Transparantie en eenduidigheid in Portfoliomanagement

1. Transparantie en eenduidigheid in Portfoliomanagement Albert van Holthoon Coachentrain B.V.

2. Definitie volgens de Vandale Portfolio is het geheel van activiteiten van een onderneming.

3. ‘Applications for project portfolio and resource management can boost team performance, and enable IT management and others to access real-time data via dashboards for prioritization and rapid decision making’. GartnerMagic Quadrant for Project Portfolio Management, 2003 ‘Enterprises will continue to reduce the number of tools needed to manage IT and other project portfolios, in part to provide quicker visibility via direct rollup and analysis of portfolio data.’ ‘By 2006, more than 50 percent of all project portfolio management functions will be packaged as flexibly configurable, modular Web services.’

4. GartnerMagic Quadrant for Project Portfolio Management, 2003

5. Agenda Bureau Heffingen Verbeterprogramma Knelpunten Planning en Control Oplossings voorstel Implementatie aanpak Stappen (1 – 4) Valkuilen (techniek, menselijke kant) Status nu Nog te gaan

6. Bureau Heffingen Bureau Heffingen is een agentschap van het ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij. Het geeft uitvoering aan wet- en regelgeving voor verantwoord mineralengebruik en beperking van mestproductie. Bureau Heffingen voert deze werkzaamheden uit door het vertalen van de wet naar heldere formulieren, toelichtingen en brochures. Via formulieren verzamelt, verwerkt en beheert Bureau Heffingen gegevens over grond, dieren, mineralen en mest. Hierbij maakt het gebruik van de modernste technieken op het gebied van automatisering en communicatie.

8. Besturing en beheer processen • Unit Jaarplan proces. • Unit Planning en Control proces. • Unit maandrapportage proces. Projectmanagement proces • Prince 2 • Ms Project

9. (Knelpunten) Jaarplan Bonnen Planners Clusterplan Clusterplan ABTer/ICT PL CM Clusterplan Planners Maandrapportage BHF Clusterplan Clusterplan Clust.plan Bonnen Bonnen Bedrijfsbureau BHf Project/Werkplan Medewerkers UREN Contracten Financ. Verlof/ziek Connect Schema Maandrapportage

10. Jaarplan Bonnen Maandrapportage Planners Clusterplan Clusterplan ABT/PL/Coor CM/AM Clusterplan Planners Maandrapportage BHF Clusterplan Clusterplan Clust/werk.plan Bedrijfsbureau BHf Project- en werkplanningen Medewerkers Ms Project Database UREN Contracten Financ. Verlof/ziek Connect STAP 1

11. Clusterplan Clusterplan Clusterplan Clusterplan Clusterplan Clust./werkplan STAP 2 Jaarplan Bonnen Maandrapportage Planners ABT/PL/Coord CM/AM Planners Maandrapportage BHF Bedrijfsbureau BHf Project- en werkplanningen Medewerkers Ms Project Database Contracten Financ. Verlof/ziek Connect

12. STAP 3 Jaarplan Bonnen Maandrapportage Planners ABT/PL/Coord CM/AM Planners Maandrapportage BHF Bedrijfsbureau BHf Project- en werkplanningen Medewerkers Ms Project Database Contracten Financ. Verlof/ziek Connect

13. STAP 4 Jaarplan Bonnen Maandrapportage Planners ABT/PL/Coord CM/AM Planners Maandrapportage BHF Bedrijfsbureau BHf Project- en werkplanningen Medewerkers Ms Project Database Contracten Financ. Verlof/ziek Connect

14. Knelpunten • Diversiteit in processen en tooling • Bevoegdheden/verantwoordelijkheden onduidelijk • Onbekendheid met proces (opleiding en communicatie) • Meerdere onafhankelijke subadministraties • Handmatig bijgewerkt • Urenverantwoording niet gekoppeld aan (sub)administratie • Project- en procesmatig werken nog niet geland • Inhoud van rapportages niet eenduidig vastgesteld

15. Oplossingsvoorstel • Oplossingsdoelstelling • Consistentie en actualiteit van Planning & Control proces verhogen • Verhogen van de efficiency van dit proces • Te bereiken resultaat • Hernieuwde processen vastgelegd (niet te veel wijzigen) • Afspraken vastgelegd en gecommuniceerd • Functies/taken beschreven en betrokkenen opgeleid • Één basis-administratie voor regulier werk, releases en projecten • Gekoppeld aan één resource-administratie (beschikbaarheid/uren) • Deze administratie geeft actueel inzicht in de (financiële) status van afdeling en projecten • en is daarmee ook de basis voor maand- en jaarrapportage • Planning en control ‘niet alleen achteruit- maar ook vooruit kijken’ (operationeel, tactisch etc.)

16. Implementatie aanpak • Uitgangspunten/Randvoorwaarden bij aanpak • Consistentie van administratie dient t.a.t. geborgd te blijven • Beheersbaarheid van traject is hoofdprioriteit oftewel continuïteit van het proces moet geborgd zijn • Medewerkers gaan in één systeem uren schrijven • Gefaseerde aanpak • Huidige situatie beschreven voor I&I en Logistiek

17. Stap 1 • Processen (opnieuw) beschreven. • Niet opnieuw het wiel uitgevonden! • Rollen en verantwoordelijkheden onder de aandacht gebracht. • Vervangen bestaande werkplannen en projectadministraties door één basisadministratie. • Eenduidigheid • Flexibel detailniveau • Verschillende invalshoeken

18. Stap 2 • Invoeren resource- en uren-administratie • Ms Project Server (EPM)  ‘Enterprise Resource Pool’. • Via Web Access tijdschrijven in MS Project Server.

19. Stap 3 • Vervanging van bestaande clusterplannen/maandrapportages • Vanuit 1 basis administratie worden de maandrapportages opgesteld.

20. Stap 4 • Automatiseren Interfaces • Gewenste werkelijkheid • Invoeren Dashboard • Portfolio views (geld, tijd, voortgang, afwijkingen, risico’s etc.)

21. Valkuilen • Techniek • Nieuwe techniek (weinig ervaring) • Olap cube • Performance • Niet synchroon lopen ‘actual work’ Web Acces <-> Ms Project • Menselijke kant • Acceptatie gebruikers • Verschillende methodes van plannen • Verschillen in detailleringsniveau van plannen

22. Status nu • EPM wordt wel gebruikt maar niet zoals oorspronkelijk bedoeld. • Nu nog puur als uren administratie systeem. • Acceptatiegraad van het systeem is zeer laag.

23. Lessons Learned • Wees geen ‘early adaptor’ • Neem de tijd om te testen en te implementeren.

24. Vragen ?