1 / 81

KANTOR MANAJEMEN MUTU

KANTOR MANAJEMEN MUTU. TUGAS POKOK.

amelia
Download Presentation

KANTOR MANAJEMEN MUTU

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. KANTOR MANAJEMEN MUTU TUGAS POKOK Melaksanakan tugas teknis dan administrasi dalam pengembangan, penetapan dan pemenuhan standar mutu (penjaminan mutu) penyelenggaraan program dan kegiatan institut baik dalam bidang akademik (pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat) maupun non akademik (administrasi dan manajemen) sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan. Kepala Kantor: Dr. Ir. Agus Purwito, MSc.Agr

  2. FUNGSI • Pengembangan sistem manajemen mutu dan standar mutu (penjaminan mutu) penyelenggaraan progam dan kegiatan institut baik dalam bidang akademik (pendidikan, penelitian dan pemberdayaan pada masyarakat) maupun non akademik (administrasi dan manajemen) • Perencanaan dan pelaksanaan penjaminan mutu penyelenggaraan program dan kegiatan • Pengorganisasian dan pemantauan penjaminan mutu • Pengkoordinasian dalam rangka persiapan proses akreditasi dan sertifikasi • Pelaporan hasil pelaksanaan penjaminan mutu penyelenggaraan program dan kegiatan institut.

  3. BIDANG PENJAMINAN MUTU TUGAS POKOK Melaksanakan kegiatan pengembangan dan pelaksanaan penjaminan mutu bidang akademik (pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat) dan non akademik agar kualitasnya dapat terus pertahankan dan ditingkatkan Kabid: Dr. Drh. Srihadi Agung Priyono, MSc

  4. FUNGSI BIDANG PENJAMINAN MUTU • Pengkoordinasian pelaksanaan kegiatan pengembangan penjaminan mutu sesuai dengan agenda yang telah ditetapkan. • Pengkoordinasian pelaksanaan dan pengkajian penjaminan mutu bidang akademik (pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat) dan non akademik agar sesuai dengan standar yang ditetapkan. • Pengkoordinasian pengumpulan data-data dan temuan yang berhubungan dengan pelaksanaan pencapaian standar mutu dari unit lain di lingkungan IPB • Pengkoordinasian dan pelaksanaan kegiatan koreksi,dan perumusan atas hasil monev dan audit yang dilakukan oleh KAI dan K-Renbang;

  5. BIDANG AKREDITASI DAN SERTIFIKASI TUGAS POKOK Melaksanakan dan mengkoordinir penyiapan proses akreditasi, dan sertifikasi unit kerja oleh instansi eksternal. Kabid: Dr. Ir. Fredinan Yulianda, MSc

  6. FUNGSI • Pengkoordinasian sosialisasi tentang prosedur, ketentuan, persyaratan akreditasi dan sertifikasi kepada unit kerja • Pengkoordinasian penyiapan proses akreditasi dan sertifikasi yang dilakukan oleh unit kerja • Pengkoordinasian training, workshop, diskusi untuk mendapatkan akreditasi dan/atau sertifikasi, pembuatan website yang berisi berbagai hal tentang penjaminan mutu, akreditasi dan sertifikasi • Pemberian bantuan pelaksanaan visitasi oleh institusi eksternal terkait dengan proses akreditasi dan sertifikasi, serta monitoring proses akreditasi • Pengkoordinasian dan pelaksanaan proses akreditasi dan sertifikasi pada tingkat institut, serta penyiapan proses memasukkan IPB masuk dalam ranking perguruan di tingkat regional dan internasional

  7. PENJAMINAN MUTU INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2008-2012 KANTOR MANAJEMEN MUTU

  8. TUNTUTAN MASYARAKAT TERHADAP MUTU PRODUK DAN LAYANAN SIAP BERKOMPETISI Peningkatan mutu berkelanjutan sebagai keharusan QUALITY IS A MUST

  9. MUTU • Sesuai dengan keperluan/kebutuhan (fit for purpose) • Melakukan berbagai kegiatan setiap waktu secara benar (do it right everytime) • Melakukan berbagai hal secara konsisten sesuai dengan persyaratan (constantly meeting requirements) • Kesesuaian spesifikasi dengan standar yang ditentukan sehingga menghasilkan output yang dapat melebihi harapan konsumen (beyond costumer expectation). PENJAMINAN MUTU (Quality assurance)

  10. PENJAMINAN MUTU (QUALITY ASSURANCE) adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu/sasaran mutu pengelolaan perguruan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan sehingga stakeholder memperoleh kepuasan.

  11. Keterangan: • Penetapan Standar Mutu • Pelaksanaan • Evaluasi diri • Evaluasi Kolega (dinilai) • Peningkatan Mutu • Benchmarking

  12. PRASYARAT PENCAPAIAN • Academic culture dan academic atmosphere yang kondusif • Komitmen institusi melalui visi, misi, peraturan dan sistem • Komitmen yang tinggi dari Pimpinan • Ketersediaan sumberdaya

  13. SISTEM MANAJEMEN MUTU (QUALITY MANAGEMENT SYSTEM) adalah suatu sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan suatu institusi dalam penetapan kebijakan, sasaran, rencana dan proses/prosedur mutu serta pencapaiannya secara berkelanjutan (Continuous improvement).

  14. PLAN PDCA ACTION DO CHECK Siklus Shewhart • Tulis apa yang dilakukan/dikerjakan, • Kerjakan/lakukan yang telah ditulis, • Lakukan monitoring-assessment-evaluation, • Pertanggungjawabkan yang telah dikerjakan/dilakukan, • Lakukan upaya tindak lanjut untuk pencapaian standar/ target mutu yang telah ditetapkan.

  15. QUALITY STATEMEN Dengan komitmen yang tinggi terhadap mutu, IPB secara efisien dan akuntabel menghasilkan lulusan yang kompeten dan IPTEKS, yang relevan untuk kesejahteraan masyarakat. KANTOR MANAJEMEN MUTU Bertujuan memantapkan dan mengkoordinasikan pelaksanaan sistem manajemen mutu agar dapat dilaksanakan secara terencana dan sistematis dengan harapan dapat mempertahankan dan meningkatkan kualitas secara berkelanjutan terhadap penyelenggaraan perguruan tinggi berdasar pada prinsip-prinsip efisiensi, efektivitas dan akuntabilitas

  16. Koordinasi Instruksi REKTOR KOMITE PENJAMINAN MUTU INSTITUT KAI KHO SE KANTOR MANAJEMEN MUTU Kepala Bidang Penjaminan Mutu (Pembuatan dan Pengembangan standar mutu, panduan, instrumen, manual mutu, SOP) Kepala Bidang Akreditasi dan Sertifikasi (Sosialisasi, penyiapan proses, Web, data, peringkat) Staf Staf

  17. DIT. ADMINISTRASI DAN JAMINAN MUTU PENDIDIKAN PENERAPAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN 2004-2008 ………………………………………………. DEP. 2 DEP. 36 DEP. 1 MANAJEMEN REPRESENTATIF (MR) PEER GROUP ASESSMENT/PENILAIAN SECARA SILANG KE DEPARTMEN (Menggunakan 13 standar mutu pendidikan) KEGIATAN PENJAMINAN MUTU DI UNIT-UNIT SANGAT BERVARIASI

  18. STANDAR MUTU PENDIDIKAN IPB 2004-2008

  19. Indikator Kinerja Program Pendidikan 2004-2008

  20. RENCANA PENJAMINAN MUTU DI IPB 2008-2012 • Tidak hanya penjaminan mutu pendidikan, tetapi juga non pendidikan (Penelitian, Pengabdian kepada Masyarakat dan Manajemen Perguruan Tinggi) • Sistem penjaminan mutu diseleraskan dengan sistem akreditasi yang dilakukan oleh BAN-PT (standar mutu dan sistem asesmen) • Audit kepatuhan oleh Kantor Audit Internal (KAI) • KMM membentuk Tim Asesor untuk melakukan penilaian kinerja mutu unit • Dibuat sasaran mutu sesuai dengan Program Kerja Rektor 2008-2012

  21. SASARAN MANAJEMEN MUTU • Terbentuknya sistem manajemen mutu yang handal di seluruh tingkat manajemen dan program • Berlangsungnya kegiatan penjaminan mutu di seluruh unit kerja secara sistematis dan terencana • Terakreditasinya program-program pendidikan • Tersertifikasinya kegiatan, produk atau proses-proses yang dilakukan oleh IPB oleh lembaga yang kredibel • Tercapainya program kerja rektor yang berhubungan dengan peningkatan mutu institut • Tertanganinya secara sistimatis masuknya IPB ke dalam lembaga-lembaga ranking baik tingkat regional maupun internasional.

  22. PROGRAM KERJA REKTOR 2008-2012

  23. PROGRAM KERJA 2008-2012 • PENDIDIKAN DAN KEMAHASISWAAN • PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT • PNIGKATAN KESEJAHTERAAN • PENINGKATAN KAPASITAS • PENGUATAN SISTEM MANAJEMEN STANDAR & SASARAN MUTU SISTEM MANAJEMEN MUTU PROSES PENJAMINAN MUTU (Struktur Organisasi dan Pelaksanaan) PENCAPAIAN PROGRAM KERJA 2008-2012

  24. KPMI (Wakil Dekan, Direktur, Sek. LPPM, Kepala Kantor) KMM (Pelaksana Teknis Penjaminan Mutu) REKTOR PENJAMIN MUTU (Wakil Rektor, Dekan, Kepala LPPM) GPM (Gugus Penjaminan Mutu) (Ketua: Wakil Dekan/Sek. LPPM) PEER GROUP (Sekretaris Departemen) Sebagai ASESOR PELAKSANA PROGRAM (Departemen, Pusat, Direktorat/unit lainnya GKM (Gugus Pengendali Mutu (Ketua: Sekdep, Sek. LP., Sek Program) PROGRAM AKADEMIK/ NON AKADEMIK STRUKTUR DAN HUBUNGAN KERJA PENJAMINAN MUTU IPB

  25. DRAFT KERANGKA ORGANISASI PENJAMINAN MUTU IPB Anggota Komite Penjaminan Mutu Institut (KPMI): Wakil Dekan; Sekretaris LPPM; Direktur Program; Direktur/Kepala Kantor terkait.

  26. KOMITE PENJAMINAN MUTU INSTITUT (KPMI) Tugas MEMBANTU KMM DALAM: • Mengkaji dan merumuskan kebijakan mutu, standar mutu dan pedoman pelaksanaannya • Mengkaji hasil penilaian para asesor dan merekomendasikan tindakan perbaikan dari sistem penjaminan mutu di IPB • Mendapatkan penjelasan dari individual atau unit di lingkungan IPB berkaitan dengan pemenuhan sasaran mutu dan implementasi penjaminan mutu baik bidang akademik maupun non-akademik • Menggali informasi dari berbagai sumber tentang berbagai hal yang berkaitan dengan peningkatan pengetahuan dan implementasi manajemen mutu perguruan tinggi • Pembuatan laporan pencapaian mutu IPB kepada Rektor

  27. Wakil Dekan Fakultas Pertanian • Wakil Dekan Fakultas Kedokteran Hewan • Wakil Dekan Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan • Wakil Dekan Fakultas Peternakan • Wakil Dekan Fakultas Kehutanan • Wakil Dekan Fakultas Teknologi Pertanian • Wakil Dekan Fakultas Matematika dan IPB • Wakil Dekan Fakultas Ekonomi dan Manajemen • Wakil Dekan Fakultas Ekologi Manusia • Wakil Dekan Sekolah Pascasarjana • Sekretaris Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat • Direktur Program Diploma • Direktur Program Manajemen dan Bisnis • Direktur Pendidikan Tingkat Persiapan Bersama • Direktur Administrasi Pendidikan • Direktur Kemahasiswaan • Direktur Pengembangan Karir dan Hubungan Alumni • Direktur Pengkajian dan Pengembangan Akademik • Direktur Keuangan • Direktur Fasilitas dan Properti • Direktur Sumberdaya Manusia • Direktur Perencanaan dan Pengembangan • Direktur Kerjasama dan PI • Direktur Riset dan Kajian Strategis • Direktur Komunikasi dan Sistem Informasi • Direktur Bisnis dan Kemitraan • Kepala Perpustakaan • Sekretaris Eksekutif • Kepala Kantor Audit Internal • Kepala Kantor Hukum dan Organisasi • Kepala Kantor Manajemen Mutu ANGGOTA KPMI

  28. GUGUS PENJAMINAN MUTU Tugas MEMBANTU KEPALA LPPM/DEKAN DALAM: • Mengawal proses penetapan dan pemenuhan standar mutu/sasaran mutu pengelolaan pusat-pusat/departemen/ direktorat/unit lain yang ada di lingkup kerjanya secara konsisten dan berkelanjutan. • Melakukan monitoring setiap saat terhadap seluruh aktivitas penyelenggaraan akademik dan non-akademik di lingkup kerjanya • Melakukan evaluasi secara periodik terhadap pelaksanaan seluruh aktivitas penyelenggaraan akademik dan non-akademik di lingkup kerjanya • Membuat laporan dan rekomendasi tindakan korektif secara periodik kepada Kepala LPPM/Dekan atas hasil monitoring dan evaluasi yang dilaksanakan • Melakukan verifikasi terhadap laporan evaluasi diri yang dibuat setiap tahun oleh unit di lingkup kerjanya

  29. GUGUS KENDALI MUTU Tugas MEMBANTU KEPALA KETUA DEPARTEMEN, KEPALA PUSAT, DIREKTUR/KEPALA UNIT LAINNYA DALAM: • Melakukan monitoring terhadap pelaksanaan seluruh kegiatan akademik dan non akademik sesuai dengan prosedur, ketentuan, perjanjian dan peraturan perundang-undangan yang berlaku • Melakukan monitoring pelaksanaan seluruh kegiatan akademik dan non akademik agar dapat memenuhi standar mutu dan sasaran mutu yang telah ditetapkan • Melakukan evaluasi bersama Ketua Departemen, Kepala Pusat, Direktur/Kepala Unit lainnya untuk melakukan tindakan korektif lebih dini terhadap pelaksanaan seluruh aktivitas penyelenggaraan akademik dan non-akademik di lingkup kerjanya • Pengkoordinasian pembuatan laporan evaluasi diri mengikuti standar-standar dan parameter yang telah ditentukan

  30. Rektor Komite Penjaminan Mutu Institut Kantor Audit Internal Kantor Manajemen Mutu Fakultas/Sekolah Gugus Penjaminan Mutu Fakultas/Sekolah Ketua Departemen Gugus Kendali Mutu Departemen/Program Mayor S1/S2/S3/ Ekstensi Bagian Program PPM/Kerjasama DRAFT STRUKTUR PENJAMINAN MUTU FAKULTAS DAN DEPARTEMEN

  31. Rektor Kantor Audit Internal Kantor Manajemen Mutu LPPM Gugus Penjaminan Mutu PUSAT/Unit lain DRAFT STRUKTUR PENJAMINAN MUTU PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT Gugus Kendali Mutu

  32. Rektor Kantor Audit Internal Kantor Manajemen Mutu Wakil Rektor Penjamin Mutu Direktorat/Unit lain DRAFT STRUKTUR PENJAMINAN MUTU DIREKTORAT Pengendali Mutu

  33. Garis Komando Garis Koordinasi Rektor Komite Penjaminan Mutu Institut Kantor Audit Internal Kantor Manajemen Mutu Direktorat Program Diploma Gugus Penjaminan Mutu Program Diploma Program Keahlian Gugus Kendali Mutu Program Keahlian DRAFT STRUKTUR PENJAMINAN MUTU DIPLOMA

  34. Sasaran mutu/ Kebijakan mutu • Prosedur Pencapaian Standar Mutu oleh Tim KMM + KPMI UNIT KERJA Sasaran mutu baru Pengawasan Kepatuhan oleh Auditor dari Kantor Audit Internal (KAI) Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi oleh Gugus Penjaminan Mutu (GPM) dan Gugus Kendali Mutu (GKM) Assessment oleh Asesor sesuai Standar Mutu Oleh KMM + Asesor • Pengembangan Sasaran Mutu • Penyempurnaan Proseduroleh KMM+KPMI+ Asesor Asesor adalah seluruh Sekretaris Departemen dan individual yang ditunjuk Rektor. Asesor dilatih oleh lembaga terkait (BAN-PT)

  35. DRAFT STANDAR MUTU IPB 2008-2012

More Related