Universidad Autónoma de San Luis Potosí

1. Universidad Autónoma de San Luis Potosí Capítulo 5. Recepción y Registro de Mercancías Tania Molina Ruiz Filiberto Martínez Lic. Comercio y Negocios Internacionales Facultad de Economía Curso de Titulación Prof. Roberto Valerdi 18 de diciembre de 2013

2. Índice • 5.1 Flujo administrativo de Stocks • 5.2 Solicitud de Mercancías • 5.2.1 Tipos de Pedido • 5.3 Contenido y Requisitos del Pedido • 5.3.1 Registro de Pedidos • 5.3.2 Hoja de Solicitud • 5.4 Albarán o Nota de Entrega • 5.5 Recepción y Registro de Mercancías • 5.5.1Hoja de Recepción • 5.6 Etiquetado y Codificación • 5.6.1 El Código de Barras

3. Flujo Administrativo de Stocks • Cuando hay que abastecer el almacén de materias primas, mercancías, envases, etc. Se inicia, por una parte, un flujo físico de materiales y, por otra, un flujo administrativo de documentos. Un documento es un información estructurada en soporte material o medios electrónicos, cuyo objetivo es dejar constancia de la operaciones realizadas y las personas que han intervenido.

4. La información de los documentos puede ser de ámbito externo o interno dependiendo del origen y destino de las mercancías.

5. Transmisión Electrónica de Documentos

7. Solicitud de Mercancías • Cuando la empresa necesita mercancías, normalmente, envía una solicitud o documento (pedido) al proveedor de las mismas. El Pedido es un documento que expide el comprador cuando solicita en firme materiales o artículos a su proveedor.

9. Tipos de Pedido • Tipos de Pedido según la forma. • Tipos de Pedido según el material.

10. Tipos de Pedido según la forma

11. Tipos de Pedido según el material

12. Contenido y Requisitos del Pedido • La información que debe figurar en el documento o impreso es la siguiente: • Número de orden • Fecha de expedición y referencias • Datos del vendedor • Relación de los artículos solicitados • Condiciones comerciales

14. Registro de Pedidos • El control de los pedidos enviados a los proveedores se refleja en el Libro registro de pedidos emitidos, cuyo contenido es el siguiente: • N° de pedido • Fecha de emisión • Importe del pedido • Proveedor • Cód. o CIF • Fecha de Entrega • Almacén • Fecha de recepción • N° de albarán • Observaciones

15. Hoja de Solicitud • Es un documento interno que se utiliza cuando hay que pedir materiales desde una sección a otra de la empresa. Generalmente se envían de ordenador a ordenador cuando la empresa dispone de un sistema de pedido automático. Otras veces al final de la jornada se envía la hoja de solicitud por fax, correo electrónico, etc.

17. Conclusiones. • Es necesario, incluso en el almacén más elemental, que se lleve un control adecuado de todos los documentos aquí citados, ya que dichos documentos sirven en muchas ocasiones para comprobar que se han realizado las operaciones descritas de manera correcta y no existan posteriores malentendidos ni desacuerdos entre las partes involucradas, al menos en este aspecto. • El uso adecuado de estos documentos ayuda en la optimización del almacén. • Es necesario reducir al mínimo el uso de papel en este tipo, los documentos electrónicos deben sustituir a los impresos para hacer más eficientes y eficaces las operaciones logísticas, tanto del almacén como del resto de los departamentos involucrados.

18. Albarán o Nota de Entrega El Albarán es un documento que confecciona el vendedor y lo envía al comprador junto con las mercancías. Su Función Principal es servir como justificante para acreditar que la mercancía ha sido entregada al cliente y también de guía para emitir la factura

19. Al confeccionar el Albarán se hacen varias copias de diferentes colores y cada una de ellas se envía a un departamento o sección para informar la operación realizada

20. El Original y la primera copia se remiten al cliente, y éste una vez comprobada la mercancía devuelven la copia firmada. • La Copia con la aceptación del cliente se remite al departamento de contabilidad para la elaboración de la factura

21. La segunda Copia se queda en el almacén para justificar la salida de la Mercancía

22. La Tercera Copia se remite al departamento de ventas

23. Dos Excepciones de documentos que se entregan junto con la mercancía; Cuando se exporta mercancía se confecciona el Packing List -Envíos al Extranjero Completar datos de la Factura -Facilitar el despacho aduanero Nota de entrega al Transportista -Tipo de mercancía o Nombre del Producto -Número de Bultos -Unidades en cada Bulto -No se reflejan precios de las mercancías

26. RECEPCIÓN Y REGISTRO DE MERCANCÍAS • Contar los bultos descargados y examinar si existen daños externos, cuando el embalaje esté deteriorado se anotan los desperfectos en la copia del albarán que se devuelve al proveedor y se acepta la mercancía con la condición <<salvo posterior examen>>

27. Se hace un recuento físico de los artículos recibidos y se comprueba con los que aparecen en el Albarán de entrega y con los solicitados en el pedido. El examen consiste en cotejar cantidades, modelos, tamaños, colores,referencias,etc.

28. Una vez realizado el control se procede a registrar la mercancía recibida en la hoja de recepción y se envía una copia a los departamentos de compras y contabilidad, para que reclamen el material que falta, gestionen la devolución de los artículos equivocados o defectuosos.

29. ACONDICIONAMIENTO DE MERCANCÍAS • Las mercancías se reciben a granel o en contenedores y el almacén se destina a piezas de recambio. • Antes del almacenaje hay que colocar cada artículo en un embalaje unitario o tipo blister y, en algunos casos, también será necesario etiquetar con el código de barras y el precio de venta.

30. Cuando en la misma paleta o contenedor vienen varios productos, es decir se utiliza un embalaje colectivo que agrupa bultos, cajas, bolsas, etc. con artículos diferentes. • En éstos casos hay que separar los artículos y almacenar cada uno en su ubicación correspondiente.

31. ALMACENAJE DE LA MERCANCÍA RECIBIDA • Las características del producto. Los artículos se almacenan por referencias, tamaño, peso, naturaleza, condiciones especiales de temperatura o peligrosidad etc. • La rotación o frecuencia de salida. Los productos se almacenan según los resultados obtenidos al aplicar una clasificación por el método ABC.

32. ESTATUTO DE CUARENTENA • Las situaciones mas frecuentes de cuarentena, para ciertos productos son: • Industrias farmacéuticas, agrolimentarias y empresas que exigen control de calidad cuando las materias primas son de importación. • Productos tóxicos, peligrosos, estupefacientes, etc. • Artículos que pasan por la Aduana, sea en tránsito o al formalizar el pago de los derechos de Aduana.

33. RECEPCIÓN DE DEVOLUCIONES Una devolución de mercancías por parte del cliente ocurre cuando: • El producto no llego en las condiciones solicitadas por el cliente, no se puede vender por defectos de calidad. • El cliente recibe artículos que no ha solicitado; se enviaron tallas, modelos, referencias que no correspondían. • El cliente solicitó mas cantidad de la que ha podido vender y devuelve los excedentes.

34. HOJA DE RECEPCIÓN • Se confecciona para demostrar que se han recibido los materiales solicitados y para controlar el cumplimiento de los plazos de entrega, roturas, etc., que pueda presentar la mercancía

36. LA TRAZABILIDAD EN LA CADENA DE SUMINISTROS • El sistema de trazabilidad se basa en un registro de información a tres niveles: • La información de la etiqueta que acompaña a la mercancía y que incorpora los datos del producto . Ésta información se simboliza con un código de barras para su lectura automática. • EAN 13: Para identificar las unidades de consumo. • EAN 14 Para agrupaciones en palets • EAN 128 o el sscc para unidades

37. ETIQUETADO Y CODIFICACIÓN • Las etiquetas se colocan en el lugar más visible del producto o unidad de carga de tal forma que permita su lectura óptica o automática por el personal encargado de su manipulación o el medio mecánico.

38. SOPORTES QUE CONTIENE LA ETIQUETA • Soportes ópticos; son etiquetas de papel o similar y la información se expresa en un código alfanumérico (legible para la persona) o un código de barras (legible por máquinas)

39. SOPORTES MAGNETICOS • Son bandas magnéticas como las tarjetas de crédito ) y en ella se graba la información que debe contener la etiqueta.

40. SOPORTES INDUCTIVOS • Están formados por un chip con memoria que almacena la información de la etiqueta

41. TIPOS DE ETIQUETAS • Las etiquetas según la información que proporcionan, pueden ser de tres tipos: • De contenido • De manipulación o uso • Etiqueta de procedencia o destino

42. ETIQUETAS DE CONTENIDO • S e puede identificar el bulto o paquete sin necesidad de abrirlo. La información o contenido de éstas etiquetas suelen ser código de barras del producto , descripción de las mercancías o sus características

43. ETIQUETAS DE MANIPULACIÓN O USO Pueden ser obligatorias u opcionales . La información que proporciona y los símbolos hacen referencia a la peligrosidad del producto a su consumo, uso y la forma de almacenar, transportar o manipular las mercancías. Se representan por símbolos gráficos para que se puedan entender en cualquier idioma

44. ETIQUETAS DE PROCEDENCIA Y DESTINO • Cumplen con la función de facilitar información al medio de transporte. El contenido de la etiqueta suele ser: origen (datos del fabricante o almacén de procedencia) numero de envío y número de bultos que componen el envío.

45. FORMAS DE CODIFICACIÓN La codificación es un conjunto de números o números y letras que se asigna a cada producto, bulto o unidad de carga para su identificación y puede ser: • Significativa. • No significativa • Automática

46. Modelo de etiqueta de Almacenaje • Almacén • Nº de Pasillo • Estantería • Nivel de Estantería • Código interno del producto • Datos de la Unidad de Carga • Código del proveedor. • Código EAN del producto • Código interno del producto • Fecha de recepción

47. EL CÓDIGO DE BARRAS • EL código de barras es el sistema de identificación de productos más extendidos y fiable. • Se empezó a utilizar en Europa en 1974 y actualmente la totalidad de los productos que se comercializan en grandes superficies o centros de distribución poseen código de barras

48. La Codificación mediante código de barras tiene su origen en el código de barras norteamericano (Universal ProductCode Council) que llegó a Europa a través de la EuropeanArticleNumberingAssoociation (EAN). • EL sistema internacional de Codificación EAN se creó el 3 de Febrero de 1977 con 12 países asociados y con el fin de establecer un sistema normalizado para la codificación de productos y un lenguaje común que facilite el intercambio de información comercial entre empresas.

49. El símbolo del código de barras está formado por barras paralelas, claras y oscuras de diferente amplitud y separación, y en la parte inferior de las mismas se representa el mismo código en números para que pueda ser legible. • Los caracteres iníciales del código, de barras son indicativos del país de origen del producto y se denomina PREFIX, estos caracteres de identificación nacional son asignados por EAN a cada país.

50. Los siguientes caracteres identifican el fabricante y el artículo, la forma de asignar dichos dígitos es responsabilidad de la autoridad encargada de la codificación en cada País