WYSYŁANIE PISM WEDŁUG SYSTEMU BEZDZIENNIKOWEGO

1. WYSYŁANIE PISM WEDŁUG SYSTEMU BEZDZIENNIKOWEGO

2. Sprawy załatwione przez pracownika w formie pisemnej po uzyskaniu ostatecznej aprobaty i sporządzeniu maszynopisu przeznaczone są do wysłania. W tym celu pracownik przekazuje pismo do kancelarii lub sekretariatu.

3. Czynności wykonywane przez kancelarię związane z wysyłaniem pism: • kancelaria w związku z wysyłką pism sprawdza poprawność formalną pisma • w wypadku stwierdzenia braków kancelaria uzupełnia je sama lub zwraca pismo pracownikowi w celu dokonania uzupełnień. • poprzez odciśnięcie na kopii odpowiedniego stempla z datą wysłania stwierdza wysłanie pisma. • pisma wartościowe, polecone, wysłane za pokwitowaniem kancelaria wpisuje do specjalnej pocztowej książki nadawczej lub książki doręczeń • kancelaria również adresuje koperty, przystawia pieczątkę nadawcy, nakleja znaczki, wpisuje znak pisma na kopercie.

4. Jeżeli pisma wysyłane są drogą pocztową za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, przypina się do koperty odpowiednio wypełniony formularz. Przy większej ilości pism skierowanych do tego samego adresata wysyła się je w jednym opakowaniu lub w jednej kopercie. W fazie wysyłania pism aby uniknąć czynności pracochłonnych takich, jak naklejanie znaczków, stosuje się maszynę do frankowania która w miejsce znaczka wbija opłatę pocztową.

5. Sposób składania pism zależy od wymiarów koperty, do której wkłada się wysyłane pismo. Gdy używamy koperty standardowej , pismo najpierw należy odpowiednio złożyć. Przy stosowaniu koperty podłużnych- gabinetowych pismo składa się wyłącznie wszerz na trzy części. Do adresowania kopert są wykorzystywane często adresarki i komputery-adresy sa wtedy drukowane na kopertach.

6. W fazie wysyłania pism, aby uniknąć pracochłonnych czynności naklejania znaczków, stosuje się inne sposoby opłat za przesyłki pocztowe: • Zamiast znaczka umieszcza się na kopercie pieczątkę "Opłata pocztowa zryczałtowana"' i stosuje rozliczanie ryczałtem, niezależnie od ilości wysłanych w danym miesiącu listów, • Może być pieczątka "Opłata pocztowa skredytowana", wtedy rozliczamy się z urzędem pocztowym po zakończeniu danego miesiąca, • Można też stosować maszynę frankującą, która w miejsce znaczka pocztowego odciska na kopercie opłatę pocztową.

7. Przesyłki ofrankowane muszą być oddawane na poczcie, nie można ich wrzucać do skrzynek pocztowych. Opłacając należność za przesyłki pocztowe należy zwracać uwagę, aby zawsze były opłacane poprzez naklejenie na kopercie znaczków pocztowych. Korespondencja doręczona do kancelarii/sekretariatu do godziny 11.00 powinna być wysłana tego samego dnia. Przesyłki doręczone później powinny zostać wysłane w dniu następnym.

8. Wysyłanie korespondencji odbywa się najczęściej za pośrednictwem urzędów pocztowych, zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem poszczególnych pism: • przesyłki "ekspres", "b. pilne", "terminowe" - wysyła się w tym samym dniu, • telegramy nadaje się faksem, • pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się we wspólnej kopercie.