Programų sistemų inžinerija

1. Programų sistemų inžinerija Saulius Ragaišis, VU MIF saulius.ragaisis@mif.vu.lt

2. Projekto valdymas pagal PMBOK PMBOK (angl. Project Management Body Of Knowledge) yra projektų valdymo profesijos žinių visuma. PMBOK gairių pagrindinis tikslas identifikuoti poaibį projektų valdymo žinių bendrai pripažįstamų kaip gera praktika. A Guide to Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide). Project Management Institute, 2004. (an American National Standard: ANSI/PMI 99 001-2004). Kitas PMBOK tikslas yra pateikti projektų valdymo terminiją, sąvokų sistemą.

3. Kas yra projektas? • Projektas yra apribotas laike siekimas sukurti unikalų produktą, paslaugą ar rezultatą. • Projekto charakteristikos: • apribotas laike; • rezultatų unikalumas; • laipsniškas plėtojimas.

4. Projektas vs. einamoji veikla Abu turi bendrų savybių: - juos atlieka žmonės; - suvaržyti ribotų resursų; - planuojami, vykdomi ir kontroliuojami. Esminis skirtumas tarp jų yra tai, kad procesas (einamoji veikla) yra nuolatinis ir pasikartojantis, o projektas yra apribotas laike ir unikalus. Projektas baigiasi, kai pasiekia specifinius jam iškeltus tikslus, o procesas (einamoji veikla) prisitaiko prie naujų tikslų ir tęsia darbą.

5. Projektai ir strateginis planavimas Projektai yra priemonės, naudojamos organizacijos strateginių planų įgyvendinimui. Projektai tipiškai yra inicijuojami kaip rezultatas vieno ar daugiau tokių strateginių sumetimų (aplinkybių): - Rinkos poreikis (pvz., naftos perdirbimo kompanija inicijuoja naujos perdirbimo įmonės statybą dėl pastovaus benzino trūkumo); - Organizaciniai poreikiai (pvz., apmokymų centras inicijuoja naujo kurso parengimą, kad padidinti pelną); - Užsakovų pageidavimas (pvz., elektros tinklai inicijuoja naujos pastotės statybą naujo pramoninio parko aptarnavimui); - Technologinė pažanga (pvz., programinės įrangos kūrimo įmonė inicijuoja naujos kartos žaidimo kūrimą atsiradus naujiems žaidimų įrenginiams); - Teisiniai reikalavimai (pvz., dažų gamintojai inicijuoja projektą nustatyti naujų nuodingų medžiagų naudojimo rekomendacijas).

6. Kas yra projektų valdymas? Projektų valdymas yra žinių, įgūdžių, įrankių ir metodų taikymas projekto veikloms, kad patenkinti projekto reikalavimus. Projekto valdymas apima: - reikalavimų identifikavimą; - nustatymą aiškių ir pasiekiamų tikslų; - prieštaringų kokybės, apimties, kainos ir laiko poreikių balansavimą; - pritaikymą specifikacijų, planų ir metodų skirtingiems įvairių suinteresuotų asmenų poreikiams ir lūkesčiams. Projektų vadovai dažnai kalba apie „trigubą apribojimą“ (projekto apimtis, laikas ir kaina) prieštaringų projekto reikalavimų valdymui. Projekto kokybė priklauso nuo šių trijų faktorių suderinimo. Projekto rizika yra tikėtinas įvykis, kuris, jei įvyksta, turi teigiamą ar neigiamą įtaką bent vienam iš projekto tikslų.

7. Kas yra projektų valdymas? (2) Projekto valdymo grupė yra profesiniu požiūriu atsakinga prieš suinteresuotus asmenis, įskaitant užsakovus, vykdančią organizaciją ir visuomenę. Visi projekto valdymo grupės nariai turi laikytis etikos kodekso (angl. Code of Ethics), o sertifikuoti profesionalai (angl. Project Management Professional certified) turi laikytis profesinės veiklos kodekso (angl. Code of Professional Conduct).. Efektyviam projekto valdymui būtina, kad projekto valdymo grupė žinotų ir taikytų žinias ir įgūdžius bent jau iš penkių sričių: - projektų valdymo žinios (PMBOK); - taikomosios srities žinios, standartai, įstatymai ir taisyklės; - projekto aplinkos supratimas; - bendrosios valdymo žinios ir įgūdžiai; - tarpasmeniniai (darbo grupėje) įgūdžiai.

8. Projektų valdymo žinių sritys • integravimo valdymas (angl. Project Integration Management) • apimties valdymas (angl. Project Scope Management) • laiko valdymas (angl. Project Time Management); • kainos valdymas (angl. Project Cost Management); • kokybės valdymas (angl. Project Quality Management); • žmogiškųjų resursų valdymas (angl. Project Human Resource Management); • komunikavimo valdymas (angl. Project Communications Management); • rizikos valdymas (angl. Project Risk Management); • įsigijimo valdymas (angl. Project Procurement Management)

9. Projekto gyvavimo ciklas Projekto vadovai ar organizacija gali suskirstyti projektus į fazes, kad užtikrinti geresnį valdymą ir kontrolę. Šios fazės kartu yra vadinamos projekto gyvavimo ciklu. Pavyzdžiui, kai organizacija identifikuoja progą, kuria norėtų pasinaudoti, ji dažnai inicijuoja galimybių studiją (angl. feasibility study), kad nuspręsti, ar pradėti projektą. Gyvavimo ciklo apibrėžimas nusako, ar galimybių studija yra laikoma pirma projekto faze, ar atskiru, nepriklausomu projektu. Projekto gyvavimo ciklas apibrėžia: - koks techninis darbas atliekamas kiekvienoje fazėje; - kokie darbo produktai yra sukuriami kiekvienoje fazėje ir kaip jie yra peržiūrimi, verifikuojami ir validuojami; - kas dalyvauja kiekvienoje fazėje; - kaip valdoma ir patvirtinama kiekviena fazė.

10. Projektu suinteresuoti asmenys Suinteresuoti asmenys (angl. stakeholders) yra asmenys ir organizacijos, kurie aktyviai dalyvauja projekte arba kurių interesus gali įtakoti projekto vykdymas ar įgyvendinimas (projekto tikslai ir rezultatai). Projekto valdymo grupė turi identifikuoti suinteresuotus asmenis, išsiaiškinti jų reikalavimus ir lūkesčius bei pagal galimybes valdyti jų reikalavimus, kad projektas būtų sėkmingas. Suinteresuoti asmenys turi projekte skirtingo lygio atsakomybes ir įgaliojimus, kurie gali keistis projekto eigoje. Suinteresuoti asmenys gali įtakoti projektą tiek teigiamai (tie, kurie gaus naudos iš sėkmingo projekto rezultatų), tiek neigiamai (tie, kurie mato neigiamas projekto pasekmes).

11. Projektu suinteresuoti asmenys (2) Kiekvieno projekto suinteresuoti asmenys apima: - Projekto vadovas: asmuo atsakingas už projekto valdymą. - Užsakovas/naudotojas: asmuo ar organizacija, kuri naudos projekto produktą. Galimi kelių lygių užsakovai, pavyzdžiui, naujų vaistų atveju tai ir gydytojai, ir ligoniai, ir ligonių kasos. Kai kuriose taikymo srityse užsakovas ir naudotojas yra sinonimai, kitose – užsakovas yra esybė, įsigyjanti projekto produktą, o naudotojas yra tas, kuris betarpiškai naudos tą produktą. - Vykdanti organizacija: įmonė, kurios darbuotojai yra labiausiai tiesiogiai įtraukti į projekto vykdymą. - Projekto komanda: grupė, kuri atlieka projekto darbus. - Projekto valdymo grupė: projekto komandos nariai, kurie betarpiškai dalyvauja projekto valdyme. - Sponsorius: asmuo ar grupė, suteikianti projektui finansinius resursus. - Įtakojantys: asmenys ar grupės, tiesiogiai nesusiję projekto produkto įsigijimu ar naudojimu, bet dėl savo individualios pozicijos užsakovo ar vykdančioje organizacijoje galintys teigiamai ar neigiamai įtakoti projekto eigą. - Projektų valdymo skyrius (angl. PMO – Project Management Office): jei toks yra vykdančioje organizacijoje, gali būti suinteresuotas asmuo, jei tiesiogiai ar netiesiogiai atsakingas už projekto rezultatus. Be išvardintų gali būti daugybė kitų projektu suinteresuotų asmenų, pvz.: savininkai ir investuotojai, pardavėjai ir kontraktoriai, komandos nariai ir jų šeimos, valstybinės organizacijos, atskiri gyventojai ir visa visuomenė.

12. Projekto valdymo procesai Projekto valdymo procesai apibrėžti kaip diskretūs elementai su savo interfeisais, tačiau praktikoje jie persidengia. Labiausiai patyrę praktikai pripažįsta, kad yra ne vienas būdas valdyti projektą. Projekto specifiką sudaro tikslai, kuriuos reikia pasiekti atsižvelgiant į sudėtingumą, riziką, dydį, laiką, projekto komandos patirtį, prieinamus resursus, turimą istorinę informaciją, organizacijos projektų valdymo brandumą ir taikomąją sritį. Projekto valdymo procesai taikomi projekte iteratyviai ir daug procesų projekto eigoje yra kartojama ar peržiūrima. Projekto vadovas ir komanda yra atsakingi už nustatymą, kas kuriuos procesus ir kaip reglamentuotai turi taikyti, kad būtų pasiekti projekto tikslai. Projekto valdymo procesai sąveikauja pagal principą planuok-daryk-tikrink-veik (angl. plan-do-check-act).

13. Projekto valdymo procesų grupės PMBOK apibrėžia 5 projekto valdymo procesų grupes: - Inicijavimo procesų grupė (angl. Initiating Process Group): apibrėžia ir inicijuoja projektą ar projekto fazę. - Planavimo procesų grupė (angl. Planning Process Group): apibrėžia ir detalizuoja tikslus ir planuoja veiklas projekto tikslų ir apimties pasiekimui. - Vykdymo procesų grupė (angl. Executing Process Group): apjungia žmones ir kitus resursus projekto valdymo plano įgyvendinimui. - Stebėjimo ir kontroliavimo procesų grupė (angl. Monitoring and Controlling Process Group): reguliariai matuoja ir stebi projekto progresą, kad identifikuoti nukrypimus nuo projekto plano taip, kad būtų galima imtis korekcinių veiksmų, reikalingų projekto tikslams pasiekti. - Uždarymo procesų grupė (angl. Closing Process Group): formalizuoja produkto, paslaugos ar rezultatų priėmimą ir tvarkingai užbaigia projektą ar projekto fazę.

14. Projekto integravimo valdymas Projekto integravimo valdymo žinių sritis apima procesus ir veiklas, reikalingas identifikavimui, apibrėžimui, kombinavimui, unifikavimui ir koordinavimui skirtingų procesų ir veiklų projekto valdymo procesų grupėse (jų viduje). Projekto valdymo kontekste integravimas yra priėmimas sprendimų, kur kiekvienu momentu koncentruoti pastangas ir resursus, numatant potencialias problemas, sprendžiant jas prieš tampant kritiškomis ir koordinuojant darbus. Integravimas taip pat apima derybas dėl prieštaringų tikslų ir alternatyvų. Integravimo poreikis darosi akivaizdus situacijose, kai atskiri procesai sąveikauja, pavyzdžiui: kainos įvertinimas, reikalingas sudarant atstatymo (contingency) planą, apima integravimą planavimo procesų, susijusių su projekto kainos, laiko ir rizikos valdymu.

15. Projekto integravimo valdymas (2) Projekto integravimo valdymo procesai: - Sukurti projekto įsakymą (angl. Develop Project Charter): įsakymas formaliai inicijuoja (sankcionuoja) projektą ar projekto fazę. - Sukurti preliminarų projekto apimties apibrėžimą (angl. Develop Preliminary Project Scope Statement): aukštu lygiu aprašo projekto apimtį. - Sukurti projekto valdymo planą (angl. Develop Project Management Plan): dokumentuoti veiksmus, būtinus apibrėžti, paruošti, integruoti ir koordinuoti visus dalinius planus į projekto valdymo planą. - Vadovauti ir valdyti projekto vykdymą (angl. Direct and Manage Project Execution): vykdyti projekto valdymo plane numatytas veiklas, kad pasiekti projekto tikslus, apibrėžtus projekto apimties dokumente. - Stebėti ir kontroliuoti projekto darbą (angl. Monitor and Control Project Work): stebėti ir kontroliuoti procesus, naudojamus projekto inicijavimui, planavimui, vykdymui ir uždarymui, kad pasiekti projekto efektyvumo rodiklius, apibrėžtus projekto valdymo plane. - Integruotas pakeitimų valdymas (angl. Integrated Change Control): peržiūrėti visus prašymus pakeitimams, patvirtinti pakeitimus ir kontroliuoti pakeitimus. - Uždaryti projektą (angl. Close Project): pabaigti visas veiklas, kad formaliai uždaryti projektą ar projekto fazę.

16. Projekto apimties valdymas Projekto apimties valdymas apima procesus, reikalingus užtikrinimui, kad projekte numatyti visi tie ir tik tie darbai, kurie reikalingi įvykdyti projektą sėkmingai. Projekto apimties valdymas iš esmės yra susijęs su apibrėžimu ir kontroliavimu, kas turi ir kas neturi būti įtraukta į projektą. Projekto apimties valdymo procesai: - Apimties planavimas (angl. Scope Planning): sukūrimas projekto apimties plano, kuris dokumentuoja, kaip bus nustatoma, tikrinama, kontroliuojama projekto apimtis ir kaip bus sudaroma darbų skleistinė (angl. WBS – Work breakdown Structure). - Apimties apibrėžimas (angl. Scope Definition): sukūrimas detalaus projekto apimties apibrėžimo, kuris bus pagrindu tolimesniems projekto sprendimams. - Darbų skleistinės sukūrimas (angl. Create WBS): pagrindinių projekto darbo produktų ir darbų suskaidymas į mažesnius ir lengviau valdomus komponentus. - Apimties patikrinimas (angl. Scope Verification): baigtų projekto darbo produktų priėmimo formalizavimas. - Apimties kontroliavimas (angl. Scope Control): projekto apimties pasikeitimų kontroliavimas.

17. Projekto laiko valdymas Projekto laiko valdymas apima procesus, reikalingus laiku užbaigti projektą: - Veiklų apibrėžimas (angl. Activity Definition): identifikavimas specifinių veiklų, kurios turi būti atliktos, kad būtų sukurti projekto darbo produktai. - Veiklų sekų nustatymas (angl. Activity Sequencing): nustatyti ir dokumentuoti priklausomybes tarp veiklų. - Resursų veikloms vertinimas (angl. Activity Resource Estimating): kiekvienai veiklai nustatyti pobūdį ir apimtis jau vykdyti reikalingų resursų. - Veiklų trukmės vertinimas (angl. Activity Duration Estimating): kiekvienai veiklai nustatyti, kiek laiko reikia jos įvykdymui. - Tvarkaraščio sukūrimas (angl. Schedule Development): analizuoti veiklų sekas, trukmes, resursų poreikius ir apribojimus tvarkaraščiui ir sudaryti projekto tvarkaraštį. - Tvarkaraščio kontroliavimas (angl. Schedule Control): projekto tvarkaraščio pasikeitimų kontroliavimas.

18. Projekto kainos valdymas Projekto kainos valdymas apima procesus, naudojamus kainos planavime, vertinime, biudžetavime ir kontroliavime taip, kad projektas būtų įvykdytas su patvirtintu finansavimu: - Kainos vertinimas (angl. Cost Estimating): įvertinimas resursų, reikalingų projekto veikloms atlikti, kainos. - Biudžeto sudarymas (angl. Cost Budgeting): agregavimas atskirų veiklų kainų įverčių ir sudarymas projekto biudžeto (cost baseline). - Kainos kontroliavimas (angl. Cost Control): įtakojimas faktorių, kurie sąlygoja projekto kainos nukrypimus, ir kontroliavimas projekto biudžeto pasikeitimų.

19. Projekto kokybės valdymas Projekto kokybės valdymas apima visas organizacijas atliekamas veiklas, nustatant kokybės politiką, tikslus ir atsakomybes taip, kad projektas patenkintų poreikius, kuriems jis buvo skirtas. Tai kokybės valdymo sistemos įgyvendinimas, apibrėžiant politiką, procedūras ir procesus kokybės planavimui, kokybės užtikrinimui, kokybės kontroliavimui ir nuolatiniam proceso gerinimui. Projekto kokybės valdymo procesai: - Kokybės planavimas (angl. Quality Planning): nustatymas, kokie kokybės standartai yra susiję su projektu ir kaip juos patenkinti. - Kokybės užtikrinimas (angl. Perform Quality Assurance): taikymas planuotų sistemingų kokybės veiklų, kad projekte vykdomi visi procesai, reikalingi reikalavimams patenkinti. - Kokybės kontroliavimas (angl. Perform Quality Control): stebėjimas specifinių projekto rezultatų, kad nustatyti, ar jie atitinka susijusius kokybės standartus, ir nustatymas būdų eliminavimui netinkamo vykdymo priežasčių.

20. Projekto žmogiškųjų resursų valdymas Projekto žmogiškųjų resursų valdymas apima projekto komandos organizavimo ir valdymo procesus. Projekto komanda sudaryta iš asmenų, kuriems priskirtos rolės ir atsakomybės projekte. Komandos nariai turėtų būti įtraukiami į projekto planavimą ir sprendimų priėmimą. Projekto žmogiškųjų resursų valdymo procesai: - Žmogiškųjų resursų planavimas (angl. Human Resource Planning): identifikavimas ir dokumentavimas projekto rolių, atsakomybių ir atsiskaitomybių bei kadrų komplektavimo valdymo plano sudarymas. - Projekto komandos surinkimas (angl. Acquire Project Team): gavimas žmogiškųjų resursų, reikalingų projektui vykdyti. - Projekto komandos suformavimas (angl. Develop Project Team): pagerinimas komandos narių kompetencijos ir tarpusavio bendravimo, kad padidinti darbo efektyvumą. - Projekto komandos valdymas (angl. Manage Project Team): komandos narių darbo efektyvumo stebėjimas, grįžtamojo ryšio užtikrinimas, problemų sprendimas ir pakeitimų koordinavimas, siekiant padidinti darbo efektyvumą.

21. Projekto komunikavimo valdymas Projekto komunikavimo valdymas apima procesus, užtikrinančius savalaikį ir tinkamą projekto informacijos generavimą, surinkimą, paskirstymą, saugojimą, gavimą ir galutinį „atsikratymą“. Projekto komunikavimo valdymo procesai: - Komunikavimo planavimas (angl. Communication Planning): nustatymas suinteresuotų asmenų poreikių informacijai ir komunikavimui. - Informacijos platinimas (angl. Information Distribution): užtikrinti, kad suinteresuoti asmenys galėtų gauti reikalingą informaciją laiku. - Informavimas apie eigą (angl. Performance Reporting): surinkimas ir paskleidimas informacijos apie eigą (būsenos ataskaitos, progreso matavimas ir prognozavimas). - Suinteresuotų asmenų valdymas (angl. Manage Stakeholders): komunikavimo valdymas, siekiant patenkinti suinteresuotų asmenų reikalavimus ir išspręsti problemas.

22. Projekto rizikos valdymas Projekto rizikos valdymas apima procesus, susijusius su rizikos valdymo planavimu, identifikavimu, analize, reagavimu, stebėjimu ir kontroliavimu. Projekto rizikos valdymo procesai: - Rizikos valdymo planavimas (angl. Risk Management Planning): nuspręsti, kaip planuoti ir vykdyti rizikos valdymą projekte. - Rizikos identifikavimas (angl. Risk Identification): nustatyti, kokios rizikos gali paveikti projektą ir dokumentuoti jų charakteristikas. - Kokybinė rizikos analizė (angl. Qualitative Risk Analysis): rizikų prioritetizavimas, nustatant jų įvykimo tikimybes ir poveikį. - Kiekybinė rizikos analizė (angl. Quantitative Risk Analysis): identifikuotų rizikų poveikio viso projekto tikslams skaitinė analizė. - Reagavimo į riziką planavimas (angl. Risk Response Planning): sukūrimas alternatyvų ir veiksmų padidinimui galimybių ir sumažinimui grėsmių projekto tikslams pasiekti. - Rizikos stebėjimas ir kontroliavimas (angl. Risk Monitoring and Control): sekimas identifikuotų rizikų, stebėjimas neišaiškintų rizikų, identifikavimas naujų rizikų, vykdymas reagavimo į rizikas planų ir vertinimas jų efektyvumo.

23. Projekto įsigijimų valdymas Projekto įsigijimų valdymas apima procesus, skirtus pirkimui ar įsigijimui iš išorės produktų, paslaugų ar rezultatų, reikalingų projekto komandai atlikti darbą. Nagrinėjamos abi perspektyvos: organizacija gali būti arba pirkėjas, arba pardavėjas. Projekto įsigijimų valdymo procesai: - Pirkimų ir įsigijimų planavimas (angl. Plan Purchases and Acquisitions): nustatymas, ką pirkti ar įsigyti bei kada ir kaip tai padaryti. - Sutarčių planavimas (angl. Plan Contracting): dokumentavimas reikalavimų produktams, paslaugoms ir rezultatams ir identifikavimas potencialių pardavėjų. - Informacijos iš pardavėjų gavimas (angl. Request Seller Responses): gavimas informacijos, kainų, pasiūlymų. - Tiekėjų pasirinkimas (angl. Select Sellers): pasiūlymų peržiūrėjimas, pasirinkimas tarp potencialių pardavėjų, derybos ir pasirašymas sutarčių su tiekėjais. - Sutarties administravimas (angl. Contract Administration): valdymas sutarties ir santykių tarp pirkėjo ir pardavėjo, peržiūra ir dokumentavimas, kaip pardavėjas atlieka ar atliko įsipareigojimus, nustatyti pataisas ir pagrindus tolimesniam bendravimui su pardavėju, valdymas su sutartimi susijusių pakeitimų ir, kai aktualu, valdymas sutartinių santykių su išoriniu projekto pirkėju. - Sutarties uždarymas (angl. Contract Closure): užbaigimas ir sureguliavimas kiekvienos sutarties, įskaitant išsprendimą atvirų problemų, uždarymas visų kontraktų, susijusių su projektu ar projekto faze.

24. ?