Lignes directrices du contrôle interne

1. Lignes directricesdu contrôle interne • 1. Principes de contrôle interne • 2. Zones de risques indentifiées à l’occasion des audits • 3. Modalités de mise en œuvre du CI • 4. Bénéfices attendus

2. 1. PRINCIPES DE CONTRÔLE INTERNE

3. 1. Principes de contrôle interne 1.1 Objectifs • Maîtriser les risques inhérents à l ’activité d ’agent comptable • Assurance raisonnable et non garantie absolue. • Optimiser l ’utilisation des ressources

4. 1.1 Objectifs 1. Principes de contrôle interne • Régularité des opérations • Qualité comptable (respect des principes comptables, fiabilité et exhaustivité de l ’information financière produite…) • Sécurité financière

5. 1.2 Matérialisation 1. Principes de contrôle interne • Dispositif mis en œuvre pour identifier et hiérarchiser les risques inhérents à l ’activité. • Mesures organisationnelles destinées à prévenir la transformation du risque en dysfonctionnement ou sinistre. • Ensemble des procédures visant à faire progresser la qualité et la sécurité des transactions financières (ex : modernisation des procédure de paiement)

6. 1.3 Principes d ’organisation 1. Principes de contrôle interne • La confiance en un collaborateur ne peut être une garantie contre le risque d ’erreur. • Séparation des tâches, rupture des chaînes de travail. • Le dispositif de contrôle interne est sécurisant pour l ’AC mais aussi pour ses collaborateurs.

7. 2. ZONES DE RISQUES IDENTIFIEES

8. 2.1 Opérations en numéraire 2. Zones de risques identifiées • Absence de plafond d ’encaisse • Pas d ’arrêté de caisse quotidien • Absence de formalisation des rapprochements caisse comptabilité (AC).

9. 2.2 Chèques 2. Zones de risques identifiées • Conservation, délais de transmission par les régisseurs. • Célérité de comptabilisation et de remise à l’encaissement. • Subsistance des chèques à encaissement différé. • Paiement par chèque encore trop fréquent.

10. 2.3 Opérations des régies 2. Zones de risques identifiées • Absence de suppléant, de fonds de caisse, cautionnement. • Précision des arrêtés de création • Reconstitution avance avant visa PJ • Logiciel de régie non installé • Absence de contrôle inopiné sur place

11. 2.4 Comptes de tiers 2. Zones de risques identifiées • Justification des sommes en balance d ’entrée • Délais d ’apurement des comptes • Ressources affectées • Tenue des états de développement des soldes (détail des opérations, périodicité des EDS).

12. 2.5 - Opérations de dépenses 2. Zones de risques identifiées • Délai global de paiement • Respect du principe de séparation ordonnateur/comptable • Ajustement comptabilité budgétaire et générale • Rattachement des charges à l ’exercice (confusion charges à payer - restes à payer)

13. 2.6 Recettes 2. Zones de risques identifiées • Respect du principe des droits constatés • Délai d ’émission des ordres de recettes • Suivi du recouvrement • recettes spécifiques (voyages scolaires, taxe d ’apprentissage…)

14. 2. 7 Suivi patrimonial 2. Zones de risques identifiées • Non concordance de l’état de l ’actif avec le compte financier. • Procédure d ’ajustement des stocks

15. 2.8 Opérations particulières 2. Zones de risques identifiées • Absence de procédure de validation définie pour les rectifications comptables • Traçabilité perfectible (modalités d ’archivage des justificatifs à définir)

16. 3. MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DUCONTROLE INTERNE

17. 3. Mise en oeuvre 3.1 Recensement et cotation des risques • Découpage de l ’activité par cycle. • Liste des procédures • Détermination pour chaque procédure du niveau de risque inhérent et du dispositif de contrôle attendu pour maîtriser ce risque. • = référentiel de contrôle interne

18. 3. Mise en oeuvre 3.1 Recensement et cotation des risques (exemple de référentiel Trésor)

19. 3. Mise en oeuvre 3.2 L ’organigramme fonctionnel • Le point d ’entrée est la procédure et non l ’agent (exemple d ’OF Trésor).

20. 3. Mise en oeuvre 3.2 Autodiagnostic • Identifier, pour chaque cycle découpé en tâches, les écarts entre la pratique effective et le référentiel. • Questionnaire, à étayer par des corroborations sur échantillon. • Détermination sur chaque tâche, d ’un risque résiduel compte tenu du dispositif de contrôle mis en œuvre. • Actions correctives à mettre en œuvre.

21. 3. Mise en oeuvre 3.3 Plan d ’action • Organise le dispositif de CI (autocontrôle, contrôle réciproque, supervision) • Prévoit la documentation des procédures • Définit la traçabilité • Doit être validé. • Actualisation : suppose le suivi et l ’analyse des anomalies et des résultats des contrôles tracés. • Actualisation annuelle ou suite à audit.

22. 3. Mise en oeuvre 3.4 - Contraintes à prendre en compte • Cumul des fonctions gestionnaire -Agent comptable. • Faiblesse de l ’effectif.

23. 4. Bénéfices attendus

24. 4. Bénéfices attendus • Clarification de l ’organisation (cohérence organigramme - délégations - habilitations informatiques, séparation de tâches, développement de la polyvalence). • Association des personnels. Sécurisation de leur environnement de travail. • Traçabilité des erreurs et de leur rectification. • Respect de régularité mais aussi amélioration des procédures (virements par internet, prélèvement automatique des demies pensions),

25. 4. Bénéfices attendus • Pérenniser les bonnes pratiques en cas de rotation des personnels, faciliter la prise de fonction. • Amélioration de l ’auditabilité de l ’agence comptable. • Comptes plus facilement certifiables.