ACCOMPAGNEMENT DES PROJETS SI PDS HÔPITAL 2012 GUIDE DE BILAN DE PROJET EN ETABLISSEMENT DE SANTE

1. ACCOMPAGNEMENT DES PROJETS SI PDS HÔPITAL 2012GUIDE DE BILAN DE PROJET EN ETABLISSEMENT DE SANTE

2. Introduction à la démarche 1 2 Démarche à mettre en œuvre Annexes 3 2

3. Préambule • Le comité de pilotage de l’accompagnement Hôpital 2012 a pointé la difficulté à qualifier un projet « terminé ». Les raisons de ce constat sont multiples : • Pas de définition claire, précise et partagée de la notion de projet terminé entraînant un risque de reste-à-faire imprévu et de remontées d’anomalies tardives, • Organisation imprécise du passage en mode pérenne, • De nombreux établissements mènent pour la première fois un projet d’informatisation et devront en conduire d’autres. • Au regard des risques potentiels engendrés par ce flou, l’ANAP propose une démarche de bilan de fin de projet. 3

4. Objectifs de la démarche (1) Apprendre aux porteurs de projet à terminer un projet et mettre en avant le besoin de conclure un projet • Evaluer la fin du pilote • Evaluer la fin du déploiement généralisé Evaluer le projet • Mesurer l’atteinte des objectifs • Comparer les dispositions initialement prévues avec le déroulement réel du projet • Analyser les raisons des écarts • Remarque : cette évaluation ne concerne pas immédiatement la réalisation de gains, bien souvent longs à apparaitre. Il s’agit dans un premier temps de faire le point sur les premiers résultats, notamment à travers l’analyse de l’usage qui est fait du nouveau SI. 4

5. Objectifs de la démarche (2) Capitaliser le savoir-faire • Identifier les enseignements (les réussites et les échecs / les difficultés majeures) et les voies d'amélioration pour les projets futurs sur chacun des aspects du projet • Comprendre et analyser les difficultés rencontrées Se projeter sur la suite du projet en mode routine • Identifier les actions à mettre en œuvre pour poursuivre et consolider l’action d’amélioration impulsée par le projet sur les plans organisationnel, fonctionnel et contractuel • Positionner l’établissement dans une logique d’amélioration continue • Organiser le mode pérenne, en routine 5

6. Méthode • Cette démarche de bilan de projet s’effectue au moyen de deux outils : • L’outil Excel d’autoévaluation de la fin de projet, disponible sur le site de l’ANAP • Le présent guide de bilan de projet 6

7. Deux outils à votre disposition… Outil Excel d’autoévaluation de fin de projet Guide de bilan de projet • Objectifs : • Valider si le projet est ou non terminé • Vérifier l’atteinte des objectifs fonctionnels, techniques, organisationnels / métier, conduite du changement et contractuel du projet • Quand l’utiliser ? • Quand vous souhaitez savoir si votre projet est terminé (service pilote ou déploiement généralisé) • Afin de préparer le bilan de projet • Où le trouver : • Outil Excel autoportant à télécharger sur : www.anap.fr. • Objectifs : • Réaliser de manière collaborative un bilan du projet • Réaliser un bilan du management du projet afin d’en tirer des leçons utiles pour les projets à venir • Analyser et qualifier les difficultés rencontrées durant le projet, et déterminer si elles ont été ou non maîtrisées (via une analyse des risques) • Centrer le bilan de projet sur les améliorations qui relèvent de la responsabilité de l’établissement • Quand l’utiliser ? • Une fois le projet terminé - validation préalable via l’outil d’autoévaluation de fin de projet • Le Comité de pilotage décide de l’opportunité de réaliser le bilan de projet et du délai adéquat après la fin de projet. Il est toutefois recommandé de réaliser cette démarche « à froid », c’est-à-dire quelques mois après que le projet ait été déclaré terminé 7

8. …pour conduire une démarche en deux étapes Identifier et mettre en œuvre les actions pour terminer le projet et renouveler l’autoévaluation Projet non terminé 1- AUTO-EVALUATION DE LA FIN DU PROJET 2- EVALUATION DU PROJET (bilan) Projet terminé Outil Excel d’autoévaluation de fin de projet Guide de bilan de projet Prérequis pour démarrer l’évaluation du projet : avoir réalisé l’autoévaluation de fin de projet et avoir obtenu le résultat : « Votre projet est terminé » 8

9. 1 Présentation du guide de bilan de projet 2 Démarche à mettre en œuvre Annexes 3 9

10. Conseils pratiques d’utilisation du guide de bilan de projet Le guide de bilan de projet de l’ANAP propose une démarche collaborative. A ce titre, cette démarche doit être réalisée dans le cadre d’un séminaire. • Définir en Comité de pilotage le moment adéquat pour réaliser le bilan de projet, dans des conditions sereines et permettant une prise de recul. • Identifier un amont de la démarche un « animateur » en charge de : • Préparer le séminaire (prise de connaissance du guide, préparation de la Phase 1 de la démarche, expérimentation de la démarche sur un risque) • Animer le séminaire Profil conseillé : personne du service qualité. • Constituer un groupe de réflexion « séminaire » regroupant : • Des représentants de tous les acteurs impliqués dans le projet • Des membres qui ont une expérience et/ou un niveau technique suffisant • Au moins une personne n’ayant pas une grande connaissance du projet, par exemple un nouvel utilisateur : cette personne sera le « candide » et pourra enrichir la réflexion par des approches plus originales. 10

11. Les phases de la démarche proposée 1 3 5 Sélectionner les risques à étudier Qualifier les causes Définir les grands constats du projet 2 4 6 Recenser les risques survenus et les risques maîtrisés Identifier les causes des risques Identifier les bonnes pratiques Durée recommandée pour le séminaire : entre une demi et une journée en fonction de la taille / périmètre du projet 11

12. Phase 1 – Définir les grands constats du projet (1) Objectifs : Identifier l’atteinte des grands objectifs du projet pour les trois dimensions : Budget, Délais, Périmètre Démarche : 12

13. Phase 1 – Définir les grands constats du projet (2) Conseils pratiques : • Identification des écarts entre le prévisionnel et le réalisé pour les dimensions suivantes : • Budget : il s’agira de manière macro de savoir si le budget a été ou pas respecté. Si ce n’est pas le cas, il est souhaitable d’identifier les charges de coûts les plus impactés par le dépassement financier (charges de personnel, coûts de licence et matériel, etc.). • Délais : il s’agira de manière macro de savoir si les délais ont été ou pas respectés. Si ce n’est pas le cas, il est souhaitable d’identifier les grandes étapes du projet les plus impactées par le retard. • Périmètre : l’outil Excel d’autoévaluation de fin de projet permet d’évaluer les résultats du projet sur le périmètre (fonctionnel, technique, organisationnel / métier, conduite du changement, contractuel). A ce titre, nous vous invitons à présenter les résultats de l’outil dans cette phase d’introduction (il se peut que parfois, il soit souhaitable de refaire l’autoévaluation de fin de projet durant le séminaire). • Moyens mis à votre disposition : • ANAP : outil d’autoévaluation de fin de projet • Etablissements : CPOM, DSP, plannings, budget, note de cadrage du projet etc. Remarque : ces deux premières dimensions sont généralement suivies par la direction de projet. Il s’agira donc pour l’animateur du séminaire de récupérer l’information. 13

14. Phase 2 – Recenser les risques survenus et les risques maîtrisés (1) Objectifs : Passer en revue l’ensemble des risques identifiés lors du projet et les classer en « risques survenus », « risques maîtrisés ». Analyser ces catégories de risques Démarche : 14

15. Phase 2 – Recenser les risques survenus et les risques maîtrisés (2) Conseils pratiques et outillage : • Afin de qualifier les risques survenus durant le projet, nous vous proposons de compléter le tableau ci-dessous : • Moyens mis à votre disposition : • ANAP : Liste des risques fournie (cf. : annexe) • Etablissements : suivi des risques de l’établissement, fiche de préparation des revues régionales Remarque :Les établissements doivent procéder de même pour toutes les familles de risques (cf. : annexes : liste des risques + matrice des risques) 15

16. Phase 3 – Sélectionner les risques à étudier (1) Objectifs : Identifier de manière collaborative les principaux risques survenus durant le projet et à étudier lors du séminaire Remarque : Au regard du périmètre du projet et du temps disponible, tous les risques ne pourront peut-être pas être traités lors du séminaire. Dans cette optique, il est souhaitable de prioriser les risques à aborder. Démarche : • Remarque : Pour les établissements disposant d’une cellule qualité et souhaitant aller plus loin dans l’analyse, il est préconisé que cette dernière analyse les risques identifiés mais non traités lors du séminaire. 16

17. Phase 3 – Sélectionner les risques à étudier (2) Conseils pratiques : • Afin de sélectionner de manière collaborative les risques à analyser dans le cadre du séminaire, nous vous proposons la technique d’animation suivante : • Recenser - en ligne - sur un tableau / paperboard, tous les risques identifiés lors de la phase précédente • Donner à chaque participant 3 post-it • Demander à chaque participant de coller un post-it pour chaque risque qu’il souhaite analyser (chaque participant sélectionne 3 risques) • Réaliser le décompte (nombre de post-it par risque identifié) • Présenter les résultats et sélectionner les risques à étudier (nombre de risque à analyser en fonction de la durée du séminaire) • Moyens mis à votre disposition : exemple de méthodologie d’animation • Matériel à prévoir : Post-it, paperboard / tableau 17

18. Phase 4 – Identifier les causes des risques (1) Objectifs : Identifier et analyser de manière collaborative les causes des risques survenus Comprendre comment ne pas les reproduire Démarche : 18

19. Phase 4 – Identifier les causes des risques (2) Conseils pratiques : Identification et analyse des causes du risque analysé (1) • Méthodologie d’animation recommandée : Métaplan • Intérêt de la méthode au regard du contexte : améliorer l’efficacité des groupes de travail, prendre en compte toutes les opinions, susciter la participation et l’interaction • Matériel à prévoir : Post-it, paperboard / tableau • Outil à votre disposition : Liste des actions correctrices (cf. : Annexe) • Démarche recommandée dans le cadre du présent guide : • Expliquer la méthodologie aux participants • Fournir des post-it à chaque participant et demander aux participants d’identifier sur les post-it mis à leur disposition les causes du risque étudié • Recueillir les post-it et faire une 1ère synthèse des risques • Analyser de manière collaborative - tour de table - les causes des risques. Ainsi pour chaque cause : • Évaluer leur influence relative (poids dans l’effet étudié) • Identifier leurs interrelations et pointer celles qui sont à l’origine du problème. • Pour simplifier, mettez en évidence les « effets d’enchaînement en cascade » des causes. • Classer les causes des risques au regard des axes d’analyse • Elaborer le diagramme de synthèse des causes *(cf. : page suivante). 19

20. Phase 4 – Identifier les causes des risques (3) Conseils pratiques : Identification et analyse des causes du risque analysé (2) : • Bonne pratique : ne pas se censurer et être précis • Afin d’être exhaustif et de bien identifier les interrelations entre les causes, il faut répondre aux questions suivantes pour chaque cause identifiée : • Les causes ont-elles été suffisantes pour que le risque survienne? D’autres causes sont-elles aussi à l’origine du risque ? • Les causes ont-elles été nécessaires ? Qu’aurait il fallu pour que le risque ne survienne pas ? • Les causes identifiées sont-elles reproductibles dans d’autres projets? 20

21. Phase 4 – Identifier les causes des risques (4) Conseils pratiques : Modalités pour élaborer un diagramme de synthèse (3) : • Tracer une flèche de gauche à droite en direction du risque étudié • Tracer les branches, qui matérialisent les axes (c’est à dire les familles de causes), à savoir : • Fonctionnel • Organisation • Finance • Technique • Métier • Contractuel • Management / Conduite du changement. • Tracer les petites branches, qui représentent les causes. Si besoin, tracer les feuilles à partir de chaque petite branche pour représenter un niveau supplémentaire de causes. • Compléter le diagramme (via la technique d’animation du Métaplan) 21

22. Phase 4 – Identifier les causes des risques (5) Conseils pratiques : Modalités pour élaborer un diagramme de synthèse (4) : EXEMPLE 22

23. Phase 5 – Qualifier les causes (1) Objectifs : Identifier la nature des causes répertoriées pour chaque risque étudié afin d’étudier par la suite les moyens à mettre en œuvre pour maîtriser le risque. Démarche : • Moyens mis à votre disposition : • ANAP : tableau de qualification des risques 23

24. Phase 5 – Qualifier les causes (2) Conseils pratiques : Modalités pour élaborer un diagramme de synthèse (2) : EXEMPLE F I E E I I F E E I I E I E E I F I 24

25. Phase 5 – Qualifier les causes (3) Conseils pratiques : Synthèse : • Afin de qualifier la nature des causes identifiées, nous vous proposons de compléter le tableau ci-dessous : EXEMPLE • Recommandations: • Si la plupart des causes identifiées sont internes, il est possible de penser que le risque aurait pu être maîtrisé, voire évité : l’établissement a le contrôle des moyens de maîtrise des risques. Il faut évaluer si les causes internes sont nécessaires et suffisantes à la survenance du risque et reproductibles dans d’autres projets • Si elles sont externes ou relevant du financement, les améliorations sont plus complexes à mettre en œuvre. 25

26. Phase 6 – Identifier les bonnes pratiques (1) Objectifs : Identifier les pistes d’améliorations Se référer aux documents de l’ANAP afin d’identifier des bonnes pratiques dans la conduite de projet SI Démarche : • Moyens mis à votre disposition : • Tableau de synthèse des actions à mettre en place • ANAP : Tableau de synthèse des documents, méthodes et outils ANAP 26

27. Phase 6 – Identifier les bonnes pratiques (2) Conseils pratiques : Tableau de synthèse des actions à mettre en place 27

28. Phase 6 – Identifier les bonnes pratiques (3) Conseils pratiques : Tableau de synthèse des outils et méthodologies ANAP : Guide et Document-type Auto-diagnostic Gouvernance Auto-diagnostic des risques de gouvernance HAS - certification impactant le SI Support atelier « gestion des risques » , « analyse des gains », « déploiement » Pilotage et gestion de projet • Auto-évaluation de la qualité des livrables clés du cycle de vie du projet • Cycle de vie d’un projet SI • Cahier de vérification • Plan Qualité Projet • Note de cadrage • Suivi de projet • Suivi de budget • Tableau de bord • Bilan de fin de projet Métiers Autodiagnostic des risques liés à l’informatisation du circuit du médicament Incluant l’orientation vers les documents de référence Bonnes pistes du CMI Fiches fonctionnelles/ organisationnelles / techniques/règlementaires Cahiers des charges types Guide à la mise en œuvre de PACS mutualisés Documents partenaires 28

29. Définition des risques 1 Démarche proposée pour le guide de bilan de projet 2 Annexes 3 29

30. Annexe 1 : Risques identifiés 30

31. Risques Stratégiques Risques économiques 8 familles de risques identifiées Risques méthodologiques Risques juridiques Risques fonctionnels Risques techniques Risques Management / Organisation Risques relatifs aux prestations externes 31

32. Listes des risques par famille 32

33. Listes des risques par famille 33

34. Listes des risques par famille 34

35. Listes des risques par famille 35

36. Listes des risques par famille 36

37. Annexe 2 : Actions de maitrise des risques associées 37

38. Risques stratégiques 38

39. Risques de management / organisationnels (1) 39

40. Risques de management / organisationnels (2) 40

41. Risques méthodologiques (1) 41

42. Risques méthodologiques (2) 42

43. Risques méthodologiques (3) 43

44. Risques méthodologiques (4) 44

45. Risques économiques 45

46. Risques fonctionnels (1) 46

47. Risques fonctionnels (2) 47

48. Risques techniques (1) 48

49. Risques techniques (2) 49

50. Risques juridiques 50