Elaboración Reporte de Recaudo Servicios Conexos Código del Instructivo

1. Elaboración Reporte de Recaudo Servicios ConexosCódigo del Instructivo Fecha de Revisión: 2011-08-29

2. 1.Objetivo Reportar oportunamente los recaudos realizados por los Agentes Comerciales de Deprisa, a través de medios electrónicos de acuerdo a los requerimientos del área de Control de Ingresos. Este instructivo aplica para todos los recaudos realizados por los Agentes Comerciales en los Reportes de Ventas de Servicios Conexos en Puntos de Venta.

3. 2.Alcance Este instructivo Consignación y control de ventas de Servicios Conexos en Puntos de Venta y su respectivo reporte al área de Tesorería de Avianca y generación de reporte de cartera.

4. 3. Reporte de Recaudo Servicios Conexos El presente instructivo cuenta con los siguientes pasos: 1. Consulta del MD 2. Consignación del dinero Recaudado 3. Elaborar Interface Reporte Recaudos 4. Enviar archivo de Interface a Tesorería Avianca

5. 1. Consulta del Movimiento Diario de Venta MD

6. 1. Consulta del MD • El MD de Servicios Conexos es generado automáticamente por el Sistema Centralizado de Información de Deprisa. Este sistema genera el reporte diariamente y estará disponible para el contratista al siguiente día de generada la venta • Solo los usuarios autorizados por el contratista podrán ingresar. El ingreso se realiza vía web. • En este MD se tendrá toda la información referente a comisiones por la venta y a los respectivos impuestos a que haya lugar. • Cada MD tendrá un número de referencia, este número será la referencia que se deberá usar en el formato de recaudo del Banco de Bogotá y será el mismo con el que se reportará el recaudo a tesorería. • Para ingresar al Sistema Centralizado de Información de Deprisa digite la siguiente dirección: • La dirección será enviada días antes del lanzamiento

7. CONSULTA MDLos pasos son los siguientes: 1. Una vez se digita la dirección se visualizará la siguiente pantalla: Ingrese el usuario y contraseña asignados

8. CONSULTA DEL MDLos pasos son los siguientes: 2. Se visualizaran dos opciones (Reportes y Usuarios) Seleccionar en la opción reportes Movimiento Diario

9. CONSULTA DEL MD Los pasos son los siguientes: • 2. En esta pantalla veras los campos a ingresar: Fecha, Código del Punto de Venta( Código SAP) y nombre del Punto de Venta. Diligencia los datos solicitados

10. CONSULTA DEL MD Los pasos son los siguientes: Seleccione la fecha

11. CONSULTA DEL MD Los pasos son los siguientes: Puedes ingresar el código SAP del punto de venta Ó puedes seleccionar el punto de venta desplegando las opciones

12. Consulta del MD Importante este Código Este será el MD que se genera con las respectivas deducciones y retenciones Cada MD tiene su código, este código debe ser el que ingresen en el formato del Banco y el que se debe relacionar en el reporte de recaudo enviado a tesorería 30% 30% 10% TOTAL A INGRESAR A AVIANCA

13. 2. Consignación del Dinero Recaudado

14. 2.Consignación del dinero recaudado • Teniendo en cuenta los tiempos de consignación asignados para cada contratista. Se debe al igual que en la operación Courier Masivo consignar los dineros correspondientes a la Operación de Servicios Conexos. • La consignación del recaudo de los Servicios Conexos debe hacerse de manera independiente a la consignación de Correo, dado que debe tener todos los campos del formato del Banco diligenciados de manera especifica para la operación de Conexos.

15. 2.Consignación del dinero recaudado 3 5 2 4 1 10 11 7 6 8 9

16. 2.Consignación del dinero recaudado • La descripción de campos es: • Fecha: Fecha de consignación (AAAA MM DD) • 2. Tipo de Cuenta: Cuenta Corriente • 3. Número de Cuenta: 165010554 • 4. Nombre del Convenio: AVIANCA S.A • 5. Referencia 1: CODIGO SAP – (Ver Listado Códigos Terceros) • 6. Código Factura: Número que genera el MD automáticamente • (CON2011XXX) • CON: Abono correspondiente a la venta de Servicios Conexos • 2011: Año del Reporte de ventas • XXX: Numero de reporte de ventas • 7. Valor: Valor renglón y total • 8. Anexos: Relación datos cheque, en caso de que el reporte sea cancelado en cheque • 9. Nombre Depositante: Nombre Agente, ejem: (Punto Venta) Calle 100 • 10. Teléfono: No telefónico Agente Importante

17. 2.Consignación del dinero recaudado • En lo posible no realizar transferencias, realizar todos los pagos mediante comprobante de recaudo o en su defecto se debe diligenciar el campo CONCEPTO con el respectivo código SAP del punto de venta y la clave referencia 3 (Esta clave es el numero del MD y el mismo que se ingresaría en el campo CODIGO FACTURA del formato del banco) • Si el pago se realiza con dos o más cheques, estos se pueden realizar en el adverso del comprobante. Importante: Esta consignación debe realizarse en los tiempos estipulados para cada Contratista.

18. 3. Elaboración Interface Reporte Recaudos

19. 3. Elaborar Interface Reporte de Recaudo • Este Reporte de interface debe diligenciarse de forma correcta y tener mucho cuidado con la información que se ingresa para que la compensación de la consignación se realice de manera exitosa. • Una vez se ha realizado la consignación en el Banco de Bogotá como se acaba de describir es necesario que el contratista elabore al igual que lo hace con la Operación Courier Masivo un Archivo de Interface de Recaudo. • En este archivo se debe detallar cada punto de venta con el correspondiente valor consignado por concepto de Servicios Conexos. • Este archivo de interface se debe realizar con el mismo formato de reportes ( FR-DR-1001-01) que se diligencia para Courier; Pero hay que tener mucho cuidado porque el registro de la contrapartida cambia por tratarse de la Operación de Servicios Conexos.

20. 3. Elaborar Interface Reporte de Recaudo • El Formato en Excel para generar el archivo plano de interface es el FR-DR-1001-01. • Este formato es el mismo que el de Courier Masivo : • En la primera línea del reporte se ingresan los datos de la consignación así: • FECHA: Ingresar la fecha de la consignación que se está reportando, esta corresponde a la fecha registrada en el timbre o sello del banco, en el formato DDMMAAAA, sin puntos, diagonales o guiones. Ejemplo: Para el 25 de noviembre de 2010, corresponderá a 25112010. • FECHA: Se debe ingresar la misma fecha anterior, la cual corresponde a la consignación que se está reportando, esta fecha es la registrada en el timbre o sello del banco, en el formato DDMMAAAA sin puntos, diagonales o guiones. Ejemplo: Para el 25 de noviembre de 2010, corresponderá a 25112010. • CL DOC: Debe ingresarse RO en todos los casos • SOC: Para todos los caso corresponde a AV01. • MON: Para todos los caso corresponde a COP. • CAMB: Para todos los caso corresponde a 1. • REFERENCIA: Base que reporta el recaudo. Ejemplo: NVA

21. 3. Elaborar Interface Reporte de Recaudo • CLVE: En el registro de la consignación siempre corresponde a 40 • CUENTA: En el registro de la consignación corresponde a 1110050042. Para los abonos realizados por transferencia corresponde a 1110050045. • CME: Este espacio se deja en blanco. • IMPORTE: Se registra el valor total de la consignación, el cual debe corresponder al indicado en el timbre del banco. Sin puntos, comas o signo pesos. • DIVISION: En el registro de la consignación siempre corresponde a BOG0 • ASIGNACION: En el registro de la consignación siempre corresponde a BOG0 • TEXTO: Indicar el de recaudo y la fecha al que corresponde así: RECAUD CON + fechas reportadas + mes y año. Ejemplo 1: RECAUD CON 16-23 SEP10 • REF 3: En el registro de la consignación siempre corresponde a BOG0.

22. 3. Elaborar Interface Reporte de Recaudo • El registro de contrapartida se debe ingresar la siguiente información: En la segunda línea del Reporte se ingresan los datos de la contrapartida así: • CLAVE: Siempre se debe ingresar el numero 15 • CUENTA: Código SAP correspondiente al Punto de Venta • CME: Se deja en Blanco Siempre • IMPORTE: Valor de Consignación por Servicios Conexos; ( Exactamente el valor que se indica en el MD de Conexos generado por el Sistema Centralizado de DEPRISA). Sin puntos ni comas. • DIVISIÓN: Base que elabora el reporte y el numero 0; ejemplo BAQ0 • TEXTO: Indicar el de recaudo y la fecha al que corresponde así: RECAUD CON + fechas reportadas + mes y año. Ejemplo 1: RECAUD CON 16-23 SEP10 ( Igual al texto que se incluyo en la línea de consignación) • REFERENCIA 3: CODIGO DEL MD GENERADO POR EL SISTEMA CENTRALIZADO DE INFORMACIÓN

23. 3. Elaborar Interface Reporte de Recaudo El formato de entrada debe quedar diligenciado de la siguiente forma para cada punto de venta. CON2011028 Código MD

24. 3. Elaborar Interface Reporte de Recaudo 1. El reporte de Interface debe enviarse con la información de Servicios Conexos semanalmente a tesorería Avianca al correo electrónico : yoly.pena@aviancataca.com 2. Debe Detallarse en el formato de recaudo la consignación de cada punto de venta con su correspondiente partida; Recuerde que el registro de la contrapartida contiene información exclusiva para Servicios Conexos. 3. Si no se envía el detalle de consignación por punto con el código del MD de Conexos de forma correcta no será posible compensar la partida de consignación y quedará la cartera pendiente al contratista. Tener en Cuenta lo siguiente:

25. Cronograma Reporte de Recaudo y descuento de cartera Ejemplo Semana 1: • Lunes a Viernes: Se genera la venta • Día siguiente Hábil: El contratista Consigna • Segundo Día Hábil: Se envía Interface a Tesorería • Tercer Día Hábil: Tesorería realiza compensación de los pagos • Cuarto Día Hábil: Casa Matriz Deprisa envía reporte de Cartera por Conexos a los Contratistas • Quinto Día Hábil : Los contratistas envían sus comentarios a Casa Matriz • Sexto Día Hábil : Casa Matriz reporta novedades a las áreas • Séptimo Día Hábil: Avianca Descontará el valor en Cartera al contratista. Si no es posible cobrar cartera en Avianca se procederá a Boquear el Servicio en MovilRed.

26. GRACIAS