Samdok og Arkiv i e-forvaltning KDRS-samling 14. november 2013 Hans Fredrik Berg, Riksarkivet

1. Samdok ogArkiv i e-forvaltningKDRS-samling14. november 2013Hans Fredrik Berg, Riksarkivet

2. Innhold • Bakgrunn • Riksrevisjonens rapport 2010 • Arkivmeldingen 2012 • Arkivverkets strategi 2014–2017 • Samdok • Mål • Organisering • Arkiv i e-forvaltning • Alle dokumenter det henvises til finnes på Samdok-bloggen samdok.com KDRS-samling 14.11.2013

3. Riksrevisjonens rapport • ”manglende sikring og tilgjengeliggjøring av arkivmaterialet gir risiko for at mye bevaringsverdig dokumentasjon går tapt” • Få elektroniske systemer er laget med tanke på bevaring • Manglende tilsyn og oppfølging av tilsyn • Kritikk av Arkivverkets arbeid overfor kommunal sektor. KDRS-samling 14.11.2013

4. Arkivmeldingen • Helhetlig samfunnsdokumentasjon der arkiver fra alle samfunnssektorer utfyller hverandre • Mer offensiv satsing, særlig på områder som • Privatarkiver • Kommunale arkiver • Arkivdanning • Digital tilgjengelighet • Større vektlegging av arkivarbeidet utenfor staten og Arkivverket KDRS-samling 14.11.2013

5. Riksarkivarens oppfølging • Inviterer til et bredt samarbeid både for å utforme og iverksette en helhetlig nasjonal arkivstrategi. • Økte ressurser til de tre satsingsområdene privatarkiv, kommunale arkiv, samt arkivdanning og e-forvaltning. • Samordnet under Samdok • Arkivverkets strategi 2014–2017 KDRS-samling 14.11.2013

6. Strategi 2017 – hovedmål • Sikre helhetlig samfunnsdokumentasjon. • Arkiver fra statlig, kommunal og privat virksomhet utfyller hverandre og dokumenterer samfunnet fra ulike vinkler og ståsteder. Arkivverket skal bidra til at disse arkivene blir sikret og bevart, slik at de samlet dokumenterer det norske samfunnet på en helhetlig måte. • Øke bruken av arkivene. • Arkivverket skal legge til rette for å øke publikums bruk av arkivmateriale. For å oppnå dette skal kildemateriale tilrettelegges og gjøres digitalt tilgjengelig, og vi skal yte gode og hensiktsmessige brukertjenester. Arkivene skal aktivt formidles som en samfunnsressurs som fremmer opplevelse og kunnskap. • Utvikle fellesløsninger for arkivsektoren. • Arkivverket skal være en pådriver og koordinator for arkivutvikling i et bredt regionalt og nasjonalt arkivsamarbeid. Vi skal utvikle metoder og ta i bruk verktøy for å håndtere arkivdanning, bevaring og brukertjenester på arkivmateriale fra offentlig og privat virksomhet. KDRS-samling 14.11.2013

7. Strategi 2017 – gjennomføring • Samarbeid • 37 innspill til strategien fra eksterne samarbeidspartnere • Strategisk samarbeid i oppfølgingen • Prioritering • i samråd med samarbeidspartnere • Fellesløsninger • i samarbeid med hele arkivsektoren KDRS-samling 14.11.2013

8. Samla samfunnsdokumentasjon KDRS-samling 14.11.2013

9. Samdok – organisering • Samdok • Ansvarlig: Gunnar Urtegaard, Avdeling for bevaring og tilsyn • Kommunale arkiver • Leder: Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon • Privatarkiver • Leder: Ellen Røsjø, Seksjon for privatarkiver • Arkiv i e-forvaltning • Leder: Hans Fredrik Berg, Seksjon for elektronisk arkivdanning KDRS-samling 14.11.2013

10. Strategigrupper KDRS-samling 14.11.2013

11. Samla samfunnsdokumentasjon • ”Målet gjeld uavhengig av om arkiva er skapte av statlege, fylkeskommunale eller kommunale organ, av private bedrifter, organisasjonar eller privatpersonar. Målet skal medverke til ein samla samfunnsdokumentasjon. I dette ligg at ein skal ta vare på og tilgjengeleggjere bevaringsverdige arkiv frå alle samfunnssektorar, slik at dei samla kan dokumentere samfunnet og samfunnsutviklinga på ein fullgod måte.” KDRS-samling 14.11.2013

12. … fra ulike vinkler • ”Arkiva frå statleg, kommunal og privat sektor viser samfunnet frå ulike vinklar og ståstader, og dei utfyller kvarandre som kjelder til eit heilskapleg bilete. Som direkte spor etter dei handlingane og hendingane som har gått føre seg, dokumenterer arkiva ei rekkje aktivitetar og prosessar som er sentrale element i samfunnsutviklinga.” KDRS-samling 14.11.2013

13. Kommunale arkiver • ”Arkivverket skal bruke eit breitt spekter av verkemiddel i ein målretta aktivitet for at arkivarbeidet i kommunar og fylkeskommunar skal oppfylle reglane i arkivlova og arkivforskriftene. I dette arbeidet må det leggjast vekt på eit nært samspel og samarbeid med dei arkivfaglege miljøa og institusjonane som er etablerte i kommunal sektor.” • ”Massedigitalisering ... Også her kan det vere aktuelt å etablere meir eller mindre sentraliserte løysingar, eventuelt i eit samarbeid mellom statleg og kommunal sektor.” KDRS-samling 14.11.2013

14. Privatarkiv • ”Departementet legg til grunn at Riksarkivaren med utgangspunkt i ansvaret han er tildelt etter arkivlova, konkretiserer nivået for bevaring av privatarkiv i Noreg. Konkretiseringa av nivået bør skje i samspel med andre viktige aktørar på arkivområdet, både organisasjonar og institusjonar.” • ”På dette grunnlaget bør Riksarkivaren utarbeide ein ny strategi for privat-arkivarbeidet i Noreg. Strategien bør basere seg på eit breitt samarbeid over heile arkivområdet – inkludert å utnytte dei vilkåra som ligg føre for eit samspel med aktørar i privat sektor.” KDRS-samling 14.11.2013

15. Arkiv i e-forvaltning • Felles utfordring – digitalt skapt materiale • ”Her blir det profesjonelle arkivmiljøet verda over utfordra på eit heilt grunnleggjande plan. Korleis skal ein definere arkiv på ein fagleg underbygd og på same tid operasjonell måte, og kva for metodar skal ein bruke til å fange opp og bevare digital dokumentasjon over tid i autentisk og tilgjengeleg form?” • ”I den samanhengen er det avgjerande korleis arkiva blir til, dvs. kva som blir fanga opp og lagra, og korleis materialet blir lagra og handtert i den første fasen.” • ”Arkivskapinga er derfor ein sentral del av heilskapsbiletet, ettersom arkivskaping er grunnlaget for seinare bruk av arkivmaterialet. Dette gjeld både som del av den samla samfunnsdokumentasjonen i den fasen der bruken er mest aktiv, og som grunnlagsarbeid for all seinare bruk av arkivmaterialet.” KDRS-samling 14.11.2013

16. Arkiv i e-forvaltning – Innhold • Utgangspunkt • Gjennomføring • Elementer i e-forvaltningen • Mulige fokusområder • Revisjon av regelverket • Arkivdanning • Videreutvikling av Noark • Ikke-records • Periodisering • Klargjøring av arkivuttrekk • Deponering • Depotfunksjoner • Tilgjengeliggjøring KDRS-samling 14.11.2013

17. Utgangspunkt • Riksarkivarens notat om oppfølging av arkivmeldingen, 9. januar 2013 • Gunnar Urtegaards notat ”Arkivmeldingen – Helhetlig samfunnsdokumentasjon”, januar 2013 • Eksterne innspill til Arkivverkets strategi 2017 • Strategigruppens prioriteringer • Helhetlig perspektiv på arkivmateriale fra arkivdanning og bruk hos arkivskaper til tilgjengeliggjøring i depot • Fokus på arkivskapernes behov KDRS-samling 14.11.2013

18. Gjennomføring • Strategigruppen prioriterer fokusområder • Det etableres arbeidsgrupper eller prosjekter på de høyest prioriterte fokusområdene (3-5) • Koordinering med de andre Samdok-prosjektene, siden e-forvaltning angår både kommunale arkiv og privatarkiv KDRS-samling 14.11.2013

19. E-forvaltning • Arkivverket som forvaltningsorgan • Digitalisering av egen virksomhet • elektronisk saksbehandling • elektronisk mottak, behandling og tilgjengeliggjøring av arkivmateriale • Arkivverket som arkivmyndighet • Tilrettelegging for digitalisering avarkivskapernes virksomhet • bidra til at arkivet er en ressurs i den interne virksomheten • Tilrettelegging for digitalisering av arkivinstitusjonenes virksomhet KDRS-samling 14.11.2013

20. Saksbehandling Forvaltnings-organ Saks- behandling • Saksbehandling: • Dokumentbehandling • Fagsystem • Arkiv (records management) • Saksgang (dokumentflyt) • Dokumentfangst: • Manuell journalføring • Integrasjon mellom arkiv- og fagsystem KDRS-samling 14.11.2013

21. Digitalt førstevalg Kommunikasjon (digitalt førstevalg) Forvaltnings-organ Saks- behandling • Kommunikasjon: • E-post med publikum • EDI med næringsliv og forvaltning • SvarUt • Digital postkasse (for post ut) • Dokumentfangst: • Integrasjon mellom e-post og arkivsystem KDRS-samling 14.11.2013

22. El. tjenester Tjenester Kommunikasjon (digitalt førstevalg) Forvaltnings-organ Forvaltnings-organ Saks- behandling • Publikumstjenester: • Nettsteder • Selvbetjening • Næringslivstjenester: • Innrapportering • Dokumentfangst: • Automatisk journalføring KDRS-samling 14.11.2013

23. Samhandling Tjenester Kommunikasjon (digitalt førstevalg) Forvaltnings-organ Forvaltnings-organ Saks- behandling Samhandling • Samhandling: • Saksbehandling på tvers av organisasjoner • Multiproveniens => funksjonell proveniens? • Dokumentfangst: • Automatisk journalføring (Noark-hode) KDRS-samling 14.11.2013

24. E-forvaltning Tjenester Kommunikasjon (digitalt førstevalg) Forvaltnings-organ Forvaltnings-organ Saks- behandling Samhandling • Samhandling: • Avlevering/deponering • Publikumstjenester: • Formidling • Søk og innsyn Depotinstitusjoner er også organ i den elektroniske forvaltningen Tjenester Depotinst. KDRS-samling 14.11.2013

25. E-forvaltning Tjenester Kommunikasjon (digitalt førstevalg) Forvaltnings-organ Forvaltnings-organ Saks- behandling Samhandling • Samhandling: • Avlevering/deponering Spesielle ordninger for arkivskaperne? Sømløs aksess til materialet • Publikumstjenester: • Formidling • Søk og innsyn Depotinstitusjoner er også organ i den elektroniske forvaltningen Tjenester Depotinst. KDRS-samling 14.11.2013

26. E-forvaltning Tjenester Tjenester Forvaltnings-organ Forvaltnings-organ Tjenester Tjenesteorientering Tjenester Depotinst. KDRS-samling 14.11.2013

27. Arkivdanning Journal-føring? Journal-føring Tjeneste ERMS Journal-føring Journal-føring Journal-føring? ”Fagsystem” ”Fagsystem” Journal-føring Informasjons-tjenester Depot KDRS-samling 14.11.2013

28. Takk for oppmerksomheten! • Husk Samdok-konferansen om Arkiv i e-forvaltning på Gardermoen 3.-4. desember! • Informasjon på http://samdok.com KDRS-samling 14.11.2013