1 / 64

PARTNER IN AUTOMATISERING

PARTNER IN AUTOMATISERING. Katrien Demeulemeester Karel Decorte. D igitaal I nformatie A rchivering S ysteem. Een complete oplossing voor digitaal documentbeheer. MODULAIRE OPBOUW. Beheer en archivering van al uw bedrijfsdocumenten.

tryna
Download Presentation

PARTNER IN AUTOMATISERING

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. PARTNER IN AUTOMATISERING Katrien Demeulemeester Karel Decorte

  2. Digitaal Informatie Archivering Systeem Een complete oplossing voor digitaal documentbeheer

  3. MODULAIRE OPBOUW Beheer en archivering van al uw bedrijfsdocumenten Beheer van klanten, leveranciers, prospecten, personeel, etc. Elektronische goedkeuring / distributie van documenten

  4. DOCUMENT MANAGEMENT PROCES Documentarchivering Documentinvoer Documentverwerking • Welke documenten? • Papier  digitaal • Aandachtspunten bij scanning • Integratie met de werkomgeving • Document indexering • Acties • Versiebeheer • Workflow management • Customer Relationship management • Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten * … • Security

  5. WELKE DOCUMENTEN? CMR’s Aankoopfacturen Leveringsbons ISO documenten Verlofaanvragen Productienota’s Verpakkingsetiketten Documentatie Catalogi / prijslijsten Personeelsadministratie Foto’s Commerciële administratie E-mails …

  6. Digitaal beheren en archiveren van personeelsdossiers

  7. LOOPBAANTRAJECT Werving / selectie Loopbaan Loopbaan beëindiging (pensioen / ontslag) Gepersonaliseerde loopbaan begeleiding

  8. PERSONEELSADVERTENTIES

  9. SOLLICITATIEBRIEVEN

  10. ARBEIDSOVEREENKOMST

  11. WERKNEMERSFICHE

  12. DIMONA-AANGIFTE

  13. RSZ KWARTAALAANGIFTE

  14. OPLEIDING

  15. VERZEKERINGEN

  16. BEDRIJFSWAGENS

  17. ALGEMENE DOCUMENTATIE

  18. SJABLONEN

  19. VERLOFAANVRAGEN

  20. ZIEKTEBRIEFJES

  21. ISO PROCEDURE

  22. ANDERE DOCUMENTTYPES • Elektronische aangifte van een arbeidsongeval • Onkostennota’s • Functieomschrijvingen • Foto’s • Evaluatieverslagen • Bevallingsverlof, ouderschapsverlof, etc. • Extern selectiekantoor / interim kantoor • ...

  23. COMMUNICATIEMEDIA Personeelsadvertenties Sollicitatiebrieven Werknemersfiches Dimon-aangiften RSZ kwartaalaangiften Opleiding Verzekeringen Bedrijfswagens Algemene documentatie Ziektebriefjes Onkostennota’s Foto’s Functieomschrijvingen Evaluatieverslagen ...

  24. Andereapplicaties MS Office Fax Web Software app. Telefonie CTI- DIAS INTEGRATIE Applicaties gebaseerd op XML, webservice, ODBC, …

  25. INVOER PAPIEREN DOCUMENTEN Aandachtspunten:  Keuze van het scantoestel  Barcodeherkenning  OCR Optical Character Recogniton  VRS Virtual Rescan Software

  26. SCANNING • DIAS = scanner onafhankelijk •  Aantal pagina’s per dag • Formaat • Single / Duplex •  Kleur / Zwart wit •  Automatische documentinvoer

  27. BARCODE HERKENNING Functies van de barcode:  Documentseparator  Herkenning documenttype  Flowinformatie  Automatische afhandeling PATCHBLAD VOORGEDRUKT ETIKET

  28. OPTICAL CHARACTER RECOGNITION

  29. VRS SOFTWARE MET VRS SCANT U DIVERSE DOCUMENTSOORTEN OP AANGEPASTE MANIEREN DITMET EEN MINIMALE VOORBEREIDING EN ZONDER ONDERBREKING VAN DE SCANNING

  30. = ONLEESBAAR = PROBLEMEN HERKENNING = VEREIST 2DE SCANNING = LEESBAAR = ONMIDDELLIJKE HERKENNING = GEEN 2DE SCANNING AUTO-BRIGHTNESS A DOCUMENT BATCH NO VRS B = VRSAUTO-BRIGHTNESS

  31. INTEGRATIE MS OUTLOOK Microsoft Outlook knoppenbalk • Centraal archiveren van inkomende / uitgaande e-mails • Archiveren / toevoegen van bijlages • Opzoeken van adressen

  32. INTEGRATIE MS WORD / EXCEL Microsoft Word knoppenbalk • Centraal archiveren van documenten • Centraal beheer van sjablonen • Gebruik van adresgegevens

  33. INTEGRATIE MS WORD / EXCEL

  34. INTEGRATIE FAX

  35. INTEGRATIE WEB

  36. INTEGRATIE SOFTWARE APP. Enkele toepassingen:  Synchronisatie van klanten / leveranciers  Documenten automatisch / semi-automatisch archiveren (vb. verkoopfacturen, leveringsbons…)  Uitwisselen van metadata of gestructureerde datavelden (vb. boekingsgegevens van een aankoopfactuur)

  37. INTEGRATIE TELEFONIE

  38. ARCHIVEREN VAN EEN DOCUMENT Andere documenten Projecten Metadata Vacature-databank Planning Workflow Document type Contactperso(o)n(en)

  39. DOCUMENT INDEXERING DOCUMENTTYPE CONTACT OMSCHRIJVING

  40. FLEXIBELE DOCUMENT INDEXERING

  41. GERELATEERDE DOCUMENTEN

  42. VACATUREDATABANK

  43. DOCUMENT MANAGEMENT PROCES Documentarchivering Documentinvoer Documentverwerking • Welke documenten? • Papier  digitaal • Aandachtspunten bij scanning • Integratie met de werkomgeving • Document indexering • Acties • Versiebeheer • Workflow management • Customer Relationship management • Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten * … • Security

  44. DOCUMENT ACTIES • Lokaal opslaan van een document • Afdrukken van een document • Handtekenen van een document • Genereren van formulieren • Document versturen (e-mail / fax) • Document wijzigen Alle documentacties zijn gekoppeld aan gebruikersrechten

  45. VERSIEBEHEER

  46. WORKFLOW

  47. INTERACTIE Algemeen Management Verkoopafdeling Kwaliteitsdienst Financiën IT afdeling Personeelsdienst Medewerker 1 Medewerker 2 Medewerker 3

  48. WORKFLOW Belangrijkste functionaliteiten: • Goedkeuring vragen • Instellen van deadlines • Toekennen van status • Digitaal handtekenen • Automatische of manuele workflow • Seriele of parallelle workflow • Workflow op basis van condities

  49. EEN FLOW CREËREN

  50. WORKFLOW AUTOMATISCH MANUEEL voorgedefinieerde flow Piet Jos Jan Jos Pol Jan Piet

More Related