1 / 14

Efficient Standard Operating Procedures: Guidelines and Implementation

Learn about the importance, benefits, principles, and structure of SOPs. Discover how they enhance efficiency and accountability in organizational processes.

dianaf
Download Presentation

Efficient Standard Operating Procedures: Guidelines and Implementation

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Standard Operating Procedure (SOP) Layanan dan penyusunannya SPMAIP

  2. StandarOperasionalProsedur (SOP) • StandarOperasionalProsedur (SOP) adalahserangkaianinstruksitertulis yang dibakukanmengenaiberbagai proses penyelenggaraan di unit, bagaimanadankapanharusdilakukan, dimanadanolehsiapadilakukan. • StandarOperasionalProsedur (SOP) adalahdokumen yang berkaitandenganprosedur yang dilakukansecarakronologisuntukmenyelesaikansuatupekerjaan yang bertujuanuntukmemperolehhasilkerja yang paling efektifdari para pekerjadenganbiaya yang serendah-rendahnya. SOP biasanyaterdiridarimanfaat, kapandibuatataudirevisi, metodepenulisanprosedur, sertadilengkapiolehbagan flowchart di bagianakhir (Laksmi, 2008:52).

  3. Tujuan SOP • Setiapaktivitasdilakukandenganvariasisekecil-kecilnya, walaupundilakukanoleh orang yang berbeda-beda • Kita tidaktergantungkepada orang, namunmembuatsistem yang bisadijalankanolehsiapapun juga. • SOP menjadidasaruntukmelakukanperbaikanterus-menerus

  4. MANFAAT SOP • Sebagaistandarisasicara yang dilakukanpegawaidalammenyelesaikanpekerjaan yang menjaditugasnya. • Mengurangitingkatkesalahandankelalaian yang mungkindilakukanolehseorangpegawaidalammelaksanakantugas. • Meningkatkanefisiensidanefektivitaspelaksanaantugasdantanggungjawab individual pegawaidanorganisasisecarakeseluruhan. • Membantupegawaimenjadilebihmandiridantidaktergantungpadaintervensimanajemen, sehinggaakanmenguranglketerlibatanpimpinandalampelaksanaan proses sehari-hari. • Meningkatkanakuntabilitaspelaksanaantugas • Menciptakanukuranstandarkinerja yang akanmemberikanpegawaicarakonkrituntukmemperbaikikinerjasertamembantumengevaluasiusaha yang telahdilakukan. • Memastikanpelaksanaantugaspenyelenggaraanpemerintahandapatberlangsungdalamberbagaisituasi.

  5. PrinsipPenyusunan SOP • Kemudahandankejelasan. • Efisiensidanefektivitas. • Keselarasan. • Keterukuran. • Dinamis. • Berorientasipadapengguna (mereka yang dilayani).

  6. PRINSIP PELAKSANAAN SOP • 1. Konsisten. • 2. Komitmen. • 3. Perbaikanberkelanjutan. • 4. Mengikat. • 5. Seluruhunsurmemilikiperanpenting. • 6. Terdokumentasidengan balk.

  7. FORMAT DOKUMEN SOP • TUJUAN • Tujuandibuatnyaprosedur • RUANG LINGKUP • Cakupanwilayahkerja SOP • DEFINISI • Definisi yang digunakandalamprosedur • REFERENSI • Dokumenluar unit yang dipakairujukan • TANGGUNG JAWAB & PROSEDUR • orang yang bertanggungjawabdalampelaksanaanprosedur • Uraianprosedurdalambentuknarasi • KEADAAN KHUSUS • Kondisikhusus yang berkaitandenganprosedur • DOKUMENTASI • CATATAN MUTU DARI FORM-FORM HASIL DARI PROSEDUR (C) • LAMPIRAN • INSTRUKSI KERJA (IK) • FORM-FORM HASIL DARI PROSEDUR (F)

  8. InstruksiKerja (IK) • InstruksiKerjaadalahdokumenmekanismekerja yang mengatursecararincidanjelasurutansuatuaktifitas yang hanyamelibatkansatufungsisajasebagaipendukung SOP • Setiap SOP belumtentumembutuhkan IK Karena SOP sudahlebihjelasdanlengkap • DokumenInstruksiKerjaterdiridari • InstruksiKerja • Menjelaskanurutankerja yang menunjukpada orang/pejabat • Diagram Alir (flow chart) • Diagram alirdibuatuntukmemperjelasinstruksikerjadalambentuknaratifmenjadibentuk diagram flowchart

  9. Contoh SOP

  10. ContohInstruksiKerja (IK)

  11. Simbol-simbol: diagram alir • Mulai • Decision: • Proses : • PenguhubungProsedur berbeda halaman/ Off-Page Connector • PenguhubungProsedur dalam satu halaman On-Page Connector • Dokumen: • Multidokumen • Kegiatan Manual • Data: • Input Manual: • Kartu:

  12. Simbol,Bagan Arus KegiatanRincian prosedur • Tampilan • Penghubung • Penggabungan • Arsip Tetap • Pemaduan • Sortir • Delay • Penguraian • Arsip sementara • Pilihan Langkah/Or

  13. Simbol Diagram Alir: Garis Penghubung • Alur Garis Penghubung tanpa tanda panah (berbagai arah): pada umumnya dijadikan garis yang sejajar, seperti koordinasi, monitoring, dll • Alur Garis Penghubung dengan tanda panah (berbagai arah): Dimaksudkan sebagai urutan berikut dari prosedur

  14. Simbol Bagan Arus Penyimpanan • Pita tertanda: • Data tersimpan/Stored Data • Disket Magnetik • Penyimpanan Internal • Disrect Acces Storage • Sequential Acces Storage

More Related