Projekt Partneri Jelentés készítése

1. Projekt Partneri Jelentés készítése Kovács Péter, TEÜ, PVEI Partneri szeminárium magyar partnerek részére Budapest, 2011. május 11.

2. Az első szintű ellenőrzés folyamata

3. Időkeretek

4. PARTNERI JELENTÉS (PR) • Minden projekt partner partneri jelentést készít az adott beszámolási időszakban megvalósított saját projekt tevékenységekre, valamint az adott beszámolási időszakban felmerült és kifizetett saját költségekre vonatkozóan. A PR két fő részből áll: • Szakmai rész (Activity Report): az adott beszámolási időszakban megvalósított projekt tevékenységek • Pénzügyi rész (Summary of expenditure): az adott beszámolási időszakban felmerült és kifizetett költségeket tartalmazza A PR nyelve: ANGOL

5. SZAKMAI JELENTÉS • megvalósított tevékenységek, elért eredmények a projekt kezdésétől a beszámolási időszak végéig • státuszjelentés a tevékenységekről (hol tart) • megvalósított tevékenységek, elért eredmények az adott beszámolási időszakban – partnerség • nyilvánosság kapcsán végzett tevékenységek • partnerekkel való együttműködés • felmerült problémák • munkacsomagokban végzett tevékenységek, elért eredmények leírása • Indikátorok • közbeszerzésekkel kapcsolatos információk • a jelentést a Projekt Partner cégszerű aláírásával és bélyegzőjével kell ellátni

6. PÉNZÜGYI JELENTÉS • a projekthez kapcsolódó, az adott beszámolási időszakban felmerült és kifizetett költségeket tartalmazza • a beszámolási időszak végéig felmerült, de ki nem fizetett költségekről a következő beszámolási időszakban kell jelenteni • kötelező a meghatározott formátumban benyújtani • az adatokat euróban kell feltüntetni • eredeti számlákat szükséges benyújtani, amit pecsételés után visszaküldünk • alátámasztó dokumentumok • PPR benyújtása előtt javasolt a dokumentáció teljességének ellenőrzése (Checklist)

7. JELENTÉSTÉTELI HATÁRIDŐK aprojekt kezdő dátumához képest 6 havonta kell jelentést benyújtani a beszámolási időszak végétől számított 15 naptári napon belül a határidőn túl érkezett jelentések elutasításra kerülhetnek, ekkor a költségek hitelesítésére csak a következő beszámolási időszakban kerülhet sor

8. PR BENYÚJTÁSA • Papír alapon: • A Partneri Jelentést egy eredeti példányban kell benyújtani, kivéve a Partneri Jelentés alábbi dokumentumait - melyeket egy eredeti és egy másolati példányban szükséges benyújtani: • - Számlák; • - Partneri Jelentés azon dokumentumai, melyeket a Partner szeretne visszakapni (kérjük, mellékeljen egy feljegyzést, mely tartalmazza a visszakérendő, és másolatban is benyújtott dokumentumok tételes felsorolását).- alátámasztó dokumentumok: hitelesített másolat a PP törvényes képviselőjének hitelesítésével • Elektronikusan: • IMIR 2007-2013 rendszer Front Office felületén keresztül

9. Partneri Jelentés benyújtásának formai követelményei • Gyűrűs dossziéban lefűzve, • Cheklistnek megfelelően, költségvetési soronként elválasztva.

10. HIÁNYPÓTLÁS • maximum 2 alkalom / partneri jelentés • első alkalom: a hiánypótló levél kiküldésének napjától számított 8 naptári napon belül • második alkalom: legfeljebb 8 naptári nap, de a két esetbenmax. 15 naptári nap • a VÁTI Nonprofit Kft. rövidebb hiánypótlási határidőt is szabhat, amennyiben a Hitelesítési Nyilatkozat kiadásának határideje ezt szükségessé teszi • sikertelen hiánypótlás következménye:- PPR elutasítása- elfogadás a nem megfelelő tételek levonása után (a nem elfogadott költségek kizárólag a következő PPR-ben számolhatók el, későbbiben nem)

11. PR ELFOGADÁSA • VÁTI Nonprofit Kft. megállapítja az elszámolható költség összegét • Kontroller kiállítja: • Hitelesítési Nyilatkozatot (Declaration on validation of expendiutre)

12. PIACI ÁR IGAZOLÁSA I. • Szokásos piaci ár igazolása:- közbeszerzés- árajánlat • 1000 EUR (bruttó) feletti, de közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések esetén 3 összehasonlítható árajánlat: -egymástól független személyektől - legalacsonyabb ár - összességében legkedvezőbb ajánlat (bírálati összefoglalót szükséges benyújtani) - árajánlatok nem lehetnek a megrendeléstől számítva 3 hónapnál régebbiek

13. PIACI ÁR IGAZOLÁSA II. • Nem alkalmas piaci ár igazolására az az ajánlat sem, amelyet olyan személy adott, akiben a Partnernek tulajdoni részesedése van vagy azok Ptk. szerinti közeli hozzátartozója vezető tisztségviselő, vagy felügyelő bizottsági tag. • Nyilatkozat a piaci ár igazolásáról • A piaci ár bizonyítása a partner feladata és felelőssége

14. ÁFA • a nem visszaigényelhető ÁFAszámolható el • Partner ÁFA státuszának ellenőrzése • ÁFA nyilatkozat kitöltése minden jelentésnél

15. ÁRFOLYAM • Támogatási Szerződés: euróban kerülnek megkötésre • a felmerült költségeket a PPR-ben euróban kell feltüntetni • A magyar partnereknek a nem euróban felmerült költségek (Forint, és más külföldi pénznem) euróra történő átváltás egységesen került meghatározásra a South East Europe Program területén. • A nem euróban felmerült költségek euróra történő átváltására a következő módszeralkalmazása lehetséges: • jelentési időszak utolsó havában érvényes, az Európai Bizottság által meghatározott havi átlagárfolyam • (http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=currency_historique& currency=88&Language=en)

16. Helyszíniellenőrzés • Kockázat elemzésen alapuló mintavétel • Helyszíni ellenőrzés • 200 ezer EUR > partner költségvetése: zárás előtt, kockázat elemzés szerint • 1 millió EUR > partner költségvetése >200 ezer EUR: legalább két alkalommal • Partner költségvetése > 1 millió EUR: minden partneri jelentéskor • Jegyzőkönyv

17. Köszönöm szíves figyelmüket! Kovács Péter programmenedzser VÁTI Nonprofit Kft., TEÜ, PVEI Tel: 06-1-457-5567 E-mail: kovacs.peter@vati.hu