CHSCT du 4 Septembre 2007

1. Information sur le plan de prévention et d’accompagnement : Plan d’action Absentéisme Longue Durée CHSCT du 4 Septembre 2007

2. Absentéisme longue durée Parce que le groupe Médéric s’est engagé sur 2 ans et demi Parce que notre contrat doit donc rejoindre l’équilibre objectifs B du chantier Topic 25 • Comprendre les facteurs explicatifs des longues maladies étant donné leur volume « atypique » • Construire un plan d’actions correctif à moyen terme  Réduire de 20% le nombre de nouveaux absents longue durée et de 20% également la durée moyenne des absences pour longue maladie

3. Absentéisme longue durée - COMPRENDRE • 50% des invalides et des absents depuis + de 6 mois avaient moins de 45 ans au début de leur arrêt  engendre de grosses provisions techniques en terme de prévoyance et participe pour beaucoup au déséquilibre du contrat d’assurance

4. Absentéisme longue durée - COMPRENDRE invalidité Maladie > 6 mois Maladie < 6 mois • les VRP sont fortement représentés en ce qui concerne l’invalidité, et les maladies de + de 6 mois (2/3), soit 8% des VRP (pour 2 et 3% chez les autres populations)  des salaires conséquents participe fortement au déséquilibre du contrat • Les Statistiques montrent également que les VRP une fois en longue maladie, reviennent moins travailler que les autres populations  la probabilité de durée de l’absence est également un grand facteur de provisions techniques

5. Absentéisme longue durée - COMPRENDRE  DEUX principaux facteurs explicatifs 1- Une non gestion de l’absentéisme par l’entreprise • parce que la mutualisation de la prévoyance au sein d’un grand groupe n’engendrait pas de répercussion financière particulière • parce que c’était parfois même un moyen de « gérer » la sous performance (« politique d’absentéisme »), ou de « gérer » le portefeuille en fin d’édition • parce qu’aucun contrôle n’avait lieu, même dans des cas « notoirement connus », créant ainsi un confortement général dans la non gestion de l’absentéisme • parce qu’aucune action de prévention n’était menée • parce que la non gestion allait jusqu’à prendre pour acquise l’invalidité 2ème catégorie et cumuler ainsi depuis des années un effectif « inactif » à qui on ne demande pas de justificatif

6. Absentéisme longue durée - COMPRENDRE  DEUX principaux facteurs explicatifs 2- Certains freins réels au retour à l’emploi (surtout VRP) • parce qu’il n’a plus de frais lors d’une longue maladie et que la règle d’abattement est celle des cotisations sociales, le vendeur pris en charge par la prévoyance pouvait percevoir une indemnisation supérieure à son salaire avant maladie • un non retour d’une personne pouvait présenter ou être perçu jusqu’à présent comme une relation « gagnant gagnant » entre le vendeur et le responsable • un vendeur qui reviendrait après un arrêt longue maladie gagne moins à son retour pendant plusieurs mois, que pendant sa maladie indemnisée par l’assureur • le manque d’un process d’accompagnement au retour tant RH que managérial et que financier

7. Absentéisme longue durée - ACTIONS  DEUXprincipaux facteurs explicatifs  DEUX types d’action Mise en place de mesures d’accompagnement et d’aide au retour Mise en place d’1 politi- que de sensibilisation, de prévention et de contrôle Favoriser la reprise du travail Réduire le nombre d’absents longue durée Objectif Quanti : Réduire à moyen terme de 20% la durée moyenne d’absence maladie de longue durée Objectif Quanti : Réduire à moyen terme de 20% les entrants dans le « système » longue maladie CHSCT du 4 Septembre 2007

8. 1er type : Les actions de sensibilisation • Sensibiliser tous les salariés sur ce que représente chaque année l’absentéisme et ses conséquences: Publier une information annuelle et didactique sur les résultats du contrat de prévoyance et de frais de santé à destination de l’ensemble des salariés A partir du rapport de l’assureur, communiquer sur les chiffres clés en les commentant. Échéance Avril 2008 CHSCT du 4 Septembre 2007

9. 1er type : Les actions de sensibilisation • Améliorer l’information des managers : Communiquer au TOP managers le suivi de l’absentéisme actuel mais enrichi des absences longues durées pour qu’ils sensibilisent leurs managers de proximité Enrichir les actuels tableaux de bord de l’absentéisme de chiffres clés sur l’absentéisme longue durée (hors invalidité) Un suivi des absences maladies longue durée a été construit pour une diffusion trimestrielle au top management à compter du 1er Septembre 2007, avec la reconstitution d’un historique au 1er Janvier 2007. Trois groupes ont été déterminés : les agences force de vente, les agences télévente et les autres directions. Dans les suivis sont reportés le nombre de collaborateurs en situation de longue maladie, un ratio sur l’effectif total de l’agence ou de la Direction est affiché ainsi qu’un ratio sur l’effectif total des agences ou des directions afin que chacun puisse évaluer où il se situe. CHSCT du 4 Septembre 2007

10. 1er type : Les actions de sensibilisation • Améliorer l’information des managers : Avertir systématiquement le manager N+1, à la réception d’un arrêt de travail, par l’envoi d’un mail Étude de la faisabilité technique de l’envoi par mail via STEP d’une notification d’absence au 1er jour de saisie d’un l’arrêt maladie ou si solution trop complexe ou onéreuse, un mail type pourrait être déclenché manuellement par le gestionnaire saisissant l’arrêt de travail. La demande a été formulée auprès de notre MOA, elle est en cours de chiffrage. A priori pas de problème de faisabilité technique mais un coût à chiffrer et des priorités à fixer. Dans l’attente d’un process automatique, envoi dans un premier temps d’un mail type aux managers par les gestionnaires du personnel à chaque saisie d’un nouvel arrêt maladie. Dispositif mis en place le 1er Septembre 2007. CHSCT du 4 Septembre 2007

11. 1er type : Les actions de prévention • Donner au Conseil RH un rôle de prévention de l’absentéisme par l’écoute des salariés et le dialogue avec la hiérarchie Optimiser la présence du Conseil RH auprès des commerciaux en agence Pour favoriser les contacts du conseil RH DC avec les commerciaux, bâtir une liste de « règles » lors des déplacements des CRH (ex : envoi de SMS 1 semaine avant la visite, prévoir des déplacements dans la seconde zone, choisir les jours de remise de prod. Etc.…) Le conseil RH s’organisera pour planifier les visites prioritairement les jours où les commerciaux se trouvent en agence. (Entretien de remise de production, réunion de groupe etc.) En général, il s’agit des lundis et des vendredis. Ces visites ont lieu une fois par mois. Un mail d’information sera désormais adressé par les C.R.H à tous les collaborateurs de l’agence. Pour les agences organisées en double zones, une présence semestrielle sera assurée les lundis, jours où sont planifiées les réunions de groupe. Le C.R.H assistera aux réunions le matin et rencontrera les commerciaux l’après-midi. Mise en place 1er Septembre 2007. CHSCT du 4 Septembre 2007

12. 1er type : Les actions de prévention • Écouter et aider les salariés en difficulté pour prévenir une éventuelle absence : Mettre en place un programme d’aide aux salariés sur le plan pratique, social et psychologique Construire le programme, choisir le prestataire et communiquer auprès des salariés sur les possibilités offertes. Un appel d’offre avait été réalisé dans le cadre du chantier « bien être au travail ». Deux prestataires sur quatre ont été sélectionnés (Solareh et Psya) pour une audition de leurs offres. Une décision quant au prestataire retenu devra être prise d’ici le 30/09/07 pour une mise en œuvre au plus tôt. Par ailleurs, Méderic prévoyance offre au travers de son action sociale différents services que nous souhaitons mettre en avant. (aide au logement, aide personnalisée ponctuelle, aide à domicile en cas de maladie …) Ces offres sont incluses au contrat. Une communication générale est en cours de réflexion pour diffusion à l’automne. CHSCT du 4 Septembre 2007

13. 1er type : Les actions de prévention • Empêcher certains « basculements » dans la longue maladie Instaurer des contrôles médicaux ponctuels « choisis » à l’initiative de PJ Charger un cabinet spécialisé et agrée à pratiquer des contrôles médicaux. Un prestataire (AGILA RH) a été sélectionné. Des contrôles ont d’ores et déjà été réalisés. CHSCT du 4 Septembre 2007

14. 1er type : Les actions de prévention Développer l’accès à l’aménagement de fin de carrière pour les VRP Finaliser les négociations engagées en 2005-2006 sur la base des dernières propositions de l’entreprise. L’accord a été signé le 23 Avril 2007 et s’applique dés l’édition 2008. 4 VRP ont signé pour l’édition 2008 un contrat senior. CHSCT du 4 Septembre 2007

15. 2ème type : Les actions favorisant le retour • Élaborer un process RH pour favoriser et accompagner les retours Former les personnes dédiées à la gestion administrative des personnes en longue maladie et en absence pour invalidité Plusieurs thèmes et objectifs : changer et uniformiser les pratiques et les messages, maîtriser les aspects techniques de l’indemnisation, détecter les possibilités de retour 1°) Rédaction (serv. paye)d’un document synthétique et didactique décrivant les règles d’indemnisation maladies pour l’ensemble des collaborateurs. Ce document sera mis en ligne courantSeptembre et pourra être communiqué aux collaborateurs pour faciliter la compréhension du sujet. 2°) Formation interne « Relation client » à l’automne pour les gestionnaires du personnel 3°) Rédaction (serv. paye)d’un document expliquant les règles d’indemnisation maladies/maternité/AT… Ce document interne pour le moment à la DRH a pour objectif d’être « la bible » RH sur le sujet et devra permettre un discours commun et unique tant par les gestionnaires du personnel que par le conseil RH. Diffusion RH prévu fin 2007. CHSCT du 4 Septembre 2007

16. 2ème type : Les actions favorisant le retour Améliorer la connaissance du conseil RH sur leurs salariés en situation de longue maladie Communication d’une liste mensuelle de tous les mouvements des absents en longue maladie pour leur permettre de comprendre et qualifier l’absentéisme. A partir des listes de mouvement transmises le conseil RH aura en charge de contacter régulièrement le manager pour faire un point sur les situations individuelles : apprendre si un contact est maintenu avec le salarié, s’interroger sur l’opportunité d’une action à mener pour faciliter un éventuel retour… CHSCT du 4 Septembre 2007

17. 2ème type : Les actions favorisant le retour Instaurer un entretien systématique de soutien à la reprise avec le manager dès le retour du salarié après une absence maladie de LD Définir la trame de cet entretien de soutien ainsi que le process pour le déclencher. Sensibilisation des managers à la gestion de l’absentéisme et formation à la conduite d’entretien de retour. En cours d’étude avec le service formation. CHSCT du 4 Septembre 2007

18. 2ème type : Les actions favorisant le retour • Mise en Oeuvre par Méderic du contrôle des demandes de prestations en IJ : Conditionné au contrat de prévoyance, ce contrôle est mené par des médecins conseil missionnés par l’assureur sous le sceau de la confidentialité. Les premiers arrêts maladies déclarés à Méderic sont intervenus à compter du 15 Juillet 2007. Chaque arrêt déclaré à l’assureur donne lieu à l’envoi d’un questionnaire médical devant obligatoirement être retourné à l’attention du médecin conseil de Méderic. CHSCT du 4 Septembre 2007

19. 2ème type : Les actions favorisant le retour • Mettre en place un dispositif d’aide à la réintégration professionnelle: Proposer aux collaborateurs en arrêt de travail prolongé un dispositif d’aide psychologique, sociale, professionnelle voire de reconditionnement à l’effort et de préparation physique, dispositif ayant pour finalité le retour à l’emploi. Ces services sont pris en charge par un organisme externe et spécialisé. Ils sont fondés sur le volontariat et la confidentialité. Ils permettent aux salariés de les accompagner pour mieux gérer les impacts psychologiques de l’arrêt de travail prolongé et de se mobiliser pour retrouver un dynamisme facilitant le retour au travail. Le dispositif est piloté par Médéric dans le cadre du contrat, les premières sollicitations ne devraient pas intervenir avant quelques mois. CHSCT du 4 Septembre 2007

20. Mesures d’accompagnement spécifiques au retour des VRP après 1 an d’absence maladie • Accompagner le vendeur dans sa remise à niveau Systématiser une formation de remise à niveau au retour du commercial. Élaborer le contenu de la formation et son process en fonction de la période du retour Chaque VRP sera accompagné lors de sa reprise par une formation de remise à niveau adapté à ses besoins. Un process est validé par la DC. Différentes étapes ont été identifiées : - Mise en place d’un document de recueil des besoins de formation - Entretien préalable avec le responsable - Entretien téléphonique avec le formateur - Identification des besoins spécifiques - Immersion de 5 jours (accompagnement) - Cursus S4 nouveau CC CHSCT du 4 Septembre 2007

21. Mesures d’accompagnement spécifiques au retour des VRP après 1 an d’absence maladie • Faire tenir un rôle actif au responsable dans l’accompagnement du retour de son commercial Informer/former les managers sur le process général de la gestion d’un retour et leurs missions spécifiques d’aide au retour d’un VRP absent depuis plus d’un an Rédaction d’un kit de communication/formation qui récapitule le process général, sensibilise aux difficultés auxquelles peut être confronter un commercial dans cette situation et définit les missions spécifiques du responsable Ce point sera abordé avec l’entretien de retour manager. CHSCT du 4 Septembre 2007

22. Mesures d’accompagnement spécifiques au retour des VRP après 1 an d’absence maladie Organiser un rythme d’accompagnement et de « coaching » spécifiques du commercial en reprise par son responsable Développer l’idée et la définir en détail Le RV accueille son vendeur le matin même de sa reprise, l’objectif étant 1°) le ré accueil 2°) de bien identifier ses acquis et les axes prioritaires de progression . Le RV consacre la journée de reprise avec son vendeur et le soutien dans les actions de préparation des ordres et de prise de RDV Suivis, accompagnements, entretiens : - Le vendeur doit être accompagné avec une fréquence soutenue, soit 1 accompagnement hebdomadaire durant le premier mois de reprise, puis 1 accompagnement bimensuel les mois suivants durant trois mois. - Un entretien hebdomadaire doit être programmé afin de suivre au plus près son vendeur le soutenir dans ces efforts, l’encourager, lever les inquiétudes ci-elles existent et lui apporter l’aide nécessaire suite aux difficultés rencontrées. CHSCT du 4 Septembre 2007

23. Mesures d’accompagnement spécifiques au retour des VRP après 1 an d’absence maladie Motiver le responsable de vente sur sa mission d’accompagnement au retour d’un commercial absent depuis longtemps Il est dans les missions traditionnelles des managers d’aider au retour d’un de ses salariés après une courte ou longue absence. Définir un élément de motivation financier: En fonction de la date de reprise, un objectif PTP sera décliné au RV ayant la responsabilité d’intégrer un collaborateur de retour après un long arrêt : Il s’agit là de définir des critères d’appréciation en lien avec le respect du processus d’accompagnement défini et non sur des critères en lien avec la performance commerciale. CHSCT du 4 Septembre 2007

24. Mesures d’accompagnement spécifiques au retour des VRP après 1 an d’absence maladie Soutien au responsable de Vente : A l’issue de la formation de remise à niveau du Cial, un formateur se déplacera en agence et soutiendra l’action du Responsable durant la première semaine de reprise, afin d’être en apport autour des thèmes suivants : - qualification du portefeuille, - préparation des dossiers, - prise de RDV - accompagnement en clientèle débriefing etc.… En fin de semaine, le formateur transmettra un bilan d’accompagnement au responsable de vente qui prendra le relais du suivi du vendeur dès la semaine suivante en respectant le processus d’accompagnement défini. Dans son bilan, le formateur précisera les points observés, les acquis et l’axe prioritaire de progression du vendeur. CHSCT du 4 Septembre 2007

25. Mesures d’accompagnement spécifiques au retour des VRP après 1 an d’absence maladie • Accompagner financièrement le vendeur lors de sa reprise Fixer un montant spécifique d’avance pour ces vendeurs : Avance de 3500 euros bruts, pour une durée maximale spécifique de 6 mois, pas de reprise sur l’avance du 1er mois, consacré à la formation et à la remise à niveau et reprises effectuées qu’à partir du 5ème mois. A partir du 5ème mois, les reprises ne s’effectueront qu’au-delà de 3500 euros pendant 6 mois, puis, si nécessaire, dans les mêmes conditions que pour les autres VRP Ce soutien financier sera expliqué au VRP par son manager lors de l’entretien de retour. CHSCT du 4 Septembre 2007

26. Cas particulier : la gestion des invalides • Modifier notre gestion de l’invalidité Pour les « futurs » invalides ou les récents, redéfinir un process complet de gestion (demande de justification des arrêts de travail, visite médicale du travail systématique en cas de non justification, application des préconisations du médecin du travail). Le contrat de travail d’un salarié en invalidité est suspendu tant qu’il justifie de son absence par des arrêts de travail. Lorsque le salarié en invalidité ne justifie plus de son absence par des arrêts de travail, PagesJaunes est en droit de lui demander de reprendre le travail. Le salarié devra alors passer une visite médicale de reprise à laquelle le médecin du travail est tenu de procéder dans les 8 jours de la reprise du travail. C’est dans ce seul cadre que le médecin du travail pourra constater l’inaptitude du salarié à son poste de travail Il y a nécessité de différencier le traitement des dossiers - les cas récents et prochains cas, - les cas où les intéressés sont en invalidité de longue date. Un process complet est en cours de réalisation. CHSCT du 4 Septembre 2007