1 / 8

Felles sak/arkiv til 9-k

Felles sak/arkiv til 9-k. v/ kommuneelsker konsulent Lars Fremstad, LarvikIT as. 1. Bakgrunn Flere av 9-k kommunene har i dag sak-/arkivsystemer som bygger på Noark 3-standard. Felles sak/arkiv til 9-k.

donny
Download Presentation

Felles sak/arkiv til 9-k

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Felles sak/arkiv til 9-k v/ kommuneelsker konsulent Lars Fremstad, LarvikIT as 1

  2. Bakgrunn Flere av 9-k kommunene har i dag sak-/arkivsystemer som bygger på Noark 3-standard Felles sak/arkiv til 9-k • Denne standarden ivaretar ikke kommunenes behov og krav til elektronisk arkiv og saksbehandling • Slike behov dekkes kun gjennom sak-/arkivsystemer som er godkjente etter Noark 4-standard. (7 systemer pt) • Noark-4 er et fullstendig elektronisk arkivsystem som kan integreres med elektronisk post og elektronisk saksbehandling • Noark-4 er en kravspesifikasjon for elektroniske arkivsystemer i offentlig forvaltning. Setter krav til informasjonsinnhold, datastruktur og funksjonalitet 2

  3. Mandat Prosjektet skal anbefale for kommunene i 9k et felles elektronisk sak-/arkivsystem Felles sak/arkiv til 9-k • Deltagere • Tjøme, Nøtterøy, Tønsberg, Andebu og Hof er aktuelle til å skifte system i første omgang • Horten, Holmestrand, Stokke og Re vil evt bytte senere i avtaleperioden • Organisering • Prosjektgruppe bestående av 1 person fra hver kommune, kompetanse på sak/arkiv, IKT, forhandlinger • Styringsgruppen er 9-k rådmannsgruppa • Adm leder 9-k er bindeleddet mellom prosjektgruppen og styringsgruppen • Arbeidsmetodikk • Prosjektgruppen har mange møter • Mye telefoner, men ikke e-post • Virtuell samtidig jobbing på Internett - direkte oppdateringer i felles originaldokumenter 3

  4. Antall navngitte brukere av sak/arkiv: Horten: 600 Andebu: 75 Nøtterøy: 312 Holmestrand Re: 113 Tjøme: 56 Stokke: 137 Tønsberg: 800 Hof: 50 Larvik: 620 Felles sak/arkiv til 9-k • Sum antall brukere i 9-k kommunene er ca 2.250, hvorav ca 750 er beregnet til å være daglige brukere • Kommunenes øvrige fag- og fellessystemer må/bør/skal forholde seg til sak/arkiv • Det pågår et prosjekt i regi av KS og Riksarkivet som utreder hvorfor og hvordan ulike fagsystemer (bl a innenfor barnevernet) skal snakke med sak/arkiv • Sak/arkiv er hovedleverandør til kommunenes hjemmesider på Internett 4

  5. Felles sak/arkiv til 9-k 5

  6. Effektivisering og gevinster Det er ca 750 daglige brukerne av sak/arkiv i 9-k. Prosjektgruppen mener at disse blir i gjennomsnitt 10 minutter mer effektive pr dag ved et felles, brukervennlig sak/arkiv system. Dette tilsvarer (750*10/60) 125 timer Felles sak/arkiv til 9-k • Det blir en gevinst på kostnader til opplæring, maskinvare, databaser, lisensiering med mer. I 9-k prosjektet sensitiv driftssentral for Re, Hof og Andebu kommuner ligger denne gevinsten på ca 20 %, både i etablering og reduserte vedlikeholdskostnader. • Bedre kvalitet og sikkerhet • Samarbeid er inspirerende og ikke minst GØY ! 6

  7. Videre fremdrift 8.4 Leveringsfrist for anmodning om deltagelse Felles sak/arkiv til 9-k • 19.4 Møte i styringsgruppen (9-k rådmannsmøte) • 20.4 Valg av forhandlingsdeltagere. Det inviteres min 2 og maks 4. • Mai-juni, innhenting av tilbudene + forhandlinger • 24.5 Presentasjon av sak/arkiv løsningene for rådmannsgruppa • 7.6 Når prosjektgruppens innstilling er presentert for styringsgruppen (9-k rådmannsmøte) • 1.9 Oppstart av avtale • Første kommune i drift fra ca 1.1.2006, andre kommuner fortløpende i avtaleperioden (3 år) 7

  8. Felles sak/arkiv til 9-k ? 8

More Related