Inledning

1. Inledning • Vad ser vi i framtiden? • Varför behöver vi ny infrastruktur? • Från manuella rutiner till digitala • Broar mellan de digitala öarna • Gör vi rätt saker? • Processerna kommer att synliggöras • Säkra kvalitet i de tjänster som erbjuds till medborgarna

3. Nuläge • Verksamhetsstyrning – styrkort • Kundtjänst januari 2009 • Extern webb mars 2009 • Metakatalog – intern och extern • Intranät och mötesplats • Dokumenthanteringssystem • Elektronisk arkivering – förstudie genomförd • Processinriktat arbetssätt • Varumärke första workshop genomförd • Integrationer mellan system ökar

4. Intranät och mötesplats • Skellefteå kommun ska endast ha en intern portal. • Det nya intranätet ska bli ett effektivt och anpassningsbart arbetsverktyg för alla medarbetare. • Det ska stödja en bra internkommunikation som stärker medarbetarna och deras förmåga att göra ett bra jobb för medborgarna. • Det ska ge överblick över helheten och kunskap om verksamhetsmålen, samtidigt som det bygger kommunens varumärke och förmedlar organisationens värdegrund. • Det ska stödja ett processinriktat arbetssätt.

5. Information till alla ledningsgrupper RäddningstjänstenPositiva till utvecklingsidéerna. Har behov av att visa delar av intranätet på skärm i lokalen. GymnasiekontoretPositiva till utvecklingsidéerna. Att sträva mot en inloggning till allt bör prioriteras och synas tydligt i långsiktiga och kortsiktiga visionen. En bra sökfunktion är viktigt, bra om den också kan söka bland e-posten. Arbetsmiljöaspekten är ett viktigt argument för nytt intranät. Enkelt att betala fakturor. Viktigt att själv kunna personanpassa sin egen startsida. Intranätet ska byggas så att den är viktig för lärare, trots Moodle. Nyttja Baldervädret till intranätet. FastighetskontoretPositiva till utvecklingsidéerna. Enkla gränssnitt mot olika yrkesroller t ex nämndssekreterare, fastighetstekniker. FK har ett projekt som syftar till att utveckla en fastighetswebb. Arbetet med denna ska göras tillsammans med intranätprojektet. I första hand genom Sharepoint som plattformsval, i andra hand väl integrerat. Intressant att undersöka om det är möjligt att samarbeta med kommunens bolag då funktioner ska utvecklas. Idag används inte samma system, men kanske en strategi för framtiden. Delaktighet önskas i urval av funktioner. Tveksamma till funktionen köp & sälj, intranätet bör inte byggas för privat användning. Skol- och kulturkontoretMycket bra med riktade nyheter och information utifrån yrkesroll. Oroliga, men ser nyttan med ett nytt intranät. Tycker att det nuvarande intranätet är dåligt använt. ”Flera funktioner kommer inte att finnas” (tror inte det kommer inte att gå att få in alla funktioner som målas upp i presentationen). Oroliga att Intranätet strular när man släpper första versionen. ”Vi ska ju inte bara tänka på att förenkla för oss här på kontoret, utan viktigt få in personal i förskolor och på skolor”. Vissa kanske inte kommer att ha intranätet som förstasystem utan arbetar 90% i ett annat system (ska man då verkligen lägga ner tid/pengar på ett nytt?). Falkenberg och Karlstad har nya intranät, viktigt att kolla på vad andra gjort. En person sa: ”www.skelleftea.se är viktigare. Studenter, företagare och nyinflyttare har ingen portal på förstasidan. Svårt att komma rätt. DET borde vara prio 1”. Annan person: ”Men om man fixar Intranätet så får kanske fler tid över till att fixa www.skelleftea.se”. Oroliga att behöva lägga ner massor av tid på att bygga upp det nya intranätet. Elisabeth sammanfattar: ”Vi är positiva till utvecklingsidéerna men har vissa funderingar runt hur de kan genomföras”. FritidskontoretVäldigt positiva till att Intranätet ska delas upp i område/uppdrag/yrkesroll för nyheter osv.. Bra med systemintegration. Mycket intresserade av mobilversion, önskar samma enkelhet som Outlook. Väldigt bra att söken kan söka i dokument. NEJ till Köp och sälj. ”Varför inte samarbeta med fler bolag än Skellefteå kraft”. Vill kunna dela programlicenser mellan användare (pga problem med att olika användare har olika versioner av program). Socialkontoret Har 50-100 olika system. Stort behov av förenkling. Outlook central i verksamheten. Mycket samarbete med landstinget. Har behov av bland annat projektytor åtkomliga för externa- viktigt. Väl fungerande sökfunktion och arkivering viktig. Hjälp att filtrera i informationsmängden (ex. mail). Har idag problem med att det finns flera versioner av samma dokument. Håller på att jobba fram dokumenthanteringsplan. Fungerande struktur utifrån processerna i verksamheten. Nytt verksamhetssystem för soc. Viktigt med bevakning av att den interna och externa funktionen fungerar i verksamhetssystemet. Synliggöra det som är nytt och prenumerationstjänst efterfrågas. Bygg- och miljökontoretPositiva till utvecklingsidéerna. Flexiteärenden mot kund ses som en central och viktig del i ett nytt intranät. Tydligt att arbete mot medborgaren står i centrum. Ser en risk i att användningen inte blir hög nog= framgångsfaktor. Ogillar begreppet jobbfacebook, ser en risk att det blir privat användande på arbetstid. Digitala möten: Skype eller liknande är önskvärt. Möjlighet att dela skrivbord. Kartmärkning på information. GIS-resurs i projektet viktigt och det finns stort deltagarintresse från BMK. Viktigt med ett snabbt intranät trots utökade möjligheter och funktioner. Kommunledningskontoret Närvarande: Kristina Sundin Jonsson, Marie Larsson, Torbjörn Boman. Väl insatta i projekt Insidan som ledamöter i styrgruppen. Britta Fahlgren Adolfsson, Susanne Aidanpää (på telefon). Snabb presentation av intranätet, tyngdpunkten på mötet låg på hur projektet ska presenteras på förvaltningschefsmötet. Tekniska kontoretViktigt att automatisera så mycket som möjligt så att inte arbetsbelastningen ökar.Vill ha InternTV, tvsändningar, eftersom visuell information når fram bättre än skriftlig. T ex information från chef till medarbetare. Standardpaket: En startsida för kontorspersonal, en för fältpersonal osv. Om projektet: Spännande, ambitionen är hög! Intressant att veta om Skellefteå Kraft gjort någon mätning på användandet av nya intranätet. Det behövs något som lockar till nya intranätet, typ ”Hänt på stan/har ni hört?!”. Stämpla in och ut i mobilen! Oroliga att folk ska använda gamla system om man inte tvingar dem att sluta använda det. Men de tror även att om allt samlas på intranätet och allt finns där, så behöver man inte gå till systemet för de flesta uppgifterna man gör. Kommunhälsan Har fått information om Intranätet via Sogetis presentation av förstudien. Tycker det är viktigt att personalens arbetsmiljö och arbetsbelastning bevakas.

6. Förstudiens förslagVersion 1 • Tillgänglighet och behörighet • Mobiltelefonversion • Pressmeddelanden • Personaltidningen • Processtrukturerad information • Informationsstrategi • Utbildningsmaterial för systemet • Projektet är beroende av metadatakatalog. • Önskvärt är också BI-lösning samt dokumenthantering till första versionens lansering. • Design • Kraftfull sökfunktion • Min portal • Målgruppsanpassning • Samarbetsfunktioner • Interna nyheter • Projekthantering • Integration mot Outlook • Programgenvägar • Prenumerationstjänst • Vädertjänst • Statistikprogram • Parallellpublicering

7. Resursbehov och besparing intranät • Investeringskostnad plattform • Investeringskostnad funktioner • Intern arbetsinsats och delaktighet vid införande • Kontinuerlig arbetsinsats, förändrat processinriktat arbetssätt • Söktider minskas • Systemhanteringen förenklas • Arbetet blir enklare

8. Besparing • Söktid timmar 2,5 t/v 1 000 st = 65 tjänster • Inloggningstid -1 min 3 system = 10 tjänster • Funktioner -2 min 3 system = 13 tjänster • Bättre arbetsmiljö • Undviker dubbelarbete Plattformen möjliggör effektivisering

9. Beslut och möjlig tidsplan • Är vi överens om vision och strategi? • Är vi överens om finansieringen? • Möjlig tidsplan • Upprätta kommunikationsplan okt 2010 • Överföring av plattform okt 2010 • Upphandling konsulter dec 2010 • Version 1 lansering och test juni 2011 • Fortsatt utveckling 2011 -