1 / 57

Elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten

Elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten. Opleiding voor schoolsecretariaten Schooljaar 2013-2014. Doelstellingen. Samenwerken om op een vlotte manier correcte leerlingengegevens te verkrijgen in AgOD i. Inhoud. Inleiding (Edison en Discimus) Discimus

cassidy-bolton
Download Presentation

Elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Elektronisch communicerenvoor leerlingensecretariaten Opleiding voor schoolsecretariaten Schooljaar 2013-2014

  2. Doelstellingen • Samenwerken om op een vlotte manier correcte leerlingengegevens te verkrijgen in AgODi. opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  3. Inhoud Inleiding (Edison en Discimus) Discimus Algemene begrippen Edison Leerlingenzendingen via Edison Tot slot opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  4. I. Inleiding • Gebruik van leerlingengegevens door AgODi • Edison • Discimus • Softwareleveranciers opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  5. Gebruik van leerlingengegevens door AgODi • Berekenen van omkadering en toelagen • Leerplichtcontrole • Doorgeven van gegevens aan • Schooltoelage • Kinderbijslagfonds • Leer- en ervaringsdatabank • Cijfergegevens voor beleidsondersteuning Kwaliteit van al deze processen is afhankelijk van de gegevens die bezorgd worden door de scholen! opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  6. Edison • Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen Schoolinstellingen en het Onderwijsdepartement • sinds 1995 • sinds 2008: WebEDISON • helpdesk Edison: 02 553 90 90 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  7. Discimus • Schooljaar 2012-2013 was overgangsjaar • Vanaf 2013-2014 de bron voor • Inschrijvingen • Afwezigheden • Leerlingenkenmerken • Op termijn vervanging van Edison voor leerlingengegevens • Via webservices geïntegreerd in softwarepakket opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  8. Softwareleveranciers • AgODi stelt ter beschikking hoe de zendingen en webservices moeten opgebouwd worden. • Softwareleveranciers werken mee aan kwaliteitsvolle zendingen. opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  9. II. Discimus • Discimus Algemeen • Inschrijvingen • Afwezigheden • Leerlingenkenmerken • Identificatiegegevens • Inschrijvingsgegevens • Foutmeldingen • Wijzigingen nadien opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  10. Discimus Algemeen • Doel van het project • Capaciteitsproblemen • Steeds grotere vraag naar gegevens • Nood aan snelle beschikbaarheid • Welke gegevens? • In- en uitschrijvingsgegevens • Afwezigheden • Leerlingenkenmerken opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  11. Discimus Algemeen • Relatie school – softwareleverancier • Melden aan schoolbeheerteam • Meerdere mogelijk • Planning • 2013-2014: afschaffen eerste leerlingenzendingen • Later: studiebewijzen, GON, onderwijs aan huis, … opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  12. Inschrijvingen • 3 niveaus opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  13. Inschrijvingen • Inhoudelijk zelfde gegevens als bij zendingen 1/10 en IN&UIT van WebEDISON • Uitzondering: nieuw veld “Inschrijvingsdatum” • Datum van akkoordverklaring met pedagogisch project en schoolreglement • Datum die ligt vóór of op de begindatum in de school opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  14. Inschrijvingen • Webservices • CreëerGRP • WijzigGRP • AnnuleerGRP • RaadpleegGRP • CreëerINS • WijzigINS • AnnuleerINS • RaadpleegINS • CreëerINSADM • WijzigINSADM • AnnuleerINSADM • RaadpleegINSADM  Opvolging nodig! opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  15. Inschrijvingen • Dubbele inschrijvingen • Sinds mei 2012 • Overlap in InschrAdmgr • Welke leerling, periode, andere school • Huidig of volgend schooljaar • Regelgevend toegestaan opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  16. Inschrijvingen • Op basis van deze in- en uitschrijvingen kunnen we in de databank van AgODi de loopbaan van een leerling samenstellen. • Enkel mogelijk bij correcte identificatiegegevens! opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  17. Afwezigheden • Registratie • Elke afwezigheidscode • Bij invoer of wijziging van code in softwarepakket • Raadplegen • Eigen school • Over scholen heen (bvb Z- of B-codes) opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  18. Afwezigheden • Wanneer registreren? • Binnen een week • Later aanvullen of wijzigen is steeds toegestaan opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  19. Leerlingenkenmerken • Registratie • Bij nieuw formulier • Als er nog geen was van een vorige school • Zoek Leerlingenkenmerkenformulier • Over scholen heen • Kan meteen na inschrijving opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  20. Identificatiegegevens (GRP) Familienaam Eerste voornaam Straat woonplaats Huisnummer Busnummer Postcode woonplaats Land woonplaats Nationaliteit • Instellingsnummer • Hoofdstructuur • Stamnummer • Identificatienummer • Geboortedatum • Geslacht opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  21. Identificatienummer • Rijksregisternummer • yy mm dd xxx xx • Bisnummer • zelfde vorm, maar maand wordt vermeerderd met 20 of 40 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  22. Identificatienummer Leerling aan AgODi gezonden zonder identificatienummer: • zoeken in eigen databank • opzoeken in rijksregister • naar Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) Opgelet: eventueel nieuw nummer op basis van doorgegeven naam – geboortedatum – geslacht • Te importeren via web service RaadpleegPersoon of via terugzending opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  23. Inschrijvingsgegevens (INSADM) • Bevat specifieke informatie voor een inschrijving in secundair onderwijs • Nodig voor correcte berekening van toelagen en omkadering opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  24. Inschrijvingsgegevens (INSADM) • Instellingsnummer • Hoofdstructuur • Begindatum • Einddatum • Vestigingsplaats • Administratieve groep • Financierbaarheid • Cursus levensbeschouwing • Taalregime • Vreemde taalvak 1 • Vreemde taalvak 2 • Vreemde taalvak 3 • Vreemde taalvak 4 • Vreemde taalvak 5 Sportstatuut Soort sport Inclusief onderwijs Spreiding lesprogramma OKAN in DBSO type buitengewoon onderwijs verblijfsregeling Hoofdstructuur vorige inschrijving Aanleiding tot vroege uitschrijving Situatie na vroege uitschrijving Thuisloos Trekkende bevolking opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  25. Inschrijvingsgegevens (INSADM) Financierbaarheid • 02 : regelmatig financierbare leerling • 01 : vrije leerling • voor leerlingen die niet voldoen aan de toelatingsvoorwaarden • geen studiebekrachtiging mogelijk • geen financiering voor de school • 03 : regelmatige niet-financierbare leerling • meestal in administratieve groepen waarvoor de school in kwestie niet gefinancierd wordt • wel studiebekrachtiging mogelijk opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  26. Inschrijvingsgegevens (INSADM) Begin- en einddatum • Meestal begindatum 1/09 en einddatum 31/08 • Bij vroege uitschrijving uit de school: einddatum wijzigen • Bij wijziging admgr of vpl: • Einddatum wijzigen naar dag voordien • Aanmaak nieuwe INSADM voor de nieuwe situatie opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  27. Inschrijvingsgegevens (INSADM) Aanleiding tot en situatie na vroege uitschrijving • Standaardwaarden bij inschrijving • X - normaal einde schooljaar of module • 10 – Geen informatie • Te wijzigen bij vroege uitschrijving • Wordt gebruikt bij de leerplichtcontrole • naar andere school • overleden • geen info • … opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  28. Inschrijvingsgegevens (INSADM) Informatie vorige inschrijving • enige dat wij vragen over de vorige inschrijving • toegelaten waarden: • Normaal ingeschreven • Onbekend • Niet ingeschreven • Ingeschreven in de Franse Gemeenschap BaO • Ingeschreven in de Franse Gemeenschap SO opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  29. Inschrijvingsgegevens (INSADM) Administratieve groep • Soepele controles vooraleer het schooljaar start • Nadien strengere controles of de admgr wordt ingericht in de vestigingsplaats • Foutmelding: Deze combinatie van administratieve groep, onderwijstaal en vestigingsplaats is dit schooljaar niet toegelaten voor deze school. Contacteer uw schoolbeheerteam. opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  30. Inschrijvingsgegevens (INSADM) Vestigingsplaats • Gebruik van Discimus_nrvpl (onveranderlijk over de schooljaren heen) • Kan verschillen van Edison_nr_vpl (aanpasbaar door de school) • Omzetting gebeurt achter de schermen, of eenmalig in te voeren in het pakket opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  31. Foutmeldingen • Te weinig taalvakken • De leerling is te jong of te oud voor deze administratieve groep • Type buitengewoon onderwijs bestaat niet voor deze opleidingsvorm opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  32. Foutmeldingen • INSZ-nummer onjuist • Geboortedatum niet overeenkomstig met INSZ-nummer • Postcode vorm onjuist voor dit land • Persoon heeft in WebEdison-zendingen ander stamnummer binnen deze school opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  33. Foutmeldingen • Andere schrijfwijze van naam als er geen identificatienummer is meegestuurd • Schrijfwijze naam vergelijken met identiteitskaart • Aanpassen indien nodig • Verificateur contacteren bij onterechte foutmelding opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  34. Foutmeldingen Fouten vermijden? • zoveel mogelijk rijksregisternummer gebruiken • gevonden identificatienummers importeren in de schoolsoftware opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  35. Foutmeldingen Soms ook dingen als • Er bestaat al een GeregistreerdPersoon voor deze ID_GRP • Er bestaat geen Inschrijving voor deze ID_GRP, ID_INS  Contacteer uw softwarepakket opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  36. Wijzigingen nadien • Over situatie 1 oktober of 1 februari (meer dan een week na de betreffende teldag)  Contacteer uw verificateur • Als bvb in- of uitschrijvingsdatum wijzigt, zonder impact op een teldag  Invoeren in uw pakket, komt naar Discimus opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  37. III. Algemene begrippen Edison • Terugzendingen • Foutenrapporten • Overschrijven van zendingen opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  38. Terugzendingen Op elke zending volgt een terugzending • belangrijk om deze op te volgen! • Enkele uren na de zending: melding ontvangst • Volgende dag: foutenrapport • Bij sommige zendingen ook een overzichtsrapport (bvb. studiebewijzen) opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  39. Terugzendingen Na verificatie: • Overzicht leerlingenaantallen per administratieve groep (SO1 / BuSO1 / DBSO1 ) opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  40. Foutenrapporten 3 soorten: • Goed verwerkt Eventueel met bijkomende informatie • Verwerkt, met waarschuwende fout Bijvoorbeeld bij familienaam verschillend van wat in onze databank zit. • Fatale fout Zending moet opnieuw gebeuren! opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  41. Overschrijven van zendingen Algemeen principe: Een nieuwe zending overschrijft volledig de voorgaande zending! opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  42. IV. Leerlingenzendingen via Edison • GON-zending • Tucht • Onderwijs aan huis • Leerlingenstages • Studiebewijzen opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  43. GON-zending • Doel? • extra uren GON voor de school toekennen • Wanneer? • tussen 1 en 8 oktober • Welke scholen? • alle BuSO-scholen die GON-leerlingen begeleiden • Welke gegevens? • identificatierecord van de leerlingen • specifieke GON-informatie opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  44. Tucht • Doel? • in kaart brengen van de problematiek • indien nodig specifieke maatregelen • Wanneer? • onmiddellijk wanneer de leerling definitief uitgesloten wordt uit de school ! ook bij uitsluiting op einde van schooljaar ! dit staat los van uitschrijving met reden tucht • Welke gegevens? identificatierecord van de leerling + specifieke informatie opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  45. Onderwijs aan huis • Doel? • toekennen van extra uren OAH • Wanneer? • bij melding van OAH van leerling, ten laatste op de eerste lesdag van het OAH • bij verlenging van OAH • Welke gegevens? • identificatierecord van de leerling • specifieke informatie (aantal uren, soort, verblijfplaats, …) opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  46. Onderwijs aan huis • Wat bij correctie van de zending? Idee: Een zending voor dezelfde leerling met dezelfde begindatum overschrijft de vorige • verkeerde gegevens (behalve begin- en einddatum): nieuwe zending • vroegtijdig beëindigen: nieuwe zending met zelfde begindatum en nieuwe einddatum opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  47. Onderwijs aan huis • Wat bij wijzigingen gedurende de periode? wijziging van het aantal uren OAH, de soort OAH, verblijfplaats, administratieve groep • corrigerende zending die de vorige periode vroegtijdig beëindigt • nieuwe zending voor de nieuwe periode met de nieuwe gegevens opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  48. Leerlingenstages • Doel? • beleidsinformatie • Wanneer? • tussen 15 en 31 mei • Welke gegevens? • identificatierecord van de leerling • specifieke informatie (stagegever, sector, contract, periode, …) • Minstens één van volgende drie codes: paritair comité-nummer, NACE-code, RSZ-werkgeverskengetal opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  49. Leerlingenstages • Welke scholen? • Voltijds gewoon SO • KSO, BSO, TSO (geen ASO) • HBO verpleegkunde en Se-n-Se • Buitengewoon SO • OV1: enkel stages met productief karakter • OV2: leerlingen uit tweede fase • OV3: leerlingen uit kwalificatiefase • OV4: leerlingen uit 3de graad KSO, BSO, TSO opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

  50. Studiebewijzen • Doel? • studieverloop van leerling in kaart brengen • verificatie van toelatingsvoorwaarden • leer- en ervaringsdatabank • Wanneer? • Op eender welk moment van het schooljaar • Welke gegevens? • identificatierecord van de leerling • specifieke informatie (studiebewijs, attest, diploma verpleegkunde, … ) opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

More Related