partner in automatisering

1. partner in automatisering software - hardware - IT services WWW.CAC.BE WWW.DIAS.BE

2. HISTORIEK 1987 1989 1992 1999 2006 1988 1990 1997 2002 2008

3. Digitaal Informatie Archivering Systeem Een complete oplossing voor digitaal documentbeheer

4. MODULAIRE OPBOUW Beheer en archivering van al uw bedrijfsdocumenten Beheer van klanten, leveranciers, prospecten, personeel, etc. Elektronische goedkeuring / distributie van documenten

5. DOCUMENT MANAGEMENT PROCES Documentarchivering Documentinvoer Documentverwerking • Welke documenten? • Papier  digitaal • Aandachtspunten bij scanning • Integratie met de werkomgeving • Document indexering • Acties • Versiebeheer • Workflow management • Customer Relationship management • Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten * … • Security

6. WELKE DOCUMENTEN? Inkomende correspondentie Aankoopfacturen Leveringsbons ISO documenten Verlofaanvragen Productienota’s Verpakkingsetiketten Documentatie Catalogi / prijslijsten Personeelsadministratie Foto’s Commerciële administratie E-mails …

7. DOCUMENT INVOER INPUT OUTPUT PAPIER • Werkstations • Intranet • Internet • Citrix / VPN • Mobile devices • Printer • Fax • E-mail ZOEKVELDEN DIGITAAL • CD-ROM • DVD • Tape • WORM

8. INVOER PAPIEREN DOCUMENTEN Aandachtspunten:  Keuze van het scantoestel  Barcodeherkenning  OCR Optical Character Recogniton  VRS Virtual Rescan Software

9. KEUZE DOCUMENTSCANNER • DIAS = scanner onafhankelijk •  Aantal pagina’s per dag • Formaat • Single / Duplex •  Kleur / Zwart wit •  Automatische documentinvoer

10. BARCODE HERKENNING Functies van de barcode:  Documentseparator  Herkenning documenttype  Flowinformatie  Automatische afhandeling PATCHBLAD VOORGEDRUKT ETIKET

11. OPTICAL CHARACTER RECOGNITION

12. VRS SOFTWARE MET VRS SCANT U DIVERSE DOCUMENTSOORTEN OP AANGEPASTE MANIEREN DITMET EEN MINIMALE VOORBEREIDING EN ZONDER ONDERBREKING VAN DE SCANNING

13. = ONLEESBAAR = PROBLEMEN HERKENNING = VEREIST 2DE SCANNING = LEESBAAR = ONMIDDELLIJKE HERKENNING = GEEN 2DE SCANNING AUTO-BRIGHTNESS A DOCUMENT BATCH NO VRS B = VRSAUTO-BRIGHTNESS

14. Kofax Virtual Re-Scan (VRS) Low Contrast Logo Dot Matrix Text Gemarkeerde tekst Doorslagen handschrift Koffie vlekken gekleurde background

15. Image File Size = 213 KB Kofax Virtual Re-Scan (VRS)

16. DOCUMENT INVOER INPUT OUTPUT PAPIER • Werkstations • Intranet • Internet • Citrix / VPN • Mobile devices • Printer • Fax • E-mail ZOEKVELDEN DIGITAAL • CD-ROM • DVD • Tape • WORM

17. Andereapplicaties MS Office Fax Web Software app. Telefonie CTI- DIAS INTEGRATIE Applicaties gebaseerd op XML, webservice, ODBC, …

18. INTEGRATIE MS OUTLOOK Microsoft Outlook knoppenbalk • Centraal archiveren van inkomende / uitgaande e-mails • Archiveren / toevoegen van bijlages • Opzoeken van adressen

19. INTEGRATIE MS WORD / EXCEL Microsoft Word knoppenbalk • Centraal archiveren van documenten • Centraal beheer van sjablonen • Gebruik van adresgegevens

20. INTEGRATIE MS WORD / EXCEL

21. INTEGRATIE FAX

22. INTEGRATIE WEB

23. INTEGRATIE SOFTWARE APP. Enkele toepassingen:  Synchronisatie van klanten / leveranciers  Documenten automatisch / semi-automatisch archiveren (vb. verkoopfacturen, leveringsbons…)  Uitwisselen van metadata of gestructureerde datavelden (vb. boekingsgegevens van een aankoopfactuur)

24. INTEGRATIE SOFTWARE APP.

25. INTEGRATIE TELEFONIE

26. DOCUMENT INDEXERING DOCUMENTTYPE CONTACT OMSCHRIJVING

27. FLEXIBELE DOCUMENT INDEXERING

28. DOCUMENT MANAGEMENT PROCES Documentarchivering Documentinvoer Documentverwerking • Welke documenten? • Papier  digitaal • Aandachtspunten bij scanning • Integratie met de werkomgeving • Document indexering • Acties • Versiebeheer • Workflow management • Customer Relationship management • Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten * … • Security

29. DOCUMENT ACTIES • Lokaal opslaan van een document • Afdrukken van een document • Handtekenen van een document • Toevoegen aan favoriete documenten • Document versturen (e-mail / fax) • Document wijzigen Alle documentacties zijn gekoppeld aan gebruikersrechten

30. VERSIEBEHEER

31. BEHEER HISTORIEKEN

32. WORKFLOW

33. EEN FLOW CREËREN

34. WORKFLOW AUTOMATISCH MANUEEL voorgedefinieerde flow Piet Jos Jan Jos Pol Jan Piet

35. WORKFLOW SERIEEL PARALLEL Piet Piet Jos Jan Jos Jan

36. VERWERKING MET CONDITIES < 2.500 > 2.500

37. WORKFLOW Voordelen workflow: • historisch traceerbaar • snellere interactie - in de eigen dienst - met andere diensten - met andere vestigingen • betere opvolging

38. CENTRAAL ADRESSENBEHEER

39. ADRESSENBEHEER

40. FLEXIBELE INTERFACE

41. AGENDABEHEER

42. DOCUMENT MANAGEMENT PROCES Documentarchivering Documentinvoer Documentverwerking • Welke documenten? • Papier  digitaal • Aandachtspunten bij scanning • Integratie met de werkomgeving • Document indexering • Acties • Versiebeheer • Workflow management • Customer Relationship management • Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten * … • Security

43. ARCHIVEREN VAN EEN DOCUMENT Andere documenten Projecten Metadata Wagenpark Planning Workflow Contactperso(o)n(en) Document type

44. CENTRAAL ZOEKSCHERM RESULTAAT VOORBEELD ZOEKEN WORKFLOW

45. VOORDELEN ZOEKFUNCTIES • Al uw documenten in 1 centraal archief • Verticaal zoekenvb. u zoekt: alle opleidingen van medewerker X alle opleidingen van de maand maart • Full text searchvb. alle documenten waarin het woord “helpdesk” voorkomt • Krachtige zoekmotor

46. CONCLUSIE Scanner MS Office Andere toepassingen Boekhouding / ERP Gebruiker Multimedia Telefonie Website Digitale fax

47. VOORDELEN EDM (algemeen) • Tijd besparen • Routine automatiseren • Meer uniformiteit en transparantie • Security • Snellere dienstverlening • Ruimte besparen

48. VOORDELEN DIAS • Integratiemogelijkheden • Combinatie met workflow en CRM • Maximale parametrisatie • Gebruiksvriendelijk • Permanente ontwikkeling • Groeipotentieel

49. PRODUCTIE LEAF DISTRIBUTION FINANCIAL SERVICES DISTRIBUTIE DIENSTVERLENING ONZE KLANTEN

50. WWW.DIAS.BE