Projekt ciklus menedzsment (PCM)

1. Projekt ciklus menedzsment (PCM)

2. Mi a projekt? A projekt..... • egy egyedi szervezeti környezetben végrehajtott lépéssorozat, amely nem sorolható a hagyományos szervezeti egységek megszokott tevékenységei közé. • egy konkrét, a kontextustól függő cél vagy célok megvalósítása • meghatározott idő alatt, • meghatározott humán- és anyagi erőforrások igénybevételével.

3. A „jó” projekt ismérvei • releváns • valós igényre alapul • cél-orientált • megvalósítható • jól átgondolt, következetes • eredményei mérhetők • reális költségvetés • világos munkamegosztás • előzetesen felmért kockázatok • fenntartható • a célcsoport számára nyújtott előnyök a fejlesztés után is biztosíthatók

4. Projektek fajtái • Beruházási projekt • Műszaki, technikai létesítmény • Kutatás fejlesztési projekt (K+F) • Új termék, új technológia • Szellemi szolgáltatási projekt • Szervezet működési körülményeinek minőségi változása • Új szolgáltatások kialakítása és bevezetése

5. Projekt bázis • Szükséglet felismerése – „adott egy probléma, valamit tennünk kellene” • Projekt ötlet, elképzelés, csíra – „mi lenne, ha ezt csinálnánk” • Projekt javaslat – „vannak céljaink, és tudjuk, hogyan érjük el azokat” • Kidolgozott projekt – „az ördög a részletekben rejlik”

6. Projekt – megtervezett fejlesztési elképzelés • Pályázat – a PROJEKT bemutatása a pályázat kiírója (TÁMOGATÓ) által megkövetelt formában

7. PCM és logframe módszertan

8. A most ismertetett módszertan… • a problémamegoldó ember módszere • jól definiált keretet ad a stratégiai gondolkodáshoz • megfelelő mozgásteret biztosít a megvalósításhoz • egy láncra fűzi fel a tervezést (diplomaterv) és a végrehajtást • ha a megfelelő logikában gondolkodunk, segít azt rendszerbe foglalni - ha nem, feltárja előttünk ezt a hiányosságot • … és mindemellett az EU fejlesztési programjainak kedvelt módszertani eszköze

9. A PCM mint megvalósítási eszköz • Cél: • az érintettek hozzák meg a döntéseket • a döntések releváns információkra épüljenek • a fázisok egymásra épülnek, a sikerhez minden fázist teljesíteni kell • a tapasztalatok beépülnek a következő programok és projektek tervezésébe

10. A projektciklus szakaszai • Főbb jellemzők: • A projekt életciklust szakaszokra tagolja • Minden szakaszhoz hozzárendeli a kulcsdöntéseket, az információigényeket, és a felelősségeket • Az egyes szakaszok sikerességének előfeltétele az megelőző szakasz befejezése • Az értékelés tanulságai, tapasztalatai hasznosulnak a jövőbeni programok és projektek tervezésénél Programozás Koncepció illesztés Értékelés Strukturált döntéshozatal Megvalósítás Tervezés Finanszírozás

11. Szükségletek meghatározása Célok kialakítása Visszacsa-tolás Projekt tervezés Projekt megvalósítás Projekt monitoring és értékelés Korlátok Projekt ciklus - egy másik megközelítés

12. EU projekt ciklus Új projekt-ötlet Meghatározás Kidolgozás Értékelés, zárás Megvalósításésmonitoring Előzetesértékelés Tárgyalások, döntések

13. Projektfázisok (Életciklusok) kezdemé-nyezés tervezés végrehajtás lezárás ráfordítás idő

14. PM fázisok Projektfázisok Tervezői tevékenység Finanszírozói döntések Kezdeményezés, a probléma definiálása, megvitatása Megvalósíthatósági előtanulmány Tervezés: igen-nem Tervezés Előtervezés Főtervezés Megvalósíthatósági tanulmány Főtervezés: igen-nem Kivitelezés, finanszírozás: igen-nem Végrehajtás Kísérő értékelés Megítélés Lezárás Ex post analízis

15. A projekt létrehozása A PROJEKT LEGYEN • Világosan átlátható • Meggyőző és • Mérhető! Ennek elérésére alkalmazzuk a PROJEKTTERVEZÉSI TECHNIKÁKAT: • SWOT elemzés = MILYEN, aki csinálja • Problémafa = MINEK az érdekében • Célfa = MILYEN eredményért • Logikai keretmátrix = MIT csinál

16. A tervezés módszere - Logframe A logikai keretmódszer garantálja: • a valós problémákra épülést • a célok strukturáltságát • a mérhetőséget • a kockázatok felmérését • a projektterv következetességét

17. A logikai keretterv A logframe módszer több, mint maga a mátrix!

18. A logikai keretmódszer mint projekttervezési eszköz Lépései: 1. Projekt-identifikáció • Problémaelemzés • Célelemzés • Stratégiaelemzés 2. Logikai keretmátrix kidolgozása • beavatkozási logika • indikátorok és forrásaik • feltételezések

19. Problémaelemzés Kiindulás: eltérés a mai helyzet és a jövőbeni „ideális” helyzet között Eredmények: Milyen állapotot szeretnénk elérni? Probléma: Jelenlegi helyzet ELTÉRÉS

20. Projektötletből  stratégiakérdések Miért ? Világos célok (átfogó, rövidebb távú, konkrét) Mit ? Várható teljesítmények, következmények (output, eredmény, hatás) Mivel ? Inputok, erőforrások, (ember, idő, anyag, eszköz, természet, információ, tudás,) Hogyan ? Tevékenységek, eljárások, szervezetek, szabályok, normák Mikor ? Ütemezés és határidők Mennyiért? Ráfordítások, költségek Miből ? Tőkeforrások, pénz (saját erő, külső, banki, pályázati) Kiknek ? Végső kedvezményezettek, helyi közösség, a régióban élők

21. A projekt készítés folyamatábrája * SWOT A projektötlet meghatározása: *Háttértanulmányok * A projekt érdekeltjeinek elemzése A probléma elemzése: * A fő probléma beazonosítása Végezd el a helyzetelemzést Elemző Szakasz: * Az ok – okozati összefüggések felállítása Átfogó célkitűzések Célelemzés: Projekt cél Projekt terv Eredmények Ellenőrizted mennyire fontos a projekt az érdekeltek számára? Stratégia elemzés: A projekt célkitűzései Van Külső tényezők Kockázatok Elemezd és tervezd a projektet a logikai keretre építve Tervező szakasz: A projekt átfogó célkitűzései Igen Indikátorok : Beavatkozási logika Az ellenőrzés forrásai A projekt céljai Indikátorok Használd ki a kreatív gondolkodás módszereinek előnyeit Ötletbörze Az ellenőrzés forrásai Igénytérképezés Feltételezések stb. Eredmények Indikátorok Nincs Az ellenőrzés forrásai Szakértelem Határozd meg saját szektorod,térséged, vállalkozásod erősségeit Igények Feltételezések Erőforrások Eszközök Tevékenységek Célok Költségek Elkötelezettség Feltételezések Előfeltételek

22. A projekt készítés szakaszai LKM módszertan szerint ELEMZŐ SZAKASZ TERVEZŐ SZAKASZ • Logikai keret – a projekt szerkezetének meghatározása, belső logikájának tesztelése, a célok kialakítása mérhető feltételek alapján, az eszközök és költségek megállapítása • Tevékenységütemezés – az egyes tevékenységek sorrendjének és függőségének megállapítása,az átfutási idő becslése, a mérföldkövek meghatározása, felelősségi körök kijelölése • Erőforrásütemezés: a tevékenység ütemezés alapján az erőforrás inputok ütemezése és a költségvetés elkészítése • Problémaelemzés – a potenciális érdekeltek beazonosítása.Főbb problémáik, korlátaik és lehetőségeik elemzése, ok–okozati összefüggések feltárása. • A célok elemzése –célok megfogalmazása a feltárt problémák alapján; eszköz – végcél összefüggések feltárása • Stratégiaelemzés – a célok eléréséhez szükséges stratégiák számbavétele, a fő célok meghatározása (átfogó célok és projektcél) Illesztés/ elemzés A projekt logika meghatározása Következte-tések Részletes működési terv A legmegfelelőbb opció kiválasztása

23. Helyzetelemzés eszközei • STEP • SWOT

24. STEP • STEP: Mit rövidít? • Society – társadalom • Technology – technológia • Economy – gazdaság • Politics - politika

25. STEP tartalma • Társadalmi környezet: jellemző trendek, előrejelezhető változások – pl. milyenek az utazási szokások • Technológia környezet: szolgáltatás, termék elévülése - pl. megfelelő-e a szállítóeszközünk, • Gazdasági környezet: piac jellemzője- verseny, fizetőképes kereslet • Politika és jogi környezet: kormányzati és jogszabályi változások hatása

26. A helyzetelemzés eszköze - a SWOT • Az aktuális helyzet leírására épül • A helyzetleírás megállapításait strukturálja, elemzési keretet biztosít • Megalapozza a stratégia felé való továbblépést • Osztályozás • Erősségek (belső - pozitív) • Gyengeségek (belső - negatív) • Lehetőségek (külső - pozitív) • Veszélyek (külső - negatív)

27. SWOT négy kategóriája: • Erősségek (Strengths) - Belső tényezők, + Pozitív tényezők, amelyek jól működnek, és befolyásolhatók. • Gyengeségek (Weaknesses) - Belső tényezők, - Negatív tényezők, amelyek nem jól működnek, de befolyásolhatók a helyzet javítása érdekében. • Lehetőségek (Opportunities) - Külső tényezők, + Olyan kedvező adottságok, amelyek nem befolyásolhatók, de rájuk építve kihasználhatók az erősségek. • Veszélyek (Threats) - Külső tényezők, - Olyan korlátok, negatív tényezők, amelyek nem befolyásolhatók és csökkentik a siker esélyeit, kockázatot jelenthetnek.

28. A SWOT elemzés

32. A SWOT elemzés viszonyítási alapját egy fenntartható, ideálisnak tartott környezetállapot és az ezt előidéző társadalmi folyamatok jelentik. Ebből a szempontból: Erősség = Meglévő környezeti értékek és ezt fenntartó társadalmi állapotok Gyengeség = Meglévő környezeti problémák, vagy környezeti értékek hiányai Lehetőségek = Helyreállítható vagy létrehozható környezeti értékek, az ezt támogató társadalmi folyamatok Veszélyek = Veszélyeztetett környezeti értékek, veszélyeztető társadalmi folyamatok A táblázat gyengeségeket és veszélyeket tartalmazó felsorolásainál * jelzi, hogy mely problémához kapcsolható a KEOP-ban tervezett beavatkozás.

35. A logikai keretmódszer mint projekttervezési eszköz Lépései: 1. Projekt-identifikáció • Problémaelemzés • Célelemzés • Stratégiaelemzés 2. Logikai keretmátrix kidolgozása • beavatkozási logika • indikátorok és forrásaik • források • feltételezések

36. A logframe mátrix A mátrix (logframe) nem más, mint a projekt • Inputok • Tevékenységek • Outputok • Eredmények és • Hatások közötti logikai kapcsolatrendszer rendszerezett és egyértelmű vizuális megjelenítése

37. A beavatkozási stratégia – célrendszer kialakítása • Feltárjuk a problémák közötti ok-okozati összefüggéseket - mindent alapvető problémákra vezethetünk vissza - PROBLÉMA-FA • A problémák válaszokat, megoldásokat igényelnek • A válaszok, megoldások logikai architektúrája ugyanaz, mint a problémáké - CÉL-FA

38. Tervezési fázis – Logikai keretmátrix • A módszer előzménye a problémafa-célfa elemzés • A módszer két elembőláll: • a projekt átgondolása: a probléma okaira való koncentrálást szolgálja az elemzési fázis, • az elemzés dokumentálása: a tervezés fázisa, ahol a projektötletből részletes projektterv lesz, elkészül a logikai keretmátrix (logframe matrix) felépítése

39. A logikai keretmódszer mint projekt identifikációs eszköz – egy példa • Problémaelemzés • az elemzés tárgyának és keretének meghatározása • helyzetfelmérés • problémák meghatározása és ok-okozati összefüggések feltárása OKOZAT OK

40. A logikai keretmódszer mint projekt identifikációs eszköz – egy példa • Célelemzés • a problémák átfordítása célokká • a problémafa „tükörképének” megalkotása EREDMÉNY Új munkahelyek Belső vállal - Külső befek - kozások tetők megerősödése vonzása FELTÉTEL Vállalkozói Új vállal - Közművesí - Autópályával ismeretekben kozási Képzett Tőkebevonás tett területek összekötő út jártas területek munkaerő kialakítása kiépítése vállalkozók feltárása

41. A logikai keretmódszer mint projekt identifikációs eszköz – egy példa • Stratégia-elemzés • a rendelkezésre álló idő és erőforrások függvényében az eszközök és célcsoportok meghatározása - projektek azonosítása Új munkahelyek Belső vállal - Külső befek - kozások tetők megerősödése vonzása Vállalkozói ismeretekben Képzett jártas munkaerő vállalkozók KÉPZÉS KLASZTER -

42. Az érintettek elemzésének lépései • Az érintettek azonosítása • Információgyűjtés az érintettekről • Az érintettek céljainak azonosítása • Az érintettek erős és gyenge pontjainak elemzése • Az érintettek stratégiájának meghatározása • Az érintettek viselkedésének elemzése • Az érintettek rangsorolása • Cselekvési terv kidolgozása

43. Problémaelemzés Azonosítás SWOT-ból VAGY Ötletroham Ok-okozati összefüggések feltárása Probléma-hierarchia Kiinduló probléma? „Ok-okozat” algoritmus Kapcsolatok felrajzolása Végeredmény: Probléma-fa Célkitűzés-elemzés „Transzformált” problémafa = célfa Ok-okozatból - eszköz-cél lesz A logika igazolása A fa átalakítása a logikai keretmátrixba: szintek számának csökkentése, kapcsolódó célok csoportosítása, erőforrás-elemzés. Elemzési fázis

44. Stratégia-elemzés • A projekt céljai a célfa segítségével válaszhatók ki (belül/kívül) • A kívül maradó célok a projektre ható külső tényezők • Lépések: • Világos szempontrendszer a stratégiaválasztásához • A különféle szóba jöhető stratégiák azonosítása majd a projekt • stratégia kiválasztása • A kiválasztott stratégia legyen: • Valós • Mérhető • Teljesíthető • Megvalósítható

45. Tervezési fázis – Logikai keretmátrix • A módszer előzménye a problémafa-célfa elemzés • A módszer két elembőláll: • a projekt átgondolása: a probléma okaira való koncentrálást szolgálja az elemzési fázis, • az elemzés dokumentálása: a tervezés fázisa, ahol a projektötletből részletes projektterv lesz, elkészül a logikai keretmátrix (logframe matrix) felépítése

46. A logframe mátrixot megalapozó bevatkozási logika Hatások (impacts) hosszabb távon Átfogó célkitűzések Eredmények (results) rövidebb távon Specifikus célkitűzések Program célkitűzések Hozamok(outputs) termékek vagy szolgáltatások Konkrét célkitűzések Tevékenységek Inputok The New Programming Period 2000 - 2006: Methodological Working Papers. Indicators for Monitoring and Evaluation: An Indicative Methodology. Woking Paper 3. European Commission DG XVI. Regional Policy and Cohesion. Coordination and Evaluation of Operations.

47. A logikai keret Összegzése annak, hogy: • Miért valósítjuk meg a projektet? • Mit szeretnénk a projekttel elérni? • Hogyan fogja ezt a projekt teljesíteni? • Milyen külső tényezők fontosak a projekt sikeréhez? • Hol található a projekt sikerességéhez és értékeléséhezszükséges információ? • Milyen eszközök szükségesek? • Mennyibe fog kerülni a projekt?

48. Input, output, eredmény, hatás • Input: A program megvalósításához szükséges pénzügyi, fizikai és emberi erőforrások • Output: a tevékenység „terméke”: fizikai output vagy szolgáltatás (operatív célok) • Eredmény: a tevékenységből származó közvetlen előnyök a kedvezményezettek számára (specifikus célok) • Hatás: a tevékenység hosszabb távú (közvetett) következményei (átfogó célok)

49. A logframe mátrix