1 / 49

TATA PERSURATAN DINAS DILINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA Disampaikan O leh : ZULFAHMI Kasubbag Umum

TATA PERSURATAN DINAS DILINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA Disampaikan O leh : ZULFAHMI Kasubbag Umum KANWIL KE MENTERIAN AGAMA PROV. ACEH 20 1 4. DASAR HUKUM. Keputusan Men - P AN No.71 Thn 1993 Tentang Pedoman Tata Persuratan Dinas

duke
Download Presentation

TATA PERSURATAN DINAS DILINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA Disampaikan O leh : ZULFAHMI Kasubbag Umum

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. TATA PERSURATAN DINAS DILINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA Disampaikan Oleh : ZULFAHMI KasubbagUmum KANWIL KEMENTERIAN AGAMA PROV. ACEH 2014

  2. DASAR HUKUM • Keputusan Men-PAN No.71 Thn 1993 TentangPedoman Tata PersuratanDinas • Keputusan Men-PAN Nomor 22 Tahun 2008 ttng Pedoman Umum Tata Naskah Dinas. • UU No.7 Thn 1971 tentangKetentuan –ketentuanPokokKearsipan • UU Nomor 43 Tahun 2009 ttng Kearsipan

  3. PeraturanMenteri Agama RI No.16 Tahun 2006 Tentang Tata PersuratanDinasdilingkunganKementerian Agama. • Keputusan Menteri Agama RI No.44Tahun 2010tentangPedoman Penataan KearsipandiLingkunganKementerian Agama. • PeraturanMenteri Agama RI No.10Tahun 2010tentangOrganisasidan Tata KerjaKementerian Agama.

  4. Ruang Lingkup Tata persuratandinasinimengatursegalakomunikasikedinasan yang berbentuksuratmeliputipenggolongandanjenissuratdinas, bagiansurat, carapembuatansurat, penandata-nganansurat, cap dinas, jalursurat, pengguna -an kertas / amplop , mesinketik / komputer , pengirimansurat , dankodeindekssuratdinasdilingkunganKementerian Agama.

  5. MAKSUD DAN TUJUAN • Maksud Tata Persuratan ini dimaksudkan sebagai pedoman dlm pembuatan surat dinas , agar dpt diselaraskan dgn Tata kearsipan di Lingkungan Departemen Agama. • Tujuan a. Terwujudnya pedoman dalam pembuatan surat dinas b. Terciptanya kelancaran komunikasi koresponden kedina- san & kemudahan dlm pengendalian pelaksanaannya c. Meningkatnya dayaguna & hasilguna pengelolaan surat dinas & pengolahan arsip d. Diperolehnya keseragaman dalampenyelenggaraan, ter- Masuk keseragaman pola / bentuk & tindakan dlm kegia – tan surat menyurat dinas di Lingkungan Dept.Agama.

  6. ASAS – ASAS TATA PERSURATAN • Asas Keamanan • Asas Pertanggungjawaban • Asas Keterkaitan dg tata kearsipan dan adm • Asas Pelayanan Prima • Asas Efisiensi • Asas Efektif

  7. PENGERTIAN UMUM • Tata Persuratan Dinas adalah pengaturan penye- lenggaraan korespodensi dinas yang dilaksanakan di Lingkungan Departemen Agama. • Surat adalah pernyataan tertulis dlm segala bentuk dan corak yang diatur dan digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

  8. FUNGSI SURAT • Pengganti pertemuan langsung • Wakil atau duta organisasi • Alat pengingat • Pedoman kerja • Alat bukti tertulis yang selanjutnya bisa berfungsi historis, yuridis, administratif.

  9. SYARAT – SYARAT SURAT YANG BAIK • Jelas • Tegas • Ringkas • Lengkap • Tepat • Sopan • Menarik tetapi wajar

  10. JENIS SURAT DINAS • SuratStatuteradalahpernyataan tertulis yang sifatnyamengatur yang menimbulkankewajiban yang harusdilakukanpejabatstrukturaldanfungsionaldilingkungansatuanorganisasi / kerja. • SuratNonstatuteradalahpernyataantertulis yang tidakbersifatpengaturan. Format suratdinasadalahsusunandanbentuksurat yang menggambarkanredaksional , tataletak , danpenggunaanlambangnegara , logo serta cap dinas.

  11. 1.SURAT STATUTER • 1.PeraturanMenteri Agama • 2.Keputusan Menteri Agama • 3.Instruksi Menteri Agama • 4.Peraturan PimpinanSatuanorganisasi • 5.Keputusan PimpinanSatuanOrganisasi • 6.Instruksi PimpinanSatuanOrganisasi

  12. 2. SuratNonstatuter, terdiridari : a. Suratdinas b. Nota Dinas c. Edaran d. Laporan e. Telegram f. SuratTugas g. Memo h. Pengumuman i. SuratUndangan j. Suratpengantar k. Telepon l. Teleks m. Facsimile n. Electronic Mail o. www ( Word Wide Web )

  13. BAGIAN SURAT • Bagian Surat Statuter Surat statuter yang terdiri dari Peraturan / keputusan Menteri Agama , Peraturan / Keputusan Pimpinan Satuan Organisasi dan Instruksi Menteri Agama / pimpinan Satuan Organisasi menggunakan pola penulisan bagian surat sebagai berikut : 1. Peraturan/keputusan Menag/pimp. Satuan Organisasi a. Judul, terdiri atas : 1) Kalimat “Peraturan/Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia/Pimpinan Satuan Organisasi”. 2) Nomor dan Tahun 3) Nama Peraturan / Keputusan

  14. b.Pembukaan,terdiriatas : 1) JabatanPembentukPeraturanPerundang–undangan (Ka- limat “Menteri Agama Republik Indonesia / Pimpinan Sa – tuanOrganisasi” ) 2) Konsiderans (Menimbang) 3) Dasarhukum (Mengingat) 4) Memperhatikan (apabilaperlu) 5) Diktum (Memutuskan,Menetapkan, NamaPeraturan/kep.) c. Batangtubuh, terdiridariBab, PasaldanAyat d.Penutup, terdiriatas : 1) TempatPenetapan 2) Tanggal, BulandantahunPenetapan 3) NamaJabatan 4) TandaTanganPejabat 5) NamaTerangPejabat( dgn huruf Kapital, tanpa menggunakan gelar dan pangkat ) 6) Cap jabatan / cap dinas

  15. BagianSurat Non Statuter SuratNonstatutermenggunakanpolapenulisanbagiansuratsebagaiberikut : 1. Kepalasurat, terdiriatas : a. Kop surat b. Nomor, Sifat, Lampirandan Hal 1) Penomoransuratdilengkapidengankodeindeks, kode klasifikasidantahun. 2) Sifataspeksuratditulisdibawahnomordgnmemper – hatikanaspekkeamanandanlegalitas yang dibedakan sebagaiberikut : a) Bobotinformasi : 1. Suratpenting 2. Suratbiasa

  16. b) Pengamananinformasi : 1. Sangatrahasia 2. Rahasia 3. Terbatas 4. Biasa Untukpenanganansuratsangatrahasia/rahasiadiberlaku kansecarakhususdenganmemperhatikanhal-halsebagai berikut : 1. Prosespembuatansurat 2. Penomoransurat 3. Penyampulansurat 4. Penyampaian / pengirimansurat c) Penyampaian / pengirimansurat

  17. 3) Lampiranditulisdibawahsifatsurat yang menerangkanjlh lampiransurat 4) Hal ditulisdibawahlampiran yang menerangkanmaksud / isisurat d. Tempat, tanggal, bulan, dantahun e. Alamatsurat 2. Isisurat, terdiriatas : a. Pembukaan b. Isipokok c. Penutup 3. Kaki surat, terdiriatas : a. NamaJabatan b. Tandatangan c. NamaPejabat ( pemangkujabatan ) d. NIP e. Cap Jabatan / cap dinas

  18. PENGGUNAAN LAMBANG / LOGO • 1.UntuksuratStatuter yang ditandatanganiolehatauatasnamaMenteri Agama menggunakanLambang Negara Republik Indonesia yang ter- letakditengahatas. • 2.UntuksuratNonstatuter yang ditandatanganiolehMenteri Agama menggunakanLambang Negara Republik Indonesia dantulisanMenteri Agama Republik Indonesia yang terletakditengahatas.

  19. 3.Suratdinas yang ditandatanganiolehselainMenteri Agama menggunakan logo Kementerian Agama • 4.SuratUIN/IAIN/IHDN/STAIN/STAKN/STAHN/ STABN menggunakan logo masing – masing • 5. SuratdinasInstansivertikaldan UPT selaintersebutbutir 4, menggunakan logo Kementerian Agama.

  20. PROSES DAN CARA PEMBUATAN SURAT • Penyiapan konsep • Pengajuan konsep • Pengetikan surat • Penomoran surat

  21. SYARAT DASAR BAGI PENULIS SURAT • Penguasaan materi • Penguasaan bahasa • Penguasaan pikiran dan perasaan • Pengetahuan mengenai posisi dalam hubungan kerja antara penulis dan pembaca • Pengetahuan tentang teknik korespodensi.

  22. LANGKAH – LANGKAH TEKNIS PENULISAN SURAT • Penegasan tujuan pokok penulisan surat • Pengumpulan data / informasi • Perkiraan tentang pembaca • Penyusunan draft / konsep • penyelesaian

  23. Sekretariat Jenderal, Inspekorat Jenderal, Direktorat Jenderal, dan Badan Litbang dan Diklat Cara Pengetikannya sebagaimana contoh di bawah ini : KEMENTERIAN AGAMA RI LOGO DEPAG Eselon I Pusat Nomor : …………..… Jakarta, ………………… Sifat : …………….. Lampiran : …………….. Hal : …………….. Alamat dan Nomor Telepon ………….. Jakarta 1,5 Spasi Jarak setiap baris 1 Spasi 2 Spasi Kepada Yth ……………… Jarak setiap baris 1 Spasi …………………… ……………………

  24. Cara Pengetikannya sebagaimana contoh di bawah ini : INSTANSI VERTIKAL KEMENTERIAN AGAMA LOGO DEPAG KANTOR WILAYAH PROVINSI SUMATERA UTARA Jalan………...........No…. Medan10710 Telepon............................................................... Nomor : …………..… Medan, ………………… Sifat : …………….. Lampiran : …………….. Hal : …………….. 1,5 Spasi Jarak setiap baris 1 Spasi 2 Spasi Kepada Yth ……………… Jarak setiap baris 1 Spasi …………………… ……………………

  25. Cara Pengetikannya sebagaimana contoh di bawah ini : UNIT PELAKSANA TEKNIS (UPT) KEMENTERIAN AGAMA LOGO IAIN INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI ….(Nama IAIN ybs) Nomor : …………..… Jakarta, ………………… Sifat : …………….. Lampiran : …………….. Hal : …………….. Jalan………No…. Telepon ………….. 1,5 Spasi Jarak setiap baris 1 Spasi 2 Spasi Kepada Yth ……………… Jarak setiap baris 1 Spasi …………………… ……………………

  26. Cara Pengetikannya sebagaimana contoh di bawah ini : KEMENTERIAN AGAMA LOGO IAIN INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI ….(Nama IAIN ybs) FAKULTAS ….(Nama UIN ybs) Nomor : …………..… Jakarta, ………………… Sifat : …………….. Lampiran : …………….. Hal : …………….. Jalan………No…. Telepon ………….. 1,5 Spasi Jarak setiap baris 1 Spasi 2 Spasi Kepada Yth ……………… Jarak setiap baris 1 Spasi …………………… ……………………

  27. Cara Pengetikannya sebagaimana contoh di bawah ini : KEMENTERIAN AGAMA LOGO DEPAG KANTOR URUSAN AGAMA KECAMATAN ………… Nomor : …………..… Jakarta, ………………… Sifat : …………….. Lampiran : …………….. Hal : …………….. Jalan………No…. Telepon ………….. ……………………………. 1,5 Spasi Jarak setiap baris 1 Spasi 2 Spasi Kepada Yth ……………… Jarak setiap baris 1 Spasi …………………… ……………………

  28. LAMBANG GARUDA INDONESIA PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 16 TAHUN 2006 TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA, Menimbang : a. bahwa ………………………………………...; b. bahwa ………………………………………...; dst. Mengingat : 1…………………………………………………; 2…………………………………………………; dst. Memperhatikan : ………………………………………… MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN MENTERI AGAMA RI TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMEN – TERIAN AGAMA. KESATU : ………………………………………………; KEDUA : ………………………………………………; Ditetapkan di Jakarta pada tanggal MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA, Tandatangan dan cap jabatan NAMA LENGKAP…………………………. Jarak setiap baris 1 spasi 2 Spasi 3 Spasi 1,5 Spasi 1,5 Spasi 1,5 Spasi 1,5 Spasi 2 Spasi 2 Spasi 1 Spasi 1,5 Spasi 1,5 Spasi 4 Spasi 1 Spasi 1,5 Spasi 5 Spasi

  29. Penandatanganan Surat A.Pejabat yang berwenang menandatangani surat statuter : 1. Pimpinan Kementerian Agama 2. Sekretariat Jenderal 3. Direktorat Jenderal 4. Inspektorat Jenderal 5. Badan Penelitian dan Pengembangan serta Pendidikan dan Pelatihan 6. Khusus mengenai surat – surat statuter di bidang kepegawaian 7. Autentifikasi penandatanganan surat statu – ter di bidang kepegawaian

  30. 8. Kantor wilayah Kementerian Agama Provinsi 9. Kantor Kementerian Agama Kabupaten/ Kota 10. Universitas Islam Negeri (UIN) 11. Institut Agama Islam Negeri (IAIN) 12. Institut Hindu Dharma Negeri (IHDN) 13. Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) 14. Sekolah Tinggi Agama Kristen Negeri (STAKPN) 15. Sekolah Tinggi Agama Hindu Negeri (STAHN) 16. Sekolah Tinggi Agama Budha Negeri (STABN) 17. Balai Pendidikan dan Pelatihan Keagamaan, & Balai Penelitian & Pengembangan Agama

  31. B.Pejabat yang berwenangmenandatanganisurat non statuter : 1. Menteri Agama 2. SekretariatJenderal 3. DirektoratJenderal 4. InspektoratJenderal 5. BadanPenelitiandanPengembangansertaPendidikan & Pelatihan 6. Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi 7. Universitas Islam Negeri 8. Institut Agama Islam Negeri (IAIN) 9. Institut Hindu Dharma Negeri (IHDN)

  32. 10. SekolahTinggi Agama Islam Negeri (STAIN) 11. SekolahTinggi Agama Kristen Negeri (STAKN) 12. SekolahTinggi Agama Hindu Negeri (STAHN) 13. SekolahTinggi Agama BudhaNegeri (STABN) 14. Kantor Kementerian Agama Kabupaten / kota 15. Balai Diklat Keagamaan 16. MadrasahaliyahNegeri (MAN), MadrasahTsanawiyah Negeri (MTsN), & MadrasahIbtidaiyahNegeri (MIN) 17. Kantor Urusan Agama (KUA) Kecamatan 18. Lain - lain

  33. JALUR SURAT • Jalur surat dari atas ke bawah. diatur sebagai berikut : 1. Kanwil Rektor IAIN Rektor UIN Rektor IHDN Rektor STAIN Ketua STAKN Ketua STAHN Ketua STABN Kepala Balai Menteri Sekretariat Jenderal Direktur Jenderal Kepala Badan Litbang Diklat Instansi vertikal dan UPT Kepala kantor Depag kab/kota 2. Kepala Kantor Wilayah Kemenag Kepala MAN

  34. 3. Kepala Balai Rektor IAIN Rektor UIN Rektor IHDN Ketua STAIN Ketua STAKN Ketua STABN Kepala kanwil Depag Provinsi Kepala Kandepag Kab/kota Kepala MAN KUA kecamatan MTsN MIN 4. Kepala kantor Depag kab/kota

  35. B. Jalursuratdaribawahkeatasdiatursebagaiberikut : 1. Kepala KUA Kecamatan MTsN MIN KepalaKantorKemenagKab/kota 2. Kepala Kantor KemenagKab/kota Kepala MAN KepalaKanwilKemenagProvinsi 3. Dan Lain - lain

  36. Contoh amplop surat Menteri Agama RI LOGO Garuda MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA

  37. Contoh amplop surat Satuan Organisasi KEMENTERIAN AGAMA RI LOGO SEKRETARIAT JENDERAL Jalan Lapangan Banteng Barat No.3- 4 Depag Telepon :……………………….. Jakarta 10710 Nomor :………… Kepada Yth. ………………… ……………………... ……………………... Kode Pos

  38. Contoh amplop surat Institut Agama Islam Negeri KEMENTERIAN AGAMA INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI LOGO IAIN Nama IAIN ybs Jalan …………. No…Telepon………. (Nama Kota & Kode Pos) Nomor :………… Kepada Yth. ………………… ……………………... ……………………... Kode Pos

  39. Contoh amplop surat Fakultas pada Institut Agama Islam Negeri KEMENTERIAN AGAMA INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI Fakultas ……………….. LOGO IAIN Nama IAIN ybs Jalan …………. No…Telepon………. (Nama Kota & Kode Pos) Nomor :………… Kepada Yth. ………………… ……………………... ……………………... Kode Pos

  40. Contoh amplop surat Kantor Urusan Agama KEMENTERIAN AGAMA LOGO KANTOR URUSAN AGAMA KECAMATAN …… Jalan …………. No…Telepon………. Depag (Nama Kota & Kode Pos) Nomor :………… Kepada Yth. ………………… ……………………... ……………………... Kode Pos

  41. Contoh amplop Madrasah Aliyah Negeri KEMENTERIAN AGAMA LOGO MADRASAH ALIYAH NEGERI Jalan …………. No…Telepon………. Depag (Nama Kota & Kode Pos) Nomor :………… Kepada Yth. ………………… ……………………... ……………………... Kode Pos

  42. PENGIRIMAN SURAT • Tingkat Urgensi • Kilat Hrs dikirimseketikastlhsurattsbditandatangani • Segera Hrs dikirimselambat – lambatnya 24 jam setelah ditandatangani • Biasa Dikirimmenuruturutanpenerimaandibagianpe- urusansurat & dikirimmenurutjadwalperjalananCaraka ( Kurir )

  43. Contoh amplop surat Instansi Vertikal KEMENTERIAN AGAMA LOGO KANTOR WILAYAH PROVINSI …………. Jalan …………. No…Telepon………. Depag (Nama Kota & Kode Pos) Nomor :………… Kepada Yth. ………………… ……………………... ……………………... Kode Pos

  44. Cara Pengiriman - Dibawa sendiri oleh pejabat yang bertugas me- nyelesaikan persoalan dalam surat tsb / pejabat yang ditunjuk, cara ini dilakukan bila : a. Surat berkualifikasi sangat rahasia b. Dikehendaki tanggapan segera c. Bermaksud memberi penjelasan lbh lanjut tentang isi surat - Dikirim dengan caraka ( kurir ) Untuk pengiriman dalam kota - Dengan Pos / telegram

  45. PENGURUSAN SURAT • Pengertian 1. Pengurusan surat ialah proses kegiatan pengelolaan surat sejak diterima, diarahkan, dicatat di unit kearsi – pan sampai diterima di unit pengolah & sejak surat di – tandadatangani dari unit pengolah sampai dikirim oleh unit kearsipan. 2. Surat dinas terbuka dibagi menjadi 2 yaitu: a. Surat yang dalam pengurusannya dapat dibuka / di- ketahui oleh unit kearsipan untuk diproses lebih lanjut.

  46. 1) surat dinas penting 2) surat dinas biasa b. Surat dinas tertutup / rahasia yaitu surat dinas yang memiliki tanda – tanda kera- hasiaan yang hanya boleh dibuka / diketahui oleh pejabat yang berwenang. 3. Kartu kendali yaitu formulir untuk pencatatan penyampaian surat & alat untuk menelusuri lokasi surat serta pengganti arsip selama masih aktif pada unit pengolah.

  47. 4. Tugas – tugas penerima surat a. Menerima surat b. Pencatatan surat c. Mengarahkan surat d. Pengiriman surat e. Sebagai tempat penyimpanan sementara arsip sebelum dipindahkan ke unit kearsipan

  48. TUGAS KELOMPOK Kelompok I : Membuat Contoh surat Dinas Kelompok II : Membuat Contoh Pengumuman Kelompok III : Membuat Contoh Surat Undangan Kelimik IV : Membuat Contoh Surat Tugas Kelompok V : Membuat Contoh Surat Pengantar Kelompok I,II: Membuat Contoh Surat Statuter Non- III,IV dan V Kepegawaian

  49. TERIMA KASIH SAMPAI JUMPA

More Related