24-timmarsuppdraget Länsstyrelsen i Västerbottens län Lena Adolfsson

1. 24-timmarsuppdraget Länsstyrelsen i Västerbottens län Lena Adolfsson

2. Genomförandeorganisation för Lst Västerbotten Bakgrund Utvecklingsgrupp bildades 2003, Administrativa avdelningens utvecklingsgrupp Syftet med administrativa avdelningens utvecklingsgrupp ”för att myndigheten skall kunna realisera det uppdrag som beskrivs i en förvaltning i demokratins tjänst”. Mål och aktivteter 2003 Mål 1: Svara för att utreda vad förändringar i Länsstyrelsernas regleringsbrev d v s nya verksamhetsområden (tillsyn, sektorsövergripande, ärendehandläggning, myndighetsövergripande) innebär och hur väl nuvarande organisation och arbetssätt uppfyller de krav som denna förändring innebär? Aktivitet: Information och analys.

3. Genomförandeorganisation för Lst Västerbotten Mål 2: Utreda vilka möjligheter som finns att bl a via IT-verktyg förbättra det interna administrativa flödet och samtidigt åstadkomma förbättringar med avseende på arbetsmiljö, öppenhet och kundnytta? Aktivitet: Systemanalys avseende stiftelseregistret, Axielk, Nyps och Agressoportalen samt systemanalys på några verksamheter som saknar IT-tillämpning. Övriga framtida målområden Vidareutveckling av konceptet elektronisk myndighet innefattande utveckling av IT-baserat dokumenthanteringssystem (work-flow-management). Införande av styrkort, Strategi och arbetssätt för att säkra myndighetens personalförsörjning.

4. Genomförandeorganisation för Lst Västerbotten • Forts: • Utgångspunkt har varit en förvaltning i demokratins tjänst • Internt uppdrag (i vår verksamhetsplan) att klättra på 24-timmars trappan för all verksamhet inom myndigheten • E-dag för all personal på myndigheten (externa föreläsare) • Kartläggning av ärendegrupper (2005) • Tidredovisningen sker via agressos webbportal för all personal • Elektronisk fakturahantering genomförd i hela myndigheten • Reseräkningar sker digitalt i agressos webbportal • Pilotlän för införande av handläggarsystemet NYPS (Regionalpolitik) • Informationen på vår webb ska vara kundanpassad utifrån e-myndighetsperspektiv (internt uppdrag i vår vp 2006) • Uppföljning av ärendeproduktionen (kvalitets- och processutveckling) • Under år 2006 ska minst 2 effektiviseringsprojekt utifrån Länsstyrelsens ärendestruktur (VÄS) genomföras inom respektive avdelning/stab.

5. Genomförandeorganisation för Lst Västerbotten Att förändra inställningen Förändringen NYHET • Introduktion diariefrågor • Rutiner och regler registrator • Diabaskontroller • Prestera handlingar både vid in och ut • Logik i ärenden; tillsyn och överklagningar • Träffar med handläggarna • Möten funktioner och enskilda • Gemensam syn i tillsyn • Betydelsen

6. Genomförandeorganisation för Lst Västerbotten Vår genomförande grupp består av följande personer och roller: Inger Jonsson-Furby (Administrativ Chef och Personalchef) Håkan Törnström (Avdelningschef Rättsavdelningen och Chefsjurist) Elisabeth Berglund-Andersson (Informationschef) Kerstin Lindberg (Funktionschef för Diarium och Arkiv) Micael Fredriksson (It-chef) Jan-Olov Stavrén (Personalutvecklare) Lena Adolfsson (Controller)

7. Genomförandeorganisation för Lst Västerbotten • Informationsinsatser • Löpande information och informationsträffar sker till Länsledning och berörd personal. (Informationstillfället är nära knutet till de centrala genomförandeträffarna.) • På Länsstyrelsens intranät har en informationsstruktur lagts upp för att det ska vara enkelt att finna information om respektive e-projekt samt för att hitta huvudprojektets information. • 19 december 2006 genomfördes två separata informationstillfällen för alla medarbetare inom Länsstyrelsen. (Informationen beskrev 24-h projektens nuläge men även frågor om vårt ”framtida arbetssätt”).

8. Genomförandeorganisation för Lst Västerbotten Förändrat arbetssätt - vägen till framgång!!! Den 1 september 2006, 1:a steget på detta område med en presentation av arbetsmiljöaspekten samt vikten av att identifiera risker för att kunna förekomma, dvs genomföra förändringar på ett bra sätt. Skyddsombud deltar i samverkan om förändringarna. HR medverkar som dialogpartner. 14 december 2006 informerades de fackliga organisationerna om 24-h projekten inkl Nyps En arbetsmiljökonsekvensbeskrivning håller på att tas fram både för 24-h och Nyps. Länsstyrelsen har en ambition att ta fram en vision om det framtida arbetssättet under år 2007 för hela myndigheten.

9. Genomförandeorganisation för Lst Västerbotten • Var står vi idag ? • Vår Ledning är med • Positiva och engagerade medarbetare • Vi samverkar med andra Länsstyrelser • Vi omvärldsbevakar! • Vi fortsätter att kartlägga ärendeprocesser, det måste rulla på… • Hur bra är vi på att ta in Kundperspektivet i vår verksamhet ? • Vår vision är fortfarande ”En förvaltning i demokratins tjänst” • Framtida gemensamt ledningssystem ? Enade resurser, styrning, it-verktyg och processer ?