatrudniona na umowę o pracę, • Rachunki – osoby zatrudnione na umowę cywilno-prawną. • Amortyzacja – dokumentem potwierdzającym wysokość odpisów jest tabela amortyzacyjna środków trwałych lub nota księgowa/obciążeniowa wraz z poleceniem księgowania.

37. Inne (zestawienia, potwierdzenia dojazdu BO, WB itp.) jeśli spełnione zostały warunki określone w art. 21 ust. 1 Ustawy o rachunkowości UWAGA: wyciąg bankowy umieszczamy w załączniku nr 1 jako dokument, tylko i wyłącznie wtedy, gdy zaksięgowany jest jako koszt i wydatek (opłata za prowadzenie rachunku i opłata za przelewy). Nie rozliczamy wydatków na podstawie Faktury PROFORMY tylko na podstawie właściwej FV (data wystawienia późniejsza niż data zapłaty, kwoty brutto, netto właściwej FV).

38. Kwalifkowalność wydatków jest sprawdzana zarówno na etapie oceny wniosku o dofinansowanie, weryfikacji wniosku o płatność, jak również na etapie kontroli. • Wydatki muszą być ujęte w budżecie projektu, muszą być zgodne z zadaniem oraz muszą spełniać wymogi efektywnego zarządzania finansami.

44. Jeżeli w ciągu jednego dnia dokonano zapłaty za kilka dokumentów, należy wówczas wykazać tylko jedną datę zapłaty.

45. ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW – wkład niepieniężny

50. Uwagi techniczne dotyczące sporządzenia wniosku o płatność: • Wniosek powinien być trwale spięty (np.: zszyty lub wpięty w skoroszyt). • Kopie wyciągów bankowych, raportów kasowych oraz pozostałych załączników powinny być czytelne i ułożone chronologicznie. • Zaznaczenie na wyciągach bankowych przy kwotach operacji (przelewów) pozycji tożsamej z numerem pozycji w załączniku nr 1 do wniosku o płatność znacznie ułatwi i przyspieszy weryfikację wniosku.