BAB IX MANAJEMEN SUMBER DAYA PROYEK

1. BAB IXMANAJEMEN SUMBER DAYA PROYEK Program StudiSistemInformasi SekolahTinggiManajemenInformatikadanKomputer Global Informatika Multi Data Palembang Oleh : Andri Wijaya, S.Pd., S.Psi., M.T.I.

2. TUJUAN BELAJAR • Menjelaskanpentingnyamanajemensumberdayamanusiapadaproyek, termasukimplikasimanajemensumberdayamanusiasaatinidanmasadepan, terutamapadaproyek-proyekteknologiinformasi. • Mendefinisikanmanajemensumberdayamanusiaproyekdanmemahamiprosesnya. • Meringkaskonsep-konsepkunciuntukmengelolaorang-orangdenganpemahamanteori Abraham Maslow, Frederick Herzberg, David McClelland, dan Douglas McGregor padamotivasi, HJ Thamhaindan DL Wilemonpadapekerja yang mempengaruhi, dan Stephen Covey tentangbagaimanaorangdantimdapatmenjadilebihefektif.

3. TUJUAN BELAJAR • Mendiskusikanperencanaansumberdayamanusiadandapatmembuatsebuahbaganorganisasiproyek, matrikstugasdantanggungjawab, serta histogram sumberdaya. • Memahamiisu-isupenting yang terlibatdalamproyekakuisisistafdanmenjelaskankonseppenilaiansumberdaya, bebansumberdaya, danmeratakansumberdaya. • Membantudalampengembangantimdenganpelatihan, kegiatantimberkelompok, dansistempenghargaan.

4. TUJUAN BELAJAR • Menjelaskan dan menerapkan beberapa alat dan teknik untuk membantu mengelola sebuah tim proyek dan meringkas saran umum pada tim pelaksana. • Menjelaskan bagaimana perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu dalam manajemen sumber daya manusia proyek.

6. PENTINGNYA MANAJEMEN SDM • SDM menentukan keberhasilan dan kegagalan organisasi dan proyek. • Statistik tentang tenaga kerja TI: • Jumlah total pekerja TI di AS adalah lebih dari 10,5 juta pada awal 2004, sampai dengan 10,3 juta pada 2003, dan 9,9 juta pada 2002. • Delapan puluh sembilan persen pekerjaan baru berasal dari perusahaan non TI, seperti perbankan, pembiayaan, manufaktur, dan transportasi. • Keahlian interpersonal merupakan keahlian lunak (soft skill) yang paling penting bagi pekerja TI.

7. MANAJEMEN SUMBER DAYA PROYEK • Menggunakan orang yang terlibat dalam proyek dengan cara yang paling efektif. • Proses-prosesnya meliputi: • Perencanaan SDM:mengidentifikasi dan mendokumentasikan peran, tanggung jawab, dan hubungan pelaporan dalam proyek. • Perekrutan tim proyek:mendapatkan personil-personil yang dibutuhkan untuk proyek.

8. MANAJEMEN SUMBER DAYA PROYEK • Pengembangan tim proyek:pengembangan keahlian pribadi dan kelompok untuk meningkatkan kinerja proyek. • Pengelolaan tim proyek: melacak kinerja anggota tim, memotivasi anggota tim, secara berkala menyediakan umpan balik, menyelesaikan isu dan konflik, dan mengkoordinasi perubahan untuk membantu peningkatan kinerja proyek.

9. KUNCI PENGELOLAAN ORANG • Bidang penting yang berkenaan dengan manajemen proyek adalah: • Teori motivasi • Pengaruh dan kekuasaan (power) • Keefektifan

10. MOTIVASI INTRINSIK & EKSTRINSIK • Motivasi intrinsik menyebabkan orang berpartisipasi dalam suatu aktivitas untuk kepuasan mereka sendiri. • Motivasi ekstrinsik menyebabkan orang melakukan sesuatu karena imbalan atau menghindari hukuman.

11. HIRARKI KEBUTUHAN MASLOW • Abraham Maslow berpendapat bahwa manusia memiliki kemampuan unik yang memungkinkannya untuk membuat pilihan, dengan demikian mereka dapat mengendalikan nasibnya sendiri. • Abraham Maslow mengembangkan suatu hierarki kebutuhan, yang menyatakan bahwa perilaku orang dipandu atau termotivasi oleh urutan kebutuhan.

12. HIRARKI KEBUTUHAN MASLOW

13. MOTIVASI DAN FAKTOR KEBERSIHAN HERZBERG • Frederick Herzberg menulis beberapa buku terkenal dan artikel tentang motivasi pekerja. • Ia membedakan antara : • Faktor motivasi: Prestasi, pengakuan, pekerjaan itu sendiri, tanggung jawab, kemajuan, dan pertumbuhan. Faktor-faktor ini menghasilkan kepuasan kerja. • Faktor kebersihan: gaji besar, pengawasan lebih, dan lingkungan kerja yang lebih menarik. Faktor-faktor ini menyebabkan ketidakpuasan jika tidak hadir, tetapi tidak memotivasi para pekerja untuk berbuat lebih banyak.

14. TEORI KEBUTUHAN McCLELLAND • Kebutuhan khusus yang diperoleh atau dipelajari dari waktu ke waktu dan dibentuk oleh pengalaman hidup. Berikut ini adalah kategori utama kebutuhan yang diakuisisi : • Prestasi (Nach): Orang-orang dengan kebutuhan tinggi untuk berprestasi seperti proyek-proyek yang menantang dengan tujuan dicapai dan banyak umpan balik. • Afiliasi (Naff): Orang-orang dengan kebutuhan tinggi untuk keinginan afiliasi hubungan yang harmonis dan perlu untuk merasa diterima oleh orang lain, sehingga para manajer harus berusaha menciptakan lingkungan kerja koperasi bagi mereka. • Power (nPow): Orang-orang dengan kebutuhan untuk kekuatan baik kekuatan pribadi (tidak baik) atau kekuasaan institusional (baik untuk organisasi). Menyediakan pencari kekuasaan kelembagaan dengan peluang manajemen.

15. TEORI X DAN Y McGREGOR • Douglas McGregor mempopulerkan pendekatan hubungan manusia kepada manajemen pada 1960-an. • Teori X: Menganggap pekerja tidak suka dan menghindari bekerja, sehingga manajer harus menggunakan paksaan, ancaman, dan berbagai skema kontrol untuk mendapatkan pekerja untuk memenuhi tujuan. • Teori Y: Menganggap orang menganggap bekerja sebagai alami seperti bermain atau istirahat dan menikmati kepuasan harga dan kebutuhan aktualisasi diri. • Teori Z: diperkenalkan pada tahun 1981 oleh William Ouchi dan didasarkan pada pendekatan Jepang untuk memotivasi pekerja, yang menekankan kepercayaan, kualitas, pengambilan keputusan kolektif, dan nilai-nilai budaya.

16. PENGARUH PROYEK THAMHAIN DAN WILEMON • Otoritas: Hak hirarkis yang sah untuk mengeluarkan perintah. • Tugas: Kemampuan manajer proyek untuk mempengaruhi tugas seorang pekerja. • Anggaran: Kemampuan manajer proyek mengotorisasi dengan menggunakan dana. • Promosi: Kemampuan untuk meningkatkan posisi pekerja. • Uang: Kemampuan untuk kenaikan gaji pekerja dan manfaat.

17. PENGARUH PROYEK THAMHAIN DAN WILEMON • Hukuman: Kemampuanmanajerproyekuntukmenyebabkanhukuman. • TantanganKerja: Kemampuanuntukmenetapkanpekerjaan yang mengkapitalisasipadakenikmatanseorangpekerja yang melakukantugastertentu. • Keahlian: Manajerproyekdianggapmemilikipengetahuankhusus yang orang lain anggappenting. • Persahabatan: Kemampuanuntukmembangunhubunganpribadi yang bersahabatantaramanajerproyekdan lain-lain.

18. PENGARUH MANAJER PROYEK • Proyekcenderungakanberhasilapabilamanajerproyekmempengaruhiorangdengan: • Keahlian/kepakaran • Tantangankerja • Proyekcenderunggagalapabilamanajerproyekterlalumengandalkan: • Otoritas/kewenangan • Uang • Hukuman

19. KEKUATAN • Kekuatan adalah kemampuan potensial untuk mempengaruhi perilaku, sehingga membuat orang melakukan hal-hal mereka tidak akan dilakukan. • Jenis kekuasaan termasuk : • Daya koersif • Kekuasaan yang sah • Keahlian • Penghargaan • Rujukan

20. MENINGKATKAN EFEKTIVITAS: TUJUH KEBIASAAN COVEY • Manajerproyekdapatmenerapkantujuhkebiasaan Covey untukmeningkatkanefektivitasproyek. • Jadilahproaktif. • Mulailahdenganakhirdalampikiran. • Lakukanpertamahal yang pertama. • Berpikirmenang/ menang. • Terlebihdahulumencariuntukmengerti, makaharusdipahami. • Bersinergi • Mengasahmelihat

21. MENDENGARKAN EMPATIK DAN HUBUNGAN • Manajer proyek yang baik adalah pendengar empati, yang berarti mereka mendengarkan dengan maksud untuk memahami. • Sebelum Anda dapat berkomunikasi dengan orang lain, Anda harus memiliki hubungan baik, yang merupakan hubungan harmonis, kesesuaian, kesepakatan, atau afinitas.

22. MENDENGARKAN EMPATIK DAN HUBUNGAN • Mirroring adalah pencocokan perilaku tertentu dari orang lain, dan merupakan teknik yang digunakan untuk membantu menjalin hubungan. • Tim TI profesional perlu mengembangkan dan mendengarkan empati orang lain dan memiliki keterampilan untuk meningkatkan hubungan dengan pengguna dan stakeholder lainnya.

23. PERENCANAAN ORGANISASI • Mencakup identifikasi dan dokumentasi peran proyek, tanggung jawab, dan hubungan pelaporan. • Keluarannya: • Struktur organisasi proyek • Rencana manajemen staf • Matriks tanggung jawab • Histogram SDM

24. CONTOH ORGANISASI TI UNTUK PROYEK BESAR

25. MATRIKS TANGGUNG JAWAB • Responsibility assignment matrix (RAM) merupakan matriks yang memetakan pekerjaan proyek, seperti dalam WBS, terhadap orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. • Dapat dibuat dengan cara yang berbeda untuk memenuhi kebutuhan proyek yang unik.

26. MATRIKS TANGGUNG JAWAB

27. RAM MENAMPILKAN PERAN STAKEHOLDER

28. RENCANA MANAJEMEN PERSONALIA DAN HISTOGRAM SUMBER DAYA • Rencana manajemen staf menggambarkan kapan dan bagaimana orang akan ditambahkan dan dikeluarkan dari tim proyek. • Histogram sumber daya adalah bagan kolom yang menunjukkan jumlah sumberdaya yang ditugaskan dalam proyek pada kerangka waktu.

29. CONTOH HISTOGRAM SUMBER DAYA

30. MENDAPATKAN TIM PROYEK • Mendapatkan orang yang memenuhi syarat untuk tim sangat penting. • Manajer proyek adalah orang yang cerdas dalam tim yang telah perekrutan pekerjaan. • Rencana staf dan prosedur perekrutan yang baik adalah penting, sebagaimana insentif untuk merekrut dan retensi. • Beberapa perusahaan memberikan karyawan mereka satu dolar untuk setiap jam bahwa orang baru yang mereka pekerjakan dalam bekerja membantu mereka. • Beberapa organisasi memungkinkan orang untuk bekerja dari rumah sebagai insentif.

31. MENGAPA ORANG MENINGGALKAN PEKERJAANNYA • Mereka merasa tidak membuat perbedaan. • Mereka tidak mendapatkan pengakuan yang tepat. • Mereka tidak belajar sesuatu yang baru atau tumbuh sebagai pribadi. • Mereka tidak seperti rekan kerja. • Mereka ingin mendapatkan lebih banyak uang.

32. MYERS-BRIGGS TYPE INDICATOR (1) I/E • Bagaimana karakter anda jika berkumpul bersama teman-teman anda ? • Cenderung untuk mendengarkan apa yang diobrolkan, mempelajari, menyimak, sambil sekali-sekali ikut serta. • Cenderung untuk ikut serta dalam percakapan, bahkan dalam banyak hal, anda mendominasi percakapan.

33. MYERS-BRIGGS TYPE INDICATOR (2) S/N • Jika ada persoalan yang anda hadapi, maka anda akan bersikap : • Cenderung untuk berpikir bagaimana memecahkan persoalan tersebut sesegera mungkin dengan menggunakan segala upaya. • Cenderung untuk menganalisis dampak dari persoalan tersebut dalam jangka panjang, dan mempelajari situasi dan kondisi sebaik mungkin.

34. MYERS-BRIGGS TYPE INDICATOR (3) F/T • Jika anda menghadapi persoalan dalam hidup, bagaimana anda bersikap ? • Cenderung untuk menggunakan ukuran nilai-nilai kebenaran yang anda yakini, filosofi, nilai-nilai religius, dan pendapat orang banyak untuk menyelesaikannya. • Cenderung untuk melakukan analisis fakta dan data yang ada secara lojik, melihat hubungan sebab-akibat secara analitikal, terlepas dari apapun pendapat orang lain.

35. MYERS-BRIGGS TYPE INDICATOR (4) P/J • Bagaimanacaraandamelihatmasadepan ? • Hidupinimengalirseperti air, harusfleksibel, karenaterlalubanyakkejutan-kejutandidalamhidupini. • Hidupiniharusmemilikiperencanaanjangkapanjangsertajangkapendek, dansegalalangkahkitamengikutiperencanaan yang matang.

36. Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) • MBTI merupakan alat populer untuk menentukan preferensi kepribadian dan membantu teman-teman saling memahami. • Empat dimensi termasuk : • Extrovert/Introvert (E/I) • Sensation/Intuition (S/N) • Thinking/Feeling (T/F) • Judgment/Perception (J/P)

37. Pandangan tentang MBTI dan Manajemen Proyek menurut Wideman and Shenhar • Paling cocokuntukkepemimpinanproyek: • 100%: INTJ, ENTJ, ISTJ, ESTJ • 50%: INTP, ENTP, ENFP, ENFJ • Paling cocoksebagaipengikut: • 100%: INFJ, ISFJ • 50%: INTP, ENTP, ENFP, ENFJ, ESFJ • Tidakcocokuntukpekerjaanproyek: • 100%: INFP, ISFP, ESFP, ISTP • 50%: ENFP, ESTP

38. MBTI danKesesuaianuntukPekerjaanProyek

39. Social Styles Indicator • Mana yang lebih penting buat Anda ? • Pekerjaan selesai tepat waktu sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan. Keharmonisan dalam anggota tim bisa dikorbankan. • Dalam anggota tim yang paling penting adalah keharmonisan dan everybody happy. Pekerjaan bisa dikorbankan.

40. Social Styles

41. PENGHARGAAN DAN SISTEM PENGAKUAN • Penghargaan berbasis tim dan sistem pengakuan dapat mempromosikan kerja sama tim. • Fokus pada tim bermanfaat untuk mencapai tujuan tertentu. • Luangkan waktu bagi anggota tim untuk mentor dan saling membantu untuk mencapai tujuan proyek dan mengembangkan sumber daya manusia.

42. MENGELOLA TIM PROYEK • Manajer proyek harus memimpin tim mereka dalam menjalankan kegiatan proyek yang beragam. • Setelah menilai kinerja tim dan informasi terkait, manajer proyek harus memutuskan: • Jika perubahan harus diminta untuk proyek tersebut. • Jika tindakan perbaikan atau pencegahan seyogyanya direkomendasikan. • Jika pembaruan yang diperlukan untuk rencana manajemen proyek atau proses organisasi aktiva.

43. ALAT DAN TEKNIK UNTUK MENGELOLA TIM PROYEK • Observasi dan percakapan • Penilaian kinerja proyek • Manajemen konflik • Isu utama

44. NASIHAT UMUM PADA TIM • Bersabarlah dan baik dengan tim Anda. • Memperbaiki masalah bukan menyalahkan orang. • Menetapkan rapat teratur dan efektif. • Luangkan waktu untuk tim untuk melewati tahap-tahap kelompok tim dasar. • Membatasi ukuran kerja tim untuk 3-7 anggota.

45. NASIHAT UMUM PADA TIM • Rencana beberapa kegiatan sosial untuk membantu anggota tim proyek dan stakeholder lainnya dan untuk mengenal satu sama lain lebih dalam. • Memelihara anggota tim dan mendorong mereka untuk saling membantu. • Mengambil tindakan tambahan untuk bekerja dengan anggota tim virtual.

46. SOFTWARE UNTUK MEMBANTU MANAJEMEN SUMBER DAYA PROYEK • Software ini dapat membantu menghasilkan RAM dan histogram sumber daya. • Dengan menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk manajemen sumber daya manusia, Anda dapat : • Menetapkan sumber daya. • Mengidentifikasi kekurangan potensi pemanfaatan sumber daya atau di bawah. • Tingkat sumber daya.

47. MANAJEMEN SUMBER DAYA PROYEK BANYAK TERLIBAT LEBIH DARI PENGGUNAAN PERANGKAT LUNAK • Manajerproyekharus: • Memperlakukanorangdenganpertimbangandanhormat. • Memahamiapa yang memotivasiorang. • Berkomunikasisecarahati-hatidenganorang-orang. • Fokus pada tujuan Anda memungkinkan anggota tim proyek untuk memberikan karya terbaik.

48. KESIMPULAN • Proyek manajemen sumber daya manusia mencakup proses-proses yang diperlukan untuk membuat penggunaan paling efektif dari orang yang terlibat dengan sebuah proyek. • Proses utama meliputi : • Perencanaan sumber daya manusia • Mendapatkan tim proyek • Mengembangkan tim proyek • Mengelola tim proyek