Opstellen van een ICT-masterplan

1. Opstellen van eenICT-masterplan Het gevolgde traject in de gemeente Kapellen Leon Brooymans Diensthoofd ICT leon.brooymans@kapellen.be 27 april 2006 Opstellen van een ICT-masterplan.

2. Gemeente Kapellen • Oppervlakte : 3.578 ha • Inwoners : +/- 26.000 • 1 administratief centrum; 8 verbonden externe locaties (waarvan 4 BILAN) • ICT : • +/-130 pc (vnl. Ms Win XP; Ms Office 2003) • 8 servers : (3 Win2003; 3 UNIX; 1 AS-400; 1 Linux) • 2 FTE Opstellen van een ICT-masterplan.

3. Traject in drie fasen • FASE I • Projectafbakening en planning (projectcontract) • doel • FASE II • Diagnose huidige toestand (AS-IS) en SWOT-analyse • doel • FASE III • Ontwikkeling van het ICT-masterplan (TO-BE) Opstellen van een ICT-masterplan.

4. Fase 1 : Het projectcontract • Op papier • Projectdefinitie • Projectafbakening • Omschrijven van de doelstellingen • Organisatie, verantwoordelijkheden en taakverdeling • Stuurgroep • Individueel • Projectplan met mijlpalen (= tijdsbalk) • Kritische succesfactoren, ev. risico’s, problemen • Kick-off meeting Opstellen van een ICT-masterplan.

5. Het projectplan Opstellen van een ICT-masterplan.

6. Fase 2 : Diagnose huidige toestand (AS-IS) • Inventarisatie • Hardware • Software • Networking • (Onderhouds)contracten, aankoopdossiers… • Financiële aspecten Opstellen van een ICT-masterplan.

7. Fase 2 : Diagnose huidige toestand (AS-IS) • Interviews met diensthoofden en sleutelpersonen binnen de diensten • Voorbereid ! • Apart per dienst • 65-tal vragen inzake huidige werking, knelpunten, behoeften, communicatie binnen een e-gov visie • Verhouding t.a.v. ICT-dienst Opstellen van een ICT-masterplan.

8. Fase 2 : Voorbeeld van vragen i.f.v. de interviews • Welke taken worden uitbesteed aan externen of andere gemeentelijke diensten (aard, frequentie, jaarlijkse ordegrootte) ? • Met welke externe partners staat u in contact, welke gegevens wisselt u met deze externe partners uit ? Is deze informatie elektronisch beschikbaar ? • ICT biedt diverse communicatiekanalen aan. Welke gebruikt u ? Ondervindt u hierbij problemen ? • Hoe organiseert u de communicatie met de burger ? • Hoe behandelt u klachten/meldingen ? • Welke zijn veelvuldige optredende storingen/vertragingen (interne doorstroming, kwaliteit informatie enz.) ? • Welke zijn uw verwachtingen en wensen omtrent het gebruik van digitale kaarten en GIS ? Over welke geografische informatiebronnen beschikt u ? • Welke bijkomende apparatuur en/of software dient voorzien te worden en welke behoeften kunnen hiermee ingevuld worden ? • Beschikt u voor de medewerkers van uw dienst over een opleidingsplan m.b.t. het gebruik van informatica ? • Wat zijn uw ervaringen over de dienstverlening van de interne ICT-dienst ? Opstellen van een ICT-masterplan.

9. Fase 2 : SWOT-analyse • Per interview opdeling van de bevindingen in 4 blokken : • Sterktes • Opportuniteiten/behoeftes • Zwaktes • Bedreigingen/risico’s Opstellen van een ICT-masterplan.

10. Fase 2 : Voorbeeld opdeling bevindingen (SWOT) Opstellen van een ICT-masterplan.

11. Fase 2 : SWOT-analyse • Bundeling vaststellingen interviews • 4 blokken (opgesplitst dienstoverschrijdend en dienstgebonden) : • Sterktes • Opportuniteiten/behoeftes • Zwaktes • Bedreigingen/risico’s • Bevindingen m.b.t. ICT-dienst Opstellen van een ICT-masterplan.

12. Fase 2 : Voorbeeld bundeling Sterktes (dienstoverschrijdend) • Upgrade hardware en bureautica-software (2004) • Intranet (2004) • Personeelsinfo • Dienstnota’s… • Intern e-mailsysteem en mogelijkheden outlook • Website (informatie naar bevolking) • Voldoende aanbod communicatiekanalen naar de burger • Kwaliteit en ondersteuning toepassingssoftware (globaal gezien behoudens documentatie) • Eigen initiatieven binnen de clusters/diensten • Wordt aan organisatie gewerkt vb. projecten, overleg • Opstellen draaiboeken, handleidingen, kwaliteitshandboeken • Verbinding externe diensten – AC (Administratief Centrum) • Consultatiemogelijkheden financiële pakketten door alle diensten • … Opstellen van een ICT-masterplan.

13. Fase2 : Voorbeeld bundeling Zwaktes (dienstoverschrijdend) • Geen beleid rond opstarten overkoepelende dossiers, geen leidraad, afspraken, structuur • Veelal ondermaatse handleidingen of helpfuncties van software-pakketten vooral na wijzigingen/upgrades • GIS : • Afwezigheid GIS-beleid, niet deelnemen overkoepelend en intergemeentelijke overleg (cfr. GRB) • Gebrek GIS-kennis en ondersteuning • Afwezigheid bepaalde skills m.b.t. plan- en projectmatig werken • Geen beleid rond klachtenbeheer • Enkel beleid rond bepaalde klachten (vb. belastingen, meldingsfiches website, aangetekend schrijven) • Meestal ad hoc aanpak op niveau dienst • Willekeur diensthoofd m.b.t. melding aan beleid • Weinig opvolging rond opleidingen, niet werkend of bestaan niet bekend van een vormingsplan Opstellen van een ICT-masterplan.

14. Fase 2 : Voorbeeld bundeling Opportuniteiten/behoeften (dienstoverschrijdend) • Centrale agenda • Opleidingen • Bureautica-toepassingen • Opfrissing software-pakketten (beperkt – op maat) • Meer halen uit databestanden • Kennisoverdracht bep. handelingen, werking programma’s • GIS : • Cluster TD • Verdere uitbouw en beleid (cfr GRB) !! • Opleidingen • Uitbreiding datalagen en beschikken over nieuwe bestanden : vb. wegen-en rioleringsnetwerk, patrimonium, kadastrale gegevens gekoppeld aan bevolkingsgegevens • Ontwerpen GIS-compatibele plannen in eigen beheer (cfr. opleiding) • Uitwisseling GIS/CAD compatibele gegevens • Overige diensten • consulteren relevante informatie (niet beheer) • Beschikken/ontwerpen eigen bestanden • Brandweer : bluswatervoorzieningen, preventiedossier • Gezinsdienst : verspreiding onthaalouders • Tools voor projectmatig en planmatig werken • Centrale planning Opstellen van een ICT-masterplan.

15. Fase2 : Voorbeeld bundeling Risico’s (dienstoverschrijdend) • Bepaalde programma’s, handelingen door te weinig medewerkers gekend (vb. Cultuurdienst) • Hier en daar eigen programma’s of lijsten in gebruik zonder documentatie vb. magazijn en economaat (Access), Financiën (Excel) • Onvoldoende personeel voor input of voor opvolging van nieuwe geautomatiseerde systemen (Jeugddienst, Technische dienst) • (vaak van de zelfde personen weerstand bij veranderingen of vernieuwingen) • … Opstellen van een ICT-masterplan.

16. Fase 3 : Identificatie ICT-projecten (TO-BE) • Identificatie van meest uiteenlopende ICT-projecten (ook kleinschalig) en aandachtspunten op basis SWOT-analyse (totaal : +/- 35) • Voorbeelden : • Dossieropvolging • Patrimoniumbeheer (technisch) • Klachtenbeheer • Inventarisatie en beheer huurcontracten/onderhoudscontracten • Globale back-up oplossing • Bijkomende aansluitingen externe locaties • Reservatiepakket vergaderzalen, dienstwagens, audiovisueel mat. • Ticketingsysteem • … • Een eerste selectie door de stuurgroep op basis criteria Opstellen van een ICT-masterplan.

17. Fase 3 : Identificatie ICT-projecten (TO-BE) • Zoveel mogelijk bundeling van weerhouden projecten en aandachtspunten tot logische gehelen • Voorbeeld : • Facility Management • Patrimoniumbeheer • Inventarisatie, beheer contracten (huur, onderhoud) • Klachtenbeheer Opstellen van een ICT-masterplan.

18. Fase 3 : Identificatie ICT-projecten (TO-BE) • Concretiseren van de belangrijkste projecten • Opstellen van projectfiches • Doelstellingen • Risico’s • Randvoorwaarden • Budgettaire elementen • Oplijsten bestaande periodieke investeringen (servers, upgrades, onderhoud….) Opstellen van een ICT-masterplan.

19. Fase 3 : Prioritisering ICT-projecten • Prioritisering door de stuurgroep van de verschillende ICT-projecten • Onderverdeling naar : • Strategische projecten • Prioritaire projecten • Uitbouw van de basisinfrastructuur • Niet-prioritaire projecten Opstellen van een ICT-masterplan.

20. Dossierbeheer GIS Reserveringssoftware Facility Management Centraal agendabeheer Digitale archivering registers burg.stand. Upgrade bibliotheeksoftware Draadloos gemeentelijk netwerk Strategische en prioritaire projecten Kapellen Strategisch Prioritair Uitbouw van een performante en stabiele basisinfrastructuur Opstellen van een ICT-masterplan.

21. Fase 3 : Kritische succesfactoren • Veranderingsmanagement • Personeelsomkadering • GIS coördinator • Projectverantwoordelijke bij complexe projecten (die voldoende vrijgesteld wordt) • Info & opleiding • Uitbouw van een accurate ICT-ondersteuning • Voldoende opleidingsmogelijkheden • Inkoop van externe expertise • Implementatie van een helpdesksoftwaresysteem • Structureel ICT-overleg op management niveau Opstellen van een ICT-masterplan.

22. Fase 3 : opstellen ICT-masterplan en budgettaire meerjarenplanning • Vertalen van alle bevindingen in het ICT-masterplan • Inleiding en visie • Managementsamenvatting • Projecten • Strategisch – Prioritair - Niet-prioritair - Basisinfrastructuur • Per project : • Projectafbakening/opportuniteit • Pro / Contra • Standpunt stuurgroep • Planning en budgettaire weerslag • Kritische succesfactoren • Aanbestedingsstrategie • Besluit Opstellen van een ICT-masterplan.

23. Fase 3 : opstellen ICT-masterplan en budgettaire meerjarenplanning • Budgettaire meerjarenplanning • Gedetailleerde lijst met totale kost voor: • Eénmalige investeringen voor alle (deel)projecten • Aankoop hard- & software • Opleidingen • Alsook alle terugkerende uitgaven • Opleidingen • Onderhoudscontracten • Raming verbruiksmaterialen • Etc. • Per jaar raming (Kapellen 2006 – 2010) Opstellen van een ICT-masterplan.

24. Voorbeeld projectomschrijving uit het ICT-masterplan Opstellen van een ICT-masterplan.

25. Voorbeeld uit budgettaire meerjarenplanning Opstellen van een ICT-masterplan.

26. Fase 3 : Voorstelling en terugkoppeling • Voorstelling ICT-masterplan en budgettaire meerjarenplanning aan het college van Burgemeester en Schepenen • Aangepaste presentatie, gericht op • Wat is de toegevoegde waarde ? • Wat zijn de risico’s ? • Terugkoppeling naar de diensten • Aangepast prestatie, gericht op • Welke projecten zijn weerhouden en wanneer komen deze ten uitvoering • Voorziene maatregelen in het kader van veranderingsmanagement Opstellen van een ICT-masterplan.

27. Nabeschouwingen • Arbeidsintensief • Enkel zin als gedragen en inbreng door management • Belang stuurgroep • Betrekken alle diensten • Hulpmiddel naar begrotingsopmaak • Geen bijbel Opstellen van een ICT-masterplan.

28. Vraag en antwoord Opstellen van een ICT-masterplan.