NÚCLEOS DE ADMINISTRAÇÃO SISTÊMICA

1. NÚCLEOS DE ADMINISTRAÇÃO SISTÊMICA Governo do Estado de Mato Grosso

2. Como surgiram os Núcleos? • Descontinuidade administrativa (de forma mais acentuada nas atividades sistêmicas); • Aumento das despesas administrativas (principalmente pessoal); • Pressão para aumento no quadro de pessoal, atividades sistêmicas e programáticas; • Deficiência na execução das atividades sistêmicas – (erros, demora, falta de insumos/materiais, insatisfação dos clientes internos.

3. O que é o Núcleo? • É um agrupamento e execução das atividades da administração sistêmica, de um conjunto de órgãos e entidades, em uma única estrutura administrativa – Secretaria Executiva. • São atividades sistêmicas: pessoal, patrimônio, aquisições, planejamento, orçamento, informações, informática, desenvolvimento organizacional, administração financeira, contábil, controle interno, e outras de apoio comuns aos órgãos e entidades da administração que necessitem de gestão centralizada.

4. Objetivos que levaram à criação dos Núcleos • Racionalizar a execução das atividades sistêmicas; • Melhorar a qualidade dos serviços; • Profissionalizar os servidores; • Reduzir a descontinuidade administrativa; • Liberar os Gestores dos Órgãos e Entidades para preocuparem com as áreas finalísticas.

5. Como alcançar os objetivos? • Padronizando os processos de trabalho; • Definindo estrutura organizacional para os Núcleos; • Nomeando e distribuindo equipes de trabalho de acordo com o perfil definido; • Capacitando os servidores e lideranças nos procedimentos e gestão; • Elaborando regimento interno; • Elaborando manual técnico; e • Fazendo a gestão do desempenho dos Núcleos.

6. Marco legal A Lei Complementar nº 264, de 28/12/2006, institui os Núcleos de Administração Sistêmica no âmbito do Poder Executivo Estadual. Decreto nº 187/2007 – Regulamenta a LC 264: Estabelece a Política de Organização da Área Sistêmica; Estabelece as Diretrizes para Implantação dos Núcleos; e Define a vinculação Administrativa de cada Núcleo.

7. Marco legal • Decreto 1.060, de 21/12/2007 - Dispõe sobre as despesas de implantação e manutenção das Secretarias Executivas; • Decreto 459, de 06/07/2007 - Dispõe sobre a cessão de servidores e empregados públicos que terão exercício nas Secretarias Executivas e do período de transição dos Núcleos Sistêmicos.

8. Mapa Estratégico – Núcleos de Administração Sistêmica MISSÃO: Prestar serviços sistêmicos de apoio aos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual, com eficiência e qualidade. Perspectiva da Sociedade e do Governo • Que “valor público” • queremos • gerar para a sociedade? Garantir condições para o bom desempenho na execução das atividades programáticas Promover o máximo rendimento e a redução dos custos dos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual Perspectiva do Cliente/ Beneficiário Garantir maior celeridade à execução dos serviços Melhorar a qualidade dos serviços fornecidos pelos Sistemas de Administração Sistêmica • Que segmentosatendemos • e que valor agregamos? Melhorar a qualidade do Sistema de Controle Interno Perspectiva dos Processos Internos Assegurar a continuidade na execução das atividades sistêmicas Racionalizar, modernizar e simplificar os processos sistêmicos • Que requisitos • devem pautar • os processos? Fortalecer a utilização de sistemas informatizados corporativos e integrados Perspectiva de Aprendizagem e Crescimento Aumentar as competências dos servidores e empregados lotados nos Núcleos • Que competências • queremos • desenvolver? Profissionalizar o quadro de servidores E empregados Estimular a motivação e o comprometimento dos servidores e empregados

9. SISTEMA DE PLANEJAMENTO E ORÇAMENTO –

10. Tópicos: • metodologia de trabalho e conceitos utilizados; • apresentação dos macroprocessos e processos do sistema de planejamento; • fluxos do sistema de planejamento;

11. CONCEITOS / EMBASAMENTO TEÓRICO • O que é um Processo: • Uma série de ações que produz um resultado que agrega valor ao produto ou serviço. • Gestão de Processos: • Conjunto de ações sistemáticas, baseadas em fatos e dados (geralmente traduzidos por indicadores), que permite manter estável a rotina e implementar melhorias.

12. CIDADÃO SOCIEDADE CONCEITOS / EMBASAMENTO TEÓRICO VISÃO SISTÊMICA DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DO GOVERNO – PPA NOVAS NECESSIDADES ÓRGÃOS E ENTIDADES / PTA IMPLEMENTAM / VIABILIZAM SEUS SERVIÇOS ORGANIZAÇÃO INTERNA NOVAS TECNOLOGIAS PRODUTOS / SERVIÇOS PÚBLICOS OS PROCESSOS ADEQUADAMENTE ORGANIZADOS VIABILIZAM AS ESTRATÉGIAS FORNECEDORES CIDADÃO TRIBUTOS RECOLHIDOS

13. CONCEITOS / EMBASAMENTO TEÓRICO PROCESSO Atividades / Agregação de valor Entradas Saídas RECURSOS

14. Principal elemento de um processo, principalmente nos processos de serviços; • Pessoas criam, modificam e melhoram os métodos de trabalho; • Métodos de trabalho adequados aos processos produzem melhores resultados; • Melhores resultados asseguram a competitividade da organização e a satisfação dos clientes / cidadãos. CONCEITOS / EMBASAMENTO TEÓRICO • PESSOAS?

15. CONCEITOS / EMBASAMENTO TEÓRICO • PROCESSO IDEAL • Eficaz: O serviço ou produto resultante satisfaz às necessidades dos clientes; • Adaptável: Facilmente adaptável às mudanças de necessidades; • Eficiente: Opera com recursos satisfatoriamente; • Controlável: Ciclos repetidos de trabalho com variabilidade mínima; • Formalizado: Está descrito em documentos formais e aprovados; • Mensurável: São estabelecidos indicadores para medição e informação de desempenho

16. CONCEITOS / EMBASAMENTO TEÓRICO • TIPOS / GRUPOS DE PROCESSOS • 1- Processos Finalísticos / Programáticos: • Processos que elaboram serviços/ produtos diretamente para o cliente final, “tocam” o cliente. Diretamente ligados ao cliente. • Ex: Prestação de serviços (direto) ao cidadão - hospitais, ambulatórios (saúde), escolas, emissão de documentos, identificação, perícias; emissão, recebimento e cobrança de tributos. • 2- Processos Meio / Sistêmicos: • Fornecem as condições básicas, a estrutura necessária para o trabalho dos processos finalísticos. • Ex: Planejamento e Orçamento; Gestão de Pessoas; Patrimônio e Materiais; Tecnologia da Informação; Manutenção e Serviços Gerais; Aquisição Governamental. • 3- Processos Gerenciais: • Definem as estratégias e diretrizes do órgão ou entidade, estabelecem normas. Coordenam os processos meio e finalísticos.

17. CONCEITOS / EMBASAMENTO TEÓRICO • HIERARQUIA DOS PROCESSOS • 1) MACROPROCESSOS / SISTEMA - Representam o desenvolvimento das macro funções organizacionais, normalmente seus processos envolvem outras funções e sua realização causa impacto direto na vida da organização; • 2) PROCESSOS - Conjunto de tarefas/atividade seqüenciais que recebe um input (insumos/matéria-prima) de um ou mais fornecedores, agrega valor e produz um output (resultado / produto/ serviço) para um ou mais clientes; • 3) TAREFAS/ATIVIDADES - Compostas por atividades seqüenciais e / ou simultâneas que desenvolvem resultados específicos que contribuem para o resultado / produto do processo.

18. CONCEITOS / EMBASAMENTO TEÓRICO • MAPEAMENTO DE PROCESSO • Descrição gráfica de um processo, onde devem ser relacionadas as atividades necessárias para a execução do serviço / produto desejado; • O mapeamento de um processo fornece uma representação gráfica das ações executadas, evidenciando a seqüência de atividades, os agentes envolvidos, os prazos e o fluxo de entradas e saídas, informações e documentos em uma organização ou unidade. Isso permite identificar mais facilmente oportunidades para a racionalização e aperfeiçoamento dos processos de trabalho em uma organização;

19. CONCEITOS / EMBASAMENTO TEÓRICO • MAPEAMENTO E REDESENHO DE PROCESSOS • O mapeamento de processos é uma técnica que permite introduzir melhorias nos procedimentos de trabalho • A análise crítica das atividades, em fluxograma, permite a simplificação das práticas de trabalho acrescentando inteligência e mais eficiência ao processo; • Esta técnica é utilizada quando se quer reduzir tempo de processamento de documentos internos, diminuir prazos de entrega, etc; • O redesenho dos processos é também a base para uma reestruturação organizacional com a elaboração de novo modelo de gestão e respectivo organograma.

20. MISSÃO • “Prestar serviços sistêmicos de apoio aos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual, com eficiência e de forma padronizada.”

21. SISTEMA DE PLANEJAMENTO E ORÇAMENTO MACROPROCESSOS • GESTÃO DO PLANO ESTRATÉGICO • GESTÃO DO PLANO PLURIANUAL • ELABORAÇÃO DA LEI DE DIRETRIZES ORÇAMENTÁRIAS • GESTÃO DA LEI ORÇAMENTÁRIA ANUAL • GESTÃO DE CONVÊNIOS • GESTÃO DE INFORMAÇÕES

22. MACROPROCESSOS PRIORIZADOS

24. MAPEAMENTO DOS PROCESSOS • FLUXOGRAMAS: O fluxograma serve para registrar as seqüências das atividades e decisões, de tal maneira que possam ser facilmente compreendidos e comunicados a todos. A descrição deve ser precisa, clara e concisa. O fluxograma é uma ferramenta de baixo custo e de alto impacto, utilizada para analisar fluxos de trabalho e identificar oportunidades de melhoria. O fluxograma permite uma ampla visualização do processo e facilita a participação das pessoas. A ferramenta fluxograma serve para documentar um órgão ou unidade específica envolvida em cada etapa do processo, permitindo identificar as interfaces do mesmo.

25. MAPEAMENTO DOS PROCESSOS • SIMBOLOGIAS UTILIZADAS: INICIO / FIM Seta > sentido, direção do fluxo ATIVIDADE, TAREFA, AÇÃO DECISÃO conector

31. VALIDAÇÃO DOS PROCESSOS A validação dos processos consiste na execução de um conjunto de ações, em equipe, que garantam: 1) O conhecimento, por parte de todos os servidores, das atividades que devem ser desenvolvidas para se realizar determinado processo; 2)A concordância de que todos os procedimentos – atividades de trabalho adotadas são as mais adequadaspara se atingir os objetivos do processo; 3)A documentação posterior de todos os processos e procedimentos validados pela equipe, possibilitando que todos os participantes da organização tenham ciência dos procedimentos adotados.

35. Portal do Estado • www.mt.gov.br • Na barra de ferramentas superior, clicar em governo; • Na barra de ferramentas a esquerda, clicar em reforma administrativa • Núcleos de administração sistêmica.