Een subsidiedossier opstellen

1. Een subsidiedossier opstellen Van een wild idee naar een concrete invulling Ellen Vandenplas Ellen_vdp@yahoo.com

2. Inhoud • 1. Een subsidiedossier opstellen? (dag 1) • 2. Hoe begin ik eraan? (dag 1) • Idee • Projectoproep • 3. Wat moet er zeker in staan? (dag 1) • Projectdefinitie • Projectinvulling • 4. Planning en Fasering (dag 2) • 5. Hoe stel ik een begroting op? (dag 2) • 6. Persoonlijk actieplan? (dag 2)

3. I. Een subsidiedossier opstellen

4. Een goed subsidiedossier opstellen • Waarom? Om een projectgeheel of gedeeltelijk gesubsidieerd te krijgen • Iets nieuws/ bestaands verbeteren • Antwoord op knelpunt • Tijdelijk • Bij wie? subsidiegever vaak naar aanleiding van een projectoproep

5. Heb je echt extra geld/mankracht nodig? • Zijn er geen andere efficiëntere manieren om aan geld/mankracht te komen? (kosten-baten analyse)

6. Maar wat is een goed subsidiedossier? Criteria voor een goed subsidiedossier

7. II. Er aan beginnen!

8. Op tijd! Niet alleen! Je gaat op zoek naar een projectoproep Je bedenkt een idee dat daarin past Je hebt een vaag idee en door een projectoproep krijgt dat idee vorm OF Je hebt een keigoed idee Er is een projectoproep Er staat iets in uw beleidsplan dat aansluit bij de projectoproep

9. Voorbeeld • Wij hebben een idee om de jongeren van onze academie portretten te laten maken van bejaarden. Nu de overheid een projectoproep doet in het kader van diversiteit kunnen wij dit project vorm geven • Om te beantwoorden aan de projectoproep voor de integratie van allochtonen doen wij een brainstorm naar creatieve ideeën

10. Voorbeeld • In het kader van diversiteit zijn er meerdere projectoproepen met het oog op integratie van allochtonen. Als wij het idee van de portretten toepassen op allochtone bejaarden, past het perfect in de oproep • Wij hebben in ons beleidsplan een doelstelling rond aandacht voor jonge alleenstaande vrouwen met kinderen en willen daarom intekenen op een project rond participatie aan het sociaal-cultureel leven

11. 2.1. Soorten projectoproepen • Schaalniveau (provinciaal, vlaams, federaal, europees, sectoraal,enz.) • Mate van specificiteit (gericht op een doelgroep, thema, bepaald resultaat,enz.) • Duurtijd (enkele maanden tot enkele jaren) • Manier van subsidiëren (%, vast bedrag, afh. van project)

12. 2.2. Een overzicht • Vlaams overheid • Vb’n: vlaamse rand, managers van diversiteit, enz. • Provincie Oost-Vlaanderen • Erfgoedprojecten, Culturele projecten, andere (cultuur en vrije tijd) • Erfgoedcel • Andere: • Vb’n: Koning Boudewijnstichting, gemeente, cultuurraden, Nationale Loterij, Proximus Foundation, Cera Maatschappelijke Projecten, enz.

13. 2.3. Lezen en beoordelen projectoproepen • Win-win-situatie mogelijk? Wij logica? • Voorwaarden: • Formele voorwaarden • Inhoudelijke voorwaarden • Bindende voorwaarden • Voorrangsvoorwaarden

14. Voorbeeld • Formele criteria: type organisatie, uiterlijke datum voor de aanvraag, vereiste bewijsstukken,… • Inhoudelijke criteria: integratie van…, verhogen van …, samenwerking tussen…, • Projecten rond integratie van … krijgen voorrang. De kans op toewijzing is groter als hieraan voldaan wordt • Projecten rond jonge gezinnen kunnen aan meer voorrangscriteria voldoen

15. III. Wat er zeker moet in staan 1. Projectdefinitie Wat is het eindresultaat en waarom is dat nodig? 2. Projectinvulling Welke activiteiten moeten er gebeuren om het eindresultaat te bereiken? 3. Subsidiedossier

16. 3.1. Projectdefinitie • Nodenanalyse: wat is het probleem en waarom is dat een probleem? Niet: “Wij denken dat jongeren in onze buurt een skatepark willen want ze skaten nu voortdurend op de openbare weg” Wel: “Jongeren in onze buurt skaten vaak op de openbare weg. Uit een bevraging blijkt dat bestaande skateparken te ver uit de buurt liggen en dat ze gretig gebruik willen maken van een skatepark in de buurt”.

17. 3 analyses • Probleemanalyse: Wat is voor wie een probleem en waarom? • Situatieanalyse: Wat zijn de feiten? • Positieanalyse: Wie kan welke rol spelen bij de oplossing?  Nodenanalyse maakt of kraakt een project

18. Voorbeeld • Een jeugdorganisatie die dans promoot, wilde in het kader van interculturaliteit allochtonen aantrekken voor hun werking • Zij nodigden (alleen) allochtone jongeren uit voor een workshop met een (bekende) Marokkaanse rapperEr was geen interesse van de doelgroep • Een eenvoudige bevraging leerde hen dat: - vooral meisjes interesse hebben voor dans en de meeste rappers jongens zijn- door de nadruk te leggen op de Marokkaanse lesgever Turkse jongeren geen interesse hadden- door de oproep alleen te richten aan allochtonen zij zich gestigmatiseerd voelden…

19. Hoofddoelstelling: wat wil je bereiken? = Antwoord op vastgestelde nood • Evenwicht eigen ds’n – ds’n subisidiegever – noden doelgroep • Tips bij het formuleren • Max 4 regels • Omkering ongewenste situatie • SMART is ok maar minder SMART dan concrete ds’n • Duidelijke werkwoorden Is er draagvlak binnen uw organisatie voor deze hoofddoelstelling?  Realistisch?

20. Voorbeeld • Tegen het einde van het seizoen 2008- 2009 hebben we een stijging van 15% van onze vormingsuren • De leerkrachten LO van de scholen in onze gemeente zijn bewuster omtrent het belang van sporten in de vrije tijd

21. Concrete doelstellingen: wat moet er gerealiseerd zijn aan het einde van het project? • Gebruik eenzelfstandig naamwoordof een voltooid deelwoord dat de richting van verandering aangeeft • Vermeld desituatiedie moet veranderen • Vermeld dedoelgroep • Vermeld demate van verandering (= meetnorm) • Vermeld eentijdschema

22. Stijging van het aantal vormingsuren met 15% tegen 2009 2006 : + 2% 2007 : + 4% 2008 : + 5% 2009 : + 4% Prov. A’pen : ICT (+ 3%) Prov. OVL : NL (+ 2%) Prov. WVL : Talen (+ 4%) Brussel : ICT (+ 1%) Nieuwe PR-kanalen Samenwerking Nieuwe thema’s Nieuw prijzenbeleid Meerdere activiteiten

23. Hoofddoelstelling De ‘tussenstappen’ Meerdere concrete doelstellingen Wat gaan we ‘inzetten’ om deze tussenstap te bereiken? (Nog) meerdere acties

24. Indicatoren: wat zijn de kwaliteitseisen aan het resultaat? Hoe SMARTER je ds’n, hoe eenvoudiger het is om een indicator te vinden. • Resultaatsindicatoren (eindresultaten) • Projectindicatoren (tussentijdse resultaten)

25. Voorbeeld • Absolute grootheden • aantal bezoekers website, aantal deelnemers, aantal publicaties, aantal telefonische vragen,... • Relatieve grootheden • % allochtone deelnemers, % lesgevers • Trend • stijging van de uitleningen uit de bibliotheek, groei van het bezoekersaantal website • Kwalitatieve indicatoren • Resultaat van tevredentheidsenquêtes, bevragingen

26. 3.2. Projectinvulling • Wat? • Hoe? • Waarom? • Waar? • Wanneer? • Door wie? • Voor wie?

27. Wat en waarom? • Wat ga je effectief doen? Hoofdlijnen, sleutelactiviteiten,.. Gaat het om iets nieuws? • Waarom wil je het doen? Motivatie en interesse, ook bij de collega’s / doelgroep

28. Waar en wanneer? • Waar ga je het doen?Sociale context van het projectSituatie van de deelnemers • Wanneer ga je het doen? Periode: lang, middellang, kort? Beschikbaarheid van de doelgroep?

29. Wie en hoe? • WIE is erbij betrokken? • Voor wie? (Nieuwe) doelgroep • Met wie? Met partners, met doelgroep,… • Hoe ga je het doen?organisatie en participatieprocestechnieken en instrumenteninbreng ervaring, theorieën,…

30.  Communicatieplan • Communicatiedoelgroep: wie wil je bereiken? • Communicatiedoelstelling: wat wil je bereiken? • Communicatieboodschap: wat wil je hen vertellen? • Communicatiemiddel: hoe ga je dat doen? • Timing en Frequentie

31. 3.3. Subsidiedossier • Invullen van aanvraagformulier • Zelfstandig opmaken

32. IV. Fasering en Planning

33. Stap 1: Traject opsplitsen in stappen • Fasering Fase= een groep bij elkaar horende activiteiten Na elke fase, tussentijds resultaat (rapportering!) Fasering: opéénvolging fasen waarmee het eindresultaat bereikt kan worden Tip: niet te veel fasen, niet te weinig  Projectindicatoren: geven aan aan welke kwaliteitseisen de tussentijdse resultaten moeten voldoen om het eindresultaat te kunnen bereiken

34. Voorbeeld • Knelpunt: website is niet klantvriendelijk • Resultaat: klantvriendelijke website • Fasen: • Fase 1: Verwachtingen van interne + externe klanten in verband met website bevragen • Fase 2: Nieuwe klantvriendelijke website • Fase 3: Opleiding medewerkers • Fase 4: Evaluatie klantvriendelijkheid

35. Stap 2: Beschrijving van activiteiten per fase • Per fase beschrijven wat er gedaan moet worden, welke activiteiten verricht moeten worden • Dit kan ook gebeuren tijdens projectuitvoering • Hulpmiddel: WBS (= Work Breakdown Structure): opdeling in fasen (stap 1) + activiteiten in onderlinge afhankelijkheid per fase

36. Voorbeeld

37. Voorbeeld • Fase 1: Verwachtingen van interne + externe klanten in verband met website • Activiteiten: • Samenstellen steekproef interne klanten + externe klanten  bestaat uit deelactiviteiten • Vragenlijst opstellen  bestaat uit deelactiviteiten • Bevraging organiseren  bestaat uit deelactiviteiten • Rapport opstellen met verwachtingen ten aanzien van website  bestaat uit deelactiviteiten

38. Stap 3: Toewijzen van verantwoordelijkheden • Activiteiten uit stap 2 toewijzen aan personen (+ doorlooptijden) • Actieplan • Belangrijk: • Persoon wordt aangesproken op verantwoordelijkheid • Persoon bepaalt doorlooptijd • Persoon bepaalt benodigde materialen • Geeft onderlinge afhankelijkheden aan

39. Voorbeeld .

40. Stap 4: Plannen • Fasen in tijd brengen + activiteiten + verantwoordelijkheid toewijzen => Ghantt-diagramm/balkenschema • Tips: • Met heel het projectteam • Marges incalculeren • Werkwijze: Post-its met activiteiten (eventueel ander kleurtje per persoon) onderbrengen onder de fases met tijdsbesteding • Marges incalculeren!!!

41. V. Begroting opstellen • Uitgaven en Inkomsten in evenwicht • Uitgaven: • Personeelskosten (forfait of werkelijk loonkost) • Werkingskosten (vergaderingen, vervoerskosten, documentatie, overheadkosten, externe expertise, informatie en communicatie, activiteiten, extra kosten, onvoorziene kosten, enz.)  Ga te raden bij vorige projecten, collega’s, subsidiegever!

42. Inkomsten: eigen middelen, subsidies, sponsoring, andere bronnen van inkomsten, enz. Vaak een % eigen inbreng! • Uitgaven en inkomsten zo realistisch mogelijk invullen!

43. Enkele tips bij het opstellen van een begroting • Zorg voor een visualisering gelinkt aan de inhoud van je projectdossier • De waarheid staat in de begroting • Vraag zoveel mogelijk offertes op • Detailleren is goed maar overdrijf niet • BTW? • Maak drie scenario’s

44. VI. Vragen

45. VII. Persoonlijk actieplan

46. Hoe beslist een subsidiegever? • Beslissing • Vaak een jury • Op basis van voorwaarden • Op basis van beleidsdoelstellingen • Beïnvloeden • Neem contact op met subsidiegever (projectdef) • Verwijs naar doelstellingen van subsidiegever • Een duidelijk verwoord en eenvoudig project • Positief, negatief of opmerkingen? (Goed? Fout?)

47. Succes- en faalfactoren? • Begin tijdig, laat nalezen en herwerk zonodig • Logische opbouw (van algemeen naar concreet) • Duidelijke structuur (lay-out, titels, synthese (!) • Geen naslagwerk of vakjargon, wel duidelijke, boodschap met een goede argumentatie (eventueel in bijlage extra info). Bondig? • Realistisch in omvang, tijd en geld: een te ambitieus project valt ook door de mand! • Eigenschappen titel project: spreekt aan, dekt de lading (vb: ontdek je plekje, weet wat je eet, enz.)

48. Projectwerking – Structurele werking • Gevoelig topic (ook bij subsidiegever) • Gevaar: dubbele subsidiëring • Maar toch:  Project: kenmerk: iets nieuws of bestaands verbeteren • Nazorg: nieuw project? (vb: milieukoopwijzer) • Nieuwe doelgroep: nieuw project? (vb: tuinieren voor allochtonen, voor jongeren, voor senioren, enz) • Nieuwe product: nieuw project? (vb: opleiding duurzame ontwikkeling)