Seminário de Gestão e Controlo de Medicamentos para Dep ó sitos

1. Seminário de Gestão e Controlo de Medicamentos para Depósitos Direção nacional de Medicamentos e Equipamentos (DNME)

2. Introdução (1) Este treinamento tem como objectivo elaborar todos os procedimentos que o profissional de saúde deve seguir para realizar uma correcta gestão de medicamentos

3. Introdução (2) • Para gerir um sistema de fornecimento de medicamentos, é fundamental a manutenção correcta de dados • Cada nível do sistema de saúde deve ser capaz de: • Informar o stock disponível • Informar e utilizar dados sobre o nível de consumo • Saber quando se deve fazer um pedido de fornecimento • Determinar quanto se deve encomendar para evitar uma ruptura de stock

4. Introdução (3) O Manual de Formação para participantes deste treinamento foi preparado com base nas informações da guia de referência: • Gestão e Controlo de Medicamentos: Manual de Procedimentos do PNME (2ª Edição – 2005)

5. Introdução (4) • O manual está organizado em vários tópicos, compostos de uma descrição teórica resumida seguida por uma aula prática complementar • Nos tópicos são mostrados procedimentos que os profissionais do Depósito Provincial (DP) devem realizar para gerir medicamentos e outros produtos correctamente

6. Tópicos Principais (1) • Introdução a Gestão de Medicamentos • Regras Gerais de Gestão • Recepção de Medicamentos • Processo de Inventário • Balancete Trimestral • Requisição Trimestral de Depósito Provincial • Distribuição de Medicamentos (kits) • Recolha e Compilação da Informação Mensal na Província • Relatório Anual das Actividades • Documentação e Arquivo • Supervisão de Unidade Sanitária e Depósito Provincial

7. 1 – Introdução a Gestão de Medicamentos

8. Sistema de Saúde Dividido em 3 subsistemas: • Público ou Serviço Nacional de Saúde, gerido pelo Ministério da Saúde e por outros organismos governamentais • Privado não lucrativo, gerido por organizações não-governamentais, incluindo organizações religiosas • Privado lucrativo, que tem crescido desde a aprovação da Lei de Bases da Saúde em 1992

9. Serviço Nacional de Saúde • OServiço Nacional de Saúde (SNS) é constituído por Unidades Sanitárias organizadas em três níveis de cuidados à saúde: • Primário: de cuidados primários à saúde • Secundário: da rede hospitalar polivalente • Terciário: da rede hospitalar diferenciada

10. Abastecimento de Medicamentos O Sistema de Abastecimento para a rede primária está estruturado em diferentes níveis: • Nível Central: constituído pelo PNME que abastece os Depósitos Provinciais • Nível Provincial: constituído pelos Depósitos Provinciais que abastecem as Unidades Sanitárias periféricas (PS, CS, HM) • Nível Primário: constituído pelas Unidades Sanitárias que atendem directamente o público

11. Centro de Saúde Depósito Provincial

12. Regulamentação e Controlo • A regulamentação e controlo da área farmacêutica no país são tarefas da Direcção Nacional de Medicamentos e Equipamentos (DNME) • PNME é subordinado a DNME e tem como objectivo garantir a disponibilidade e acessibilidade dos medicamentos essenciais e seu uso racional • O PNME tem competências para administrar, coordenar e executar as funções relativas a aquisição, armazenagem, conservação e distribuição de medicamentos destinados à Unidades Sanitárias da rede primária

13. Medicamentos Essenciais • São os medicamentos que satisfazem as necessidades básicas, dirigidos à prevenção e recuperação da saúde de uma determinada população • A utilização de medicamentos é orientada por uma Lista Nacional de Medicamentos Essenciais que define os níveis em função da rede sanitária (tipo de unidade sanitária) e do pessoal prescritor nela colocado

14. Kits de Medicamentos Essenciais • Os medicamentos são embalados e fornecidos em caixas fechadas (Kits) • O Kit define-se como uma embalagem cujo conteúdo é previsto para tratar um número determinado de doentes • O conteúdo dos Kits é definido em função de padrões de doenças pré-definidos

15. Vantagens dos Kits • Garantir a existência regular dos medicamentos essenciais nas Unidades Sanitárias de nível primário melhorando o abastecimento à população • Facilitar a armazenagem, distribuição, transporte e utilização dos medicamentos • Garantir a segurança dos medicamentos

16. Três Tipos de Kits em Angola

17. Distribuição dos Kits • Realizada pelos Depósitos Provinciais • Número de Kits fornecidos a cada Unidade Sanitária é: • Determinado após elaboração dum plano de distribuição • Em função da qualificação do pessoal clínico presente • Em função do número médio mensal de consultas externas realizadas

18. Regras para gestão dos Kits (1) • Só devem ser abertos e usados nas Unidades Sanitárias do nível primário a que se destinam • Só devem ser abertos quando acaba o primeiro medicamento do Kit precedente e na presença de 2 técnicos (se possível, o chefe da Unidade Sanitária) • Uma vez aberto, os medicamentos do Kit passam a ser considerados como medicamentos clássicos seguindo as mesmas regras de gestão (arrumação, conservação, etc.) e de registo (ficha de stock, guia de remessa, etc.)

19. Regras para gestão dos Kits (2) Para receberem a quantidade de kits prevista para o ano, as Unidades Sanitárias devem: • Preencher os impressos apropriados • Enviá-los atempadamente ao nível superior para que seja calculada a quantidade de Kits

20. 2 – Regras Gerais de Gestão

21. Definições e Conceitos (1) • A Gestão de medicamentos é o conjunto de actividades realizadas de forma contínua e interligada, para garantir a existência e o uso correcto dos medicamentos nos diversos níveis do sistema de saúde, permitindo: • Conhecer os movimentos e fluxos de medicamentos • Conservar os medicamentos apropriadamente e evitar as rupturas de stock

22. Definições e Conceitos (2) • A Logística, que faz parte da gestão, é um sistema organizacional que permite a dinâmica do ciclo de aprovisionamento (medicamento, equipamento, arquivo, transporte, etc) • O Controlo, que também faz parte da gestão, é a actividade que permite: • Garantir a utilização racional dos medicamentos • Garantir o cumprimento dos procedimentos • Limitar as perdas materiais e financeiras

23. Ciclo de aprovisionamento O ciclo de aprovisionamento apresenta-se como uma sucessão de funções básicas e fundamentais para a correcta gestão dos medicamentos no Serviço Nacional de Saúde

24. Selecção e Procura • Consiste em determinar e adquirir, a partir da Lista Nacional de Medicamentos Essenciais, as quantidades necessárias dos medicamentos apropriados para o tratamento das patologias identificadas, tendo em conta os fundos disponíveis

25. Distribuição • Consiste em disponibilizar os artigos e serviços necessários para o funcionamento de uma determinada instituição com: • boa qualidade • em quantidade suficiente • em tempos certos e regulares • e com custos mínimos

26. Uso • Refere-se à correta utilização da medicação considerando: • a qualidade da prescrição • a embalagem • a rotulagem • as condições de dispensa e de conservação • e o cumprimento da terapêutica pelo doente

27. Conservação dos Medicamentos (1) • O calor, luz, humidade, ratos e insectos, entre outros, contribuem para a deterioração dos medicamentos • Os produtos devem ser devidamente arrumados e o armazém estar sempre limpo • Devem ser protegidos contra roubos e riscos de incêndio

28. Conservação dos Medicamentos (2) • Para minimizar as perdas: • Considerar os prazos de validade • Prever as necessidades correctamente • Arrumar correctamente os medicamentos • Aviar primeiro os medicamentos antigos (regra PEPS) • Devolver o stock acumulado ou os produtos não utilizados PEPS (Primeiro a expirar, primeiro a sair) Significado: o item de medicamento que expira primeiro deve ser o primeiro a ser usado

29. Conservação dos Medicamentos – Condições Especiais • Para teste de diagnóstico rápido de Malária e alguns produtos (insulina, ocitocina, vacina, etc) deve-se assegurar baixas temperaturas por meio do controlo da cadeia de frio (câmaras de frio, geleiras ou congeladores) • As substâncias de controlo específico (estupefacientes, psicotrópicos, etc) devem ser conservadas em local seguro e com acesso controlado • Os inflamáveis (álcool, éter dietílico, metanol, etc) devem ser armazenados em locais especiais, de preferência, em uma pequena construção separada

30. Arrumação... (1) • Organizar o armazém de modo a facilitar: • o manuseio dos produtos • a circulação do ar • a movimentação do pessoal • Para organizar um armazém deve-se: • Proteger as cargas de grande volume (cartões, material de penso, soros, etc) arrumando-as em estrados (paletes)

31. Arrumação... (2) • Os mesmos produtos devem ser arrumados no mesmo local (quando possível) • Arrumar os produtos clássicos nas pratileiras seguindo a ordem alfabética • Conservar etiquetas com os nomes dos produtos nas prateleiras para indicar o local de cada um

32. Protecção... (1) • É importante ler as indicações de conservação escritas no rótulo das embalagens ou nas etiquetas das caixas • O calor acelera a degradação dos medicamentos; arrumar-se lembrando que: • Correntes de ar baixam a temperatura ambiente no local de armazenamento • Espaço livre entre o chão, as paredes, as caixas e as prateleiras permite a circulação de ar

33. Protecção... (2) • Deve-se protegir todos os produtos da luz • Deve-se proteger as caixas ou embalagens de medicamentos daumidadeque possa vir de cima ou de baixo (chuva, infiltrações, etc.) • Nunca colocar medicamentos no chão (veja aqui os paletos levantando as caixas 10 cm. do chão)

34. Protecção... (3) • Para proteger os medicamentos contra ataques de ratos, insectos e outros animais deve-se fazer: • Limpeza e arrumação contínuas • Destruição ou devolução regular dos medicamentos impróprios para uso • Uso de insecticidas, rede nas janelas e controlo das entradas

35. Protecção... (4) • Para minimizar os riscos de roubo deve-se: • Limitar o acesso à área de armazenagem • Controlar o pessoal autorizado a circular no local • Instalar dispositivos de segurança nas portas e janelas

36. Protecção... (5) • Durante transporte: • Usar embalagens fortes. • Fechar as embalagens (com uma fita plástica ou de metal, fita cola...em volta da embalagem) • Verificar cuidadosamente a mercadoria na altura da recepção.

37. Devolução de Produtos (1) • Chama-se devolução quando US ou DP decide mandar de volta uma parte do seu stock para o seu depósito fornecedor. • A devolução deve ser considerada como uma remessa da US/DP para o Depósito Fornecedor. • As razões que determinam um processo de devolução são: • Excesso de stock de determinado produto • Não utilização de um determinado produto em stock • Produtos recebidos do Depósito Fornecedor que não foram requisitados.

38. Devolução de Produtos (2) • No caso da acumulação de stock de um determinado produto a devolução deve ser realizada com suficiente antecedência de modo a permitir a redistribuição e o uso do produto numa outra US antes da sua expiração. • Para devolver um produto deve preencher uma Guia de Remessa (GR) acompanhado de um Relatório de Ocorrência (RO) • O original da GR e o RO ficam arquivada a nível do DP, as duplicadas ficam na US que devolve

39. Devolução de Produtos (3) • Em geral a devolução segue as mesmas regras de preenchimento da Guia de Remessa como se fosse uma remessa normal, no entanto existem algumas variantes, por exemplo: • identifica-se a guia como “Devolução” no cabeçalho • A devolução física de produtos, será acompanhada da seguinte documentação visada pelo Responsável: • Uma Guia de Remessa para devolução devidamente preenchida. • Um Relatório de Ocorrências detalhando as razões da devolução.

40. Inutilização de Medicamentos (1) • Inutilização é um conjunto de actividades que permitem a destruição de produtos que não estão em condições de serem consumidos • Destruição deve ser realizada por incineração, aterro ou esmagamento em lugares apropriados • No fim de cada mês, produtos com prazo de validade expirado devem ser retirados das prateleiras e armazenados numa zona de quarentena (separados e num lugar fechado dos outros produtos).

41. Inutilização de Medicamentos (2) • Devem ser cumpridas as normas ambientais, por exemplo: • Lugar de destrução fora de haja população a viver • No acto de destruição, participarão representantes do corpo dos Bombeiros, do governo, da policia económica e os membros indicados pela DPS

42. Inutilização de Medicamentos (3) • Caso não pode cumprir as normas ambientais, os produtos serão devolvidos para o nível superior com a seguinte documentação: • Uma Guia de Remessa marcado como “devolução”, e • Um Relatório de Ocorrências) • As quantidades de cada produto expirado devem ser “descarregadas” nas respectivas Fichas de Stock e registado o motivo da saída.

43. Aula Prática No Manual de Formação para participantes veja o formulário 1: Avaliação do Armazém • Ler os critérios e elementos descritos • Marcar Sim ou Não para cada um • Para cada Não, virar a folha e fazer uma tabela seguindo as orientações • No plenário esteja pronto para discutir o resultado do exercício

44. 3 – Recepção de Medicamentos (kits)

45. Controlo de recepção • Os DP são abastecidos trimestralmente pelo Depósito Central também consoante a quantidade de medicamentos solicitada com base no consumo do período considerado • O agente encarregado do transporte deve entregar junto aos medicamentos uma Guia de Remessa preenchida pelo Depósito Fornecedor • O DP devem controlar as encomendas na sua recepção, sendo depois responsáveis pela correcta gestão e conservação dos produtos

46. Conferência da Mercadoria (1) • Verificar na presença do transportador se as embalagens ou caixas foram violadas e se estão em bom estado de conservação • Completar a Guia de Remessa com a quantidade recebida (Nº de volumes) e relatar as eventuais diferenças em relação à quantidade enviada que está registada

47. Conferência da Mercadoria (2) • Se detectar qualquer irregularidade nos volumes (ex: embalagem faltando, aberta ou danificada) deverá ser anotada uma observação na própria Guia de Remessa ou redigido um Relatório de Ocorrências • Os Kits de medicamentos, uma vez recebidos passam a ser considerados como qualquer outro produto seguindo as mesmas regras de gestão e armazenagem.

48. Nos seguintes slides vamos ver como preencher: • a Guia de Remessa, e • o Relatório de Ocorrências

49. Nº. da Guia Indicar se for: Normal = entrega do DP para US ou Devolução = envio da US para DP ou do DP para Dep.Central Entrega ao: Data da preparação da guia Nome da Instituição, Município e Província que entrega os medicamentos Nome da Instituição, Município e Província que irá receber os medicamentos

50. Designação inclui o seguinte: • Nome do produto: Ex: Kit CS ou Coartem • Dosagem: Ex. 20 mg/120 mg • Forma: Ex. Blister de 6 comprimidos Quantidade enviada: A quantidade de cada item entregue como remessa normal ou enviado como devolução Valor Unitário: Valor de uma unidade do item: Ex. K$ 6450 por kit Valor Total: Valor total de um item calculado assim: Quantidade Enviada x Valor Unitário