1 / 61

Etapy tworzenia wniosków o płatność

Etapy tworzenia wniosków o płatność. Plan prezentacji Podstawowa dokumentacja projektowa 2. Etapy tworzenia wniosku o płatność 3. Korzystanie z podstawowych narzędzi PO KL. PODSTAW0WA DOKUMENTACJA PROJEKTOWA. WND. ADEKWATNE, NIEZBĘDNE, RACJONALNE. PROBLEM. WSPARCIE. REZULTAT. WNP.

cybill
Download Presentation

Etapy tworzenia wniosków o płatność

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Etapy tworzenia wniosków o płatność

  2. Plan prezentacji • Podstawowa dokumentacja projektowa • 2. Etapy tworzenia wniosku o płatność • 3. Korzystanie z podstawowych narzędzi PO KL

  3. PODSTAW0WA DOKUMENTACJA PROJEKTOWA WND ADEKWATNE, NIEZBĘDNE, RACJONALNE PROBLEM WSPARCIE REZULTAT WNP BIEŻĄCY MONITORING REZULTATÓW DZIAŁANIA /WYDATKI UCZESTNICY

  4. REALIZACJA PROJEKTU / GROMADZENIE I PREZENTACJA DANYCH DANE OSOBOWE STATYSTYCZNE • RODZAJE WYKONANYCH PRAC • (REALIZACJA HARMONOGRAMU DZIAŁAŃ) • PROBLEMY Z REALIZACJĄ • PLAN PRAC W KOLEJNYM OKRESIE • (W ODNIESIENIU DO HARMONOGRAMU DZIAŁAŃ) • WYDATKI PONIESIONE W OKRESIE • TRANSZA NA WYDATKI W PRZYSZŁYM OKRESIE • EFEKTY DZIAŁAŃ • – obserwacja dynamiki wzrostu • ANALIZA : • Testów • Ankiet • …

  5. SPORZĄDZANIE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ • Ocena kwalifikowalności wydatków • /Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL/ • 2. Bieżąca organizacja i monitoring • /koordynacja / zarządzanie/ • 3. Obsługa narzędzi PO KL • /GWP, Formularz PEFS/

  6. WDATKI W PROJEKCIE MAJĄ BEZPOŚREDNI ZWIĄZEK Z CELAMI PROJEKTU ZGODNE ZE SZCZEGÓŁOWYM BUDŻETEM NIEZGODNE ZE SZCZEGÓŁOWYM BUDŻETEM UWZGLĘDNIONE W SZCZEGÓŁOWYM BUDŻECIE LECZ W INNEJ WYSOKOŚCI ZGODNE Z WYTYCZNYMI I OBOWIĄZUJĄCYM PRAWEM NIEZGODNE Z WYTYCZNYMI I OBOWIĄZUJĄCYM PRAWEM NIE UWZGLĘDNIONE W SZCZEGÓŁOWYM BUDŻECIE

  7. ZMIANY W SPOSOBIE WYDATKOWANIA ŚRODKÓW • BEZ ZGODY IW NIE MOŻNA: • ZWIĘKSZYĆ ŁĄCZNEJ WARTOŚCI WYDATKÓW • NA CROSS-FINANCING • ZWIĄKSZYĆ ŁĄCZNEJ WARTOŚCI ZADANIA • ZARZĄDZANIE PROJEKTEM • ZWIĘKSZYĆ ŁĄCZNEJ WARTOŚCI WYNAGRODZENIA PERSONELU ZARZĄDZAJĄCEGO • PRZESUNĄĆ MIĘDZY ZADANIAMI WIĘCEJ NIŻ 10 % RÓWNOWARTOŚCI TYCH ZADAŃ /LICZĄC Z PIERWOTNEGO WND; KOSZTY POŚREDNIE NIE SĄ ZADANIEM/ • DOKONYWAĆ PRZESUNIĘĆ ŚRODKÓW MIĘDZY LATAMI

  8. Częstotliwość składania wniosków Określona w umowie: • Nie rzadziej niż raz na 3 miesiące - nie ma obowiązku zachowania pełnego miesiąca rozliczeniowego • Składany do 8 dni roboczych po zakończeniu okresu rozliczeniowego, • Wniosek końcowy do 30 dni kalendarzowych od zakończenia okresu realizacji projektu.

  9. Częstotliwość składania wniosków W przypadku niezłożenia wniosku o płatność na kwotę lub w terminie określonym przez beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności, od środków pozostałych do rozliczenia naliczane będą odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność rozliczającego dany wydatek.

  10. Cechy dobrego wniosku o płatność: • Sporządzony w Generatorze Wniosków Płatniczych w obowiązującej wersji • Sporządzony zgodnie z obowiązującą „Instrukcją…”; • Podpisany przez osobę do tego upoważnioną; • Zawierający wszystkie wymagane załączniki poprawnie sporządzone. • Złożony w wersji papierowej oraz w wersji elektronicznej, • Spójny z zapisami wniosku o dofinansowanie, dokumentacją projektu, wewnętrznie ze sobą i załącznikami do wniosku o płatność.

  11. Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność: • Postęp rzeczowy = postęp finansowy; • Beneficjent wykazuje wydatki poniesione w danym okresie rozliczeniowym z otrzymanych środków dofinansowania oraz w ramach wkładu własnego. • Beneficjenta obowiązują limity wydatków wskazane w odniesieniu do każdego zadania w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu oraz ogólnej kwoty wydatków związanych z wynagrodzeniem personelu zarządzającego projektem.

  12. Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność: • Poniesione wydatki nie muszą być zgodne ze szczegółowym budżetem projektu ale muszą być adekwatne i niezbędne na potrzeby realizacji projektu. • Sporządzony na podstawie faktycznie zaksięgowanych i zapłaconych dokumentów księgowych; • Jednostki sektora finansów publicznych powinny każdy wydatek kwalifikowalny ująć we wniosku w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia, przy czym wydatek ujęty we wniosku o płatność zgodnie z ww. terminem to wydatek uwzględniony we wniosku o płatność za okres, w którym został poniesiony.

  13. Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność: Dokumenty księgowe potwierdzające poniesienie wydatków: Co do zasady beneficjent nie musi dołączać kserokopii dokumentów, potwierdzających poniesione wydatki do wniosku o płatność; powinny być archiwizowane w siedzibie beneficjenta i udostępniane w trakcie kontroli, Wraz z pierwszym wnioskiem o płatność należy złożyć pięć dowolnych kopii dokumentów księgowych ujętych do rozliczenia w tym wniosku

  14. Dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki są: • 1. Faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wraz z dokumentami zapłaty • w przypadku płatności gotówkowej wystarczającym dowodem jest faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z adnotacją np. „zapłacono gotówką” lub „forma płatności – gotówka” lub z innymi dokumentami potwierdzającymi rozchód z kasy beneficjenta; • 2. W przypadku wkładu niepieniężnego; • dokumenty uzupełniające o wartości dowodowej równoważnej fakturom;

  15. 3. W przypadku wkładu w postaci dodatków lub wynagrodzeń uczestników projektu oświadczenie składane przez podmioty wypłacające dodatki lub wynagrodzenia pozwalające na identyfikację poszczególnych uczestników projektu oraz wkładu własnego w odniesieniu do każdego z nich.

  16. Dokumenty potwierdzające poniesione wydatki • W przypadku amortyzacji • tabele amortyzacyjne środków trwałych wraz ze stosownymi dokumentami księgowymi np. w postaci PK lub inne dokumenty wskazujące na wysokość odpisów amortyzacyjnych (również w przypadku jednorazowego odpisu amortyzacyjnego) • oświadczenie, iż amortyzowany środek trwały nie został zakupiony z dotacji krajowej lub wspólnotowej podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta.

  17. Opis dokumentów finansowych w ramach PO KL

  18. Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą być prawidłowo opisane, tak aby widoczny był ich związek z projektem. Wyjątek stanowią koszty pośrednie rozliczane ryczałtem. W przypadku takiej konieczności do WUP należy przesłać kopię dokumentu księgowego wraz z jego opisem.

  19. Minimalny zakres opisu dokumentów księgowych: • numer umowy o dofinansowanie projektu, • zapis, że projekt jest współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego, • nazwa zadania, w ramach, którego wydatek jest ponoszony, • kwota kwalifikowalna lub w przypadku, gdy dokument dotyczy kilku zadań – kilka kwot w odniesieniu do każdego z nich, • informacja o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej dokumentu, • odniesienie do ustawy z 29.01.2004 Prawo zamówień publicznych lub informacja o zastosowaniu zasady konkurencyjności – jeśli jest to konieczne

  20. OPIS DOKUMENTÓW FINANSOWYCH Wzór opisu dokumentu księgowego Dokument ………(nazwa i numer)………… z dnia ……………….. na kwotę …………………...PLN dotyczy w kwocie …………………...PLN Umowy o dofinansowanie projektu nr ……………………………………. z dnia ……………….w ramach projektu współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego, w tym: 1. kwota wydatku kwalifikowalnego……………………PLN poniesionego w związku z realizacją zadania ……………(numer i nazwa zadania)………. zgodnie z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu, w tym: w ramach cross-financingu………..……….PLN, w ramach kosztów personelu………………….PLN 2. kwota wydatku kwalifikowalnego……………………PLN poniesionego w związku z realizacją zadania ……………(numer i nazwa zadania)………. zgodnie z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu, w tym: w ramach cross-financingu………..……….PLN, w ramach kosztów personelu………………….PLN 3. kwota wydatku kwalifikowalnego……………………PLN poniesionego w ramach kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie faktycznie poniesionych wydatków zgodnie z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu, (w przypadku gdy dokument dotyczy kilku zadań oraz kosztów pośrednich, należy wykazać wszystkie kwoty kwalifikowane w rozbiciu na poszczególne zadania oraz koszty pośrednie według powyższego wzoru) Zakupu dokonano zgodnie z art……….……… Ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r., Nr 19, poz. 177 z późn. zm.) lub z zastosowaniem zasady konkurencyjności. Sprawdzono pod względem merytorycznym Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym ………………………………………………………………. ……………………………………………………. (data i podpis osoby upoważnionej) (data i podpis osoby upoważnionej) www.pokl.wup-krakow.pl

  21. WNIOSEK O PŁATNOŚĆ

  22. Podstawowe części wniosku o płatność • Dane dotyczące projektu i Beneficjenta; • Postęp finansowy i rzeczowy realizacji projektu; • Uzyskany przychód w okresie objętym wnioskiem; • Korekty finansowe; • Źródła sfinansowania wydatków projektu; • Rozliczenie kwoty dofinansowania i wkładu własnego; • Harmonogram płatności na kolejne okresy rozliczeniowe; • Planowany przebieg realizacji projektu; • Informacja na temat problemów w realizacji projektu wraz z planowanymi środkami zaradczymi • Oświadczenia (zgodność projektu z zasadami polityk wspólnotowych, ze stanem faktycznym).

  23. Formularz wniosku o płatność WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ 1_WNIOSEK ZA OKRES: od 01.01.2011 do 31.03.2011 2_PROJEKT (1) Program Operacyjny Kapitał Ludzki (2) Priorytet: ................................................................................................. (3) Działanie: ............................................................................................ (4) Poddziałanie: ............................................................................................ (5) Nazwa projektu: ....................................................................................... (6) Nr umowy/decyzji: jeśli jest aneks to nr aneksu (7) Okres realizacji projektu od ................. do .......................................... (8) Płatność: zaliczkowa (9) Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (PLN): (10) Wnioskowana kwota (PLN): kwota tożsama z pierwszą w harmonogramie płatności (10_)

  24. Formularz wniosku o płatność4_Postęp finansowy Wszystkie wydatki kwalifikowalne, łącznie z wkładem własnym (wydatki bezpośr . – cross-fin.) *% z umowy ryczałt

  25. Formularz wniosku o płatność PRZYCHÓD– każdy wpływ środków finansowych w ramach projektu pochodzący ze sprzedaży, wynajmu, usług, opłat wpisowych lub innych równoważnych opłat oraz kar umownych które powstaną w związku z realizacją projektu PO KL. Odsetki bankowe nie stanowią przychodu projektu

  26. Formularz wniosku o płatność 7_Korekty finansowe KOREKTA FINANSOWA – dokonywana w przypadku, gdy Beneficjent dostrzegł niekwalifikowalność wydatków wykazanych w złożonych już i zatwierdzonych wnioskach o płatność. Jeśli korekta przewyższa kwotę rozliczanych wydatków we wniosku zostaje ona pomniejszona w całości dopiero w kolejnym wniosku o płatność, w którym możliwe jest jej rozliczenie. W tabeli tej nie ujmowane są korekty wykazane przez kontrolę po zakończeniu czynności kontrolnych.

  27. W przypadku rozliczania wydatków inwestycyjnych , należy podać ich kwotę Korekta dotyczy pomniejszenia wydatków z zatwierdzonych wniosków o płatność

  28. Formularz wniosku o płatność 8_Źródła finansowania • jeśli beneficjent otrzymuje dotacje w wysokości 100% wartości projektu, to całość wpisuje w wierszu „budżet państwa”, • suma kolumny, przedstawiającej wydatki w okresie rozliczeniowym powinna być zgodna z kolumną 3, wiersz 3 – tabeli 4_

  29. 4_POSTĘP FINANSOWY REALIZACJI PROJEKTU

  30. 9_ROZLICZENIE KWOTY DOFINANSOWANIA I WKŁADU WŁASNEGO**

  31. Przy założeniu, że projekt jest realizowany w okresie 01.01.2011-30.09.2011 Harmonogram płatności[1]) WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ 1_WNIOSEK ZA OKRES: od 01.01.2008 do 31.03.2008 2_PROJEKT (1) Program Operacyjny Kapitał Ludzki (2) Priorytet: ................................................................................................. (3) Działanie: ............................................................................................ (4) Poddziałanie: …………………………………………………………………………………… (5) Nazwa projektu: ....................................................................................... (6) Nr umowy/decyzji: ............................................... (7) Okres realizacji projektu od ................. do .......................................... (8) Płatność: …………………………………………………………………………… (9) Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (PLN):70 000,00…………. (10) Wnioskowana kwota (PLN): 10_HARMONOGRAM PŁATNOŚCI NA KOLEJNE OKRESY ROZLICZENIOWE 150 000……........................ 10_HARMONOGRAM PŁATNOŚCI

  32. Formularz wniosku o płatność 10_Harmonogram płatności • powinien być zgodny z załączonym do umowy o dofinansowanie projektu, • beneficjent może korygować (uaktualniać) harmonogram płatności, ale IP2 może nie wyrazić zgody na zaproponowane przez niego zmiany – dlatego jest to ujęte w informacji do beneficjenta

  33. Formularz wniosku o płatność • Załączniki do wniosku o płatność: • Zał.1 – zestawienie poniesionych wydatków • Zał. 2 – szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia • Zał. 3 – Wyciągi bankowe z wyodrębnionego • rachunku projektu • Zał. 4 – Raporty kasowe/oświadczenie o dokonanych płatnościach gotówkowych • Ponadto: • Formularz PEFS • Zał. A do „Zasad sporządzania wniosków o płatność WUP w Krakowie” Zestawienie wydatków związanych z personelem projektu. należy dołączyć do pierwszego wniosku o płatność

  34. Załącznik 1 Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem Faktyczna refundacja ze środków dotacji rozwojowej

  35. kol.7 - podajemy kwotę, na którą opiewa cały dokument, który wykazujemy w Zestawieniu. Różnica między kwotą dokumentu brutto i netto może wynikać tylko i włącznie kol. 5 –podajemy pełne informacje umożliwiające ocenę kwalifikowalności danego wydatku z podatku VAT!!!

  36. Załącznik nr 1 • Jeden dokument należy wykazać w jednym zadaniu tylko jeden raz (w jednym wierszu). • Wyjątkiem są tu jedynie dokumenty: - obejmujące w części wydatki związane z cross-financingiem - np. gdy na jednej fakturze znajdą się wydatki na zakup komputera (które rozliczane są w ramach cross-financingu) oraz na tonery do drukarki, dokument ten umieszczamy w tabeli w dwóch wierszach: w jednym wierszu pokazujemy kwotę w ramach cross-finacingu, w drugim pozostałą kwotę faktury - sfinansowane w części z dofinansowania i w części z wkładu własnego - wówczas w jednym wierszu wpisujemy dokument na kwotę sfinansowaną z wkładu własnego, a w kolejnym wierszu ten sam dokument na kwotę sfinansowaną z dotacji,

  37. Załącznik nr 1 Wszystkie dokumenty w załączniku nr 1 do wniosku powinny być wykazywane następująco: • w kolumnie 1 należy zamieścić numer dokumentu wskazujący na jego rodzaj • w kolumnie 4 należy podawać wszystkie daty zapłaty dokumentu (na pełną kwotę dokumentu, a nie jedynie na kwotę kwalifikowalną) W przypadku wynagrodzeń w kolumnie 4 załącznika nr 1 powinny znaleźć się daty zapłaty wszystkich części składowych kwoty brutto (jeżeli daty są różne). • Kol. 4 data zapłaty – w przypadku wkładu niepieniężnego pole nie jest wypełniane.

  38. Załączniki nr 1 • W przypadku rozliczania dokumentu zawierającego różne stawki podatku VAT, w kolumnie nr 5 załącznika nr 1 do wniosku o płatność (Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem) należy pogrupować asortyment wg. stawek VAT; • Wydatki dotyczące personelu powinny być oznaczone we wniosku o płatność literą „P” (w kolumnie 5 Załącznika nr 1 do wniosku o płatność).

  39. Załącznik nr 1 • W przypadku rozliczania wynagrodzeń w kolumnie nr 5 załącznika nr 1 do wniosku o płatność (Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem) należy wpisać następujące dane: • imię i nazwisko • funkcja / stanowisko w projekcie (zgodnie z punktem 3.5 wniosku) • informacja o rozliczaniu kwoty netto bądź brutto wynagrodzenia (w zależności, jaką kwotę wynagrodzenia Beneficjent rozlicza w danym wniosku o płatność) • kwota kwalifikowana wynagrodzenia danej osoby • okres za jaki wypłacone jest wynagrodzenie

  40. Załącznik nr 1 • W przypadku rozliczania kosztów związanych z organizacją szkolenia w kolumnie nr 5 należy podać • w przypadku wynajmu sal - okres / datę szkolenia / oznaczenie / nazwę / liczbę godzin / dni wynajmu (w zależności od sposobu opłacania wynajmu sali) • w przypadku pracy trenerów – okres / datę szkolenia / oznaczenie / nazwę / liczbę godzin / dni pracy trenera (w zależności od sposobu opłacania pracy trenera) • w przypadku usługi cateringowej –jakiego okresu/ jakiego szkolenia dotyczy)

  41. Załącznik nr 1 • W przypadku rozliczania delegacji w kolumnie 5 załącznika nr 1 należy podać co najmniej następujące informacje: • Imię i nazwisko osoby delegowanej • Cel wyjazdu i miejsce wyjazdu • Datę wyjazdu • Opis wydatku w kolumnie 5 załącznika nr 1 powinien zawierać informację o rodzajach zakupionych produktów/usług (np. papier ksero, toner; długopisy; notatniki). Opis wydatku nie powinien ograniczać się jedynie do nazwy pozycji budżetowej z budżetu szczegółowego. Nie ma natomiast konieczności podawania marki zakupionego produktu.

  42. Załącznik nr 1 • W przypadku rozliczania wydatków poniesionych w ramach cross-financingu należy każdorazowo podawać w kolumnie 5 załącznika nr 1 ceny jednostkowe zakupionego sprzętu. • W kolumnie data zapłaty powinna pojawiać się data płatności za towar/usługę kontrahentowi, nie zaś data refundacji – datę refundacji należy wpisywać w kolumnie 5.

  43. Załączniki

  44. Załącznik 2 do wniosku o płatność Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia

  45. ZAŁĄCZNIK 2 DO WNIOSKU O PŁATNOŚĆ • 1.Zgodność danych w odniesieniu do • Definicji • Deklaracji BO • Sprawozdania PEFS • Zapisów we wniosku o płatność (5_) Postęp rzeczowy

  46. Dodatkowezasady Co do zasady wydatki powinny być ponoszone z konta projektowego. • W przypadku dokonywania refundacji wydatków z konta projektu na konto ogólne beneficjenta należy podawać tytuł przelewu niepozostawiający wątpliwości czego dotyczy dana refundacja. • W przypadku dokonania refundacji za kilka wydatków jednym przelewem do wniosku o płatność należy sporządzić zestawienie dokonanych refundacji.

  47. Dodatkowezasady W przypadku dokonywania przelewów dotyczących kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem z rachunku projektu na konto główne Beneficjenta w tytule przelewu rekomenduje się, aby podać za jaki okres refundowane są koszty pośrednie. W celu usprawnienia procesu weryfikacji oraz zatwierdzania złożonych przez Państwo wniosków o płatność prosimy o przyjęcie jednolitego okresu (np. miesięcznie, kwartalnie) za jaki następuje refundacja odpowiedniej kwoty z rachunku projektu

More Related