LAYOUT KANTOR

1. LAYOUT KANTOR SokoPrasetyo

2. KANTOR Kantoor (Belanda): • Ruang/kamar kerja • Markas • Biro • Instansi,badan,jawatan,pers. • Office (Inggris) : • Kewajiban tugas,duty, task, function • Jabatan( tanure of official position) • Markas/ gedung ( Quarter ) • Jasa layanan (kind help, Service ) • Tugas pekerjaan ( duties ) TEMPAT/RUANG (statis) PROSES (dinamis) SARANA (fungsional)

3. PENGERTIAN KANTOR 1.Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan 2. Proses penyelenggaraan kegiatan 3. Secara fungsional sbg tempat berkumpulnya pejabat dan staf melakukan kegiatan yang sifatnya administratif Kegiatan perkantoran perlu direncanakan, diorganisasikan,digerakkan semua sumber daya yang terlibat, perlu diawasi dan dikendalikan sebaik-baiknya

4. PengertianLayout Kantor Tataruangperkantoranadalahpenentuanmengenaikebutuhan-kebutuhanruangdantentangpenggunaansecaraterperincidariruanginiuntukmenyiapkansuatususunan yang praktisdarifaktor-faktorfisik yang dianggapperlubagipelaksanaankerjaperkantorandenganbiaya yang layak. Keuntungan-keuntungan dari tataruang kantor yang baik : 1) Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif. 2) Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi para pegawai. 3) Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan. 4) Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada. 5) Meningkatkan produktivitas kerja pegawai. 6) Mengantisipasi pengembangan organisasi dimasa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel.

5. Manfaat Layout Kantor yang Efektif • Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif • Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai • Memberikan kesan yang positif terhadap perusahaan • Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada • Meningkatkan produktivitas kerja pegawai • Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depam dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel

6. 13.1 TAHAPAN PERENCANAAN • Quible (2001), mengungkapkan beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam perencanaan : • Tugas pegawai • Arus kerja • Bagan organisasi • Proyeksi kebutuhan tenaga kerja di masa datang • Jaringan komunikasi • Departemen dalam organisasi

7. 7. Kantor publikdanprivat • Kebutuhanruang • Pertimbangankeamanan • Pembiayaanruangperkantoran Prinsip layout yang efektifmenurutGie (2000), antara lain :• Asasmengenaijarakterpendek, yang memungkinkanpenyelesaianpekerjaanadministrasidenganmenempuhjarak yang seminimalmungkin.• Asasmengenairangkaiankerja, denganmenempatkanpegawaidanperalatankantormenurutrangkaian yang sejalandenganurutanpenyelesaianpekerjaan yang dimaksud.• Asasmengenaipenggunaanseluruhruang, dengantidakmembiarkanadanyaruang yang tidaktermanfaatkan, baik yang horizontal maupun vertical.• Asasmengenaiperubahansusunantempatkerja, denganmemungkinkanperubahansemudahmungkin.

8. Area Khusus • Beberapa area khusus yang harusdiperhatikandalammerencanakanlayoutperkantoran : 1. Reception area • Ruangkonfrensi • Ruangkomputer • Ruangpersuratan • Ruangpenggandaan • Area pusatpenyimpanan

9. Peralatandan Furniture PerkantoranLayout kantortidakluputdarikeberadaanperalatanmaupun furniture yang akandigunakanolehorganisasi. Meskipun layout sangatbagus, namunapabilaperalatan yang dimilikiatauterpasangterlaluusang, makatujuanpenataan layout tidakakantercapai. Begitu pula apabila furniture yang digunakankurangsesuaidengankonsep layout yang dipakai.Quible (2001) mengklasifikasikan 3 faktor yang harusdiperhatikandalammemilihperalatankantor, yaitupertimbanganperalatan, penjualdanperawatan.Selanjutnyaakandibahaspertimbangan yang pertamakarenahalituberkaitanlangsungdengan layout kantor.1) Tujuanpenggunaanperalatan. 7) Fiturkeamanan. 2) Menentukanperalatan yang sesuai. 8) Fleksibilitasperalatan. 3) Tingkat kegunaanperalatan. 9) Kemudahanpenggunaanperalatan. 4) Spesifikasiperalatan. 10) Kecepatanoperasiperalatan. 5) Biayaperalatan. 11) Masukandari operator peralatan. 6) Prosesoperasionalperalatan. 12) Standardisasiperalatan.

10. Faktorkedua yang perludipertimbangkandalampenyusunan layout adalah furniture kantor. Berdasarkanpenelitian yang dilakukanolehAnjum, Paul dan Ashcroft (2005) yang melibatkan 3.000 pegawaikantordiInggrisdanSkotlandia, pegawai yang tidakpuasakanpenataan furniture dikantornyarelatifbanyakdandilaporkansebagaiberikut :1) Kursi. Padatahun 1980-an, keergonomisankursikantormenjadiperhatianutamaparadesainer furniture kantordenganpilihan yang kurangbervariasi.2) Mejakerja. Saatinipemilihanmejakantorhendaknyamempertimbangkankemudahanpengaturankabelkomputer, telepondanperalatankantorlainnya, sehinggakesanruangkerjalebihbersihdannyaman.3) Filing kabinet. Dari observasi yang dilakukanolehpenelitimenunjukkanpegawaisaatinimenyukailemari yang multifungsi, dalamartidapatmenyimpanarsip manual maupunelektronissecarabersamaandenganbentuk yang cukupdinamis.4) Lemaripenyimpanan. Sebagianbesardokumen manual mempunyaiukuran yang tidaksama, ada yang menggunakanukuran folio, A4, A3, bahkanbeberapa map mempunyaiketebalan yang tidakseragamdanmembuatpegawaikesulitandalammenyimpannya. Untukitu, sebaiknyaorganisasimelakukanstandarisasi form yang digunakan, sehinggapegawailebihmudahdalammengeloladokumenterutamadokumen manual.

11. KANTOR MODERN KAMUS BESAR BAHASA INDONESIA : Modern = terbaru, mutakhir, sikapdancaraberpikirserta bertindaksesuaidengantuntutanjaman. • Hubungannyadgnperkantoran : • Punyabangunandantataruangygbaik • Perlengkapan ,alat/perabotygtepat • Pegawaiygmelaksanakantugasdgndisiplin,akuntabel • Bekerjaanalitis,sistematis, rational, terbukadandemokratis • Memilikisikap ,caraberpikir,bertindaksesuai perk. jaman • Mendayagunakanbiaya & tatalaksanaygefektif,efisien,produktif • Mendasarkanatassisteminformasi ( information based organz.) • Computer based ?

12. DesainKantor MasaDepanMenurutSteelcase (2000), ada 2 karakteristikpekerjaan yang akanmempengaruhi layout sebuahkantor, yaitu :1) Otonomi, mengacupadaseberapabanyakpegawaibebasdalammemutuskandimanadankapanakanbekerja.2) Interaksi, dalampenyelesaianpekerjaandiperlukanhubungandenganpegawai yang lain.Selainituhasilpenelitian yang dilakukanolehTanaka (2002), diperolehhasilberikut :1) Pegawai yang mempunyai level interaksidanotonomi yang tinggiakanmelakukanbanyakmacampekerjaan. Umumnya, pekerjaan yang berhubungandengankomputerdaninteraksidengankolegaakanterjadipadasaat yang sama.2) Pegawai yang mempunyaipekerjaanberlevelinteraksirendahnamunmempunyaiotonomi yang tinggimembutuhkantempatkerja yang bisamendukungkonsentrasi yang tinggi.