URUSAN KHIDMAT NASIHAT PERKHIDMATAN GUNASAMA

1. URUSAN KHIDMAT NASIHAT PERKHIDMATAN GUNASAMA

2. URUSAN KHIDMAT NASIHAT PENGENALAN Manual ini disediakan bertujuan untuk memberi panduan kepada pegawai dan anggota mengenai tatacara urusan khidmat nasihat yang dilaksanakan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam. Bahagian Perkhidmatan adalah bertanggungjawab kepada semua perkhidmatan gunasama dan bukan gunasama menguruskan secara keseluruhan perkara berkaitan pelantikan, penempatan, pertukaran, kenaikan pangkat, tatatertib dan peperiksaan serta masalah-masalah perkhidmatan. Di samping itu fungsi Bahagian juga meliputi hal-hal perkhidmatan dan dasar termasuk mengurus sumber manusia, menggubal dasar dan pelaksanaannya serta khidmat nasihat. Ini bersesuaian dengan objektif Bahagian iaitu menentukan perkhidmatan awam mempunyai anggota yang cemerlang melalui penggubalan dan pelaksanaan dasar perkhidmatan dan kerjaya yang strategik. Manual ini diharap dapat membantu anggota dan pegawai dalam menangani pelanggan yang berurusan dengan Bahagian ini dari masa ke semasa. DEFINASI KHIDMAT NASIHAT Khidmat Nasihat adalah perkhidmatan memberi nasihat, penerangan, panduan atau menyelesaikan masalah kepada pelanggan yang meliputi; a) mengenai masalah peribadi di tempat kerja, b) Pertukaran, penempatan dan pengisian jawatan ; dan c) Lain-lain masalah yang berkaitan dengan urusan perkhidmatan. 1

3. KAEDAH KHIDMAT NASIHAT Khidmat Nasihat diberi melalui kaedah : a) telefon; b) Surat menyurat ; dan c) Bersemuka atau temujanji. Carta aliran mengenai urusan khidmat nasihat menerusi telefon, surat menyurat dan temujanji adalah di Lampiran A, B dan C. PIHAK PEMBERI KHIDMAT NASIHAT Semua pegawai yang menjadi ‘desk officer’ kepada sesuatu perkhidmatan atau Ketua Penolong Pengarah atau Ketua Unit adalah orang yang akan dirujuk. DOKUMEN DIPERLUKAN Pelanggan yang berurusan hendaklah mengemukakan dokumen- dokumen iringan yang berkaitan dengan kes/masalah. - permohonan pertukaran - surat nikah - surat dari pegawai perubatan - penyata perkhidmatan - surat pelepasan jawatan BANTUAN BAHAGIAN LAIN Sebarang kes yang berkaitan dengan Bahagian lain akan dirujuk ke Bahagian berkenaan. 2

4. LAMPIRAN A PERTANYAAN Sebarang kemusykilan dan masalah sila hubungi alamat berikut: Tuan Hj Abu Bakar b. Othman KPP(K)OG1 Tel: 03-88854105 e-mail: abubakar@jpa.gov.my Tuan Hj Ramli b. Abdullah KPP(K)OG2 Tel: 03-88854104 e-mail: ramli@jpa.gov.my Tuan Hj Amran b. Alias KPP(K)OG3 Tel: 03-88854101 e-mail: amran@jpa.gov.my Puan Zaniah bt. Ahmad KPP(K)OG4 Tel: 03-88854102 e-mail: zaniah@jpa.gov.my Bahagian Perkhidmatan Aras 6, Blok C2, Parcel C, Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62510 PUTRAJAYA TEL: 03-88854000 FAX:03-88892202 CARTA ALIRAN URUSAN KHIDMAT NASIHAT TELEFON Terima Panggilan Kenalkan Diri Maklumi Masalah/Perkara Tidak Berkaitan Rujuk ke pihak lain berkaitan Bincang masalah.perkara Beri pilihan/nasihat/penerangan Rekod perkara yang perlu Tindakan/ keputusan Menamatkan perbincangan 6 3

5. LAMPIRAN B LAMPIRAN C CARTA ALIRAN URUSAN KHIDMAT NASIHAT (Surat Menyurat) CARTA ALIRAN URUSAN KHIDMAT NASIHAT (Bersemuka) Terima surat (dalam/luar) Pelanggan Datang * Temujanji * Terus di kaunter Rekodkan surat-surat Kenalpasti masalah Pelanggan Bahagi ikut Perkhidmatan Hantar ‘Desk Officer’ Rujuk kepada pegawai Masuk fail berkaitan Dapatkan maklumat pelanggan * Surat * Fail Ambil tindakan Adakan perbincangan dengan pelanggan Tidak Berkaitan Ada Kes Jawab Tidak Lengkap Hantar balik atau ke Bahagian/Jabatan yang berkaitan SDP jika ada tindakan susulan Cadangan penyelesaian dan tindakan susulan Hantar jawapan Failkan 5 4