Sitzung der Anordnungskoordinatoren Verteidigung AKOV

1. Sitzung der Anordnungskoordinatoren Verteidigung AKOV Dienstag, 19.11.2013 ; 0900 - 1200 Uhr

2. Traktanden Begrüssung / Einleitung AKOV: Verantwortung und Prozesse MILVER Release 1.7: Wichtigste Änderungen Pause Neuerungen, Anpassungen, allgemeine Infos «Interactive Print» 6. Umfrage/Diverses Termine

3. Traktanden Begrüssung / Einleitung AKOV: Verantwortung und Prozesse MILVER Release 1.7: Wichtigste Änderungen Pause Neuerungen, Anpassungen, allgemeine Infos «Interactive Print» 6. Umfrage/Diverses Termine

4. Protokoll der AKOV-Sitzung vom 11.06.2013 • Bemerkungen? • Feedback? • Korrekturen?

5. Personelles • Neu: • Neue AKOV im ASTAB: Frau Monika Mutti • Gibt es weitere personelle Änderungen?

6. Traktanden Begrüssung / Einleitung AKOV: Verantwortung und Prozesse MILVER Release 1.7: Wichtigste Änderungen Pause Neuerungen, Anpassungen, allgemeine Infos «Interactive Print» 6. Umfrage/Diverses Termine

7. und immer wieder

8. … unser täglich Brot…. Was sind Anordnungen? Weisungsbeispiele Warum dieser «lästige» Anordnungsprozess mit Konsultationsverfahren? Einbezug der AKOV?! Beispiel zur Erarbeitung Warum Formular 95.001? Warum über GEVER/i-GEKO?

9. … und nach der Unterzeichnung?

10. Aufhebungsbeschluss 2013 • Übersicht WeisungenCdA - 47 • Weisungen DU CdA • LBA: 8 • AStab: 4 • FST A: 4 • Heer: 6 • LW: 0 • FUB: 3 • HKA: 0 • Befehle • CdA: 1 • AStab: 4 • Andere:0 Keine Sonderregelungsform 30. Juni 2013

11. INTAKTA - Anordnungsprozess als Beispiel • Setzen Sie den folgenden Auftrag um und erläutern Sie kurz das Vorgehen • Füllen Sie anhand der Aktennotiz Form. 95.001 aus • Beurteilen Sie kurz den Weisungsentwurf

12. Ihre Wünsche für 2014? • für die Tätigkeit als AKOV • an den Anordnungsprozess • an den Support durch Recht V, ZEM, DMV, Dritte • …weitere

13. Traktanden Begrüssung / Einleitung AKOV: Verantwortung und Prozesse MILVER Release 1.7: Wichtigste Änderungen Pause Neuerungen, Anpassungen, allgemeine Infos «Interactive Print» 6. Umfrage/Diverses Termine

14. MILVER Die wichtigsten Änderungen mit dem Release 1.7:

16. Traktanden Begrüssung / Einleitung AKOV: Verantwortung und Prozesse MILVER Release 1.7: Wichtigste Änderungen Pause Neuerungen, Anpassungen, allgemeine Infos «Interactive Print» 6. Umfrage/Diverses Termine

17. 90.080 f «Directives concernant les dispositions du groupement Défense» • Die Weisung 90.080 «Weisungen CdA über Anordnungen der Gruppe Verteidigung» existiert nun auch in französischer Version. • Verfügbarkeit: • MILVER • LMS (CUG & Gast) • BBL, print on demand

18. Anordnungen – Wichtig Dokumente und Quellen Übersicht über alle wichtigen Dokumente und Quellen. Das Dokument wird im 52.100 aufgeschaltet.

19. Regelungswut = Regelungsflut «Der unbegrenzte Eifer des Gesetzgebers» Artikel auf dem Tagesanzeiger vom 12.10.2013:

20. Optimierungen 01 Seit August 2013 verwendet das ZEM eine unpersönliche Begleitnotiz für GzA. Diese ist unpersönlich, spart jedoch Zeit. Weitere Optimierungsmassnahmen folgen… Besten Dank für Ihr Verständnis.

21. Optimierungen 02 Bei der Umsetzung von Korrekturarbeiten durch das ZEM, möchten z.T. Verfasser gerne neben den Polygrafen sitzen und sie bei den Arbeiten «unterstützen». Für die Polygrafen bedeutet ein solches Vorgehen einen erheblichen Zeitverlust. Lösung: Die gewünschten Korrekturen werden direkt im Dokument oder der Datei vermerkt. Korrekturen können auch jederzeit im ZEM besprochen werden… doch …das ZEM akzeptiert «Beisitzer» nur noch in begründeten Ausnahmefällen.

22. Zeitpunkt der Druckvorstufe Es kommt vermehrt vor, dass Dokumente ins ZEM gelangen um diese für die Vernehmlassung oder die Unterzeichnung layouten zu lassen. Konsequenz: Kommt es in der Vernehmlassung zu Korrekturen generieren wir so beachtlichen Mehraufwand und Fehler Der korrekte Zeitpunkt für das Layouten von Anordnungen durch das ZEM erfolgt NACH der Unterzeichnung. Das ZEM wird grundsätzlich keine Dokumente mehr layouten die noch nicht bewilligt, vernehmlasst und unterzeichnet sind. Bestehende Aufträge werden zu Ende geführt. Beispiele: 53.116 und 53.117 : Layout vor der Vernehmlassung ► 1 Woche Arbeit für nichts 53.005: Auftrag vor Vernehmlassung ► Über 100 Illustrationen nicht verwendet (Zeichenleistung: 4-6 Zeichnungen pro Tag)

23. Gut zum Druck • Das Gut-zum-Druck (GzD) ist ein Druckmuster, welches die Verfasser auf Wunsch von der Druckerei erhalten. Das GzD ist nicht farb- und materialverbindlich. • Die Umsetzung dieser Option war zwischen dem ZEM und dem BBL nicht klar geregelt. Neu gilt: • Gut-zum-Druck angekreuzt  Verfasser erhält GzD • Gut-zum-Druck nicht angekreuzt  Verfasser erhält kein GzD

24. Wunschtermine, Fantasietermine und zwingende Termine Auf jedem Publikationsauftrag ist ein Termin notiert, wann der Verfasser die fertige Vorschrift wünscht. Dieser Angabe ist jedoch nicht zu entnehmen, ob es sich um Wunschtermine, Fantasietermine oder zwingende Termine handelt. Nicht eingehaltene Termine verärgern. Wie wollen wir das einheitlich regeln? Vorschlag ZEM: zwingende Termine: realistisches Datum eintragen unverbindlichen Termine: kein Datum eintragen

25. Anpassungen im LMS • Im LMS wurden folgende Anpassungen vorgenommen: • Anpassung 1: • Im LMS sind Weisungen, Befehle und Militärische Vorschriften neu in getrennten Ordnern abgelegt. • Anpassung 2: • Unter der Nummer 90.000 sind neu folgende Dokumente abgelegt oder verlinkt: • Übersicht aller Weisungen • Link zu Übersicht aller Anordnungen • Link auf Seite Weisungen VBS • Links zu Dokumentvorlagen (für Weisungen und Militärische Vorschriften) • Anpassung 3: • Unter der Nummer 90.100 sind sämtliche «Beschlüsse über die Aufhebung und • Befristungsverlängerung von Anordnungen CdA/GSC» abgelegt. Jedes Jahr kommt ein neuer dazu. Somit ist die Nachvollziehbarkeit über die letzten Jahre hin gegeben. Neu tragen alle Aufhebungsbeschlüsse fortlaufend die Nummer 90.100.

26. INFO: Vorschriftenbereinigung LW und LBA In der Weisung 90.080 «Weisungen des CdA über Anordnungen der Gruppe V» steht unter Art 3, Ziffer 2: «Direktunterstellte des CdA können in ihrem Bereich, bei ausgewiesenem Bedarf, eine Sonderregelungsform definieren. Für diese Anordnungsform regeln sie den Anordnungsprozess Analog zu diesen Weisungen. Sie legen diese Regelung dem CdA zur Genehmigung vor.» Bei der LW und der LBA laufen zur Zeit Projekte zur Bereinigung der Dokumenten- resp. Vorschriftenlandschaft.

27. Illustrieren von Fotomaterial (analog Grundschulung) • Es wird immer wie mehr verlangt, dass Fotomatieralillustiert werden soll analog der Grundschulung. Illustrationen sind sehr, sehr zeitaufwändig. • Aufwandbeispiel am 53.008.01 d «Häuser und Ortskampf»: • Ca. 70 Fotos = 1 Monat Arbeit (nur Illustration ohne Fotograf und Layout). • Wie soll das ZEM solche Anfragen handhaben? Wir können nicht alle Anordnungen auf diese Weise illustrieren. Wer entscheidet?

28. Probe- und «Notdrucke» via Repro Zentrale • Die Repro Zentrale an der Papiermühlestrasse 20 erhält oft Kopieraufträge für Militärische Vorschriften. Gründe sind (unserer Meinung nach) folgende: • mangelnde Planung (Erstellung, Bewirtschaftung, Verteilung) • Probedrucke zu Versuchszwecken • umgehen des Prozesses • Maximalauflage für die Repro Zentrale beträgt etwa 10 Stk., sonst geht der Auftrag ins BBL zur Produktion. • Militärische Vorschriften können in Zukunft nur noch via AKOV in die Repro Zentrale zum kopieren gesendet werden. Martin Remund prüft die Zuständigkeit in MILVER.

29. Ausserkraftsetzungen von Material uns Systemen In letzter Zeit werden Ausserkraftsetzungen vom Itemmanagement LBA vermehrt in Frage gestellt. Der Ausserkraftsetzungsprozess scheint nicht klar resp. durchgängig geregelt zu sein. Bei Vorschriften, welche Material und Systeme betreffen, müssen diese ebenfalls über den offiziellen Ausserkraftsetzungsprozess via die Systemmanager ausser Kraft gesetzt werden. Fragen: Kennt jemand den offiziellen Prozess? Wissen Verfasser von Vorschriften von den jeweiligen Systemmanagern? Was ist ein ADS-Auftrag? Muss der Ausserkraftsetzungsprozess für Vorschriften angepasst werden?

30. Verteiler in Zukunft Sitzung vom 20.09.2013 mit Vertretern des HE, FST A, FUB, LBA und BBL zum Thema «Der Verteiler in Zukunft» ( vgl. AKOV-Sitzung vom 11.06.2013) Ergebnis: Es sollen nur noch sehr abgespeckte Verteiler hinterlegt werden. Vorschriften werden zu breit gestreut. Nun noch die Personen berücksichtigen, die die Vorschrift zur Erfüllung ihres Auftrags benötigen. Keine Verwaltungsexemplare versenden. Eine E-Mail mit der Information und einem Verweis auf die elektronische Version im LMS genügen. Druckauflage möglichst klein halten. Optimal sind 1 bis 2 Jahre.

31. Antrag LW Ist es möglich, dass auf dem Formular 95.001 im Abschnitt A ein zusätzliches Unterschrifts-feld für AKOV eingefügt wird?

32. Traktanden Begrüssung / Einleitung AKOV: Verantwortung und Prozesse MILVER Release 1.7: Wichtigste Änderungen Pause Neuerungen, Anpassungen, allgemeine Infos «Interactive Print» 6. Umfrage/Diverses Termine

33. «Interactive Print» • Was ist «Interactive Print»? • Wie funktioniert «Interactive Print»? • Was kostet «Interactive Print»? • Verwendungsmöglichkeiten? • Die Türen des ZEM sind offen für «Versuchskaninchen» die App (kostenlos)

34. Traktanden Begrüssung / Einleitung AKOV: Verantwortung und Prozesse MILVER Release 1.7: Wichtigste Änderungen Pause Neuerungen, Anpassungen, allgemeine Infos «Interactive Print» 6. Umfrage/Diverses Termine

35. Umfrage / Diverses

36. Nächste Sitzung 1. AKOV-Sitzung: Dienstag, 03.06.2014 2. AKOV-Sitzung: Dienstag, 18.11.2014

37. AKOV-Sitzung vom 03.06.2014 • Horizonterweiterung praktisch angewandt: Was halten Sie davon, die AKOV-Sitzung vom 03.06.2014 im BBL an der Fellerstrasse abzuhalten? • Mögliche Traktanden: • Neuerungen, Anpassungen, allgemeine Infos • Vorstellung des BBL • Besichtigung des Lagers • Besichtigung der Abteilung Produktion (ehem. MCB)

38. Herzlichen Dank!