140 likes | 174 Views
Standard Operating Procedure (SOP) Layanan dan penyusunannya. SPMAIP. Standar Operasional Prosedur (SOP).
E N D
Standard Operating Procedure (SOP) Layanan dan penyusunannya SPMAIP
StandarOperasionalProsedur (SOP) • StandarOperasionalProsedur (SOP) adalahserangkaianinstruksitertulis yang dibakukanmengenaiberbagai proses penyelenggaraan di unit, bagaimanadankapanharusdilakukan, dimanadanolehsiapadilakukan. • StandarOperasionalProsedur (SOP) adalahdokumen yang berkaitandenganprosedur yang dilakukansecarakronologisuntukmenyelesaikansuatupekerjaan yang bertujuanuntukmemperolehhasilkerja yang paling efektifdari para pekerjadenganbiaya yang serendah-rendahnya. SOP biasanyaterdiridarimanfaat, kapandibuatataudirevisi, metodepenulisanprosedur, sertadilengkapiolehbagan flowchart di bagianakhir (Laksmi, 2008:52).
Tujuan SOP • Setiapaktivitasdilakukandenganvariasisekecil-kecilnya, walaupundilakukanoleh orang yang berbeda-beda • Kita tidaktergantungkepada orang, namunmembuatsistem yang bisadijalankanolehsiapapun juga. • SOP menjadidasaruntukmelakukanperbaikanterus-menerus
MANFAAT SOP • Sebagaistandarisasicara yang dilakukanpegawaidalammenyelesaikanpekerjaan yang menjaditugasnya. • Mengurangitingkatkesalahandankelalaian yang mungkindilakukanolehseorangpegawaidalammelaksanakantugas. • Meningkatkanefisiensidanefektivitaspelaksanaantugasdantanggungjawab individual pegawaidanorganisasisecarakeseluruhan. • Membantupegawaimenjadilebihmandiridantidaktergantungpadaintervensimanajemen, sehinggaakanmenguranglketerlibatanpimpinandalampelaksanaan proses sehari-hari. • Meningkatkanakuntabilitaspelaksanaantugas • Menciptakanukuranstandarkinerja yang akanmemberikanpegawaicarakonkrituntukmemperbaikikinerjasertamembantumengevaluasiusaha yang telahdilakukan. • Memastikanpelaksanaantugaspenyelenggaraanpemerintahandapatberlangsungdalamberbagaisituasi.
PrinsipPenyusunan SOP • Kemudahandankejelasan. • Efisiensidanefektivitas. • Keselarasan. • Keterukuran. • Dinamis. • Berorientasipadapengguna (mereka yang dilayani).
PRINSIP PELAKSANAAN SOP • 1. Konsisten. • 2. Komitmen. • 3. Perbaikanberkelanjutan. • 4. Mengikat. • 5. Seluruhunsurmemilikiperanpenting. • 6. Terdokumentasidengan balk.
FORMAT DOKUMEN SOP • TUJUAN • Tujuandibuatnyaprosedur • RUANG LINGKUP • Cakupanwilayahkerja SOP • DEFINISI • Definisi yang digunakandalamprosedur • REFERENSI • Dokumenluar unit yang dipakairujukan • TANGGUNG JAWAB & PROSEDUR • orang yang bertanggungjawabdalampelaksanaanprosedur • Uraianprosedurdalambentuknarasi • KEADAAN KHUSUS • Kondisikhusus yang berkaitandenganprosedur • DOKUMENTASI • CATATAN MUTU DARI FORM-FORM HASIL DARI PROSEDUR (C) • LAMPIRAN • INSTRUKSI KERJA (IK) • FORM-FORM HASIL DARI PROSEDUR (F)
InstruksiKerja (IK) • InstruksiKerjaadalahdokumenmekanismekerja yang mengatursecararincidanjelasurutansuatuaktifitas yang hanyamelibatkansatufungsisajasebagaipendukung SOP • Setiap SOP belumtentumembutuhkan IK Karena SOP sudahlebihjelasdanlengkap • DokumenInstruksiKerjaterdiridari • InstruksiKerja • Menjelaskanurutankerja yang menunjukpada orang/pejabat • Diagram Alir (flow chart) • Diagram alirdibuatuntukmemperjelasinstruksikerjadalambentuknaratifmenjadibentuk diagram flowchart
Simbol-simbol: diagram alir • Mulai • Decision: • Proses : • PenguhubungProsedur berbeda halaman/ Off-Page Connector • PenguhubungProsedur dalam satu halaman On-Page Connector • Dokumen: • Multidokumen • Kegiatan Manual • Data: • Input Manual: • Kartu:
Simbol,Bagan Arus KegiatanRincian prosedur • Tampilan • Penghubung • Penggabungan • Arsip Tetap • Pemaduan • Sortir • Delay • Penguraian • Arsip sementara • Pilihan Langkah/Or
Simbol Diagram Alir: Garis Penghubung • Alur Garis Penghubung tanpa tanda panah (berbagai arah): pada umumnya dijadikan garis yang sejajar, seperti koordinasi, monitoring, dll • Alur Garis Penghubung dengan tanda panah (berbagai arah): Dimaksudkan sebagai urutan berikut dari prosedur
Simbol Bagan Arus Penyimpanan • Pita tertanda: • Data tersimpan/Stored Data • Disket Magnetik • Penyimpanan Internal • Disrect Acces Storage • Sequential Acces Storage