Projekto sąvoka

1. Projekto sąvoka Yra keletas plačiausiai paplitusių apibrėžimų: • (PMI) Projektas – tai laikina veikla, orientuota sukurti unikalų produktą ar paslaugą. • (PB) Projektas apima tarpusavyje susijusių darbų kompleksą, kurie atliekami siekiant specifinio tikslo, ribotą laiko tarpą, panaudojant griežtai apribotą biudžetą. • (Clifford F. Gray) Projektas – tai kompleksinės, koordinuojamos, vienkartinės pastangos apribotos laiko, biudžeto, resursų, ir kryptingų atlikimo specifikacijų skirtų patenkinti vartotojų poreikius. Išskiriamos objektyvioji ir subjektyvioji projekto prasmės: • Objektyvioji prasmė. Šia prasme projektas apima materialiųjų ir žmogiškųjų išteklių visumą, skirta tam tikrai problemai išspręsti ir gauti laukiamus rezultatus. • Subjektyvioji prasmė. Šia prasme projektas apima žinių, patirties, gebėjimų atlikti arba organizuoti projektinę veiklą visumą, būtiną projekto rezultatams gauti.

2. Projekto charakteristikos • Aiškūs ir tuo pačiu metu įvairūs tikslai ( projektai rengiami įvairiausiems tikslams pasiekti, ir norimas tikslas turi būti aiškiai apibrėžtas) • Laiko apribojimai ( aiškiai nustatomi pradžios ir pabaigos momentai) • Išteklių apribojimai (skiriami du išteklių apribojimo atvejai: skiriami griežtai riboti ištekliai ir tuomet nustatomas projekto atlikimo laikotarpis, arba nustačius tikslų projekto atlikimo laikotarpį, skiriami projekto darbams atlikti reikalingi resursai). • Pokyčiai (iš esmės kiekvienas projektas yra orientuotas į pasikeitimų įgyvendinimą). • Unikalumas ( atskiri projekto procesai gali kartotis, tačiau galutiniai projekto rezultatai dažniausiai būna unikalūs) • Kompleksiškumas ir atsiribojimas ( tai atskira, vientisa kompleksiška sistema su apibrėžtomis charakteristikomis). • Specifinė projekto organizacija (projekto įgyvendinimo laikotarpiu būtina sukurti specifinę organizacinę struktūrą)

3. Projekto gyvavimo ciklas Projekto gyvavimo ciklas – tai laikotarpis nuo projekto atsiradimo momento iki jo užbaigimo, likvidavimo. 4-rių fazių projekto gyvavimo ciklas: • Konceptualinė fazė (apima tikslų formavimą ir projekto įgyvendinimo techninį ekonominį pagrindimą) • Projekto vystymo fazė (apima darbų struktūros nustatymą, darbų kalendorinius grafikus, biudžeto, projektinės – sąmatinės dokumentacijos paruošimą, kontraktų su rangovais ir tiekėjais pasirašymą ir kt.) • Projekto įgyvendinimo fazė ( apima projekto įgyvendinimo plano sudarymą, projekto darbų realizavimą ). • Projekto užbaigimo fazė ( apima projekto įvertinimą, priėmimo – bandymo darbus, projekto pridavimą eksploatacijai). 3-jų fazių projekto gyvavimo ciklas: • Ikiinvesticinė fazė (iniciacija, ikikonceptualiniai pokalbiai, projekto koncepcijos parengimas, tikslai, realizavimo kelių analizė, įgyvendinimo galimybių pagrindimas, trumpo techninio-ekonominio pagrindimo parengimas, investicinių sprendimų pasiekimas)

4. Investicinė fazė (projektinių sprendimų parengimas, preliminarūs projektavimo- konstravimo darbai, projektavimas, projekto aprūpinimas, pirkimai, pirkimų planavimas ir organizavimas, pardavėjų pasiūlymų analizė, derybos su galimais tiekėjais, konkursai, aukcionai, kontraktų sudarymas, teikimas, teikimo planavimas, apskaita, pristatymas, priėmimas, saugojimas, kontrolė, projekto realizavimas, įgyvendinimas). • Eksploatacinė fazė (projekto įvertinimas ir priėmimas, projekto rezultato išbandymas, galutinis projekto priėmimas –perdavimas, gamybos parengimas,darbuotojų paruošimas, medžiagų įsigijimas, projekto objekto eksploatavimas) Projekto dalyviai • Užsakovas – tai būsimasis projekto rezultatų valdytojas ir naudotojas, asmuo, viena ar kelios organizacijos. • Investitorius – subjektas, skiriantis lėšas projektui. • Projektuotojas – specializuota projektinė organizacija ar asmuo. • Rangovas (generalinis rangovas, subrangovas) – juridinis asmuo, atsakingas už kontrakte numatytų darbų įvykdymą. • Projekto vadovas – asmuo, kuriam užsakovas deleguoja įgaliojimus vadovauti projektui. • Projekto komanda – tai specifinė projekto atlikimo laikotarpiui sudaryta projekto atlikėjų grupė • Bankas – vykdo projekto finansavimą. Licenzorius – licenzijų ir “know-how”, naudojamų projekte turėtojas.

5. Projekto valdymo procesai Projektų valdymo sistemoje realizuojamos dvi procesų grupės: • Projektavimo procesai – susiję su projekto valdymo objektu arba pačiu projektu.Šiuos procesus realizuoja projekto darbų vykdytojai, siekdami projekto tikslų. Šie procesai priskiriami prie gamybinių ir technologinių procesų. • Projekto valdymo procesai – susiję su projekto valdymo subjektu arba projekto valdymo komanda ir apima projekto planavimo,organizavimo ir koordinavimo darbu, reikalingų projekto sėkmingam užbaigimui, sąrašo sudarymą. Šie procesai priskiriami prie organizacinių – ekonominių (valdymo) procesų, skirtų įvairių projekto valdymo funkcijų realizavimui. Projekto valdymo procesus galima suskirstyti į penkias grupes: • Įnicijavimo procesai – idėjos generavimas ir atranka, projekto pradžios formalus pripažinimas. • Planavimo procesai – projekto plano, kuris leistų sėkmingai pasiekti projekto tikslus, parengimas. • Vykdymo procesai – žmogiškųjų ir kitų išteklių koordinavimas siekiant įgyvendinti projekto planą. • Kontrolės procesai – projekto įgyvendinimo veiksmų stebėjimas, vertinimas, koreguojančių veiksmų nustatymas. • Užbaigimas – kontraktų uždarymas, formalus projekto rezultatų priėmimas, bendras galutinis įvertinimas.

6. Inicijavimas • Projekto ar jo fazės inicijavimas. • Projekto koncepcijos parengimas • Techninis – ekonominis pagrindimas • Projekto įvertinimas ir tvirtinimas Planavimas • Objektinių sričių planavimas • Projekto struktūrinė dekompozicija • Darbų ir ryšių tarp jų nustatymas • Darbų trukmės nustatymas • Darbų kalendorinis planavimas • Resursų planavimas • Išlaidų įvertinimas ir projekto biudžeto formavimas • Organizacinis planavimas • Projekto komandos formavimas • Projekto komunikacijų planavimas • Projekto rizikų identifikavimas ir įvertinimas • Priemonių rizikai mažinti parengimas • Suvestinio projekto plano sudarymas

7. Vykdymas • Projekto vykdymo plano realizavimas • Projekto komandos ugdymas • Informacijos skirstymas • Užsakymų paskirstymas darbams, paslaugoms, tiekimams • Kontraktų sudarymas ir jų vykdymas Kontrolė ir reguliavimas • Projekto darbų vykdymo eigos ataskaitų rengimas • Pakeitimų valdymas • Projekto objektinių sričių, vykdymo terminų ir sąmatų kontrolė • Rizikos mažinimo priemonių kontrolė • Kokybės kontrolė • Kontraktų vykdymo kontrolė Užbaigimas • Projekto užbaigimo administravimas • Kontraktų uždarymas

8. Projekto iniciacija Projekto iniciacija – tai projekto gyvavimo pradžios momentas. Bet kuris projektas praeina projekto idėjos formavimo, atrankos ir projekto iniciavimo etapus. Projekto idėjos analizės struktūra: • Techninė ( technologinės alternatyvos, realizacijos terminai, išteklių prieinamumas, projekto produkto rinkos imlumas) • Komercinė ( rezultato marketingas, išteklių šaltiniai ir tiekimo sąlygos, gamybos sąlygų analizė) • Finansinė ( atsipirkimo laikotarpis, vidinė pelno norma, pelningumo indeksas, finansavimo šaltiniai) • Ekologinis įvertinimas ( poveikis aplinkai ir mažinantys veiksniai) • Organizacinė analizė ( organizacinė, teisinė, politinė, administracinė aplinka, personalo parinkimas ir apmokymas) • Socialinė analizė ( parinkti variantą, kurio lauktų visuomenė, darbo vietų pasikeitimas regione, gyvenimo gerėjimas, ir t.t.) • Ekonominė analizė ( projekto rezultato poveikis projekto dalyvių ar regiono visuomenės veiklai)

9. Projekto planavimo procesas Susideda iš pagrindinių ir pagalbinių uždavinių. Pagrindiniai uždaviniai: • Projekto turinio planavimas ( projekto tikslo formulavimas, rezultato planavimas, pagrindinių dalių nustatymas) • Projekto struktūrizavimas ( išskaidymas iki elementarių lengvai valdomų darbų) • Kalendorinis planavimas ( darbų sąrašas, eiliškumas, trukmės, gairių planas, grafikai, atsakomybės) • Projekto biudžeto sudarymas ( darbų sąrašas ir aprašas, atliekamų veiksmų vertė, parengtos sąmatos) • Galutinio projekto plano sudarymas. Pagalbiniai projekto planavimo uždaviniai: • Kokybės planavimas (nustatomi kokybės reikalavimai ir būdai jiems pasiekti) • Organizacijos planavimas ( patvirtinami dalyvių vaidmenys, parenkamas personalas) • Ryšių planavimas ( bendravimo ryšiai, informacijos paskirstymas) • Rizikos nustatymas, įvertinimas ir atsakomųjų veiksmų numatymas • Aprūpinimo ir kontraktų planavimas ( kas ir kokiu momentu turi būti pristatoma, konkursai, aukcionai )

10. Projekto turinio planavimas Projekto turinį sudaro norimi rezultatai, jų charakteristikos, darbų kompleksai, būtini siekiant tikslų, finansinės galimybės. Pradžioje apibrėžiamas projekto turinys, kurio metu: • Nustatomi ir apibrėžiami projekto tikslai( pagrindinis tikslas, tarpiniai tikslai, uždaviniai, struktūrinės dekompozicijos metodas, proto šturmas) • Nustatomos detalios projekto rezultatų charakteristikos ( galutinio gaminio ar paslaugos analizė, laiko, kokybės, kainos ir kitos charakteristikos, reikalingos sėkmingo atlikimo įvertinimui). • Formuojamos tikslo siekimo alternatyvos ( vertinamos ir atrenkamos geriausios, pigiausios, greičiausios, optimaliausios) • Nustatomi apribojimai ( finansiniai, darbo jėgos, laiko ir kt.) • Nustatomos prielaidos ( duomenys naudojami planavimo metu, kurie laikomi žinomais, nors ir apsupti neapibrėžtumų ir tuo susijusia rizika) • Sudaromas projekto turinio valdymo planas ( įvertinamas projekto turinio stabilumas, galimi pakeitimai, nuo kada pakeitimai nebegalimi) Vėliau vykdomas projekto turinio detalizavimas, juo siekiama: • Padidinti tikslų pasiekimo momento ir projekto darbų ar jų kompleksų atlikimo trukmių tikslumą. • Sukurti pagrindą pasiskirstyti atsakomybę tarp komandos narių. • Sukurti duomenų bazę, būtina projekto biudžeto sudarymui.

11. Struktūrinės dekompozicijos metodas • Nustatomi projekto tikslai (šie tikslai jau nustatyti projekto turinio apibrėžimo metu). • Tikslai išskaidomi į smulkesnius elementus (uždavinius), kuriuos atlikus bus pasiekti atskiri projekto tikslai. • Nustatytus uždavinius išskaidome į darbų, kurie turės būti atlikti sprendžiant šiuos uždavinius, kompleksų sistemas. • Darbų kompleksų sistemos skaidomos į darbų kompleksus. • Nustatoma ar detalizavimo lygmuo pakankamas atlikimo trukmei, kaštams ir kitiems rodikliams nustatyti. • Nustatomi darbų kompleksus sudarantys darbai ar jų grupės. • Patikrinamas ir patvirtinamas dekompozicijos atlikimo užbaigtumas. Pirmieji trys darbų išskaidymo struktūros lygiai ( pagrindinis tikslas, tarpiniai tikslai, uždaviniai) priklauso valdymo lygmens grupei. Sekantys trys lygiai (darbų kompleksų sistemos, darbų kompleksai, darbų grupės ir darbai) priklauso techninio lygmens grupei. Projekto dekompozicija gali būti atliekama dviem kryptimis: iš viršaus į apačią ir iš apačios į viršų. Dažniausiai projekto struktūra sudaroma abiem kryptimis. Valdymo lygmens dekompozicijos lygiai nustatomi iš viršaus į apačią kryptimi, o techninio lygmens – nustatomi iš apačios į viršų kryptimi. T.y. Projekto pagrindinis tikslas išskaidomas iki uždavinių, o po to nustatomi darbai.

12. Planavimas pagal laiko parametrus. Kalendorinis planavimas Kalendorinio plano sudarymas – tai darbų pradžios ir pabaigos momentų ir tarpusavio priklausomybės nustatymas. Kalendorinis planavimas apima sekančius etapus: • Darbų sąrašo sudarymas. • Darbų eiliškumo ir tarpusavio priklausomybės nustatymas. • Atlikimo trukmės, darbų pradžios ir pabaigos momentų nustatymas. • Išteklių planavimas ir atsakomybės paskirstymas. • Gairių plano sudarymas. • Projekto grafiko sudarymas. Darbų sąrašo sudarymas. Darbų sąrašo sudarymo metu identifikuojami visi projekto darbai. Šiam procesui atlikti naudojami: • Dekompozicijos metodas. • Proto šturmo metodas. Projekto darbų sąrašas užfiksuojamas atskirame dokumente, kuriame pažymima darbų pavadinimas, trukmė, kodas, priklausomybė, vertė, atlikėjas.

13. Gairių grafiko sudarymas Gairių grafikas pateikia duomenis projekto įgyvendinimo eigai kontroliuoti. Kiekviename projekte yra bent dvi gairės: pradžia ir pabaiga. Papildomos numatomos pagal reikalą. Gairėmis galima laikyti: • Produkto aptarimas su suinteresuotais asmenimis; • Bandomojo gaminio parengimas bandymui; • Bandymų ataskaitos pateikimas; • Darbų grupės įvykdymas; • Svarbaus inventoriaus pristatymas; • Tarpinių ataskaitų parengimas; • Ir kt. Atsakomybių paskirstymas Paprastai projekte sudaroma atsakomybių matrica, kurioje nurodoma: • Atsakingas už sprendimų priėmimą atliekant skirtingus darbus. • Kas turi būti informuotas apie darbo eigą. • Kas konsultuoja iškilus problemoms. • Kas atsakingas už aprūpinimą

14. Darbų atlikimo trukmės nustatymas Šio planavimo etapo uždavinys yra nustatyti per kiek laiko su turimas ištekliais sugebėsime atlikti kiekvieną projekto darbą. Norint tiksliai nustatyti trukmes reikia žinoti: darbų sąrašą, darbų apimtis, darbų atlikimui reikiamus išteklius, šių išteklių darbo našumą, apribojimus, normatyvinę ir statistinę informaciją, darbų tarpusavio priklausomybes, žinias apie analogiškus projektus ir darbus. Darbų trukmei nustatyti gali būti taikomi normatyviniai arba ekspertiniai metodai. Naudojant normatyvinius metodus darbo trukmė nustatoma pagal formulę: Ti = Vpi / Upi Kur Vpi – i-tojo darbo, darbo imlumas p tipo ištekliui, Upi – p išteklių panaudojimo intensyvumas i-tojo darbo atlikime. Upi = n * k, kur n – atlikėjų skaičius, k – pamainų skaičius. Arba Ti = Wi / Qpi *n *k , kur Wi – darbo apimtis fiziniais vienetais, Qpi – vieno atlikėjo gamybiniai pajėgumai per pamainą. Naudojant tikimybinius ekspertinius metodus, laukiama darbo trukmė nustatoma: Tl = ( Tmin + 4Tl.t. + Tmax) / 6 (PERT metodui) Tmin – minimali galima darbo atlikimo trukmė Tl.t. – labiausiai tikėtina darbo trukmė Tmax – maksimali priimtina darbo trukmė.

15. Projekto trukmės mažinimas Atliekamas dėl kelių priežasčių: • Siekimas kuo greičiau pasinaudoti rinkoje susidariusiomis galimybėmis. • Užsakovo numatomi papildomi atlygiai už greitą ir gerą įvykdymą • Kritinių darbų dėl nenumatytų aplinkybių uždelsimas, tada bandoma kiek galima trumpinti kitų kritinių darbų atlikimą. • Jei įrengimai ir personalas turi būti perkelti kitų projektų atlikimui. Projekto trukmės mažinimo metodai: • Kokybės mažinimas (jeigu tai priimtina). • Subkontraktų sudarymas (pasirinkti galingesnius subrangovus). • Darbų atlikimui papildomo personalo ir įrengimų skyrimas. • Projekto turinio keitimas, atsisakant dalies projekto tikslų.