TUPOKSI Pusat Arsip di Institut Pertanian Bogor

1. Selamat DatangPeserta Diklat Kearsipan PTN dan Kopertisdi Perpustakaan IPBKampus Darmaga BogorJumat, 23 Oktober 2009

2. TUPOKSI Pusat Arsip di Institut Pertanian Bogor

3. Latar Belakang IPB sebagai salah satu instansi pemerintah yang mempunyai tugas sebagai pengembang tridharma perguruan tinggi, berkewajiban memelihara arsip, dokumen universitas sebagai bentuk akuntabilitas dan pertanggungjawaban organisasi terhadap pemerintah dan publik.

4. Arsip Universitas merupakan suatu unit kerja yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip. Kebutuhan akan terbentuknya Arsip Universitas menjadi sangat signifikan dengan berubahnya status IPB menjadi BHMN, dimana IPB mempunyai kewenangan secara otonom untuk mengelola arsip.

5. Arsip Universitas IPB adalah program terpadu yang terdiri dari kebijakan, sumberdaya manusia, kegiatan dan fasilitas yang tersedia untuk merawat dan memelihara arsip IPB agar diakses dan disajikan untuk kepentingan pengguna IPB dan luar IPB secara lebih mudah.

6. Visi dan Misi Arsip Universitas IPB: • Mendukung visi dan misi IPB dari aspek kearsipan • Memenuhi standar nasional dan internasional dalam bidang kearsipan • Memberi layanan dokumen kearsipan kepada seluruh warga IPB secara efektif dan efisien

7. Tujuan Umum Arsip Universitas IPB: • Menjadi pusat historis dari aktivitas dan transaksi IPB • Melakukan pengelolaan arsip yang bernilaiguna tinggi bagi kepentingan IPB • Menyediakan pelayanan informasi yang dapat membantu pelaksanaan kegiatan di IPB • Menjadi pusat memori IPB

8. Tujuan Khusus Arsip Universitas IPB: • Menjadi pusat koordinasi manajemen kearsipan di lingkungan IPB • Menjadi pusat penyimpanan arsip inaktif dan arsip statis IPB • Menjadi pusat rujukan untuk standar dan pedoman kearsipan IPB • Menjadi pusat konsultasi, pelatihan, dan bimbingan manajemen kearsipan IPB • Menjadi koordinator pembinaan profesi arsiparis di lingkungan IPB.

9. Tugas dan Fungsi • mengelola arsip inaktif dan arsip statis IPB; • memelihara/melestarikan arsip statis IPB; • membina kearsipan untuk seluruh unit kerja di lingkungan IPB; • mengembangkan sistem teknologi kearsipan • melaksanakan dan mengkoordinir penyusutan arsip IPB; • memberikan konsultasi, pelatihan dan bimbingan manajemen kearsipan;

10. Tugas dan Fungsi • mengerjakan alihmedia arsip inaktip dari bentuk konvensional (tercetak) ke media baru (elektronik, mikrofilm); • menberikan layanan temubalik arsip inaktif yang disimpan di Pusat Arsip Universitas (Bidang Pengelolaan dan Pengembangan Arsip IPB); • melaksanakan koordinasi dengan Depdiknas, ANRI dan lembaga arsip lainnya; • membina profesi arsiparis di lingkungan IPB.

11. Posisi Pusat Arsip Bidang Pengelolaan dan Pengembangan Arsip Seksi Pengelolaan Arsip Seksi Pengembangan Arsip Kelompok Fungsional

12. Tanggung Jawab Kearsipan Partisipasi seluruh pejabat dan unit kerja di lingkungan IPB.

13. Tanggung Jawab Kearsipan Keberhasilan arsip universitas ditentukan oleh partisipasi pejabat di lingkungan IPB, yaitu: • Pimpinan perguruan tinggi (IPB) • Pimpinan unit kerja di lingkungan IPB

14. Tanggung Jawab Kearsipan • Untuk mencapai tujuan program Arsip Universitas IPB, maka tanggungjawab akan keberhasilannya sangat ditentukan oleh partisipasi pejabat di lingkungan IPB, yaitu: • Rektor • Wakil Rektor • Dekan Fakultas/SPs • Kepala LPPM dan Pusat –pusat • Kepala Perpustakaan • Direktur • Kepala Kantor

15. Tanggung Jawab Kearsipan • Ketua Departemen • Kepala Unit Penyelenggara MKDU • Kepala University Farm • Kepala Unit Keamanan Kampus • Kepala Unit Olahraga dan Seni • Kepala UPT Bahasa • Kepala Poliklinik • Unit Usaha • Kepala Bidang dan Kepala Subdit pada Kantor dan Direktorat • Kepala Tata Usaha Fakultas, Departemen, dan Lembaga

16. Saat ini Pusat Arsip Universitas masih berada di bawah Perpustakaan IPB: Bidang Pengelolaan dan Pengembangan Arsip Seksi Pengelolaan Arsip Seksi Pengembangan Arsip

17. Program Kerja Pusat Arsip IPB • Menyusun buku Pedoman Kebijakan Kearsipan IPB, Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis, Pedoman Penyusutan Arsip IPB, Jadwal Retensi Arsip (JRA) IPB, dan beberapa SOP yang berkaitan dengan sistem kearsipan IPB; • Penyerahan arsip statis IPB ke Depdiknas/ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia);

18. Program Kerja Pusat Arsip IPB • Pengolahan arsip inaktif di lingkungan kantor pimpinan IPB dan di Direktorat SDM serta LPPM; • Mengikuti pelatihan-pelatihan penjenjangan dalam bidang kearsipan;

19. Program Kerja Pusat Arsip IPB • Mengikuti lomba arsiparis berprestasi dan pemilihan pengelola arsip univesitas tingkat nasional; • Membina arsiparis di lingkungan IPB; • Membuat program aplikasi untuk mengelola personal file PNS IPB;

20. Program Kerja Pusat Arsip IPB • Melalui program pengembangan kearsipan IPB (DIPA 2009) sedang melaksanakan kegiatan identifikasi arsip pada semua unit kerja di lingkungan IPB, alih-media (koversi) arsip tercetak/analog ke format digital; sosialisasi dan pelatihan sistem dan software kearsipan; • Membuat program aplikasi sistem kearsipan IPB berbasis web.

21. Arsiparis di Lingkungan IPB • 28 orang tersebar di unit kerja • Tingkat Terampil 27 orang • Tingkat Ahli 1 (satu) orang Ada 95 unit kerja di IPB

22. Produk yang Sudah/Sedang Dibuat • Buku Kebijakan Kearsipan IPB; • Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis (Aktif dan Inaktif) IPB; • Pedoman Pengelolaan Arsip Statis IPB; • Pedoman Penyusutan dan Pemusnahan Arsip IPB ; • Pedoman Jadwal Retensi Arsip IPB (JRA IPB); • Pedoman Pembinaan Profesi Arsiparis IPB; • SOP (Standard Operation Procedure) Kearsipan; • Software sistem Kearsipan berbasis Web.

23. http://www.pusat-arsip-ipb.com