Formation HAL Les collections

1. Formation HAL Les collections Estelle.Theveniaud@ccsd.cnrs.fr

2. Sommaire • Qu’est ce qu’une collection? • Comment obtenir une collection? • Qui peut gérer une collection? • Fonctionnalités disponibles • Gérer sa collection (tamponner, personnaliser) • Suivi de sa collection (statistiques, abonnements) • Notion de sous collection • Moissonnage OAI • Flux RSS

3. Qu’est ce qu’une collection? Permet de regrouper un ensemble de dépôts sous une url courte du type : http://hal.archives-ouvertes.fr/TAMPID(TAMPID : identifiant de la collection) Les dépôts peuvent être sélectionnés (tamponnés) En mode automatique : articles tamponnés automatiquement chaque nuit En mode manuel : le tamponneur contrôle l'entrée de chaque document Pour les collections en mode automatique un critère de tamponnage doit être défini: Laboratoire, équipe de recherche, collaboration, institution, organisme de thèse, auteur, domaine, référence interne, conférence, type de document, projet Pour les collections en mode manuel un critère de tamponnage peut être défini: Une liste d’articles sera proposée au tamponneur 3

4. Comment obtenir une collection? • Il faut en faire la demande au CCSD à hal.support@ccsd.cnrs.fr • Les informations nécessaires pour la création d’une collection sont : • L’identifiant de la collection (nom court, exemple : sigle du laboratoire) • Le titre de la collection (ex : nom du laboratoire) • Le mode de tamponnage (automatique ou manuel) • Le critère de tamponnage ( un laboratoire, une équipe de recherche,…) • L’identifiant de la personne responsable de la collection (le tamponneur)Il peut y avoir plusieurs tamponneurs pour une collection

5. Qui peut gérer une collection? • Les rôles directement accessibles par l’interface • Contributeur : s’inscrire pour déposer des documents, ainsi que de nouvelles versions de documents,… • Abonné: s’abonner pour être alerté par mail des nouveaux documents déposés et correspondants à des critères • Les rôles privilégiés • Référent d’un laboratoire : pour enrichir, corriger, modifier les données des dépôts d’un laboratoire, accéder aux statistiques • Tamponneur : pour marquer des dépôts afin de les faire apparaître dans une collection (un environnement de consultation dédié)

6. Exemple de collection http://hal.archives-ouvertes.fr/LORIA/ 6

7. Fonctionnalités disponibles • Accueil (contenu personnalisable) • Consultation (par domaine, par année,…) • Recherche (simple, avancée, par identifiant) • Services (export de liste, création de page web) • Liens (site du laboratoire, page d’aide,…)

8. Fonctionnalités disponibles • Consultation • Liste des documents • Derniers dépôts • Liste par type de documents • Liste par année • Liste par domaine • Liste par auteur • Liste par auteur du laboratoire • Liste par laboratoire • Liste par laboratoire d’une tutelle • Liste par équipe de recherche • Liste par projet collaboration • Liste par sous collection • Liste par métadonnées

9. Fonctionnalités disponibles • Recherche • Recherche simple • Recherche avancée • Recherche par identifiant • Services • Export d’une liste de publication • Créer une page web • Lien (Aide, Consulter les laboratoires connus de HAL, collection…) • Liens • Lien (Aide, Consulter les laboratoires connus de HAL, collection…)

10. Fonctionnalités disponiblesLa recherche

11. Fonctionnalités disponiblesExporter une liste de publication

12. Gérer sa collection

13. Gérer sa collectionTamponner un article 1 - Renseigner l’identifiant du dépôt à tamponner 4 - Cliquer sur « Ajouter la collection » 2 - La référence du dépôt s’affiche 3 - Sélectionner la collection dans laquelle on veut faire apparaitre le dépôt

14. Gérer sa collectionTamponner une liste d’articles 1 - Sélectionner la collection 2 – sélectionner les articles 3 – Tamponner la liste des articles sélectionnés Il est possible de retirer des articles de cette liste: il ne seront pas tamponnés et ne seront plus proposés dans la liste

15. Gérer sa collectionDétamponner un article 1 - Renseigner l’identifiant du dépôt à détamponner 4 - Cliquer sur « Détamponner » 2 - La référence du dépôt s’affiche 3 - Sélectionner le tampon à enlever

16. Gérer sa collectionVoir la liste des tampons d’un article

17. Gérer sa collectionPersonnaliser sa collection Personnalisation du bandeau du haut Choix des onglets (fonctionnalités) Nombre d’article par page Couleurs alternées des listes d’articles Contenu de la page d’accueil Couleur des onglets, police et taille des textes

18. Gérer sa collectionPersonnaliser sa collection Ajout de logo dans le bandeau du haut Choix des onglets par glisser / déplacer 18

19. Gérer sa collectionPersonnaliser sa collection Contenu de la page d’accueil Possibilité d’ajouter une ressource dans la page d’accueil (image, fichier pdf,…) 19

20. Gérer sa collectionPersonnaliser sa collection 20

21. Suivi de sa collectionLes statistiques 21

22. Suivi de sa collectionLes statistiques 22

23. Suivi de sa collectionLes statistiques 23

24. Suivi de sa collectionLes statistiques

25. Suivi de sa collectionLes statistiques

26. Suivi de sa collectionLes statistiques

27. Suivi de sa collectionLes statistiques

28. Suivi de sa collectionLes statistiques

29. Suivi de sa collectionLes statistiques

30. Suivi de sa collectionLes statistiques

31. Suivi de sa collectionLes statistiques

32. Suivi de sa collectionLes statistiques

33. Suivi de sa collectionLes statistiques

34. Suivi de sa collectionLes statistiques

35. Suivi de sa collectionLes statistiques

36. Suivi de sa collectionLes statistiques

37. Suivi de sa collectionLes statistiques

38. Pour recevoir des alertes il faut souscrire à un abonnement. L’abonné est un utilisateur qui s’est inscrit pour recevoir des alertes selon une fréquence et des critères choisis. seulement abonné (rubrique « Service > S’abonner ») contributeur qui souscrit à un abonnement (rubrique « Mon Compte > Mes alertes) L’intérêt de se créer une alerte pour un tamponneur est d’être averti dès qu’un article correspondant au critère de sa collection est déposé. Suivi de sa collectionLes abonnements 38

39. Suivi de sa collectionLes abonnements Entrez les critères de votre abonnement :fréquence, type de document, auteur, laboratoire, etc. Cliquer sur « Modifier » pour valider l’alerte. 39

40. Notion de sous collection

41. Notion de sous collection • Une collection peut avoir plusieurs « sous collections », par exemple une collection laboratoire peut avoir plusieurs sous collections équipes de recherche. • Pour rendre les sous collections visibles dans la collection il faut ajouter l’onglet « Consultation > par sous collection » dans la configuration générale de la collection. Il est possible de le renommer en « Consultation > Par équipe de recherche ». • Si une sous collection est en mode automatique: pour être automatiquement tamponné, le dépôt devra aussi respecter le critère de tamponnage de la collection de niveau supérieur. • Les dépôts tamponnés dans une sous collection apparaîtront automatiquement dans la collection de niveau supérieur.

42. Exemple de sous collections 42

43. Moissonnage OAI • Le protocole Open Archive Initiative (OAI) permet d'accéder aux documents d'un organisme de dépôts. • Ces documents sont retournés sous forme d'enregistrement. • Un fichier XML est retourné par un serveur de dépôts en réponse à une demande OAI. 43

45. Moissonnage OAI • Les verbes de requête du protocole sont : • Identify informations sur le serveur OAI • ListMetadataFormats liste des formats des métadonnées exportés • ListSets liste des collections de documents • ListIdentifiersliste des identifiants • GetRecord rechercher un enregistrement • ListRecordsliste des enregistrements • Les paramètres sont : • Restriction sur la date : from=2006-01-01,until=2006-05-01 • Restriction sur une collection : set=MATH • Format de données : metadatePrefix = oai_dc (Dublin core), oai_hal (Hal) • Identifiant : identifier=oai:hal.archives-ouvertes.fr :hal-xxxxxxxx • Jeton : éléments renvoyés par fraction :resumptionToken=valeur du jeton 45

46. Moissonnage OAI • Exemples: • Pour récupérer un enregistrement à partir d’un identifiant :http://hal.archives-ouvertes.fr/oai/oai.php?verb=GetRecord&metadataPrefix=oai_hal&identifier=oai:hal.archives-ouvertes.fr:hal-00676855 • Pour récupérer les enregistrements liés à une collection : http://hal.archives-ouvertes.fr/oai/oai.php?verb=ListRecords&metadataPrefix=oai_hal&set=UR-NAVIER • Pour accéder à la suite des enregistrements :http://hal.archives-ouvertes.fr/oai/oai.php?verb=ListRecords&resumptionToken=lr4f5f23f7cc773 46

49. Flux RSS

50. Exercice • S’authentifier sur http://paol.ccsd.cnrs.fr avec les identifiants fournis (identifiant : usern (n=1,.., 15), mot de passe : formhal) • Personnaliser votre collection à l’aide des fichiers disponibles à cette url : • http://www.ccsd.cnrs.fr/ANF2012/collection/ • logo : lelogoduccsd.gif • page d’accueil : accueil.htm • style de la collection:style.css • Tamponner un article de votre choix dans votre collection