Comment le DRSG peut-il contribuer au schéma directeur immobilier de son entreprise ?

1. Atelier - débat du 23 mars 2010 Comment le DRSG peut-il contribuer au schéma directeur immobilier de son entreprise ? Avec la participation de : • Françoise Lecherbourg, C2SI• Michel Lagrave, AOS• Jean-Louis Guilhamat, CBRE • Julien Chiche, CADEt le témoignage de : • Christian Schmutz, Réunica

2. Qu’est-ce qu’un schéma directeur immobilier ? • Les mots clefs : Existant • Diagnostic • Projet • Qui a un tel schéma ?...... Formalisé ou non ? C2si Construire Sa Stratégie immobilière

3. Pourquoi le DRSG est-il un acteur incontournable ? • Par sa connaissance des immeubles : surfaces, équipements, coûts, occupation… • Par sa capacité à mesurer la satisfaction des clients internes…donc le besoin… • Pourquoi doit-il saisir cette opportunité ? • Sa contribution est majeure, qu’il en soit le pilote ou non • Pour valoriser sa fonction • Même en l’absence de grand projet C2si Construire Sa Stratégie immobilière

4. Les objectifs de notre conférence : • Apporter des réponses concrètes à cette question : • Les moyens de l’inventaire • L’élaboration du schéma directeur • Les enjeux pour le DRSG • Les illustrer avec des exemples, des contre exemples, et • un retour d’expérience d’un DRSG • Et échanger avec vous C2si Construire Sa Stratégie immobilière

5. AOS

6. Quel contexte, quels leviers pour un DRSG ? Après les salaires, l‘Immobilier représente le troisième, voire le deuxième coût d'exploitation au sein d'une entreprise Très souvent sous exploité par les locataires, l’outil immobilier offre un potentiel significatif de réduction des coûts Pour profiter pleinement de son potentiel, il est essentiel que les DRSG connaissent leurs implantations et maîtrisent l’information Faire prendre conscience aux Directions Générales qu’un projet immobilier est une réelle opportunité plutôt qu’une contrainte

7. Comment élaborer un Schéma Directeur : Les 7 pistes Optimiser les surfaces : près de 50 % des postes de travail sont inoccupés en permanence 1 2 Renégocier le bail : profiter de l’intérêt du propriétaire à garder son locataire 3 Regrouper les sites : un regroupement génère des économies d'échelle, pérennise les coûts et favorise la cohésion interne 4 Relocaliser son siège : choisir son site de manière à réduire les coûts des déménagements internes tout en veillant à ne pas dégrader les conditions de travail des salariés 5 Construire son site tout en restant locataire : profiter d'un projet sur mesure pour partager équitablement la valeur créée par le locataire entre le promoteur, l’investisseur et le locataire 6 Repenser son environnement de travail : l'enjeu est d'éviter les surcoûts d'adaptation à terme 7 Penser flexibilité des surfaces et des baux : s’adapter aux évolutions d’effectifs en prévoyant une prise à bail progressive des surfaces ou des possibilités de sortie anticipées Les DRSG acteurs et force de proposition - Penser à partir des 7 pistes à proposer des scénarios et des faisabilités en approche « coût global » = Fournir aux Directions Générales des outils d’aide à la décision. Objectif : faire que l’environnement de travail soit au cœur de la performance de l’entreprise

8. Quand Avant l’échéance : triennale ou fin de bail Dès que le loyer a augmenté de plus de 25 % par l’effet de l’indexation (application de l’article L.145-39 du code de commerce) A tout moment, en prolongeant la durée restante du bail Quels arguments Définition de la valeur locative Calculs et pondération des surfaces Qualité des prestations et équipements techniques Création de valeur pour le propriétaire Coût de la vacance locative Quels sont les enjeux Négociation des éléments financiers Loyer, paliers de loyer, franchise, financement de travaux Optimisation des charges Clauses juridiques: encadrement de l’indexation, gros travaux, remise en état… Flexibilité Amélioration du confort / travaux en site occupé Délais de mise en œuvre Pérennisation CAS : Rester en renégociant

9. Dans quelle optique Relocaliser son siège / se regrouper Construire en restant locataire Quels leviers Délocaliser pour baisser le loyer Repenser les modes d’aménagements / optimisation des surfaces Immeuble neuf ou performant Economies d’échelle liées au regroupement Capter la création de valeur en réalisant un projet clé en main Quels sont les enjeux Optimisation du cout global immobilier Améliorer l’organisation de l’entreprise Se doter d’un outil de travail performant Projet d’entreprise refondateur Augmenter la visibilité Améliorer le confort des utilisateurs CAS : Déménager

10. Chiffres clefs Une banque occupe un immeuble récent en 1ere couronne de 32 000 m² 1863 postes dont 200 postes vacants soit une occupation de 17,1m² par poste 16M°€ HT par an dont loyer bureau 370€ HT/m² - 8 600€ HT par poste de travail Enjeux du projet Réduction du coût immobilier Densification du site principal pour libérer des sites satellites Analyse critique de l’immeuble et densification Surface Utile Nette en premier jour Surface en second jour Circulations, paliers, halls et sanitaires 69 % Efficience Surface de second jour 30 % A l’échéance du bail

11. A l’échéance du bail • Négociation sur un site alternatif • Identification d’un immeuble disponible et comparable à proximité • Résultats • 20 % de baisse de loyer soit 2,2 M€ par an (+ de 13 M€ d’économie sur les 6 ans) • Prise en charge par le bailleur des gros travaux, faculté de sous-location, indexation encadrée • Travaux de maîtrise des coûts énergétiques financés par le Bailleur • 2 sites satellites libérés du fait de la densification Benchmark Immeuble objet de la renégociation SITUATION ACTUELLE Coût global 16 M€ HT / an Loyer bureau 370 € HT / m²/ an SIEGE = Postes installés 1863 En 2009 APRES RENEGOCIATION Loyer économique Franchise 8 mois 299€ HT / m² / an Coût global 13,7 M€ HT / an Loyer bureau 330 € HT / m²/ an SIEGE Postes installés 1913 Bail 6 ans =

12. Par l’effet de l’indexation Chiffres clefs Société industrielle occupe 10 000 m² dans une tour de grand standing à La Défense Bail 9 ans fermes avec une prise d’effet au 01/10/2004 Enjeux du projet Réduction du coût immobilier sans contrepartie pour le propriétaire Applicabilité de l’article L145-39 du Code du Commerce Analyse du marché Bail initial 21/05/2009 Recomposition loyer Loyer bureaux 4 747 638 € 5 956 057 € 485 €/m² 608 €/m² Loyer archives 105 317 € 132 123 € 241 €/m² 302 €/m² Parkings* 229 500 € 287 915 € 1500 €/place 1882 €/place RIE 185 543 € 232 769 € 18,9 €/m² 23,8 €/m² Sous-total 5 267 998 € 6 608 864 € 12,0% 12,0% 9,2% 9,2% 10,0% 10,0% 7,7% 7,4% 7,1% 6,8% 8,0% 8,0% 6,6% 5,6% 5,1% 6,0% 6,0% 4,0% 3,3% 4,0% 4,0% 2,4% 1,5% 2,0% 2,0% 0,5% 0,3% 0,0% 0,0% 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2005 septembre Evolution des valeurs locatives – La Défense Quartier des affaires Evolution du taux de vacance à La Défense

13. Regrouper les équipes sur un seul site Résultats Un coût par poste réduit de moitié Un Payback en moins de 12 mois malgré des conditions de désengagement défavorables 13

14. CBRE

15. La construction du schéma directeur immobilier

16. La réussite d’un schéma directeur immobilier passe par la connaissance et la maîtrise des six facteurs clés à prendre en compte pour une bonne gestion de son immobilier d’entreprise. Les compétences et champs d’actions du DRSG, intervenant sur chacune de ces dimensions, en font un interlocuteur indispensable à sa construction, puis à son bon déroulement.

17. La réussite d’un schéma directeur immobilier passe par la connaissance et la maîtrise des six facteurs clés à prendre en compte pour une bonne gestion de son immobilier d’entreprise. Les compétences et champs d’actions du DRSG, intervenant sur chacune de ces dimensions, en font un interlocuteur indispensable à sa construction, puis à son bon déroulement.

18. CACD

19. 3ème Partie: La mise en application du SDI : Validation des surfaces , implantations possibles et risques Audit _ Space planning _ Aménagement _ Ingénierie de transferts

20. 3. L’utilisation de l’espace : • Les implantations : • L’implication du RSgx qui doit répondre aux attentes des utilisateurs et permettre une souplesse en terme d’exploitation : • Rythmer des espaces par création d’espaces communs et BI • Mise à disposition d’espaces de convivialité permettant la tenue de réunions informelles • Création d’espaces clos permettant la tenue de réunions téléphoniques ou confidentielles • Adapter les systèmes de réseaux téléphoniques et informatiques aux déplacements internes • Choix mobiliers adaptés pour (re) créer l’environnement personnel de l’utilisateurs • Limiter la profondeur des champs visuels • Le Rôle du RSgx: • Qu’il s’agisse d’une refonte du schéma directeur ou d’une optimisation , l’implication du DRSGx dans la programmation du projet comme dans la conception de l’espace permet la bonne prise en compte les problématiques techniques et sociales liées à la vie courante de l’entreprise. • Dans la pratique et pour assurer une cohésion au quotidien, le RSGx doit avoir la charge d’un des « chantier projet » pour que la communication et l’anticipation soit complète et efficace

21. Etudes de cas

22. Etude cas 1 • Objectifs: Fusion de 2 groupes • Effectifs : 1 200 postes • Durée du projet : Décembre 2009 – Déc 2011 • Rendu : Programme fonctionnel et CC par métier avec participation active du RSgx • RSGx au cœur de la problématique de programmation Direction de projet Achats • Construction – Certification • Pilotage budget et construction • Représentation MO (suivi du chantier construction ) • Suivi certification d’exploitation HQE • Financement • Responsable des principes de financement • Contrôle gestion du Budget • Financement et trésorerie • Technique • - matériel • attribution, plan de renouvellement • Matériel vert • Fourniture matériel • - Réseau et postes • Mobilier / Aménagement • Aménagement et space planning • Déménagements Emménagement • Développement durable / règles de vie • Communication Conduite Changement • Communication interne et externe • Communication Evénement Déménagement • adhésion des utilisateurs • Accompagnement • Communication positive • Organisation RH • Animation du comité • Définition de la cible effectifs • impacts sociaux • règles d’attribution • Services salariés • Accueil post-projet MOE exploitation Représentants utilisateurs

23. Etude cas 2 : Contre exemple • Objectif : • Regroupement de 550 postes sur un site + libération d’un des 3 sites actuels techniquement obsolètes. • Redéfinition du schéma directeur impliquant un re-planning des 2 autres sites conservés. • Durée du projet : 6 mois (en cours ) • La problématique : • Bail négocié très avantageux mais RSGx intégré trop tardivement à la démarche d’évaluation technique des risques et de communication utilisateurs • Les problèmes rencontrés / identifiés directement liés : • - Sous capacité du bâtiment identifiée trop tardivement • - Communication de projet initiale sur augmentation des surfaces + renforcement du confort • - Carences techniques liées à la conception de base bâtiment • Ces carences auraient pu être identifiées ou contournée si le RSgx avaient été impliqués aux études préalables et négociations • - Pas de vision du RSgx recueillie sur besoins exploitation • - Identification nécessité de transformation de surfaces de parking en impact négatif sur la négo initiale • - Tensions inutiles lors des entretiens dues à un manque d’information quotidien • Rappel : • la communication utilisateurs doit être posées et réfléchie (newsletter, réunions…) • l’implication des Rsgx doit être immédiate pour intégrer les problématique utilisateurs • le site retenu doit être étudié et rapproché du schéma directeur avant lancement du projet

24. REUNICA

25. Comment le DRSG peut-il contribuer au schéma directeur immobilier de son entreprise ? La réponse de REUNICA conférence débat du 30 mars 2010 25

26. Réunica, un Groupe de Protection Sociale : 3.500 collaborateurs au service de ses clients 4.600.000 cotisants 1.400.000 retraités et assurés 350.000 entreprises 7,5 Md € retraite complémentaire (AGIRC ARRCO), prévoyance, santé, maisons de retraite, hôtels, chômeurs… Département immobilier logistique (27M€ fonct., 25 invest.) : 166 collaborateurs en Logistique répartis sur 9 sites 6 collaborateurs en Immobilier 4 pour la Cellule pilotage coordination Interlocuteurs : le CODIR Rattachement : DGA Finances Affaires Générales Les missions : moyens généraux sur 52.000 m² exploitation, gestion immobilière de 140.000 m², prise à bail, investissement immobilier, travaux, sécurité, archivage, éditique (7 millions de pages), RIE … conférence débat du 30 mars 2010 26

27. Un circuit décisionnel bien rodé : août : maturation des scénarii Juillet : V1 au G5sept : arbitrage DG Juin : recueil besoinsoct : budget Stratégie et Marché Immo communication Mise en œuvre avec Commission locaux conférence débat du 30 mars 2010 27

28. Une adéquation entre besoins de postes de travail (info LOG) et les ressources en m² (info IMMO) contenu (2.950 postes, gérés par la LOG) : évolution des organisations et des effectifs + contribution propre : densification, renégo contrats … contenant (52.000 m² d’exploitation gérés par l’IMMO) : potentialités des immeubles, location espaces libérés, recherche de m²… Coordination des secteurs Logistique et Immobilier, avec appuis externes si nécessaire La problématique conférence débat du 30 mars 2010 28

29. Un outil de pilotage à la fois : Prospectif en phase avec le planning de concrétisation des projets immobiliers 3 ans Itératif en cohérence avec le rythme élevé d’évolution des organisations Mise à jour annuelle, voire … Forte dépendance de la stratégie d’entreprise Localisation, regroupement, densification, niveaux de prestations… conférence débat du 30 mars 2010 29

30. Avec deux principes incontournables Disposer et faire vivre une base de plans et deux TdB : 1TdBLOG : M² et coûts Postes de travail occupés Potentiel de chaque immeuble (sécurité + confort) 1 TdB IMMO : état du marché, surfaces dispo, stratégie … Dispositif partagé avec les directeurs, issu de la stratégie d’entreprise et arbitré in fine par la DG conférence débat du 30 mars 2010 30

31. L’outil : un tableau de bordet des indicateurs conférence débat du 30 mars 2010 31

32. Le tableau de bord et les indicateurs conférence débat du 30 mars 2010 32

33. Le tableau de bord et les indicateurs conférence débat du 30 mars 2010 33

34. Retour d’expérience : en vrac ! Si vous mettez en place un processus décisionnel contraignant, il sera respecté s’il fait ses preuves Si possible, pré-arbitrage inter-directions en proposant des scénarii Globaliser les demandes : pas de coup par coup, ni au fil de l’eau, ni jouer les pompiers, … (à refuser !!!) Toujours toujours et toujours à l’écoute des clients = meilleure anticipation, réponse plus adaptée S’attacher à rechercher des solutions pertinentes (excellence) Ne pas hésiter à négocier ; répartir le mécontentement … Les bonnes règles de la délégation sont à respecter impérativement Donner dès le début les règles du jeu gagnant gagnant : exiger une info très en amont … !!! Rôle primordial du logisticien !!! conférence débat du 30 mars 2010 34

35. Retrouvez cette présentation sur le blog des ateliers débats de l’ARSEG www.ateliers-conferences-arseg.com Egalement à noter, le prochain atelier débat de l’Arseg sur l’optimisation des coûts le 15 avril prochain !