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CONCEPTO DE CONTROL • El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PLAN adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. Henry Fayol • El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizarlo, y, si es necesario, aplicar medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado. George F. Terry • Implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan. Koontz y O´Donell. • El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador. Chiavenato • Una función administrativa, ya que conforma parte del proceso de administración, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado está cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se esperan.
El control es un proceso dinámico que consiste en comparar lo realizado con lo programado y detectar desviaciones o diferencias. SAMUEL C. CERTO
CARACTERISTICAS DEL CONTROL • ORIENTACION ESTRATEGICA HACIA LOS RESULTADOS • COMPRENSION • ORIENTACION RAPIDA PARA LAS EXCEPCIONES: • FLEXIBILIDAD • AUTOCONTROL • NATURALEZA POSITIVA • CLARIDAD Y OBJETIVIDAD
ELEMENTOS DEL CONCEPTO • Relación con lo planteado: • Siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación. • Medición: • Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. • Detectar desviaciones: • Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación. • Establecer medidas correctivas: • El objeto del control es prever y corregir los errores.
IMPORTANCIA • CIERRA EL CICLO DE LA ADMINISTRACION, DE HECHO, LOS CONTROLES SON A LA VEZ MEDIOS DE PREVISION. • SE DA EN TODAS LAS DEMAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS, HAY CONTROL DE LA ORGANIZACIÓN, DE LA DIRECCION, DE LA INTEGRACION, ETC., ES POR ELLO UN MEDIO PARA MANEJARLAS O ADMINISTRARLAS. • CREA MEJOR CALIDAD, LAS FALLAS DE PROCESO SE DETECTAN Y EL PROCESO SE CORRIGE PARA ELIMINAR ERRORES. • ENFRENTA EL CAMBIO, LA FUNCION DE CONTROL SIRVE A LOS GERENTES PAA RESPONDER A LAS AMENAZAS O LAS OPORTUNIDADES DE TODO ELLOS, PORQUE LES AYUDA A DETECTAR LOS CAMBIOS QUE ESTAN AFECTANDO LOS PRODUCTOS Y LOS SERVICIOS DESUS ORGANIZACIONES. • FACILITA LA DELEGACIÓN Y EL TRABAJO EN EQUIPO: EL PROCESO DE CONTROL PERMITE QUE EL GERENTE CONTROLE EL AVANCE DE LOS EMPLEADOS, SIN ENTORPECER SU CREATIVIDAD O PARTICIPACION EN EL TRABAJO.
PRINCIPIOS • DEL CARÁCTER ADMINISTRATIVO DEL CONTROL. • ES NECESARIO DISTINGUIR LAS OPERACIONES DE CONTROL DE LAS FUNCIONES DE CONTROL. LA FUNCION ES DE CARÁCTER ADMINISTRATIVO Y ES LA RESPUESTA AL PRINCIPIO DE LA DELEGACION. LAS OPERACIONES SON DE CARÁCTER TECNICO. • DE LOS ESTANDARES. • EL CONTRO ES IMPOSIBLE SINO EXISTEN ESTANDARES DE ALGUNA MANERA PREFIJADOS Y SERA TANTO MEJOR CUANTO MAS PRECISOS Y CAUNTITATIVOS SEAN DICHOS ESTANDARES. • DEL CARÁCTER MEDIAL DEL CONTROL. • UN CONTROL DEBERA USARSE SI EL TRABAJO, GASTO, ETC., QUE IMPONE, SE JUSTIFICAN ANTE LOS BENEFICIOS QUE DE EL SE ESPERAN. • DEL PRINCIPIO DE EXCEPCION. • EL CONTROL ADMINISTRATIVO ES MUCHO MAS EFICAZ Y RAPIDO CUANDO SE CONCENTRA EN LOS CASOS EN QUE NO SE LOGRO LO PREVISTO, MAS BIEN EN LOS RESULTADOS QUE SE OBTUVIERON COMO SE HABIA PLANEADO.
PREMISAS DEL CONTROL • UN CONTROL DEBE SER CONSISTENTE, USANDO SIEMPRE LA MISMA UNIDAD DE MEDIDA, SIN MEZCLAR MANZANAS CON PERAS. • UN BUEN CONTROL DEJA REGISTRO HISTORICO IMPRESO PARA ANALISIS DE LARGO PLAZO. • UN BUEN CONTROL SISTETIZA LA INFORMACION RELEVANTE. • EL CONTROL DEBE SER ECONOMICO, EN OTRAS PALABRAS, DEBE SALIR MAS BARATO EL CALDO QUE LAS ALBONDIGAS. • EN CONTROL DEBE SEÑALAR TENDENCIAS Y FRECUENCIAS. • EL CONTROL EFECTIVO PREVEE MEDIDAS CORRECTIVAS ANTE LS DESVIACIONES. • EL CONTROL EFECTIVO ES ESTRATEGICO, NO SOLO OPERATIVO. • EL CONTROL EFECTIVO SIGUE EL PRINCIPIO DE LA EXCEPCION. • UN CONTROL EFECTIVO DISTINGUE ENTRE SINTOMAS Y CAUSAS. • UN CONTROL ES OPORTUNO Y JERARQUICO, DESPUES DEL NIÑO AHOGADO, TAPAR EL POZO. • LOS PROBLEMAS DE HOY, DERIVAN DE LAS SOLUCIONES DE AYER.
ETAPAS • EL PROCESO DE CONTROL PRESENTA CUATRO ETAPAS O FASES: • ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS O ESTANDARES DE DESEMPEÑO. • EVALUACION O MEDICION DEL DESEMPEÑO ACTUAL. • COMPARACION DEL DESEMPEÑO ACTUAL CON LOS OBJETIVOS O ESTANDARES ESTABLECIDOS. • ACCION CORRECTIVA PARA SUPERAR LOS POSIBLES DESVIOS O ANORMALIDADES.
PROCESO DE CONTROL ESTABLECER OBJETIVOS Y ESTANDARES DE DESEMPEÑO ADOPTAR LA ACCION CORRECTIVA NECESARIA EVALUAR EL DESEMPEÑO ACTUAL COMPARAR EL DESEMPEÑO ACTUAL CON LOS OBJETIVOS O ESTANDARES
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Y ESTANDARES • LOS OBJETIVOS, SON PUNTOS DE REFERENCIA PARA EL DESEMPEÑO O RESULTADO DE UNA ORGANIZACIÓN, UNIDAD ORGANIZACIONAL O ACTIVIDAD INDIVIDUAL. • EL ESTANDAR ES UN NIVEL DE ACTIVIDAD ESTABLECIDO PARA SERVIR COMO MODELO DE LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO ORGANZACIONAL. • ESTANDAR SIGNIFICA NIVEL DE REALIZACION O DE DESEMPEÑO QUE SE PRETENDE TOMAR COMO REFERENCIA. • LOS ESTANDARES DEFINEN LO QUE SE DEBE MEDIR EN TERMINOS DE CALIDAD, CANTIDAD, CALIDAD, TIEMPO Y COSTO EN UNA ORGANIZACIÓN Y CUALES SON LOS INSTRUMENTOS DE MEDIDA ADECUADOS.
TIPOS DE ESTANDARES NUMERO DE EMPLEADOS VOLUMEN DE PRODUCCION VOLUMEN DE VENTAS PORCENTAJE DE ROTACION DE INVENTARIOS ROTACION DE CAPITAL CANTIDAD ESTANDARES DE ESTANDARES DE CALIDAD DE PRODUCCION CALIDAD DEL PRODUCTO O SERVICIO INDICE DE MANTENIMIENTO DE MAQUINAS Y EQUIPO. ATENCION AL CLIENTE ASISTENCIA TECNICA CALIDAD TIEMPO MEDIO DE PERMANENCIA DE LOS EMP. TIEMPO ESTANDAR DE PRODUCCION TIEMPO DE PROCESAMIENTO DE PEDIDOS CICLO FINANCIERO O CICLO OPERACIONAL TIEMPO MEDIO DE CREACION DE NUEVOS PRODUCTOS. TIEMPO COSTO DE ALMACENAMIENTO DE MATERIA PRIMAS COSTO DE PROCESAMIENTO DE CADA PEDIDO COSTO DE CADA SOLICITUD DE MATERIAL COSTOS DIRECTOS E INDIRECTOS DE PRODUCCION RELACION COSTO-BENEFICIO COSTOS
PARA MARISELA BARROS, LAS PRINCIPALES FUNCIONES DE ESTOS OBJETIVOS Y ESTANDARES SON: • PRESENTAR UNA SITUACION FUTURA Y ESPERADA, PARA INDICAR A LAS PERSONAS LO QUE LA ORGANIZACIÓN PRETENDE QUE EJECUTEN Y CONSIGAN. • SEVIR COMO REFERENCIAS QUE PERMITAN A LAS PERSONAS EVALUAR EL ÉXITO DE SU TRABAJO, RENDIMIENTO Y EFICIENCIA. • SERVIR COMO UNIDADES DE MEDIDA PARA VERIFICAR Y COMPARAR LA PRODUCTIVIDAD DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN. • CONSTITUIR UNA FUENTE DE LEGITIMIDAD QUE JUSTIFIQUE LAS ACTIVIDADES DE CADA PERSONA O UNIDAD ORGANIZACIONAL.
EVALUACION DEL DESEMPEÑO • EL PROPOSITO DE EVALACION DEL DESEMPEÑO ES VERIFICAR SI SE OBTIENEN LOS RESULTADOS Y CUALES SON LAS CORRECCIONES NECESARIAS QUE SE DEBEN INTRODUCIR EN EL PROCESO. LA MEDICION PUEDE SER UN MOTIVADOR O UNA AMENAZA PARA LAS PERSONAS. • EL SISTEMA DE MEDICION DEL DESEMPEÑO DEBE ACTUAR MAS COMO REFUERZO DEL BUEN DESEMPEÑO, Y NO SIMPLEMENTE COMO AMENAZA A LAS PERSONAS.
QUE MEDIR • LA PREOCUPACION PRINCIPAL DE LAS ORGANIZACIONES SE ORIENTA HACIA LA MEDICION, EVALUACION Y CONTROL DE TRES ASPECTOS PRINCIPALES: • RESULTADOS: • RESULTADOS CONCRETOS Y FINALES QUE SE PRETENDEN ALCANZAR DENTRO DE CIERTO PERIODO. • DESEMPEÑO: • COMPORTAMIENTO O MEDIOS INSTRUMENTALES QUE SE PRETENDEN PONER EN PRACTICA. • FACTORES CRITICOS DEL ÉXITO: • ES DECIR, ASPECTOS FUNDAMENTALES PARA QUE LA ORGANIZACIÓN SEA EXITOSA EN SU RESULTADO Y EN SU DESEMPEÑO.
ASPECTOS DEL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL • LOS ASPECTOS MAS FOCALIZADOS DEL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL SON: • RENTABILIDAD: • VOLUMEN DE DINERO GENERADO DESPUES DE DEDUCIR LOS GASTOS. • COMPETITIVIDAD: • ÉXITO DE UNA EMPRESA FRENTE A SUS COMPETIDORES. • EIFICIENCIA: • CONSECUCION DE RESULTADOS CON EL MINIMO DE RECURSOS PLAENADOS PARA SER UTILIZADOS. • EFICACIA • PORCENTAJE DE SALIDA REAL SOBRE LA SALIDA ESPERADA. • CALIDAD: • ADECUACION A LAS ESPECIFICACIONES O REQUISITOS O SUPERACION DE ELLOS
INNOVACION: • GRADO EN QUE SE PRODUCEN NUEVAS IDEAS O SE ADAPTAN VIEJAS IDEAS PARA CREAR RESULTADOS LUCRATIVOS. • PRODUCTIVIDAD: • RELACION ENTRE LAS SALIDAS Y LAS ENTRADAS DEL SISTEMA. • CALIDAD DEL VIDA EN EL TRABAJO: • ASPECTOS DEL AMBIENTE FISICO Y PSICOLOGICO DEL TRABAJO QUE SON IMPORTANTES PARA LOS EMPLEADOS.
CATEGORIAS DEL CONTROL ANTES DE LA OPERACION DURANTE LA OPERACION DESPUES DE LA OPERACION OBJETIVOS Y ESTANDARES MEDIOS O DESEMPEÑOS FINES O RESULTADOS SECUENCIA DE LA OPERACIÓN O PROCESO INSUMOS DE TRABAJO PROCESOS DE TRABAJO RESULTADOS DEL TRABAJO CONTROLES PREVIOS CONTROLES A COMPETIDORES CONTROLES POR RETROALIMENTACION ASEGURAR LA DIRECCION ADECUADA Y LOS RECURSOS E INSUMOS NECESARIOS GARANTIZAR LA EJECUCION CORRECTA DE LAS OPERACIONES DEL FLUJO DE TRABAJO GARANTIZAR LOS RESULTADOS FINALES DENTRO DE LOS OBJETIVOS Y ESTANDARES ESPERADOS
ANTES DE LA OPERACION DURANTE LA OPERACION DESPUES DE LA OPERACION • PLAN ESTRATEGICO • PLANES TACTICOS Y • OPERACIONALES • PLANES DE ACCION • PRESUPUESTOS • DESCRIPCION DE • CARGOS • OBJETIVOS DE • DESEMPEÑO • PLANES DE • ENTRENAMIENTO • OBSERVACION • ACOMPAÑAMIENTO • INSPEC Y CORRECCION • REVISION DEL • PROGRESO • REUNIONES DE STAFF • SISTEMAS DE DATOS E • INF. INTERNAS • PROGRAMAS DE • ENTRENAMIENTO • INFORMES MENSUALES • INFORMES ANUALES • AUDITORIA PERIODICAS • INVESTIGACIONES • REVISION DEL • DESEMPEÑO • EVALUACION DE LOS • RESULTADOS DEL • ENTRENAMIENTO CONTROL PREVIO CONTROL SIMULTANEO CONTROL POR RETROAL
ACCION CORRECTIVA • EL CONTROL BUSCA MANTENER LAS OPERACIONES DENTRO DE LOS ESTANDARES ESTABLECIDOS PARA CONSEGUIR LOS OBJETIVOS DE LA MEJOR MANERA POSIBLE. • LA ACCION CORRECTIVA ES LA ACCION ADMINISTRATIVA QUE BUSCA MANTENER EL DESEMPEÑO DENTRO DEL NIVEL DE LOS ESTANDARES ESTABLECIDOS PARA GARANTIZAR QUE TODO SE HAGA EXACTAMENTE DE ACUERDO A LO PLANEADO. • EL CONTROL BUSCA ALCANZAR DOS FINALIDADES PRINCIPALES: • CORRECCION DE FALLAS O ERRORES • PREVENCION DE NUEVAS FALLAS O ERRORES.
ENTRADAS PERSONAS, DINERO, MATERIA PRIMA, MAQUINAS EL TRABAJO CONTINUA NO ES NECESARIA NINGUNA ACCION CORRECTIVA EL DESEMPEÑO ESTA DENTRO DE LOS ESTANDARES MEDICION DEL DESEMPEÑO COMPARACION DEL DESEMPEÑO CON LOS ESTANDARES EL DESEMPEÑO DIFIERE MUCHO DE LOS ESTANDARES SE INICIA NUEVA SITUACION DE TRABAJO ACCION CORRECTIVA: CAMBIAR PLANES, ORGANIZACIÓN Y METODOS SUBSISTEMA DE CONTROL PROCESO DE CONTROL COMIENZO DEL CONTROL SALIDAS
CONTROL COMO SISTEMA DE RETROALIMENTACION • EL CONTROL ADMINISTRATIVO ES BASICAMENTE UN PROCESO CIBERNETICO, LOS CUALES ESTAN DOTADOS DE RETROALIMENTACION Y HOMEOSTASIS. • RETROALIMENTACION O RETROINFORMACION: ES EL MECANISMO QUE PROPORCIONA INFORMACION RELACIONADA CON EL DESEMPEÑO PASADO O EL PRESENTE, CAPAZ DE INFLUIR EN LAS ACTIVIDADES FUTURAS O EN LOS OBJETIVOS FUTUROS DEL SISTEMA. LA RETROALIMENTACION ES UN INGRESO ESENCIAL EN CUALQUIER PROCESO DE CONTROL, PUES PROPORCIONA LA INFORMACION NECESARIA PARA TOMAR DECISIONES Y PROMOVER EL AJUSTE DEL SISTEMA. • HOMEOSTASIS: TENDENCIA DE TODOS LOS ORGANISMOS Y ORGANIZACIONES A AUTORREGULARSE, ES DECIR, A RETORNAR A UN ESTADO DE EQUILIBRIO ESTABLE, DESPUES DE SER SOMETIDOS A LA PERTURBACION DE ALGUN ESTIMULO EXTERNO.
