Kontrola zarządcza – informacje wstępne

1. Kontrola zarządcza – informacje wstępne USTAWA z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych nałożyła na nas obowiązek prowadzenia kontroli zarządczej (rozdział 6)

2. Kontrola zarządcza – informacje wstępne Rozdział 6 Kontrola zarządcza oraz koordynacja kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Art. 68. 1. Kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; 2) skuteczności i efektywności działania; 3) wiarygodności sprawozdań; 4) ochrony zasobów; 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji; 7) zarządzania ryzykiem. Nie stosując regulacji wewnętrznych NARUSZAMY USTAWĘ O FINANSACH PUBLICZNYCH

3. Kontrola zarządcza – informacje wstępne • Rozporządzenie MF w spr. Planu działalności i sprawozdania z jego wykonania • Rozporządzenie MF w spr. Wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej • Standardy kontroli zarządczej zostały określone przez Ministra Finansów (określane obligatoryjnie) • Wytyczne MF w sprawie kontroli zarządczej (określane fakultatywnie) • Wytyczne ministrów dla działów administracji rządowej (określane fakultatywnie)

4. Kontrola zarządcza – informacje wstępne • Zarządzenie nr 59 Ministra Spraw Wewnętrznych w sprawie systemu kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej – sprawy wewnętrzne z dnia 6 września 2012 r. (Dz.Urz.MSW z 2012 poz. 64)

5. Kontrola zarządcza – informacje wstępne Obowiązki: • Plan działalności na następny rok (PRZYSPIESZENIE, POPRAWA CZEGOŚ CO SIĘ ROBI, ZADANIE JEDNOROCZNE, ITP.) • Sprawozdanie z wykonania planu • Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok • Obowiązek publikacji powyższych dokumentów w Biuletynie Informacji Publicznej

6. Kontrola zarządcza – informacje wstępne Kontrola stanowi element- narzędzie zarządzania, pozwalające na uzyskanie pewności, ze cele zarządzania zostały osiągnięte. Kontrola – w tym znaczeniu – to zbiór procedur, mechanizmów organizacyjnych wbudowanych w jednostkę. Czynności kontrolne to element codziennej pracy pracowników.

7. Kontrola zarządcza – informacje wstępne Kontrola funkcjonalna – związana ze stanowiskiem (funkcją) • Zadania kontrolne wynikające z reg. Organizacyjnego, zakresów obowiązków, szczegółowych zakresów obowiązków osób funkcyjnych, … • Jest prowadzona w ramach działalności jednostki

8. Kontrola zarządcza – informacje wstępne • Standardy kontroli zarządczej Standardy zostały przedstawione w pięciu grupach odpowiadających poszczególnym elementom kontroli zarządczej:a) środowisko wewnętrzne,b) cele i zarządzanie ryzykiem,c) mechanizmy kontroli,d) informacja i komunikacja,e) monitorowanie i ocena.

9. Kontrola zarządcza – Środowisko wewnętrzne Właściwe środowisko wewnętrzne w sposób zasadniczy wpływa na jakość kontroli zarządczej. 1. Przestrzeganie wartości etycznychŚwiadomość wartości etycznych przyjętych w jednostce i przestrzeganie ich przy wykonywaniu powierzonych zadań. Osoby zarządzające powinny wspierać i promować przestrzeganie wartości etycznych dając dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami. W PIS MSW mamy Kodeks Etyki

10. Kontrola zarządcza – Środowisko wewnętrzne 2. Kompetencje zawodoweNależy zadbać, aby osoby zarządzające i pracownicy posiadali wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające skutecznie i  efektywnie wypełniać powierzone zadania. Proces zatrudnienia powinien być prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. Należy zapewnić rozwój kwalifikacji zawodowych pracowników jednostki i  osób zarządzających.

11. Kontrola zarządcza – Środowisko wewnętrzne 3. Struktura organizacyjnaStruktura organizacyjna jednostki powinna być dostosowana do aktualnych celów i zadań. Zakres zadań, uprawnień i  odpowiedzialności jednostek, poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki oraz zakres podległości pracowników powinien być określony w formie pisemnej w  sposób przejrzysty i spójny. Aktualny zakres obowiązków, uprawnień i  odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika.

12. Kontrola zarządcza – Środowisko wewnętrzne 4.         Delegowanie uprawnieńNależy precyzyjnie określić zakres uprawnień delegowanych poszczególnym osobom zarządzającym lub pracownikom. Zakres delegowanych uprawnień powinien być odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. Zaleca się delegowanie uprawnień do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze. Przyjęcie delegowanych uprawnień powinno być potwierdzone podpisem (datą oraz informacją np. „przyjmuję do realizacji”). W PIS MSW istnieje stosowna Decyzja GIS MSW

13. Kontrola zarządcza – Cele i  zarządzanie ryzykiem • Cele i  zarządzanie ryzykiemJasne określenie misji może sprzyjać ustaleniu hierarchii celów i zadań oraz efektywnemu zarządzaniu ryzykiem. Zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań. Proces zarządzania ryzykiem powinien być dokumentowany.

14. Kontrola zarządcza – Cele i  zarządzanie ryzykiem 5.Misja PIS MSWiA Ochrona zdrowia i życia funkcjonariuszy i pracowników, a także przeciwdziałanie zagrożeniom sanitarnym. Misja wynika z zadań ustawowych jednostki.

15. Kontrola zarządcza – Cele i  zarządzanie ryzykiem • 6.  Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacjiCele i zadania należy określać jasno i w co najmniej rocznej perspektywie. Ich wykonanie należy monitorować  za pomocą wyznaczonych mierników. Cele w tym ujęciu to nie realizacja zadań ustawowych, misji, ale coś EXTRA – np. doskonalenie jakiegoś rodzaju działań, realizacja celu jednorazowego, jak np. wzmożony nadzór w związku z Prezydencją Polski w UE. • W roku 2012 to sprawy związane z EURO 2012. • W ramach jednego celu można realizować wiele zadań. Zaleca się przeprowadzanie oceny realizacji celów i zadań uwzględniając kryterium oszczędności, efektywności i skuteczności. Należy zadbać, aby określając cele i zadania wskazać także jednostki, komórki organizacyjne lub osoby odpowiedzialne bezpośrednio za ich wykonanie oraz zasoby przeznaczone do ich realizacji.

16. Kontrola zarządcza – Cele i  zarządzanie ryzykiem 7.Identyfikacja ryzykaNie rzadziej niż raz w roku należy dokonać identyfikacji ryzyka w odniesieniu do celów i zadań. W przypadku istotnej zmiany warunków, w których funkcjonuje jednostka należy dokonać ponownej identyfikacji ryzyka. Każdy pracownika analizuje, co może;)

17. Kontrola zarządcza – Cele i  zarządzanie ryzykiem 8. Analiza ryzykaZidentyfikowane ryzyka należy poddać analizie mającej na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków. Należy określić akceptowany poziom ryzyka.

18. Kontrola zarządcza – Cele i  zarządzanie ryzykiem 9. Reakcja na ryzyko W  stosunku do każdego istotnego ryzyka powinno się określić rodzaj reakcji (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie). Należy określić działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu.

19. Kontrola zarządcza – Cele i  zarządzanie ryzykiem Czynniki ryzyka: brak procedur, brak wiedzy, atak na sieć komputerową, awaria sprzętu, kradzież sprzętu, … wszystko to, co może doprowadzić do pojawienia się RYZYKA

20. Kontrola zarządcza – Cele i  zarządzanie ryzykiem Ryzyko operacyjne – odnosi się do codziennej pracy– np. ryzyko popełnienia błędu merytorycznego, ryzyko nieterminowego załatwienia sprawy. Ryzyko strategiczne – odnosi się do całej jednostki – np. ryzyko utraty reputacji, ryzyko zmniejszenia finansowania. Ryzyko występuje w każdej jednostce, nie da się go zlikwidować

21. Kontrola zarządcza – Cele i  zarządzanie ryzykiem Ocena ryzyka pozwala na reakcję Dokonuje się jej zgodnie z Zarządzeniem 59 Ministra Spraw Wewnętrznych - przywołanym na wstępie. Dokonywaliście Państwo próbnej analizy.

22. Kontrola zarządcza – Cele i  zarządzanie ryzykiem • Rejestr RYZYKA – • należy prowadzić w Inspektoracie i w każdym województwie

23. Kontrola zarządcza – Mechanizmy kontroli Standardy w tym zakresie stanowią zestawienie podstawowych mechanizmów, które mogą funkcjonować w ramach systemu kontroli zarządczej. Nie tworzą one jednak zamkniętego katalogu, ponieważ system kontroli zarządczej powinien być elastyczny i dostosowany do specyficznych potrzeb jednostki. Mechanizmy kontroli powinny stanowić odpowiedź na konkretne ryzyko. Koszty wdrożenia i stosowania mechanizmów kontroli nie powinny być wyższe niż uzyskane dzięki nim korzyści.

24. Kontrola zarządcza – Mechanizmy kontroli 10.Dokumentowanie systemu kontroli zarządczejProcedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i  inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla osób, które z niej korzystają.

25. Kontrola zarządcza – Mechanizmy kontroli 11. NadzórNależy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej, terminowej, skutecznej realizacji.

26. Kontrola zarządcza – Mechanizmy kontroli 12.Ciągłość działalnościNależy zapewnić istnienie mechanizmów służących utrzymaniu ciągłości działalności jednostki wykorzystując, między innymi, wyniki analizy ryzyka. 13.Ochrona zasobówNależy zadbać, aby dostęp do zasobów jednostki miały wyłącznie upoważnione osoby. Osobom zarządzającym i pracownikom należy powierzyć odpowiedzialność za  zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki

27. Kontrola zarządcza – Mechanizmy kontroli 14. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczychPowinny istnieć przynajmniej następujące mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych: a) rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych,b) zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione,c) podział kluczowych obowiązków, d) weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

28. Kontrola zarządcza – Mechanizmy kontroli 15.Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznychNależy określić mechanizmy służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych. Zadanie to należy głównie do Pionu ochrony.

29. Kontrola zarządcza – Mechanizmy kontroli To wszystkie środki kontroli wewnętrznej mające na celu zapobieganie, wykrywanie i naprawianie nieprawidłowości przyjęte przez kierownictwo.

30. Kontrola zarządcza – Mechanizmy kontroli • Samokontrola • Nadzór • Powtórzenie czynności • Szkolenie i samodoskonalenie • Podział obowiązków • Rotacja zadań • Wsparcie informatyczne • Procedury • Zabezpieczenia fizyczne

31. Kontrola zarządcza – Mechanizmy kontroli • Powtórzenie czynności Byle nie do granic absurdu: 1 osoba pisze decyzję= 40% błędów Kierownik widzi potrzebę rozłożenia obowiązków 2 osoby= 30% błędów Kierownik widzi potrzebę zatrudnienia sprawdzacza 2 osoby + sprawdzacz= 20% z czasem 25% Kierownik dąży do perfekcji 2 osoby + 2 sprawdzaczy= 30% błędów Kierownik dąży do perfekcji 2 osoby + 2 sprawdzaczy + z-ca kierownika= 45% błędów (w tym przekroczenie czasu rozpatrywania sprawy)

32. Kontrola zarządcza – Mechanizmy kontroli • Podział obowiązków Np. Zmniejszenie ryzyka łapówki, malwersacji, nadużycia Jedna osoba wydatkuje środki, druga osoba zatwierdza merytorycznie, akceptuje ostatecznie trzecia osoba.

33. Kontrola zarządcza – Mechanizmy kontroli • Procedury mają minimalizować ryzyko, a nie je zwiększać: Np. Decyzja przewiduje centralne stalowanie pieczątek – wyższe koszty (zamawiane w Warszawie), dłuższy czas oczekiwania na pieczątkę (przesyłka) – w praktyce i tak pieczątki wykonuje się w województwie – KONIECZNOŚĆ ZMIAY PROCEDURY, żeby oddawała stan faktyczny

34. Kontrola zarządcza – Mechanizmy kontroli PROCEDURA DLA NAS, NIE MY DLA PROCEDURY

35. Kontrola zarządcza – Informacja i komunikacja Osoby zarządzające oraz pracownicy powinni mieć zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków. np. pracownicy WKN, ZP, Zespołów potrzebują dostępu do legalisa zawierającego uregulowania na poziomie Komendantów Głównych WO, WF nie potrzebuje Pracownicy wszyscy pracownicy potrzebują dostępu do decyzji np. dot. Delegacji WYKUPIONY SERWER Pracownicy WO, ZP potrzebują dostępu do legalisa zawierającego moduł Prawo Pracy System komunikacji powinien umożliwiać przepływ potrzebnych i zrozumiałych informacji wewnątrz jednostki, zarówno w kierunku pionowym jak i poziomym.

36. Kontrola zarządcza – Informacja i komunikacja 16. Bieżąca informacjaOsobom zarządzającym i  pracownikom należy zapewnić, w odpowiedniej formie i czasie, właściwe oraz rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań. Dotyczy to również wymiany informacji z podmiotami zewnętrznymi mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań

37. Kontrola zarządcza – Informacja i komunikacja 17. Komunikacja wewnętrznaNależy zapewnić efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej jednostki.

38. Kontrola zarządcza – Monitorowanie i ocena • System kontroli zarządczej powinien podlegać bieżącemu monitorowaniu i ocenie.

39. Kontrola zarządcza – Monitorowanie i ocena 19. Monitorowanie systemu kontroli zarządczejNależy monitorować skuteczność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, co umożliwi bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów.

40. Kontrola zarządcza – Monitorowanie i ocena 20. SamoocenaZaleca się przeprowadzenie co najmniej raz w roku samooceny systemu kontroli zarządczej przez osoby zarządzające i pracowników jednostki. Samoocena powinna być ujęta w ramy procesu odrębnego od bieżącej działalności i udokumentowana.

41. Kontrola zarządcza – Monitorowanie i ocena 22.Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczejŹródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez kierownika jednostki powinny być w szczególności wyniki: monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych kontroli. Coroczne potwierdzenie uzyskania powyższego zapewnienia to oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok.

42. Kontrola zarządcza – Monitorowanie i ocena NIK, ale również MSW Departament Kontroli, Skarg i Wniosków podczas każdej kontroli sprawdza funkcjonowanie kontroli zarządczej Kontroler rozmawia z pracownikami uzyskując od nich wiedzę o tym jak realizują poszczególne czynności. Kontroler prosi o przelanie informacji an papier.

43. Kontrola zarządcza – Monitorowanie i ocena Kontroler prosi o udostępnienie wszelkich regulacji wewnętrznych (Decyzje, Wytyczne, inne) Kontroler porównuje: • Swoje notatki z rozmów • Pisemne informacje od pracowników • Regulacje wewnętrzne

44. Kontrola zarządcza – Monitorowanie i ocena Nieścisłości, różnice – to słabości kontroli wewnętrznej… W chwili obecnej trwa przegląd aktualności Decyzji GIS MSW. Konieczne jest uzyskanie od wszystkich pracowników informacji na temat ich pracy – tak, by zgodnie z praktyką znowelizować decyzje, by stanowiły odbicie rzeczywistości, a nie teorię.

45. Kontrola zarządcza – Monitorowanie i ocena Informacja ma być szczera – od tego zależy stopień urealnienia regulacji wewnętrznych, a więc ich praktyczna skuteczność i ogólny sens. Nie ma złych odpowiedzi, nie ma „za mało”, nie ma „nie tak”. Odpowiedź nie ma być poprawna politycznie, a prawdziwa – żeby dostosować teorię do praktyki.