Pengurusan Harta

1. Pengurusan Harta Bahagian Perancangan dan Perkhidmatan Kewangan Jabatan Bendahari

2. Agenda • Penemuan Audit • Definisi Aset/Inventori • Pendaftaran Aset • Penglabelan dan Pemeriksaan Aset • Tatacara Kehilangan dan Hapuskira • Tatacara Pelupusan • Perlindungan Insurans

3. Penemuan Audit Pengurusan Peralatan Mudah Alih 2010 • USM patut memberikan penekanan terhadap penggunaan semua borang aset yang telah dinyatakan dalam Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan berdasarkan Pekeliling Bil.5 Tahun 2007.

4. Penemuan Audit Pengurusan Peralatan Mudah Alih 2010 • Pihak Audit telah mendapati ada aset masih belum digunakan kerana belum mendapat pengesahan daripada Jabatan Keselamatan dan Kesihatan Pekerja (JKKP)- AutoclaveHorizontal yang dihantar oleh pembekal pada 29 oktober 2009. • Untuk memantapkan pengurusan aset disyorkan semua PTJ melantik Pegawai Aset yang tugasnya merangkumi semua perkara yang berkaitan dengan aset termasuk penerimaan dan penyelenggaraan.

5. Definisi Harta /Inventori Aset – dibahagikan kepada 2 kumpulan • Aset Tetap- Aset yang tidak berubah lokasi seperti bangunan, tanah dan infrastruktur • Aset Mudah Alih – Aset yang boleh berubah lokasi seperti alatan pejabat, alatan saintifik, kenderaan dan lain-lain yang bernilai RM1,000.00 dan ke atas

6. Definisi Harta /Inventori • Inventori – peralatan yang bernilai kurang dari RM1,000.00 seunit termasuk perabot, hamparan,hiasan,langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan. • Hospital dikecualikan daripada definisi aset ini. • Hospital – peralatan pembedahan >RM2000 dan jangka hayat >1tahun dan dikategorikan sebagai instrumen pembedahan

7. Pendaftaran Harta Objektif • Memudahkan pengesanan dan pemantauan • Memudahkan penyelenggaraan dan penggantian • Mewujudkan pengkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini • Termasuk aset yang dibeli oleh agensi lain tetapi didermakan atau dihadiahkan

8. Pendaftaran Aset • PTJ menghantar salinan PO,DO, Invois dan KEW.PA-2 dan KEW.PA-3. • Terima Borang KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 daripada Seksyen Bayaran atau PTJ. • Nombor Harta dihantar ke PTJ. • Label akan dikeluarkan dan dihantar ke PTJ • Pasukan Pemeriksaan aset akan lekatkan label secara rawak – peringkat pertama pemeriksaan aset

9. Statistik Pendaftaran Aset sehingga Mei 2010

10. Statistik Pendaftaran Aset Sehingga Mei 2010

11. Penglabelan dan Pemeriksaan Aset • Beberapa warna mengikut kod kumpulan wang dan tahun diperkenalkan • Pemeriksaan Aset • Maklumbalas daripada PTJ • Mengesan kes kehilangan • Kemaskini daftar harta/fizikal harta

12. Penyelenggaraan Aset • Memastikan aset sentiasa dalam keadaan produktif dan reliable • Memelihara jangkahayat aset • Meningkatkan keupayaan fungsi aset • Mengurangkan kerosakan dan menjamin keselamatan pengguna. Objektif

13. Penyelenggaraan Aset • Penyelenggaraan Pencegahan- bertujuan mengurangkan kerosakan peralatan. Memeriksa,membaiki atau menggantikan komponen secara teratur mengikut jadual • Penyelenggaraan Pemulihan- tindakan untuk membaiki/menggantikan komponen/peralatan • Jadikan satu Budaya!! Peruntukan??

14. Penglabelan dan Pemeriksaan Aset • Aset diimbas mengikut senarai dalam laporan aset • Pemeriksaan aset bergantung kepada PTJ untuk menentukan aset dapat dikesan atau tidak

15. Takrif Kehilangan Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanandisebabkan oleh kecurian,bencana alam,kesusutan,penipuan atau kecuaian pegawai, kekurangan, bayaran terlebih, pembayaran tanpa kuasa, hutang yang tidak boleh dapat balik, hasil yang tidak boleh didapatkan dan perbelanjaan remeh.

16. JAWATANKUASA KEHILANGAN • J/K Kecil kepada Jawatankuasa Tetap Kewangan • Menimbang dan membuat keputusan berkaitan kehilangan aset universiti. • Menimbang rayuan untuk diperakukan kepada Naib Canselor

17. Tindakan Apabila berlaku Kehilangan • Melaporkan Kepada Ketua Jabatan (serta merta) • Melaporkan Kepada Jabatan Keselamatan (2 hari bekerja) • Melaporkan Kepada Pihak Polis (24 jam dari waktu kehilangan diketahui) • Menyediakan Laporan Awal (KEW.PA-28) - 2 hari bekerja • Menyediakan Laporan Akhir (KEW.PA-30) -2 bulan dari tarikh laporan awal dikemukakan • Kehilangan Kecil

18. STATISTIK KEHILANGAN ASET UNIVERSITI SEHINGGA 30 APRIL 2010

19. STATISTIK TUNTUTAN INSURAN BERBANDING PENERIMAAN INSURAN MULAI TAHUN 2006 SEHINGGA 2010

20. Tatacara Pelupusan • Definisi – satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.

21. Objektif • Memastikan PTJ tidak menyimpan aset yang tidak boleh digunakan atau tidak diperlukan • Mendapat hasil pulangan yang terbaik 3. Menjimat ruang stor/pejabat 4. Membolehkan aset milik PTJ dipindahkan ke Kementerian/ Jabatan/PTJ yang lain atas sebab-sebab tertentu.

22. Justifikasi Pelupusan • Tidak Ekonomi Dibaiki • Usang/obsolete • Rosak dan tidak boleh digunakan • Luput tempoh penggunaan • Keupayaan aset tidak lagi diperingkat optimum • Tiada alat ganti • Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan • Disyorkan selepas pemeriksaan aset

23. Bidangkuasa Pelupusan • JPAB - Menimbang, memperaku serta meluluskan aset berbentuk mesin, mekanikal, elektrik dan elektronik, peralatan sainstifik atau makmal serta perabot. • JPPK – Menimbang dan memperakukan bagi semua peralatan komputer dan aset yang berhubungkait dengan komputer.

24. Had Kuasa Melulus • JPAB /JPPK menimbang dan membuat kelulusan terhadap syor pelupusan bagi aset dan barang/peralatan komputer yang bersamaan atau tidak melebihi RM 100,000 setiap satu nilai perolehan asalnya atau jumlah keseluruhan untuk semua kategori aset di setiap PTJ bersamaan atau tidak melebihi RM 500,000. • JPAB/JPPK menimbang dan memperakukan untuk kelulusan Bendahari bagi aset dan barang/peralatan komputer yang melebihi RM 100,000 setiap satu nilai perolehan asalnya atau jumlah keseluruhan untuk semua kategori aset di setiap PTJ melebihi RM500,000.

25. Kaedah Perlupusan • Jualan secara lelong • Jualan secara tender/ sebutharga • Jualan sisa • Tukar barang (Barter Trade) • Tukar beli (Trade In) • Tukar Ganti (Cannibalize) • Pindahan • Hadiah • Musnah – Ditanam, Dibakar, Dibuang, Ditenggelam

26. PERATUSAN PELUPUSAN PERALATAN KOMPUTER JANUARI – APRIL 2010

27. Pengurusan Insurans

28. Jenis Insurans • Kebakaran- perlindungan terhadap bangunan dan alat kelengkapan Universiti • Personal Accident – Memberi perlindungan terhadap pelawat pelawat rasmi Universiti • Group Personal Accident – Melindungi pelajar USM yang mengambil bahagian dalam aktiviti rasmi Universiti

29. Jenis Insurans • Kecurian – Memberi perlindungan kepada USM terhadap alatan dari kecurian. Termasuk yang dipinjam dari luar. • Public Liability- memberi perlindungan kepada pelawat dan pelajar daripada tuntutan awam • Kenderaan

30. All Risks – memberi perlindungan kecurian/kerosakan kepada alatan yang dibawa luar dari kampus • Medical Malpractice- Memberi perlindungan kepada staf perubatan, pergigian dan pelajar perubatan dan pergigian akibat tuntutan pihak ketiga. • Professional Indemnity-Memberi perlindungan terhadap kerja perundingan oleh pensyarah USM

31. Marine Hull – Perlindungan untuk bot/kapal dan peralatan marine USM • Penerbangan Udara- Perlidungan semasa penerbangan luar negara • Jaminan Setia-Menanggung gantirugi kepada USM akibat pecah amanah oleh Staf Bendahari khususnya

32. Wang Tunai • Ex-gratia – Bayaran pampasan kepada semua staf termasuk kontrak dan sementara yang ditimpa kemalangan atau kecederaan semasa menjalankan tugas rasmi.

33. Selesai Terima Kasih