PLANIRANJE

1. PLANIRANJE

2. Diskusija Kakvu ulogu planiranje ima u Vašem životu?

3. ŠTO JE PLANIRANJE? • Po PMI metodologiji planiranje je jedna od 5 grupa procesa upravljanja projektom: • POKRETANJE • PLANIRANJE • IZVOĐENJE • KONTROLA • ZATVARANJE

4. ULAZNI ELEMENTI ZA PLANIRANJE • 1. PRIPREMNA IZJAVA IZJAVA O OPSEGUPOSLOVA (iz inicijacije projekta) • 2. PROCESI upravljanja projektima (20) • 3. OKRUŽENJA (mogu utjecati na uspjeh projekta: organizacijska kultura, standardi, tržište…) • 4. POSTOJEĆI PROCESI U ORGANIZACIJI (pravila, procedure, zabilježena iskustva i znanja…)

5. ALATI I TEHNIKE PLANIRANJA • METODOLOGIJA za upravljanje projektima • INFORMACIJSKI SUSTAV upravljanja projektima (služi timu za dokumentiranje i praćenje informacija o projektu i proizvodima; podrazumijeva formalne postupke kontrole, izmjene i prihvaćanja isporuka te dokumenata) • STRUČNA PROSUDBA

6. ALATI I TEHNIKE PLANIRANJA • Važno je koristiti primjerene alate i tehnike. Njihov nivo složenosti mora odgovarati složenosti projekta.

7. REZULTAT PLANIRANJA • PLAN UPRAVLJANJA PROJEKTOM • Sastoji se od niza pod planova, definicija, struktura i analiza i povezuje ih. • Izrada plana upravljanja projektom završni je proces u grupi planiranje.

8. PLAN UPRAVLJANJA PROJEKTOM • Primjer 1: • The Year of the Small Project’ Project Business Plan, Inter Agency Policy & Projects Unit;Tasmania, Australia • http://www.projectmanagement.tas.gov.au/ • www.egovernment.tas.gov.au/.../project_management/knowledge_base/public/pman-coll-open-pbp-ysp.pdf • Primjer 2: • California Health and Human Services Agency Data Center - Predložak za pisanje Plana upravljanja projektima

9. ZAŠTO JE PLANIRANJE VAŽNO? • Planiranjem se određuještotreba odraditi, tko, kadai skojim resursima • Bez planiranja nema kontrole, jer planiranje osigurava temeljni plan (baseline) temeljem kojeg se vrši kontrola. • “Companies that are further up the scale should be better able to manage projects carrying a higher degree of risk and be more likely to deliver service product offerings with more predictable levels of quality.” • http://www.allpm.com/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid=1280

10. ZAŠTO JE PLANIRANJE VAŽNO? • Projektom se želi ostvariti ono što do sada još nije ostvareno ili izvedeno te ne postoji rutinski postupak. • “An organisation that is judged immature in Project Management terms may deliver individual projects that produce excellent results occasionally.” • http://www.allpm.com/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid=1280

11. ŠTO SE SVE PLANIRA? • OPSEG • VRIJEME • TROŠKOVI • LJUDSKI RESURSI

12. ŠTO SE SVE PLANIRA? • KVALITETA, upravljanje kvalitetom • KOMUNIKACIJA • UPRAVLJANJE RIZIKOM i reakcija na rizike • NABAVA, kupovina, ugovaranje

13. Potrebe klijenata Ciljevi projekta Struktura poslova i aktivnosti Revizija Organizacija projekta Definiranje dinamike i rokova Procjena troškova na projektu REDOSLIJED PLANIRANJA Dogovor Kontrola Odgovornost Komunikacija Kontrola

14. OPSEG PROJEKTA • Posao koji mora biti obavljen da bi se isporučio proizvod, usluga ili rezultat sa specifičnim karakteristikama i funkcijama. • Usklađuje očekivanja i mogućnosti zainteresiranih strana.

15. OPSEG UTJEČE I NA: • POJEDINOG DJELATNIKA • procjena vremena • izvedba posla • izvještavanje o aktivnostima • VODITELJA PROJEKTA • planira i raspoređuje resurse na projektu • rješava probleme

16. OPSEG UTJEČE I NA: • VODITELJA ODJELA • administrira resurse • kontrolira projekt unutar područja • IZVRŠNI MENADŽMENT • postavlja projektne prioritete • nadgleda napredovanje projekta

17. OPSEG PROJEKTA • Svaka izmjena u opsegu odražava se na trajanje projekta i na troškovima, te stoga zahtijeva brižno upravljanje promjenama.

18. OPSEG OBUHVAĆA: • CILJEVE PROJEKTA • STRUKTURNU RAŠČLAMBU POSLOVA - WBS • POPIS I OPSEG PROIZVODA • ZAHTJEVE NA PROJEKT • OGRANIČENJA I PRETPOSTAVKE

19. OPSEG OBUHVAĆA • ISPORUKE I KRITERIJE PRIHVAĆANJA • KONTROLNE TOČKE • PROCJENU TROŠKOVA • SREDSTVA I DINAMIKU PLAĆANJA

20. POSTAVLJANJE CILJEVA • Budite realni • u željama • potrebama • mogućnostima You can't always get what you want... (Rolling Stones)

21. OSOBINE DOBRO POSTAVLJENIH CILJEVA • U definiranju sudjeluju osobe odgovorne za njihovo ostvarenje (projektni tim) • Jasno govore kada i kakvi rezultati se očekuju • Mjerljivi su i provjerljivi

22. OSOBINE DOBRO POSTAVLJENIH CILJEVA • Dosegljivi su i realistični • U skladu su s dostupnim resursima • Usklađeni su s organizacijskim ciljevima • Jasno su napisani

23. SMART CILJEVI Specific Measurable Achievable Realistic Time-bounded

24. VJEŽBA 1- upute • Na popisu ciljeva koji slijedi prepoznajte i izdvojite one ciljeve koji su prema prethodnoj definiciji dobro opisani i obrazložite. • Na popisu ciljeva odaberite 1 slabo opisan cilj i ukažite na njegove nedostatke.

25. VJEŽBA 1 – popis ciljeva • Prilagoditi poslovanje 300 poslovnica novom sustavu naplate usluga do kraja 2008. godine. • Organizirati edukaciju 2000 djelatnika kako bi mogli koristiti aplikaciju za praćenje realizacije zadataka i projekata u slijedećih 6 mjeseci tako da trošak po djelatniku ne prijeđe 300 kuna. • Provesti program stjecanja vještina telemarketinga za zaposlenike u odjelu prodaje koristeći isključivo postojeće resurse.

26. VJEŽBA 1 – popis ciljeva • Kroz dvije godine uvesti barem 3 nova načina oglašavanja postojećih usluga. • Izraditi promotivni film o poboljšanim karakteristikama perilice rublja C145 ne prelazeći svotu od 70 000 kuna, a koristeći tehnologiju internog filmskog studija i ugovorenu marketinšku agenciju.

27. SMART CILJ -Primjer • Organizirati edukaciju 2000 djelatnika kako bi mogli koristiti aplikaciju za praćenje realizacije zadataka i projekata u slijedećih 6 mjeseci tako da trošak po djelatniku ne prijeđe 300 kuna

28. STRUKTURNA RAŠČLAMBA POSLOVA - WBS • WBS - work brakedown structure • Hijerarhijska raščlamba posla koji projektni tim treba izvršiti. • Orijentirana je na isporuke kako bi se projektni ciljevi postigli i tražene isporuke kreirale. • Organizira i definira ukupni projektni opseg

29. STRUKTURNA RAŠČLAMBA POSLOVA - WBS • Ukupan posao dijeli se hijerarhijski na nivoe: 1. glavne grupe poslova 1.1. zadaci 1.1.1 zadaće

30. STRUKTURNA RAŠČLAMBA POSLOVA - WBS • Ukupan posao treba razdijeliti u cjeline veličina prikladnih za provođenje kontrole projekta, anajniži nivo podjele mora biti dovoljno konkretan da omogući kontrolu i razvidnost.

31. WBS –NAČINI PRIKAZIVANJA • HIJERARHIJSKA LISTA • 000 Program izobrazbe 100 Nastavnici 200 Sadržaj izobrazbe 210 Plan lekcija 220 Skripte 300 Mjesta izobrazbe 310 Centri izobrazbe 311 Učionice 3111 Oprema 400 Administracija 410 Polaznici 411 Prijave 412 Upisi 420 Evaluacija

32. Program izobrazbe NASTAVNICI SADRŽAJ MJESTA ADMINAISTRACIJA EVALUACIJA PLAN LEKCIJA SKRIPTA CENTRI POLAZNICI UČIONICE PRIJAVE OPREMA UPISI WBS –NAČINI PRIKAZIVANJA BLOK DIJAGRAM

33. Elementi ili dijelovi proizvoda Kronologija ili slijed Funkcionalne discipline Organizacijske jedinice Geografska područja Konfiguracijske osobine Isporuke Svrha ili funkcija Podsistemi proizvoda ili projekta Ključne točke Faze WBS - KATEGORIJE ZA RAŠČLAMBU

34. WBS - PRIMJER Seagram MIS Project WBS Level 1 Project Definition Analysis Design Construction Implementation Support Project Management WBS Level 2 Training & User Acceptance User Sign-Off Functional requirements Process and package evaluation Analysis Check Point User Procedures & Training Program Generation & Testing Development Sign-Off Design & Integration Installation Design Check Point

35. ORGANIZACIJA NA PROJEKTU • Prikazuje strukturu uloga na projektu • Odgovara WBS-u • Prikazuje odgovornosti, dužnosti, područja autoriteta, relacije i nužne suradnje • Prikazuje se organizacijskom kartom

36. Program izobrazbe, I. Magdic, PM SADRŽAJ J.Lučić. S MJESTA T.Ruzić, MM POLAZNICiJ.Knezovic, AI PLAN LEKCIJA SKRIPTA CENTRI PRIJAVE UČIONICE UPISI OREMA, Z. Jozić, SI IZRADA ORGANIZACIJSKE KARTE • Jednostavnim dodavanjem imena ili funkcija osoba uz grupe poslova, zadatke i zadaće PM - projekt menadžer MM - marketing menadžer A – administrator S – supervizor SI – sistem inženjer

37. ŠTO SE SVE PLANIRA? • OPSEG • VRIJEME • TROŠKOVI • …

38. VRIJEME • Planiranje vremena u projektu obuhvaća niz procesa koji omogućavaju da se projekt završi na vrijeme.

39. PLANIRANJE VREMENA - PROCESI • DEFINICIJA AKTIVNOSTI • SLIJED AKTIVNOSTI • PROCJENA TRAJANJA SVAKE AKTIVNOSTI • PROCJENA RESURSA • IZRADA PROJEKTNOG KALENDARA

40. DEFINICIJA AKTIVNOSTI • Postupak identificiranja određenih planiranih aktivnosti koje se trebaju provesti kako bi nastale različite projektne isporuke. • TEHNIKA: dekompozicija (WBS) • REZULTAT : LISTA AKTIVNOSTI

41. PLANIRANJE VREMENA - PROCESI • DEFINICIJA AKTIVNOSTI • SLIJED AKTIVNOSTI • PROCJENA TRAJANJA SVAKE AKTIVNOSTI • PROCJENA RESURSA • IZRADA PROJEKTNOG KALENDARA

42. SLIJED AKTIVNOSTI • Postupak identificiranja i dokumentiranja ovisnosti koje postoje između planiranih aktivnosti. • BEZUVJETNIH OVISNOSTI (nameće ih priroda posla) • DISKRECIJSKIH OVISNOSTI (definiranih od tima) • OVISNOSTI O NE-PROJEKTNIM AKTIVNOSTIMA • Prikazuje se DIJAGRAMOM MREŽE AKTIVNOSTI

43. DIJAGRAM MREŽE AKTIVNOSTI • Definicija: shematski prikaz slijeda projektnih aktivnosti i logičkih relacija (zavisnosti) među njima

44. PLANIRANJE VREMENA - PROCESI • DEFINICIJA AKTIVNOSTI • SLIJED AKTIVNOSTI • PROCJENA TRAJANJA SVAKE AKTIVNOSTI • PROCJENA RESURSA • IZRADA PROJEKTNOG KALENDARA

45. PROCJENA TRAJANJA AKTIVNOSTI • Nositelji-vlasnici aktivnosti/posla obavljaju procjenu • Procjena se vrši temeljem dostupnih resursa, iskustva, saznanja iz prošlih i sličnih projekata i prepoznatih rizika…

46. METODE PROCJENE • Stručna procjena • Analogija • Kvantitativna procjena po jedinici posla • S rezervom (contingency)

47. PLANIRANJE VREMENA - PROCESI • DEFINICIJA AKTIVNOSTI • SLIJED AKTIVNOSTI • PROCJENA TRAJANJA SVAKE AKTIVNOSTI • PROCJENA RESURSA • IZRADA PROJEKTNOG KALENDARA

48. PROCJENA RESURSA • Proces procjene vrste i količine resursa potrebnih za izvođenje svake aktivnosti prikazane u projektnom kalendaru.

49. PLANIRANJE VREMENA - PROCESI • DEFINICIJA AKTIVNOSTI • SLIJED AKTIVNOSTI • PROCJENA TRAJANJA SVAKE AKTIVNOSTI • PROCJENA RESURSA • IZRADA PROJEKTNOG KALENDARA

50. IZRADA PROJEKTNOG KALENDARA • Temelji se na: organizacijskim procesnim postavkama, opsegu projekta, listi i atributima aktivnosti,mrežnom dijagramu,potrebnim resursima, kalendaru dostupnosti resursa,procjeni trajanja aktivnosti, planu projekta.