Warszawa, 11 kwietnia 2011 r.

Konferencja dla beneficjentów realizujących projekty w ramach Priorytetu III PO KLWniosek o płatność DEPARTAMENT FUNDUSZY STRUKTURALNYCH INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA DLA PRIORYTETU III PO KL Warszawa, 11 kwietnia 2011 r.

Wniosek o płatność • Informacje ogólne: • Wszystkie projekty w ramach PO KL (zarówno konkursowe jak i systemowe) są rozliczane na podstawie wniosku beneficjenta o płatność, • wzór wniosku o płatność dla PO KL stanowi załącznik nr 4 do Zasad finansowania PO KL, • zasady sporządzania wniosku o płatność zostały szczegółowo omówione w Instrukcji stanowiącej załącznik nr 5 do ww. dokumentu, • wniosek o płatność przygotowywany jest w Generatorze Wniosków Płatniczych (GWP) – od 1 kwietnia obowiązuje wersja 3.2.8. • UWAGA! ZATWIERDZENIU PODLEGAJĄ WYŁĄCZNIE • WNIOSKI PRZYGOTOWANE W GWP • Aktualna wersja GWP jest dostępna na stronie • www.efs.men.gov.pl • Wniosek składany jest zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej • UWAGA! sumy kontrolne z wersji papierowej i elektronicznej wniosku muszą być zgodne, w przeciwnym razie, wniosek podlega odrzuceniu w wyniku błędów formalnych

Wniosek o płatność • W jakim celu składany jest Wniosek o płatność? • Rozliczenie transz dofinansowania otrzymanych przez beneficjenta na realizację projektu, • We wniosku o płatność beneficjent wykazuje: • postęp finansowy z realizacji projektu • postęp rzeczowy z realizacji projektu • Co do zasady postęp rzeczowy powinien korespondować z przedstawionymi wydatkami, tj. postępem finansowym. Każdorazowo element ten jest weryfikowany przez IP. W związku z tym, jeżeli w danym wniosku o płatność beneficjent nie rozlicza wydatków w ramach zadania, na realizację którego uprzednio otrzymał dofinansowanie, zobowiązany jest przedstawić informację o stanie zaawansowania realizacji zadania w punkcie dotyczącym postępu rzeczowego realizacji projektu oraz podać przybliżony termin rozliczenia tych wydatków.

Wniosek o płatność • Rozliczanie wydatków we wniosku o płatność • Beneficjent wykazuje we wniosku o płatność wydatki poniesione w danym okresie rozliczeniowym w ramach otrzymanych transz dofinansowania • W wyjątkowych przypadkach IP dopuszcza możliwość rozliczania środków własnych, szczególnie w sytuacji gdy beneficjent nie otrzymał środków w okresie rozliczeniowym, którego wniosek dotyczy • Rozliczając wydatki Beneficjent nie może przekroczyć łącznej kwoty wydatków kwalifikowalnych wynikających z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie • Dodatkowo Beneficjenta obowiązują limity określone w odniesieniu do każdego zadania ujętego we wniosku o dofinansowanie • Istnieje możliwość wprowadzania zmian do projektu, ale z uwzględnieniem uregulowań określonych w Zasadach finansowania PO KL

Wniosek o płatność • Jak dokonywać zmian we wniosku o dofinansowanie? • Możliwość dokonywania przesunięć w budżecie projektu do 10% wartości środków alokowanych na zadanie, z którego przesuwane są środki oraz na zadanie, na które przesuwane są środki. Zmiany te nie wymagają zgody IP, jeśli: • nie zwiększają łącznej kwoty wydatków dotyczących cross - financingu w ramach projektu, • nie zwiększają łącznej wartości zadania „Zarządzanie projektem”, • nie wpływają na wysokość i przeznaczenie pomocy publicznej przyznanej beneficjentowi w ramach projektu, • nie dotyczą zadań lub części zadań rozliczanych ryczałtowo, • nie wpływają na zmianę łącznej kwoty wydatków na wynagrodzenie personelu w ramach zadania „Zarządzanie projektem”. • UWAGA! Beneficjent może rozliczać wydatki, które nie zostały uwzględnione w szczegółowym budżecie projektu, pod warunkiem że są zgodne z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL i są niezbędne do realizacji i związane z zadaniami projektu

Wniosek o płatność • Nie będą akceptowane zmiany w projekcie, w wyniku których wartość projektu mogłaby się zwiększyć o więcej niż 20% jego pierwotnej wartości • Beneficjent może wnioskować o dokonanie zmian nie później niż na 1 miesiąc przed planowanym zakończeniem realizacji projektu. Niemniej jednak, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, mając na uwadze dobro realizacji projektu, IP może wyrazić zgodę na wprowadzanie zmian do projektu w terminie późniejszym • Wydatki wynikające z powyższych zmian mogą zostać uznane za kwalifikowalne pod warunkiem zatwierdzenia tych zmian w projekcie przez podmiot będący stroną umowy. Do czasu zatwierdzenia zmian przez IP, Beneficjent ponosi wydatki na własne ryzyko

Wniosek o płatność • Jakie załączniki należy przedstawić wraz z wnioskiem o płatność? • Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, które może mieć formę: • wydruku z ewidencji księgowej beneficjenta (w formacie PDF), albo, • tabeli w formie zawartej w załączniku do wzoru wniosku o płatność (sporządzonej w Generatorze Wniosków Płatniczych), • Wybór formy rozliczenia następuje przed podpisaniem umowy o dofinansowanie • załącznik pt. Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia, • wyciągi bankowe/potwierdzenia transakcji lub inny dokument potwierdzający poniesienie wydatku z wyodrębnionego rachunku projektu oraz innych rachunków bankowych, a w przypadku płatności gotówkowych poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie raportów kasowych - w ramach projektów, w których dofinansowanie przekazywanie jest w formie zaliczki.

Wniosek o płatność • Jakie załączniki należy przedstawić wraz z wnioskiem o płatność - cd? • Informację o wszystkich uczestnikach projektu przekazywaną w formie elektronicznej wraz z wnioskiem o płatność, tzw. PEFS. • Kiedy należy złożyć wniosek o płatność? • Zgodnie z § 10 ust. 1umowy o dofinansowanie, wniosek należy złożyć w terminie 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego, z zastrzeżeniem, że końcowy wniosek o płatność składany jest w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu realizacji projektu, • wnioski powinny być składane nie rzadziej niż raz na trzy miesiące, • IP zaleca składanie wniosków częściej (np. co 2 m-ce, tj. wniosków cząstkowych) oraz ustalanie bardziej elastycznych okresów rozliczeniowych, • okres za jaki składany jest wniosek musi być zgodny z zatwierdzonym harmonogramem płatności, • data „od” w I wniosku o płatność musi być zgodna z datą rozpoczęcia realizacji projektu, wskazaną we wniosku o dofinansowanie, a data „do” we wniosku o płatność końcową musi pokrywać się z datą zakończenia realizacji projektu, płatności dokonane po tej dacie muszą dotyczyć okresu realizacji projektu.

Wniosek o płatność • Kiedy należy złożyć wniosek o płatność - cd? • okresy kolejnych wniosków o płatność nie mogą nachodzić na siebie, ani tworzyć przerwy (np. jeden wniosek do dnia 31.10.2009 a kolejny od dnia 2.11.2009). Za termin wpływu wniosku do IP uznaje się termin nadania dokumentu w placówce operatora publicznego, • poprzez operatora publicznego należy rozumieć operatora, którego usługi są powszechnie dostępne na rynku, • zaleca się, aby beneficjenci wysyłali wnioski o płatność do IP w sposób umożliwiający potwierdzenie daty nadania w celu uniknięcia wątpliwości dotyczących nieterminowego nadania przedmiotowego dokumentu i w konsekwencji naliczania odsetek bankowych z art. 189 ust. UFP, • jednostki sektora finansów publicznych, zgodnie z art. 190 ufp, powinny ująć każdy wydatek w terminie 3 m-cy od dnia jego poniesienia, wydatek rozliczony zgodnie z tym art., to wydatek ujęty we wniosku o płatność za okres, w którym został poniesiony.

Wniosek o płatność • Jaki jest okres weryfikacji wniosku przez IP? • IP ma 20 dni roboczych na weryfikację wniosku o płatność od dnia jego wpływu do IP, okres ten dotyczy każdej złożonej wersji wniosku o płatność, • w przypadku, gdy w ramach projektu dokonywana jest kontrola, termin weryfikacji ulega wstrzymaniu do dnia przekazania przez Beneficjenta do IP informacji o wykonaniu /zaniechaniu wykonania przez beneficjenta zaleceń pokontrolnych, • weryfikacja Wniosku Beneficjenta o płatność powinna być: • przeprowadzona zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”, • udokumentowana w formie listy kontrolnej, • w przypadku kolejnej korekty wniosku możliwe jest przekazanie uwag beneficjentowi i dalsze uzgadnianie prawidłowej wersji wniosku w formie elektronicznej.

Wniosek o płatność Co zrobić, gdy zostaną stwierdzone błędy we wniosku o płatność? • Instytucja Pośrednicząca może dokonać uzupełnienia lub poprawienia błędów formalnych i rachunkowych stwierdzonych we wniosku, o czym informuje Beneficjenta lub wzywa go do poprawienia lub uzupełnienia wniosku lub złożenia dodatkowych wyjaśnień w wyznaczonym terminie, • poprawki mogą dotyczyć: • zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione i objęte wnioskiem wydatki, • kserokopii dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, • w szczególnych przypadkach, Instytucja Pośrednicząca może wezwać Beneficjenta do złożenia kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem dokumentów księgowych dotyczących projektu, • UWAGA! IP nie może zatwierdzić wniosku o płatność z zaniżonymi kosztami pośrednimi rozliczanymi ryczałtem

Wniosek o płatność • Zmiana harmonogramu płatności • Beneficjent ma prawo do zmiany harmonogramu płatności określonego w umowie o dofinansowanie • Zmiany można dokonać we wniosku o płatność lub poza wnioskiem • Dokonując zmiany harmonogramu poza wnioskiem o płatność, Beneficjent powinien zawnioskować o tę zmianę przed upływem okresu rozliczeniowego, którego zmiana dotyczy • W tym przypadku IP może wyrazić zgodę na zmianę harmonogramu wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, np. w przypadku opóźnień w przekazywaniu beneficjentowi transz środków na realizację projektu lub gdy wystąpiły obiektywne przesłanki uniemożliwiające Beneficjentowi wydatkowanie środków w terminie • Dokonując modyfikacji harmonogramu należy pamiętać o kwocie wniesionego zabezpieczenia (w przypadku, gdy beneficjenta obowiązuje wniesienie zabezpieczenia) • Każda zmiana harmonogramu płatności wymaga zgody IP oraz szczegółowego uzasadnienia wnioskowanej zmiany

Wniosek o płatność • Zmiana harmonogramu płatności – cd • Dokonując zmiany kwot wnioskowanych nie należy w znaczący sposób zawyżać ani zaniżać kwot planowanych wydatków do rozliczenia, w szczególności kwot wnioskowanych • IP ma obowiązek do 5 dnia każdego m-ca poprzedzającego miesiąc, w którym będą dokonywane płatności, zgłoszenia zapotrzebowania na środki • W przypadku znaczących odchyleń IP może nie zatwierdzić danego harmonogramu z uwagi na brak środków • Szczególne znaczenie ma III i IV kwartał danego roku – wnioskowanie o środki z rezerwy celowej budżetu państwa i budżetu środków europejskich • należy wnioskować o środki, które faktycznie będą wykorzystane w danym roku, zwroty z końcem roku w znaczący sposób obciążają budżet roku następnego

Wniosek o płatność • Odsetki z art. 189 ust. 3 UFP • Zgodnie z art. 189 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm., zwana dalej UFP), w przypadku niezłożenia wniosku o płatność na kwotę lub w terminie określonym przez beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności, od środków pozostałych do rozliczenia naliczane będą odsetki jak dla zaległości podatkowych. • UWAGA! Powyższe dotyczy również sytuacji, w której na prośbę beneficjenta zostanie wycofany dany wniosek. • Oznacza to bowiem, że beneficjent nie dochował obowiązku w zakresie złożenia wniosku o płatność w terminie zgodnym z ww. przepisem.

Wniosek o płatność • Odsetki z art. 189 ust. 3 ufp - cd • Przepis art. 189 ust. 3 UFP ma zastosowanie również w stosunku do końcowego wniosku o płatność. Oznacz to, iż w przypadku nierozliczenia w ramach projektu poprzez wykazanie we wnioskach o płatność kwoty co najmniej 70% otrzymanego dofinansowania lub niezłożenia końcowego wniosku o płatność w terminie określonym przez beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności, od środków pozostałych do rozliczenia naliczane będą odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność rozliczającego dany wydatek • Za złożenie wniosku o płatność zgodnie z art. 189 ust. 3 uznaje się złożenie wniosku o płatność wnioskującego o kolejną transzę zaliczki lub wniosku o płatność końcową (tj. każdego wniosku o płatność poza wnioskiem tzw. „cząstkowym”)

Wniosek o płatność • Kiedy beneficjent otrzyma środki? • Wypłata I transzy dofinansowania jest dokonywana na podstawie umowy i załączonego do niej harmonogramu płatności, pod warunkiem wniesienia zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy. W związku z powyższym Beneficjent nie składa wniosku o płatność celem otrzymania pierwszej płatności • Kolejne transze dofinansowania przekazywane są na rachunek wskazany w umowie. IP zobowiązana jest do przekazania do BGK zlecenia płatności w terminie 5 dni roboczych od dnia zatwierdzenia wniosku • Aktualny harmonogram przekazywania środków dostępny jest na stronie www.bgk.com.pl w zakładce BGK zlecenia • Projekty, których umowy zawarte są na podstawie Zasad finansowania PO KL obowiązujących przed 1 stycznia 2011 r. mają dotychczasowy system wypłat zaliczek • Istnieje możliwość aneksowania umowy, ale tym samym beneficjent zgadza się na wszystkie warunki tejże umowy, zarówno te korzystne (jak np. system przekazywania zaliczek), jak i niekorzystne ( jak np. zwrot odsetek bankowych)

Wniosek o płatność • Zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 18 grudnia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz. U. Nr 223, poz. 1786) w przypadku gdy umowa o dofinansowanie przewiduje wypłatę zaliczki w kilku transzach, wypłata drugiej i kolejnych transz jest uzależniona od rozliczenia określonej w umowie o dofinansowanie części, nie niższej jednak niż 70 %, dotychczas otrzymanej zaliczki. • W związku z powyższym IP podejmując decyzję o zatwierdzeniu do wypłaty kolejnej transzy dofinansowania w ramach PO KL i oceniając ten fakt w kontekście poniesienia przez beneficjenta wydatków w wysokości min. 70% przekazanych środków, IP bierze pod uwagę stan na dzień zatwierdzania wniosku o płatność i uwzględnia zarówno środki faktycznie przekazane beneficjentowi, w tym również po złożeniu przez beneficjenta wniosku o płatność, jak i te co do których IP, będąca stroną umowy o dofinansowanie projektu, dokonała zlecenia płatności do BGK na rzecz beneficjenta.

Zmiany we wzorze Wniosku o płatność • W tabeli 4_Postęp finansowy realizacji projektu wprowadzono dwa dodatkowe wiersze - 3.5 w tym stawki jednostkowe oraz 3.6 w tym kwoty ryczałtowe. • W Załączniku nr 1 do wniosku o płatność wprowadzono kolumnę nr 7 Zadania zlecone (T/N) oraz wiersz Zadanie zlecone ogółem w PLN. • Zgodnie z wprowadzonym zapisem do Instrukcji wypełniania wniosku o płatność Załącznik nr 1, w którym nie wykazuje się żadnych wydatków nie powinien być załączany do wniosku o płatność.

Najczęściej popełnianie błędy • we wniosku o płatność

Formularz wniosku o płatność, dane o projekcie • Wniosek nie jest złożony na obowiązującym formularzu (nieaktualna wersja Generatora Wniosków Płatniczych) - aktualna wersja generatora dostępna jest na stroniewww.efs.men.gov.pl(od 01.04.2011 wersja 3.2.8) • Niewłaściwe dane dotyczące projektu – tab. 2 – przed złożeniem wniosku do IP należy dokładnie sprawdzić prawidłowość naniesionych informacji, w tym błędny nr umowy/decyzji, wskazywanie różnych kwot w wpk. 2_(10) oraz w pkt 10 • Nieaktualne dane beneficjenta – tab. 3, szczególnie w przypadku zmiany siedziby projektu, nazwy beneficjenta i zatwierdzonej tej zmiany w modyfikacji wniosku o dofinansowanie projektu - nazwa i adres powinny być tożsame z danymi z wniosku aplikacyjnego lub z zatwierdzonej modyfikacji wniosku (nie dotyczy części A i B – danych osobowych, które wypełniane są zgodnie ze stanem faktycznym).

Postęp finansowy realizacji projektu – tab. 4 • Kol. 1 - niewłaściwe lub niedokładnie zapisane nazwy zadań - nazwy powinny być zgodne z danymi z wniosku o dofinansowanie projektu, • Kol. 2 - nieaktualne wartości wydatków, niezgodne z wnioskiem o dofinansowanie projektu, w szczególności nieuwzględnianie modyfikacji wniosków - wydatki w tej kolumnie muszą być zgodne z wprowadzanymi zmianami w budżecie, • Kol. 3 - błędy w wykazie wydatków poniesionych w okresie rozliczeniowym w odniesieniu do kwot z zał. nr 1, zwłaszcza dotyczących wydatków personelu - należy tak wypełnić kwoty wydatków, aby zachować spójność z kwotami z kol. 2, • IP prosi o sporządzenie zestawień wydatków personelu rozliczanych w danym wniosku o płatność, co ułatwi i znacznie przyspieszy weryfikację wniosków o płatność. • Kol. 4 – wykazywanie kwot niezgodnych z zatwierdzonymi wnioskami o płatność – należy w tej kolumnie pomniejszać wydatki o nieprawidłowości i korekty finansowe zatwierdzone przez IP w poprzednich wnioskach o płatność, • wykazywanie wydatków personelu w zadaniach, w których nie ma takiego obowiązku – w zadaniach nie dotyczących zarządzania projektem. IP zaleca pozostawianie tych pół nieuzupełnionych.

Postęp finansowy -Rozliczenie wydatków i otrzymanych środków • Rozliczenie mniejszych kwot niż zaplanowanych w Harmonogramie płatności - należy tak sporządzić harmonogram i przewidzieć realizację działań, aby unikać sytuacji, w których dochodzi do rozliczania znacznie mniejszej kwoty w danym okresie rozliczeniowym, niż zaplanowana, • Przekroczenia wydatków w ramach wydatków personelu w danym działaniu, również z podziałem na lata – przesunięcie środków między latami wymaga akceptacji IP, • Należy pamiętać że wydatki finansowane w ramach kosztów bezpośrednich nie mogą być tożsame z wydatkami finansowanymi w ramach kosztów pośrednich, • Niegospodarność środków, szczególnie przy rozliczaniu delegacji, np. długodystansowy przejazd 1 os. autem na konferencję, przejazd kilkoma samochodami osobowymi kilku osób w tym samym terminie do tej samej miejscowości lub miejscowości okolicznych, np. na monitoring realizacji projektu, • Rozliczanie zrealizowanych zadań, nie zapisanych we wniosku o dofinansowanie i w budżecie projektu - beneficjent może ponosić i rozliczać wydatki, które nie zostały uwzględnione w szczegółowym budżecie pod warunkiem, że są one niezbędne do realizacji i związane z zadaniami wskazanymi w budżecie projektu oraz są zgodne z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL.

Postęp rzeczowy – tab. 5 • Postęp rzeczowy niezgodny z Harmonogramem realizacji projektu - czego przyczyną jest np. przedłużanie okresu rekrutacji, nieterminowa realizacja zaplanowanych działań, opóźnienia w realizacji postępowań przetargowych, nietrafny wybór procedury przetargowej, brak zabezpieczonej pomocy specjalisty w tym zakresie - należy na bieżąco monitorować realizację projektu, przewidywać ewentualne problemy i odpowiednio wcześniej podejmować działania zaradcze, w razie konieczności wcześniej modyfikować wniosek o dofinansowanie, jednakże modyfikacja projektu nie może być antidotum na wszystkie tego typu problemy. • Niezgodność postępu rzeczowego z poniesionymi wydatkami wykazanymi w załączniku nr 1 - należy zwrócić uwagę na to, aby informacje zawarte w opisie stanu realizacji projektu były zgodne z harmonogramem oraz by odzwierciedlały wydatki ujęte we wniosku o płatność. W przypadku gdy rozliczane są wydatki, które zostały poniesione w poprzednich okresach rozliczeniowych w związku z działaniami przeprowadzonymi w poprzednich okresach rozliczeniowych, należy opisać z czego to wynika. W przypadku gdy podjęto działania, a koszty zostaną poniesione w kolejnych okresach rozliczeniowych, też należy zawrzeć to w postępie rzeczowym wraz z krótkim uzasadnieniem.

Tabele 6 i 7 wniosku o płatność • W tab. 6 wniosku beneficjent wykazuje osiągnięty przychód w okresie rozliczeniowym – zgodnie z Zasadami finansowania PO KL - odsetki od środków przekazanych beneficjentowi na rachunek projektu nie stanowią przychodu uzyskanego w ramach realizowanego projektu i nie są wykazywane we wniosku o płatność, • W związku z powyższym w punkcie tym powinno być wykazane 0,00 PLN, natomiast w kolumnie rodzaj przychodu należy zaznaczyć, że „Projekt nie wygenerował przychodu w danym okresie rozliczeniowym”, UWAGA! zgodnie z zapisem § 8 pkt 8 wzoru umowy o dofinansowanie projektu w ramach PO KL obowiązującego od 1 stycznia 2011 r., odsetki bankowe od przekazanych Beneficjentowi transz dofinansowania podlegają zwrotowi na rachunek wskazany przez IP. Zapis dotyczy projektów, których umowy opierają się na nowym wzorze. • Z uwagi na brak we wniosku o płatność pola do wykazywania narosłych odsetek, beneficjent powinien przesyłać do IP pisemne oświadczenia o ich osiągnięciu,

Tabele 6 i 7 wniosku o płatność • Brak wypełnionych tabel 6 i 7 i jednocześnie nie załączenie wymaganych oświadczeń - jeżeli w okresie objętym wnioskiem o płatność nie stwierdzono wystąpienia przychodu oraz nie wystąpiły korekty finansowe beneficjent zobowiązany jest do załączenia stosownych oświadczeń o braku przychodu i korekt finansowych, • W przypadku konieczności sporządzania korekty wniosku o płatność, stosownie do zaleceń IP, prosi się o ponowne załączenie ww. oświadczeń do poprawionego wniosku o płatność, • W pkt 7 nie należy ujmować korekt dodatnich, tj. wykazywania jako korekty finansowe wydatków, których omyłkowo nierozliczono w poprzednich wnioskach o płatność.

Rozliczenie kwoty dofinansowania … - tab. 8 i 9 • Tab. 8_Źródła sfinansowania wydatków - błędy w obydwu kolumnach, przy wskazywaniu kwot wydatków kwalifikowalnych w okresie rozliczeniowym należy ująć wydatki z bieżącego wniosku, natomiast od początku realizacji projektu (narastająco) - w ostatniej kolumnie należy uwzględnić wydatki rozliczone w poprzednich wnioskach o płatność – bez bieżącego wniosku, • Tab. 9_Rozliczenie kwoty dofinansowania - zdarzają się błędy polegające na wpisywaniu błędnych kwot dotychczas rozliczonych w projekcie środków (głównie spowodowane brakiem pomniejszania wydatków i transz o zatwierdzone korekty finansowe i nieprawidłowości). • w pkt tym należy pomniejszać kwoty przekazanych zaliczek o zwroty środków na rachunek IP.

Harmonogram płatności – tab. 10 • Nieprawidłowo sporządzony harmonogram płatności: podana kwota planowanych wydatków po zsumowaniu z dotychczas poniesionymi wydatkami nie zgadza się z planowaną kwotą wnioskowaną, podane kwoty często w znaczący sposób odbiegają od kwot ujętych w poprzednim zatwierdzonych wniosku o płatność, wpisywanie okresów rozliczeniowych dłuższych niż 3 m-ce, • Niezaktualizowany harmonogram pomimo dokonanej zmiany w poprzednim wniosku o płatność i zatwierdzeniu zmienionego harmonogramu przez IP, • Kwota wnioskowana co do zasady powinna być zgodna z harmonogramem płatności zatwierdzonym przez Instytucję Pośredniczącą (zazwyczaj w poprzednim wniosku o płatność), • Kwota wnioskowana musi być zgodna z kwotą wskazaną w pkt 2.10 wniosku o płatność

Uchybienia w tab. 11 - 15 wniosku o płatność • Tab. 11_Planowany przebieg realizacji projektu - beneficjent jest zobowiązany wpisać informację zarówno na temat planowanego przebiegu realizacji projektu, jak i problemów występujących w projekcie. IP obliguje Beneficjenta do szczegółowego opisywania przebiegu realizacji projektu. • Tab. 12_Informacja na temat problemów - brak wypełnienia lub nieprawidłowo/ niewystarczająco podana informacja na temat problemów/ trudności związanych z realizacją projektu – w punkcie tym należy opisać wszelkie problemy, trudności w realizacji projektu oraz podjęte środki naprawcze (np. opóźnienie czy zmiany terminów w realizacji zadań, wydłużenie postępowań przetargowych itp.), wyjaśnić przyczyny odstępstw od harmonogramu realizacji projektu z wniosku o dofinansowanie. Jeżeli nie występują problemy, to również należy o tym poinformować. • Tab. 13 Informacja o zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych - brak wypełnienia -należy zaznaczyć właściwe pole, bowiem żadne pole we wniosku o płatność nie może zostać niewypełnione

Uchybienia w tab. 11 - 15 wniosku o płatność • Tab.14_Nie podpisane Oświadczenie beneficjenta – (szczególnie, jeśli znajduje się na stronie, na której brak parafki) • Brak załączników wskazanych we wniosku o płatność, przede wszystkim załącznik nr 2 musi być sporządzany w GWP, złożenie załącznika nr 2 tylko w pliku xls, jest powodem do odrzucenia wniosku o płatność;

Rozliczenie wydatków - zał. nr 1 do wniosku o płatność • Brak podpisów upoważnionych osób i pieczęci Beneficjenta, zarówno pod wnioskiem, jak i pod załącznikami lub dokumenty podpisane są przez osobę nie będącą do tego upoważnioną, • Niewłaściwie przypisane wydatki do określonych pozycji budżetowych w zał. nr 1, • Daty zapłaty za dokumenty niezgodne z załączanymi do wniosku wyciągami bankowymi, • Nieprecyzyjne, błędne, niezgodne z budżetem projektu i mało szczegółowe opisy w kolumnie „Nazwa towaru lub usługi” nie pozwalające na jednoznaczną identyfikację rozliczanych wydatków, • Błędne kwoty brutto i netto dokumentów w kolumnach 8 i 9, zwłaszcza w przypadku rozliczania wynagrodzeń wraz z pochodnymi - beneficjenci nie podają faktycznych kwot brutto i netto list płac, • Błędne kwoty kwalifikowalne podatku VAT niezgodne z obowiązującymi stawkami, wykazywanie w jednej pozycji załącznika 1 wydatków objętych różnymi stawkami podatku VAT,

Rozliczenie wydatków - zał. nr 1 do wniosku o płatność • Pozostawianie pustych pól w załączniku 1 – brak daty zapłaty (kolumna 4), nie wskazanie źródła finansowania (kolumna 12), brak nr dokumentu (kolumna 1), brak nr księgowego lub ewidencyjnego (kolumna 2); może to powodować problemy z importowaniem wniosków o płatność z GWP do KSI SIMIK, • Brak dat refundacji wydatków z rachunku projektowego w kolumnie 5 „Nazwa towaru lub usługi” w przypadku ponoszenia wydatków z rachunków innych niż wyodrębniony na potrzeby projektu a następnie ich refundowaniu, • Rozliczanie we wniosku wydatków z okresu następującego po okresie rozliczeniowym, • Brak zgodności między numerem dokumentu umieszczonym w zestawieniu i numerem zawartym na wyciągu z rachunku bankowego,

Rozliczenie wydatków - zał. nr 1 do wniosku o płatność • Wysokość kosztów pośrednich niezgodna z % wskazanym w umowie o dofinansowanie, brak wykazania kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem (mimo odpowiedniego zapisu w umowie) – beneficjent rozliczający koszty pośrednie ryczałtem, zobowiązany jest do wykazywania w każdym wniosku o płatność, kosztów pośrednich na poziomie zgodnym z umową o dofinansowanie, • Zgodnie z wprowadzonym zapisem do Instrukcji wypełniania wniosku o płatność Załącznik nr 1, w którym nie wykazuje się żadnych wydatków nie powinien być załączany do wniosku o płatność.

Rozliczenie wydatków – dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku • Wyciągi bankowe: • Brak jakiegokolwiek opisu załączanych do wniosku wyciągów bankowych, • Błędne przyporządkowywanie przelewów do pozycji z załącznika 1 uniemożliwiające stwierdzenie dokonania płatności za rozliczany we wniosku wydatek – może spowodować uznanie wydatku za niekwalifikowalny, • Nie załączanie pierwszej, ostatniej i właściwej strony wyciągu, • Największa ilość błędów dotyczy wyciągów składanych przez partnerów w projektach, • Nie załączanie do wniosków wyciągów dokumentujących przeksięgowanie kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem, • Największy problem dotyczy braków w opisywaniu wyciągów zawierających przelewy z tytułu pochodnych od wynagrodzeń.

Sprawozdawczość – zał. nr 2 do wniosku o płatność • Zał. nr 2 Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia: • problem z interpretacją różnicy pomiędzy Mr i Mp - symbol Mr to wartości osiągnięte w danym okresie rozliczeniowym, natomiast symbol Mp, to wartości osiągnięte od początku realizacji projektu, • zły monitoring wskaźników, częste korekty załącznika nr 2 za poprzedni okres w obecnym okresie rozliczeniowym, co często wynika z niestaranności zbierania danych. Wydłuża to weryfikację wniosku o płatność, • problemy z wypełnianiem tabel: • Tabele nr 1 – 4: pomiaru wskaźników określonych w tabelach 1-4 należy dokonać z chwilą rozpoczęcia udziału i złożenia stosownej deklaracji uczestnictwa w projekcie. W tabelach tych nie zamieszcza się danych dotyczących osób, które nie ukończyły 12 roku życia lub nie rozpoczęły nauki na poziomie gimnazjalnym. Jeżeli uczestnik podpisze deklarację, ale nie dojdzie do rozpoczęcia udziału w pierwszej formie wsparcia w ramach projektu i nie zostaną poniesione wydatki w związku z jego uczestnictwem, osobę należy wycofać z udziału w projekcie. Tym samym dane na temat takiego uczestnika nie będą wykazywane w ramach systemu sprawozdawczości. W przypadku projektów, w ramach których organizowane są imprezy masowe (np. konferencje) tabel tych nie wypełniamy. • Tabelę 6 wypełniamy w każdym przypadku, także wtedy, gdy projekt ma charakter badawczy lub informacyjno-promocyjny lub dotyczy wsparcia dzieci poniżej 12 roku życia. Beneficjent odnosi się w tej tabeli do wszystkich wskaźników określonych w części 3.4 wniosku o dofinansowanie projektu.

Zmiany w projekcie w stosunku do zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu • Realizacja projektu powinna być zgodna z umową o dofinansowanie projektu zawieraną pomiędzy IP a beneficjentem. W przypadku np. wprowadzania przesunięć środków między zadaniami należy respektować zasady wprowadzania zmian w projektach. Zasady i zakres dopuszczalnych przesunięć w budżecie zawierają Zasady finansowania PO KLrozdz. 3.1.6. • W szczególności niedopuszczalne jest wprowadzanie takich zmian w trakcie realizacji projektu, które powodowałyby, że wcześniej dokonana ocena merytoryczna wniosku byłaby inna. • W praktyce zaleca się informowanie IP o wszelkich zmianach dokonywanych w projekcie. Zwłaszcza strategiczne decyzje dla projektu powinny być uzgadniane z IP przed wprowadzeniem ich w życie i przed złożeniem wniosku o płatność, a nie po wdrożeniu zmiany. • Zmiany w projekcie, także dotyczące organizacyjnych kwestii (np. zmiana nazwy uczelni, zmiana adresu siedziby, danych kontaktowych itp.) wymagają wprowadzenia ich także do modyfikacji wniosku o dofinansowanie, należy więc przedłożyć IP modyfikację wniosku niezwłocznie, gdy takie zdarzenie zaistnieje. • UWAGA! Wydatki, wynikające z nie uzgodnionych z IP zmian, beneficjent ponosi na własne ryzyko. • Należy wystrzegać się dokonywania zmian w realizacji projektu, które nie są niezbędne z punktu założeń projektu lub są nieefektywne - zwłaszcza wydłużania projektów i zwiększanie kwoty bez zwiększania wskaźnika

Problemy z rekrutacją, zagrożenie wskaźników • Problemy w osiąganiu wskaźników - rezygnacja uczestników w trakcie realizacji projektu, rekrutacja innych grup docelowych, niż zaplanowane we wniosku o dofinansowanie – w projektach oraz w zadaniach, w których jest to możliwe należy zaplanować rekrutację rezerwową. • Należy położyć szczególny nacisk na rekrutację i promocję, wykorzystując wszelkie dostępne możliwości, by zminimalizować ryzyko braku realizacji założonych wskaźników. • Należy dołożyć wszelkich starań, analizować sytuację, monitorować kluczowe działania w projekcie, aby móc szybko reagować i podjąć odpowiednie środki zaradcze na wypadek powstania okoliczności negatywnie wpływających na projekt.

Znajomość adekwatnych przepisów i wytycznych • Uchybienia w zakresie zgodności z obowiązującymi przepisami i wytycznymi - z umową, harmonogramem realizacji projektu, harmonogramem płatności, przepisami i procedurami • przy realizacji działań w projekcie, np. w kwestii rozliczeń finansowych, ochrony danych osobowych, terminowości działań i składania wniosków o płatność - należy na bieżąco monitorować zmiany zasad finansowania i innych wytycznych, dbać o terminowość realizacji zadań projektu, • w przypadku niezbędnej konieczności wprowadzenia zmian w projekcie wnioskować o stosowną modyfikację wniosku o dofinansowanie - zgodność z wnioskiem o dofinansowanie i umową, • brak dostosowywania budżetu wniosku do rzeczywistych danych na koniec roku – wskazane, by po zakończeniu realizacji projektu w danym roku, dostosować budżet projektu, przesuwając niewykorzystane środki z danego roku na rok kolejny – to wymaga modyfikacji wniosku i zgody IP.

Dziękuję za uwagę Departament Funduszy Strukturalnych Ministerstwo Edukacji Narodowej al. Szucha 25, 00-918 Warszawa tel. 0 22 34 74 881 fax 0 22 34 74 883 www.efs.men.gov.pl

Warszawa, 11 kwietnia 2011 r.