OLEH Margono Slamet Institut Pertanian Bogor

1. PRINSIP-PRINSIP MENEJEMEN MUTU TERPADU DAN PENERAPANNYA DI PT OLEH Margono Slamet Institut Pertanian Bogor

2. 14 PRINSIP DEMINGUNTUK MANAJEMEN MUTU 1. Tumbuhkan terus tekad yang kuat untuk meraih mutu. 2. Adopsi filosofi yang baru. 3. Hentikan ketergantungan pada pengawasan jika ingin meraih mutu. 4. Hentikan hubungan kerja yang hanya berdasar harga. 5. Selamanya lakukan terus perbaikan-perbaikan. 6. Lembagakan pelatihan-sambil kerja. 7. Lembagakan kepemimpinan yang membantu. 8. Singkirkan sumber ketakutan. 9. Hilangkan penghalang komunikasi antar bagian. 10. Hilangkan slogan-slogan dan keharusan-keharusan. 11. Hilangkan kuota dan target-target kuantitatif. 12. Hilangkan penghalang-penghalang yang merampas kebanggaan orang dalam kerjanya. 13. Lembagakan program pendidikan dan pengembangan-diri secara sungguh-sungguh. 14. Libatkan semua orang dalam mencapai transformasi. C:\TQM\Deming2 @ Margono Slamet

3. PENERAPAN PRINSIP-PRINSIP MMT DI PERGURUAN TINGGI • Bertekad menjadi PT yang bermutu. • Adopsi filosofi mutu. • Fokus pada pelanggan. • Semangat kerja-kelompok. • Kepemimpinan yang membantu. • Komitmen pada mutu. • Perbaikan mutu berkelanjutan. • Keputusan berdasar data dan fakta. T Q M • Belajar sambil bekerja. • Alat dan teknik untuk meningkatkan mutu (terukur). • Cegah adanya cacat kerja. • Pengakuan dan penghargaan pada usaha perbaikan mutu. • Perbaikan pada prosedur kerja. • Struktur yang mengundang partisipasi. C:\…\ New Folder \ MMT di Kelas Margono Slamet / 1996 @ Margono Slamet

4. PENERAPAN PRINSIP-PRINSIP MMT DI PERGURUAN TINGGI 1. BERTEKAD MENJADI PT YANG BERMUTU • Menjadi bermutu itu harus dengan niat dan dilanjutkan dengan melakukan usaha2 yang nyata ke arah itu. • Untuk menjadi PT yang baik/bermutu perlu kesadaran, niat dan usaha. • Jadilah PT yang baik/bermutu NIKMAT. • Pengakuan orang lain (mahasiswa & sejawat & mayarakat) bahwa PT kita adalah PT bermutu merupakan kunci ke arah masa depan yang cerah. @ Margono Slamet

5. 2. Adopsi filosofi mutu Perguruan tinggi yang bermutu adalah yang dapat memenuhi kebutuhan dan harapan masyarakat. Kebutuhan masyarakat adalah berkembangnya SDM yang bermutu dan tersedianya informasi, pengetahuan dan teknologi yang dapat meningkatkan taraf hidup. Perguruan tinggi yang bermutu adalah yang secara keseluruhan memberi kepuasan kepada masyarakat. Kepuasannya bisa berasal dari : 1. Tujuan2 PT yang bisa dimengerti, dan yang berhu-bungan dengan kebutuhan dan harapan masyarakat. 2. Kegiatan2 PT yang sesuai dengan tujuan2 terse-but di atas. @ Margono Slamet

6. 3. Menyaksikan dan merasakan hasil2 yang dicapai PT ybs : - Proses belajar-mengajar yang teratur dan lancar; - Dosen2 yang produktif dan efisien; - PT berperan aktif dalam memajukan bangsa & negara; - Lulusan2nya berprestasi cemerlang di masyarakat. - Dan lain sebagainya. 4. Para lulusannya merasakan manfaat pendidikannya dalam meniti karirnya masing-masing. 3. Fokus pada pelanggan Perhatian PT selalu dipusatkan pada kebutuhan dan harapan para pelanggannya: mahasiswa, masyarakat, industri, pemeintah, dll. Tugas utama PT adalah memenuhi dan memuaskan kebutuhan dan harapan para pelanggannya. Untuk ini perguruan tinggi harus dapat : - mengetahui ciri-ciri pelanggan-pelanggannya. - mengidentifikasi dan menganalisa kebutuhan dan harapan pelanggan. @ Margono Slamet

7. 4. Pendekatan kerjasama kelompok • Hasil pemikiran dan kerja kelompok selalu lebih baik dari hasil orang seorang. Prestasi PT bukanlah hasil individu, tetapi hasil kerja banyak orang. Tumbuh dan kembangkan sistem kerja kelompok ini. • Kelompok pimpinan, kelompok dosen, kelompok kar-yawan, kelompok mahasiswa, dan kelompok campur- an orang-orang tersebut. Pertemukan orang-orang itu. Contoh : Kelompok Pengajar harus bekerjasama menyusun strategi untuk bisa membelajarkan mahasiswa secara efektif dan efisien. Satu atau dua pengajar saja yang “mengajar” seca-ra baik tidaklah cukup. Semua pengajar seharusnya beker-jasama agar semuanya dapat menjadi pengajar yang baik. @ Margono Slamet

8. Kelompok Pengajar-Mahasiswa : Pengajar dan mahasiswanya harus bisa bekerja sebagai tim yang efektif untuk mencapai tujuan belajar-mengajar. Pengajar dan mahasiswa mempunyai tujuan yang sama dari proses belajar-mengajar. Pengajar ingin menjadi pengajar yang baik, dan mahasiswa ingin belajar secara efektif. Pengajar tidak bisa dikatakan sebagai pengajar yang baik bila mahasiswanya tidak bisa belajar dengan baik. Sebaliknya mahasiswa akan sulit belajar dengan baik bila pengajarnya tidak baik. Sebagai anggota kelompok atau tim mereka harus kenal satu sama lain secara baik melalui interaksi yang sering dan intensif, yang kemudian akan menghasilkan adanya Proses Belajar-Mengajar yang efektif dan efisien. @ Margono Slamet

9. Tim Perbaikan Mutu : • Sesuatu yang perlu diperbaiki mutunya bisa menjadi obyek penugasan bagi sekelompok dosen/karyawan yang akan bekerjasama dalam suatu tim. • Tim ini diberi kewenangan untuk mencari upaya agar mutu dari sesuatu tadi menjadi lebih baik. Bila cara perbaikan itu kemudian disetujui oleh pimpinan, maka tim itu ditugasi untuk melakukan perbaikan. • Tim-tim itu sebelumnya dilatih bagaimana cara bekerja- sama yang efektif dan efisien dalam tim. @ Margono Slamet

10. 5. Kepemimpinan yang membantu Bekerja yang bermutu itu tidak mudah, apalagi kalau harus bekerja sendiri. Karena itu ada pimpinnan yang bertugas memotivasi, mengarahkan dan mempermudah serta mem- percepat proses perbaikan mutu kinerja bagi orang-orang itu. Bekerja perlu motivasi; motivasi bisa berasal dari dalam diri sendiri (intrinsic motivation),tetapi juga bisa berasal dari luar(extrinsic motivation).Yang dari luar ini antara-nya berasal dari pimpinan. Dengan motivasi yang kuat, proses belajar bekerja yang bermutu dapat berjalan dengan cepat dan lancar. Pimpinan bertugas sebagai motivator dan fasilitator bagi orang-orang yang bekerja di bawah pengawasannya. @ Margono Slamet

11. Dalam organisasi setiap atasan berfungsi sebagai pemim-pin. Dialah yang diharapkan mempengaruhi perilaku kerja dari orang-orang yang dipimpinnya . Oleh karena itu dia harus memiliki kepemimpinan. Kepemimpinan dalam organisasi ti-dak asal bisa mempengaruhi peri-laku orang, tetapi pengaruh yang bersifat memberdayakan orang. Ke-pemimpinan atasan seharusnya memberdayakan orang-orang, se-hingga mereka akan menjadi lebih mampu melaksanakan tugas peker-jaannya dengan cara yang lebih baik dan hasil yang lebih bermutu. M UTU Kepemimpinan yang membuat orang merasa lebih berdaya adalah kepemimpinan yang membantu. @ Margono Slamet

12. 6. Komitmen pada Mutu Harus ada kesadaran dan keyakinan akan perlunya mutu kinerja; dan karenanya perlu ada tekat dan rasaketerikatan yang kuat untuk menjaga dan mening-katkan mutu kerja. IJASAH KERJA (pengajaran, penelitian, administrasi, dll) yang tak bermutu kadang-kadang sama nilainya dengan tanpa kerja. Pendidikan dan penelitian yang tak bermutu bisa berakibat lebih jelek dari tanpa pendidikan & penelitian. ------------ ---------------- ----------------- ----------- Komitmen yang kuat pada mutu PT akan menggerak-kan usaha yang terus-menerus untuk meningkatkan mutu, dan tidak akan menyerah pada kendala-kendala dan kesulitan-kesulitan lain yang menghadang. @ Margono Slamet

13. 7. Memperbaiki Mutu Perguruan Tinggi secara berkelanjutan Tekad untuk meningkatkan mutu perguruan tinggi harus dibuktikan dengan adanya usaha-usaha nyata memper-baiki mutu. Tidak hanya sekali memperbaiki dan selesai, tetapi sedikit demi sedikit secara terus-menerus. Mutu perguruan tinggi tidak ada langit-langitnya, karena itu tidak mungkin meningkatkan mutu sekaligus dan selesai. Setiap kali perlu ditetapkan standar mutu dari sesuatu yang ingin dicapai. Standar mutu tridarma dan admi-nistrasi PT ini perlu ditingkatkan sedikit demi sedikit sesuai dengan kemampuan yang dimiliki. @ Margono Slamet

14. 8. Keputusan berdasarkan data dan fakta Sebelum melakukan berbagai perbaikan mutu pendidik-an/pengajaran harus melewati bermacam pengambilan kesimpulan, penilaian, dan keputusan. Semua itu harus diambil/dibuat berdasarkan fakta yang ada dan/atau data yang tersedia. Tanpa itu kesimpulan dan keputusan itu akan mengandung kelemahan dan keraguan, se- hingga pelaksanaannyapun akan ragu-ragu. Mengidentifikasi masalah pengajaran di kelas juga perlu di- dasari oleh berbagai data dan fakta. Misalnya nilai rata-rata kelas, jumlah mahasiswa yang bertanya waktu kuliah, jum- lah kehadiram MHS, buku yang tersedia di perpustakaan, dll. Biasakanlah mengumpulkan data !!! @ Margono Slamet

15. 9. Program belajar sambil bekerja Pekerjaan di PT jangan dilihat sebagai pekerjaan rutin yang sama saja dari waktu ke waktu. Ini bisa membosan-kan. Sebaliknya bila kerja akademis dan administrasi itu dilihat sebagai tantangan yang harus dicermati, maka selain akan selalu menarik juga akan menggugah pelaku-nya untuk mencari dan mencoba prosedur-prosedur lain yang sekiranya akan lebih efektif dan lebih baik mutunya. Setiap kegiatan di PT direncanakan dengan baik, dilaksanakan dengan cer-mat, dan hasilnya dievaluasi dibanding-kan dengan standar mutu yang ditentu-kan sebelumnya. Carilah instruktur atau tutor untuk Anda. Meliputi materi, metoda, prosedur, dll. Ini menarik, dan jauh dari membosankan. @ Margono Slamet

16. 10. Alat dan Teknik untuk perbaikan mutu Data dan fakta yang ada dapat disajikan dengan berbagai alat dan teknik untuk bisa dianalisa dan disimpulkan. - Flowchart - Diagram tulang ikan - Tabel - Diagram Pareto - Gantt Chart - Medan Gaya - Histogram - Afinitas - Matrik - Check Sheet - Brainstorming - Lain-lain. Orang Peralatan Akibat Material Prosedur 12 @ Margono Slamet

17. 11. Perbaikan Proses yang Preventif Rendahnya mutu biasanya lebih banyak disebabkan oleh kurang tepatnya prosedur yang menghasilkan adanya proses yang tidak mengeluarkan hasil seperti yang diharapkan. Oleh karena itu dari waktu ke waktu prosedur kerja yang di- gunakan di PT perlu ditinjau apakah mendatangkan hasil yang diharapkan. Bila tidak maka prosedur itu perlu diubah dengan yang lebih baik dan sesuai. Setiap prosedur kerja baru harus dicoba lebih dahulu. Kalau hasilnya memuaskan baru diadopsi. Dengan begitu dapat dicegah adanya kegagalan yang tidak perlu. @ Margono Slamet

18. 12. Pengakuan dan Penghargaan Bagi pengajar, mahasiswa atau pegawai yang telah berusaha memperbaiki mutu pendidikan/pengajaran/ pekerjaannya perlu diberi pengakuan dan penghar-gaan agar semua yang bersangkutan dengan pergu-ruan tinggi itu terdorong untuk terus melakukan usaha-usaha perbaikan . Dosen-2 muda dan karyawan dapat saja mencoba cara-cara kerja baru dan ternyata lebih efektif. Kalau ini terjadi maka seyogyanya usaha mereka itu diakui dan diberi penghargaan sepantasnya. Usaha Perbaikan mutu perguruan tinggi bukan mono-poli pengajar dan pimpinan perguruan tinggi saja. Untuk mengajak partisipasi dari semua fihak, adanya sistempengakuan dan penghargaan ini sangat penting. @ Margono Slamet

19. 13. Perbaikan Prosedur Antar Fungsional Perguruan tinggi yang bermutu bukan hasil karya orang secara individual, tetapi hasil kerjasama bebe-rapa orang yang bekerjasama. Orang-orang yang be-kerjasama itu mungkin berbeda status dan fungsinya. Karena itu perlu ditingkatkan prosedur-prosedur yang menghasilkan kerjasama antar fungsi itu. Misalnya perlu dikembangkan prosedur yang lebih memudahkan kerjasama antar pengajar dengan mahasiswa, dengan teknisi, laboran, pustakawan, pegawai administrasi, dan dengan sesama pengajar. Prosedur yang memudahkan interaksi antar me- reka ini perlu dikembangkan dan diperbaiki. @ Margono Slamet

20. 14. Struktur yang mengundang partsipasi Struktur adalah cara pengaturan yang mantap, yang memungkinkan sebanyak mungkin orang untuk ber- partisipasi memperbaiki perguruan tinggi. Misalny a: rencanakan dan tradisikan adanya pertemuan antar pengajar dan mahasiswa untuk mereview proses B-M, dan berdiskusi dalam rangka mencari cara-cara yang lebih baik dan lebih efektif untuk mencapai pendi- dikan/pengajaran yang bermutu. Demikian pula pertemuan antara para pengajar dengan orang tua mahasiswa , alumni, para pengusaha, unsur pemerintah, tokoh masyarakat, dan para donatur. @ Margono Slamet

21. HANYA SEKIAN YANG DAPAT DISAJIKAN. SEMOGA BERMANFAAT. @ Margono Slamet

23. PENERAPAN PRINSIP-PRINSIP MMTDI PERGURUAN TINGGI Disajikan oleh Margono Slamet Institut Pertanian Bogor