Administración de Documentos Públicos

1. Estado Libre Asociado de Puerto RicoOFICINA DEL CONTRALOR Administración de Documentos Públicos Sr. Carlos A. Pérez Rivera Administrador de Documentos

2. Administración de Documentos Públicos Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada Propósito: • Establecer un programa para la conservación de documentos. • Establecer la política pública relativa a la administración de los documentos públicos.

3. Aplicabilidad de la Ley y Administradores del Programa Rama Ejecutiva*Administrador de Servicios Generales Rama Judicial Juez Presidente del Tribunal Supremo Rama Legislativa Presidente del Senado Presidente de la Cámara Oficina del Contralor de Puerto Rico - Contralor *incluye a las corporaciones públicas y a los municipios Puede ser su representante autorizado

4. Para la Conservación de Documentos de Naturaleza Fiscal o Necesarios para el Examen y Comprobación de Cuentas y Operaciones Fiscales Reglamento Núm. 23 de 15 de agosto de 1988, según enmendado Aplicable a todas las dependencias del Estado Libre Asociado de Puerto Rico Reglamento Núm. 23 Regla general: 6 años o hasta realizada una intervención del Contralor, lo que ocurra primero En el Artículo IV-C se incluye algunas excepciones a esta regla general.

5. ¿Qué es un Documento? • Cinta magnetofónica • Mapa • Dibujo • Plano • Cinta magnética • Disco • Videocinta • Papel • Libro • Folleto • Fotografía • Fotocopia • Película • Microficha • Cinta Cualquier otro material leído por máquina y cualquier otro material informativo sin importar su forma o característica física.

6. ¿Qué es un Documento Público? Todo documento que se: • origina, conserve o reciba en cualquier dependencia del Estado de acuerdo con la ley o en relación con el manejo de los asuntos públicos; • que se haya de conservar permanente o temporalmente como prueba de las transacciones por su utilidad administrativa, valor legal, fiscal, cultural o informativo, según sea el caso, • o que se haya de destruir por no tener valor permanente ni utilidad administrativa, legal, fiscal, cultural o informativa y una copia de todas las publicaciones de las dependencias gubernamentales.

7. ¿Qué es un Documento Fiscal? Todo documento que se: • origine, conserve o reciba en cualquier dependencia del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y se use para procesar, registrar, resumir e informar las transacciones financieras • o que origine un ingreso o un desembolso de fondos públicos • o que en alguna forma sea necesario para que el Contralor de Puerto Rico pueda fiscalizar ingresos, cuentas y desembolsos • o para que el Secretario de Hacienda pueda, entre otras cosas, examinar, ajustar, decidir y liquidar las cuentas y reclamaciones pertenecientes a los ingresos o desembolsos de fondos y de propiedad • o que se tuviesen en fideicomiso.

8. Seguro Social 123-45-6789 Política Pública sobre el eso del Número de Seguro Social en los documentos Ley Núm. 243 de 10 de noviembre de 2006 ...en cualquier material que se encuentre accesible o visible a cualquier persona dentro o fuera de la entidad que no necesite tener conocimiento de ese dato. Certificar al Departamento de Estado cumplimiento con la Ley (Carta Circular 2007-001 del 31 de enero de 2007)

9. Normas aplicables a la Rama Ejecutiva Administración de Servicios Generales (ASG) Administrador del Programa Reglamento Núm. 15 (2538) del 21 de julio de 1979*, Reglamento de Administradores de Documentos - designación, obligaciones y responsabilidades de los administradores de documentos de cada entidad El Reglamento Núm. 4284 del 19 de julio de 1990*, Reglamento para la Administración de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva - establece en un solo cuerpo jurídico todas las normas sustantivas que regulan la Administración de Documentos en la Rama Ejecutiva. * Según enmendado

10. Cont. Normas Rama Ejecutiva Cartas Circulares de la ASG: • Procedimientos Sobre Inventario y Listas de Disposición de Documentos- ASG Núm. 90-19 del 20 de abril de 1990 • Disposición final de documentos públicos - ASG Núm. 96-11 del 12 de abril de 1996 • Tecnología moderna y disco óptico para almacenar documentos públicos -ASG Núm. 97-3 del 23 de enero de 1997

11. Administración de Documentos Públicos • Carta Circular ASG Núm. 98-6 del 10 de febrero de 1998, Normas y Procedimientos a seguir para participar de los adiestramientos que ofrece el Instituto de Adiestramientos de la Administración de Servicios Generales • Carta Circular ASG Núm. 2003-4 del 19 de agosto de 2002, Para Establecer las Tarifas por Servicios de la Administración de Servicios Generales a Regir a Partir del 1 de septiembre de 2002.

12. Normas aplicables a la Rama Legislativa Senado de Puerto RicoCámara de Representantes Oficina del Programa de Administración de Documentos Administrador: Secretario del Cuerpo • Proveen acceso a los documentos • Expiden y certifican copias • Custodian sello oficial del cuerpo

13. Cont. Normas Rama Legislativa Documentos disponibles: • Leyes, diarios, copias de historiales y expedientes legislativos • Copia de casettes de la Oficina de Diario de Sesiones. • Diario de Sesiones • Copias certificadas de leyes y resoluciones • Grabaciones de vistas y nombramientos

14. Cont. Normas Rama Legislativa Copias libre de costo: Senado:a las agencias del Gobierno, estudiantes y al público en general (reproducción simple) Cámara:salvo que otra cosa se disponga mediante Resolución del cuerpo al efecto.

15. Normas aplicables a la Rama Judicial Reglamentos aprobados por el Tribunal: Reglas para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos de la Rama Judicial del 7 de noviembre de 1975. Reglamento de la Rama Judicial para la Venta de Papel y DocumentosDesechados del 31 de marzo de 1997 (para uso interno)

16. Cont. Normas Rama Judicial Cartas Circulares y Memorandos • Normas para la implantación de la regla 15(b) de la Administración del Tribunal de Primera Instancia - Circular Núm. 4, Año Fiscal 1975-76 del 6 de agosto de 1975 • Inspección de Documentos Públicos - Circular Núm. 2, Año Fiscal 1986-87 del 1 de agosto de 1986 • Normas y Procedimientos Relacionados con la Nueva Ley de Aranceles de Puerto Rico, Ley Núm. 235 de 12 de agosto de 1998 - Circular Núm. 5, Año Fiscal 1998-99 del 23 de octubre de 1998

17. Cont. Normas Rama Judicial • Expedientes Judiciales con Carácter Confidencial - Memorando Núm. 72, Año Fiscal 1982-83 del 8 de junio de 1993 • Registros de Denuncias Archivadas por Determinarse No Haber Causa Probable - Memorando Núm. 201, Año Fiscal 1991-92 del 17 de junio de 1992

18. Documentos en la Oficina del Contralor • Reglamentación para uso Interno • Servicios por Internet: • Registro de Contratos • Registro de Privatizaciones • Informes de Auditoría • Cartas Circulares • Comunicados de Prensa • Folletos Informativos

19. Cont. Documentos en la OCPR Copias • Agencias: Libre de costo • Público general: cargo pagadero en sellos de Rentas Internas • Copias simple o certificada de: • Contratos • informes de auditoría publicados • cartas circulares • otros

20. Cont. Documentos en la OCPR RESPONSABILIDAD CON LA OFICINA DEL CONTRALOR • Artículo III, Sección 22 de a Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico • Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada • Ley Núm. 37 del 8 de enero de 2004 Programa de Administración de de documentos

21. Informe de Especial Informe DB-01-30 del 6 de marzo de 2001 Programa de Administración de Documentos Públicos Resultado del estudio sobre la administración de los documentos públicos en las agencias y en los organismos de la Rama Ejecutiva y en los municipios

22. Cont. Informe Especial – Conclusión Existe la necesidad de que los funcionarios principales le presten mayor atención a las operaciones relacionadas con la administración de los documentos públicos para que se cumpla con la ley y los reglamentos, principalmente lo relacionado con : • El Administrador de Documentos y sus funciones • La conservación y la disposición de los documentos • Los locales utilizados para conservar los documentos

23. Cont. Informe Especial - Resultados • Falta de designación de funcionario con las funciones de Administrador de Documentos o éste no realiza algunas de las funciones que le corresponden: • preparar el inventario y del plan de retención de documentos • coordinar el reciclaje de los documentos • hacer recomendaciones para la compra de equipos y materiales para la conservación de documentos • ser custodio inmediato de los documentos oficiales de la agencia • participar en el diseño de formularios internos

24. Cont. Informe Especial - Resultados • No se contempla el puesto de Administrador de Documentos en los planes de clasificación. • Ausencia de normas y procedimientos para regir las unidades de archivos activos e inactivos, y de correo y correspondencia. • Falta de un programa de capacitación y adiestramiento para el o los funcionarios a cargo de la función de administrador de documentos. • Falta de áreas para el archivo central de documentos activos y de documentos inactivos.

25. Cont. Informe Especial - Resultados • Ausencia de normas y procedimientos escritos para la creación, el uso, la conservación y la disposición de los documentos. • No se prepara o se prepara tardíamente el Inventario y Plan de Retención de Documentos, para someterlo a la Administración de Servicios Generales. • No se utiliza la tecnología disponible (microimagen o microfotografía o digitalización) para la conservación y la administración de los documentos. • Expedientes o archivos incompletos y sistemas de archivos inadecuados, que no garantizan la protección y obtención rápida de los documentos

26. Cont. Informe Especial - Recomendaciones Recomendaciones: • Designar un Administrador de Documentos e incluir el puesto en el Plan de Clasificación y Retribución • Procurar que el administrador de documentos designado dedique la jornada de trabajo completa a funciones relacionadas con la administración de documentos. • Aprobar normas y procedimientos escritos para la creación, el uso, la conservación y la disposición de los documentos.

27. Cont. Informe Especial - Recomendaciones • Implantar procedimientos operacionales para las unidades de archivos activos e inactivos, y correspondencia y correo, entre otras. • Asegurar que el administrador de documentos sea el custodio inmediato de todos los documentos de la entidad. • Proveer al administrador el personal técnico necesario para cumplir con su responsabilidad de organización y mantenimiento de los archivos de los documentos.

28. Cont. Informe Especial - Recomendaciones • Fomentar la participación del administrador de documentos en adiestramientos • Cumplir con la reglamentación aplicable emitida por la ASG, el Departamento de Hacienda, la propia entidad u otras agencias reguladoras. • Promover que el administrador de documentos revise anualmente el diseño y el uso de los formularios de la dependencia.

29. ¿Preguntas?

30. Información adicional Carlos A. Pérez Rivera Administrador de Documentos (787) 756-6500 extensión 274 Archivo Central de la OCPR 1er piso del Edificio Anexo Calle Ochoa Núm. 4, en Hato Rey (787) 294-0625 y (787) 756-6500 extensiones 222, 223 y 290

31. CONTAMOS CON SU COOPERACIÓN PARA MEJORAR LA FISCALIZACIÓN Y LA ADMINISTRACIÓN DE LA PROPIEDAD Y DE LOS FONDOS PÚBLICOS