Przygotowanie wniosku o płatność - wskazówki dla IR

1. Szwajcarsko-Polski Program Współpracy Przygotowanie wniosku o płatność - wskazówki dla IR 14-16.03.2012 Muszyna opracowanie JEMS Architekci

2. DOKUMENTOWANIE KOSZTÓW ZASADY Koszty ponoszone w ramach projektu winny być udokumentowane co do zasady fakturą VAT. Jeśli jest to niemożliwe, poniesienie kosztu winno być udowodnione dokumentami księgowymi o równorzędnej wartości dowodowej. Takimi dokumentami między innymi są: • lista płac • delegacja krajowa wraz z niezbędnymi załącznikami (faktury/rachunki, bilety, karty pokładowe) • delegacja zagraniczna wraz z niezbędnymi załącznikami (faktury/rachunki, bilety, karty pokładowe)

3. DOKUMENTOWANIE WYDATKÓW ZASADY Wydatek kwalifikowalny to wydatek faktycznie poniesiony przez instytucję. Wyjątek – amortyzacja oraz wkłady rzeczowe! Wydatek faktycznie poniesiony to wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym, tj. rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego IR/partnera projektu. Do dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku zalicza się: • wyciągi bankowe oraz ew. przelewy bankowe • dowody kasowe (raport kasowy/KW/KP)

4. OPISYWANIE DOKUMENTÓW ZAKRES INFORMACJI • Dokumenty księgowe dotyczące ponoszonych kosztów projektu muszą być właściwie opisane, tak aby z opisu jednoznacznie i bezpośrednio wynikał związek z projektem. Opis dokumentu księgowego powinien zawierać co najmniej: • nr i tytuł projektu oraz (opcjonalnie) nr i datę zawarcia Umowy w sprawie Realizacji Projektu, na podstawie której projekt jest realizowany • nazwę działania i linii budżetowej z określeniem kwoty kwalifikowalnej (jeśli dotyczy kilku działań i/lub linii budżetowych, należy określić podział kwotowy na poszczególne działania i linie budżetowe) • opis bezpośredniego związku poniesionego kosztu z realizacją danego projektu (opis rzeczowy, powiązanie z umową z wykonawcą)

5. OPISYWANIE DOKUMENTÓW ZAKRES INFORMACJI • informację, że projekt jest współfinansowany ze środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy • informację o wysokości kwoty kwalifikowalnej wynikającej z opisywanego dokumentu • informację o poprawności merytorycznej oraz formalno-rachunkowej • informacja o podstawie prawnej wyboru wykonawcy (dotyczy również zamówień poniżej progu stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych) - w szczególności odniesienie do konkretnego artykułu ustawy Prawo Zamówień Publicznych

6. OPISYWANIE DOKUMENTÓW ZAKRES INFORMACJI • Opis dokumentu winien zostać umieszczony na oryginale dokumentu księgowego (pieczątka / opis odręczny). Umieszczanie go na dodatkowych kartkach dopuszczalne wyłącznie w przypadku braku miejsca na oryginale dokumentu. • Dokumenty, na których powinien znaleźć się opis to w szczególności: • faktury VAT/rachunki • listy płac • rachunki do umów cywilno-prawnych • inne dokumenty księgowe, na podstawie których ewidencjonowane są koszty projektu

7. KOPIOWANIE DOKUMENTÓW Dokumenty jakie mają zostać przesłane do kontroli Instytucji Pośredniczącej należy kopiować zgodnie z poniższymi zasadami: • dokumenty dwustronne (np. faktury VAT) kopiujemy dwustronnie • kserokopie dokumentów muszą być całkowicie czytelne tj. czytelna czcionka oraz widoczna całość dokumentu wraz z opisami i adnotacjami na nim się znajdującymi (ważne w przypadku, gdy opisy znajdują się na brzegu dokumentu) • jeśli dokument posiada załączniki, należy do kontroli przekazać również załączniki do niego • wyciągi bankowe – kserujemy pierwszą stronę, strony na których znajdują się przelewy dotyczące projektu oraz ostatnią stronę wyciągu

8. POŚWIADCZANIE DOKUMENTÓW ZA ZGODNOŚĆ Z ORYGINAŁEM Celem poświadczania za zgodność z oryginałem kserokopii dokumentów oraz podpisywania wydruków komputerowych przez upoważnione do tego osoby jest ich uwierzytelnienie dla celów kontroli. Dokumenty winny być poświadczane jedynie przez upoważnione do tego osoby. • W celu umożliwienia weryfikacji czy osoba potwierdzająca za zgodność z oryginałem jest osobą upoważnioną należy używać: • - czytelnego podpisu lub • imiennej pieczątki. Wydruki z systemu finansowo-księgowego winny być poświadczane przez upoważnioną do tego osobę – najlepiej z pionu finansowego. UWAGA! • W przypadku dokumentacji finansowej nie jest dopuszczalne potwierdzanie stron „od 1 do ...” – każda strona każdego dokumentu musi zostać potwierdzona za zgodność z oryginałem osobno.

9. POŚWIADCZANIE DOKUMENTÓW ZA ZGODNOŚĆ Z ORYGINAŁEM Wydruki z systemów transakcyjnych banków, w tym drukowane z nich potwierdzenia przelewów oraz wyciągi bankowe winny być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez upoważnione osoby z pionu finansowego. UWAGA! Adnotacja na wydruku, że jest to „wygenerowany elektronicznie dokument sporządzony na podstawie art. 7 Ustawy Prawo Bankowe (Dz.U. Nr 140 z 1997 roku, poz.939 z późniejszymi zmianami) - nie wymaga podpisu ani stempla” oznacza jedynie tyle, że bank nie musi go podpisywać ani stemplować, aby stał się on dokumentem ważnym dla klienta banku. Niemniej jednak dla celów kontroli lub audytu wydruk ten musi być poświadczony za zgodność z oryginałem przez upoważnionego pracownika IR/partnera.

10. POŚWIADCZANIE DOKUMENTÓW ZA ZGODNOŚĆ Z ORYGINAŁEM Zestawienia i kalkulacje przygotowywane dla celów raportowania powinny być podpisane przez osobę, która je sporządziła, oraz zatwierdzone przez głównego księgowego / skarbnika jednostki. Oryginały zestawień i kalkulacji winny być przechowywane w jednostce. Dla celów kontroli dokonywanej przez IP należy przesłać ich kserokopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby upoważnioną/upoważnione. Oświadczenia przygotowywane dla Instytucji Pośredniczącej winny być przesyłane w oryginale. Dla własnych celów archiwizacyjnych jednostka sporządza ich kserokopie i poświadcza je za zgodność z oryginałem. Zestawienie wydatków załączone do Wniosku o płatność jest podpisywane przez kierownika jednostki i przesyłane do kontroli dokonywanej przez IP w oryginale. Dla własnych celów archiwizacyjnych jednostka sporządza ich kserokopie i poświadcza je za zgodność z oryginałem.

11. NANOSZENIE POPRAWEK/UZUPEŁNIEŃ NA DOKUMENTACH • Wszelkie uzupełnienia bądź poprawki w treści dokumentów księgowych zewnętrznych (nie dotyczy treści faktur VAT) bądź w ich opisach należy nanosić wyłącznie na oryginale dokumentu. • Poprawki wprowadza się poprzez przekreślenie treści niewłaściwej, wpisanie treści poprawnej oraz zaparafowanie zmiany z podaniem daty oraz imienia i nazwiska osoby wprowadzającej poprawkę. • Poprawki w odniesieniu do faktur VAT wprowadza się w zależności od rodzaju korygowanej informacji poprzez fakturę VAT korygującą lub poprzez notę korygującą (Rozdział 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 Dz.U. 2011 nr 68 poz. 360). • UWAGA! • Nie wolno nanosić poprawek z użyciem korektora lub poprzez całkowite zamazanie niepoprawnej treści.

12. SYSTEM FINANSOWO-KSIĘGOWY • Wymogi odnośnie ewidencji księgowej dotyczącej projektu: • wymóg wydzielenia kont księgowych analitycznych według: - wydatków (zespół 1 - konta rachunku bankowego i/lub kasy), • - kosztów (zespół 4 lub 5) • - przychodów finansowych (zespół 7) • nazwa konta analitycznego projektu w systemie finansowo-księgowym powinna wskazywać na bezpośredni związek z projektem poprzez np. użycie numeru projektu (przykładowo: KIK/04) • w przypadku zakupu/wytwarzania środków trwałych do kontroli należy przekazać wydruki z konta „środki trwałe w budowie” (inwestycja trwająca) lub „środki trwałe” (inwestycja zakończona) • w przypadku zakupu wartości niematerialnych i prawnych do kontroli należy przekazać wydruki z konta „wartości niematerialne i prawne”

13. SYSTEM FINANSOWO-KSIĘGOWY • Wymogi odnośnie ewidencji księgowej dotyczącej projektu: • jednostki budżetowe - księgowania zgodnie z klasyfikacją budżetową w podziale na finansowanie SPPW (czwarta cyfra klasyfikacji 7) oraz współfinansowanie krajowe (czwarta cyfra klasyfikacji 6) – proporcje zgodne z Umową w sprawie Realizacji Projektu! • kwoty wykazane we wniosku o płatność powinny być zgodne z kwotami zaksięgowanymi w systemie finansowo-księgowym Instytucji Realizującej

14. UKŁADANIE DOKUMENTÓW • Dokumenty przekazywane do kontroli Instytucji Pośredniczącej winny być ułożone w logiczny i przejrzysty sposób zgodnie z poniższymi zasadami: • dokumenty przesyłane zawsze za pismem przewodnim - także w przypadku dostarczania uzupełnień/poprawek dokumentacji • w piśmie przewodnim zawsze numer oraz nazwa projektu, której dokumenty dotyczą • segregatory opisane co najmniej numerem projektu (np. KIK/04), skrótową nazwą Instytucji Realizującej oraz okresem sprawozdawczym

15. ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI Całość dokumentacji związanej z realizacją projektu musi być przechowywana w okresie realizacji projektu oraz przez okres 10 lat od daty zakończenia projektu. W tym celu Instytucja Realizująca winna dostosować do wymogów programu przepisy archiwizacyjne obowiązujące w jednostce. Dokumentacja przechowywana w odpowiednich warunkach, aby pozostała czytelna przez cały okres archiwizacji – w przypadku dokumentacji mniej czytelnej lub wydrukowanej na cienkim papierze zaleca się sporządzenie dodatkowych kserokopii tych dokumentów i potwierdzenia ich za zgodność z oryginałem. Dokumentacja udostępniana dla celów kontroli/audytów dokonywanych przez uprawnione instytucje tj. m.in. WWPE, MRR, MF (w tym UKS), stronę szwajcarską.

16. OGÓLNE ZALECENIA • przygotowuj dokumenty sukcesywnie w trakcie okresu sprawozdawczego – nie odkładaj tego na okres po zakończeniu okresu sprawozdawczego! • pamiętaj - im większy pośpiech w przygotowywaniu dokumentów, tym więcej błędów ! • pamiętaj, że czas kontroli zależy między innymi od kompletności i jakości przekazanych dokumentów – dlatego… • - sprawdź czy przygotowałeś wszystkie wymagane dokumenty! • - ułóż dokumenty logicznie i przejrzyście! • - sprawdź sam po sobie! • komunikacja, komunikacja, komunikacja… • - pytaj o kwalifikowalność wątpliwych wydatków zanim je poniesiesz!

17. DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ!