Système VDX 5.2 Présentation à l ’ intention du personnel des bibliothèques

1. Système VDX 5.2 Présentation à l’intention du personnel des bibliothèques Dave Mitchell Bibliothécaire Direction de la Collection nationale et des services spécialisés

2. Objectifs de la formation • Présenter VDX • Comprendre les concepts du prêt entre bibliothèques (PEB) avec VDX • Apprendre à utiliser le logiciel VDX • Traiter les demandes de PEB comme emprunteur et prêteur Bibliothèque et Archives nationales du Québec

3. Plan de formation 1. Introduction 2. Mise en contexte 3. Concepts VDX 4. Système de gestion des PEB (VDX) 5. Module Usagers 6. Module Localisations 7. Module Demandes 8. Rôle : Emprunteur 9. Rôle : Prêteur 10. Module Rapports, Statistiques et Réimpressions

4. 2. Le réseau de prêt entre bibliothèques • Catalogue des bibliothèques du Québec • Code de prêt entre les bibliothèques publiques québécoises • Répertoire des bibliothèques

5. 2. Le réseau de prêt entre bibliothèques Contribuer à l’amélioration des services de PEB dans les bibliothèques publiques québécoises au bénéfice de leurs usagers. Trois outils • Catalogue des bibliothèques du Québec (CBQ) • Code de prêt entre les bibliothèques publiques québécoises • Répertoire des bibliothèques et des politiques de PEB

6. 2. Le réseau de prêt entre bibliothèques Catalogue des bibliothèques du Québec L’usager peut : • chercher dans plus de 100 catalogues de bibliothèques québécoises • repérer sa bibliothèque et être dirigé vers son site Web et son catalogue

7. 2. Le réseau de prêt entre bibliothèques Catalogue des bibliothèques du Québec L’usager peut demander en ligne un document que sa bibliothèque ne possède pas.

8. 2. Le réseau de prêt entre bibliothèques Catalogue des bibliothèques du Québec Intégration de la boîte de recherche du CBQ au site Web de la bibliothèque

9. 2. Le réseau de prêt entre bibliothèques Catalogue des bibliothèques du Québec • Documents de formation • Trucs et astuces • Outils promotionnels • Répertoire des bibliothèques • …

10. 2. Le réseau de prêt entre bibliothèques Code de prêt entre les bibliothèques publiques Partie intégrante du protocole d’entente • Le PEB, partie intégrante de l’offre de service des bibliothèques. • Le PEB, un service complémentaire aux ressources locales. • Le PEB, un accord réciproque. • Des normes de services. • La répartition des prêts et des emprunts. • La livraison des documents.

11. 2. Le réseau de prêt entre bibliothèques Répertoire des bibliothèques Mettre à jour : • les coordonnées de la bibliothèque • les coordonnées du responsable de la bibliothèque et du service de PEB • la politique de PEB de la bibliothèque

12. 3. Concepts VDX • Fonctions VDX • Communication des demandes • Autorisation, état et action • Suivi d’une demande de PEB

13. 3. Concepts VDX Fonctions VDX Deux composantes majeures • Recherche dans plusieurs catalogues par la norme Z39.50 • Aucune restriction d’accès • Demande en ligne de PEB • Pour les abonnés des bibliothèques (suivi des demandes) • Pour les bibliothèques qui n’ont pas de système de PEB (suivi par courriel en format script générique) • Système informatisé de gestion des demandes de prêt et d'emprunt entre bibliothèques • Pour le personnel du PEB desbibliothèques

14. 3. Concepts VDX Communication des demandes

15. 3. Concepts VDX Autorisation, état et action • Autorisation = Statut permettant de déterminer si une demande est active ou non • État = Détermination de la position d’une demande dans le processus PEB • Action = Changement de l’état d’une demande

16. 3. Concepts VDX Suivi d’une demande de PEB Demande créée Demande autorisée En traitement Document demandé Expédition du document Avis d’expédition Document expédié Réception du document Document reçu Avis de réception Circulation Avis de retour Document retourné Accuser de réception du retour Avis de réception du retour Réception du retour

17. 4. Système de gestion de PEB (VDX) • Accès • Interface de navigation

18. 4. Système de gestion de PEB Accès

19. 4. Système de gestion de PEB Interface de navigation

20. 5. Module Usagers • Recherche une fiche usager • Détails de la fiche usager

21. 5. Module Usagers Recherche d’une fiche usager

22. 5. Module Usagers Détail d’une fiche usager

23. 6. Module Localisations • Recherche de localisations • Détails de la fiche de localisation

24. 6. Module Localisations Détail d’une fiche localisation

25. 6. Module Localisations Recherche de localisation

26. 7. Module Demandes • Le « Sommaire », l’élément clé du système • Recherche des demandes

27. 7. Module Demandes Le Sommaire

28. 7. Module Demandes  Recherche de demandes (1)

29. 7. Module Demandes Recherche de demandes (2)

30. 8. Rôle : Emprunteur • Création d’une demande de PEB • Repérage automatisé des document • Affichage des demandes en format abrégé • Suivi d’une demande de PEB • Autres particularités

31. 8. Rôle : Emprunteur Création d’une demande de PEB

32. 8. Rôle : Emprunteur Repérage automatisé des documents LocDoc 1. Recherche des localisations qui détiennent le document Z39.50 (ISBN, ISSN, LCCN) 2. Élimine les localisations selon des règles de services (ex: prêt de certains types de documents, suspension du service) 3. Tri les localisations restantes selon le Profil et paramètres de la bibliothèque (ex: proximité géographique, méthodes de livraison)

33. 8. Rôle : Emprunteur • Repérage automatisé des document

34. 8. Rôle : Emprunteur Autres particularités • Demander le renouvellement d’un document • Demande conditionnelle • Annulation d’une demande • Demande interruption • Avis de retard • Avis à l’usager • Document rappelé • Document perdu • Document endommagé • Demande avec Réponse à venir • Document non fourni

35. 8. Rôle : Emprunteur Types de notes • Note sur le document • Note publique • Note à l’usager • Note privée

36. 8. Rôle : Emprunteur Avis à l’usager • Avis d’emprunt sans frais • Avis d’emprunt avec frais • Avis emprunt de reproduction • Avis consultation sur place sans frais • Avis consultation sur place avec frais • Avis demande conditionnelle • Avis demande non satisfaite • Avis nombre maximum de demandes atteint • Avis dossier d’abonné non conforme • Avis demande expirée

37. 8. Rôle : Emprunteur Exemple

38. 8. Rôle emprunteur Suivi d’une demande de PEB Demande créée Demande autorisée En traitement Document demandé Expédition du document Avis d’expédition Document expédié Réception du document Document reçu Avis de réception Circulation Avis de retour Document retourné Accuser la réception du retour Avis de réception du retour Réception du retour

39. 8. Rôle : Emprunteur Suivi d’une demande de PEB

40. 8. Rôle : Emprunteur Suivi d’une demande de PEB

41. 8. Rôle : Emprunteur Suivi d’une demande de PEB

42. 8. Rôle : Emprunteur Suivi d’une demande de PEB

43. 8. Rôle : Emprunteur Suivi d’une demande de PEB

44. 8. Rôle : Emprunteur Suivi d’une demande de PEB

45. 8. Rôle : Emprunteur Suivi d’une demande de PEB

46. 8. Rôle : Emprunteur Suivi d’une demande de PEB

47. 8. Rôle : Emprunteur Suivi d’une demande de PEB

48. 8. Rôle : Emprunteur Suivi d’une demande de PEB

49. 8. Rôle : Emprunteur Suivi d’une demande de PEB

50. 9. Rôle : Prêteur • Réception (et création) de la demande PEB • Affichage des demandes en format abrégé • Réponse et suivi de la demande PEB • Autres particularités • Suivi d’une demande