LA R EFORME DU C ADRE B UDGETAIRE ET C OMPTABLE

1. LA REFORME DU CADRE BUDGETAIRE ET COMPTABLE Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 CB1.2-1 les principales innovations budgétaires.ppt

2. LA RCBC : sommaire • Enjeux et contexte • La construction budgétaire : • Les sections • Les services généraux • Les services spéciaux • Les domaines et activités • La codification • Les budgets annexes • L’équilibre budgétaire • L’engagement juridique • Le budget provisoire Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

3. RCBC : une réforme de grande ampleur Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 • Une réforme à 3 dimensions applicable au 1/01/2013: • Une dimension juridique avec les modifications apportées au code de l’éducation • Une dimension comptable avec la mise en œuvre d’une nouvelle nomenclature comptable, la M9.6 • Une dimension informatique avec l’adaptation de GFC jusqu’en 2014 puis refonte en 2015 et 2016 afin d’aboutir à un GFC Web • Une réforme qui s’inscrit dans le cadre de l’autonomie de l’EPLE et qui contribue à une amélioration du pilotage financier

4. 5 Clés pour le pilotage de l’EPLE Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 • La liberté d’utiliser les ressources et La dépense comme expression de choix • La gouvernance interne • Deux cadres : l’un, budgétaire par destination, l’autre, comptable par nature 4. L’exécution budgétaire et les indicateurs de performance 5. Le pilotage financier de l’établissement

5. 1. La liberté d’utiliser les ressources et La dépense comme expression de choix Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 • l’autonomie de l’EPLE ne peut exister qu’au regard de ses ressources ( les recenser afin de mieux les mobiliser) • Le budget de l’EPLE est établi par objectifs (donc par destination) en fonction du projet d’établissement (contractualisation avec l’Etat, collectivités locales) présenté au conseil d’administration • Le budget de l’EPLEretrace ses 3 « fonctions » principales: • Enseignement et formation, • Vie de l’élève, • Administration et logistique

6. 2.La gouvernance interne Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 • L’architecture budgétaire retenue traduira des choix locaux ( gouvernance interne ): • La construction budgétaire permet de mieux traduire les spécificités de chaque EPLE • La diminution du nombre de services spéciaux donne une plus grande marge de manœuvre et concourt à une globalisation des crédits • La possibilité pour le chef d’établissement d’arbitrer au sein des services (Le virement interne au sein d’un service n’est pas une modification budgétaire. Il s’agit d’une décision de l’ordonnateur).

7. 3. Deux cadres : l’un, budgétaire par destination,l’autre, comptable par nature Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 • Deux acteurs et deux cadres bien distincts : • le chef d’établissement/ordonnateur qui dispose d’un cadre budgétaire par destination, et établit de manière simplifiée les engagements par destination, - L’agent comptable dont le cadre de la dépense est par nature. • Une gouvernance responsable impliquant les acteurs de la chaîne budgétaire et comptable : la qualité comptable implique à la fois l’ordonnateur et le comptable ( contrôle interne comptable ).

8. 4. L’exécution budgétaire et les indicateursde performance Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Le gestionnaire met en œuvre une démarche de contrôle de gestion ( objectifs, moyens, résultats) - Possibilité de compte rendu par financeur (Etat, collectivités) - rapport de gestion de l’ordonnateur au conseil d’administration sur l’exécution et la maîtrise du budget - possibilité de présenter le budget en coûts complets ( masse salariale des personnels de l’état et des CT )

9. 5. Le pilotage financier de l’établissement Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 • La comptabilité générale doit être au service du pilotage financier • Les mesures prises tout au long de l’exercice seront mesurables grâce aux indicateurs financiers suivants : résultat, capacité d’autofinancement, fonds de roulement, ratios. • Objectif: Donner au conseil d’administration les outils pour établir une politique d’établissement

10. La RCBC, en résumé Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 • Pour l’EPLE: • Une autonomie réaffirmée mais avec un contrôle a posteriori des financeurs • Pour le Chef d’établissement ordonnateur: • Une meilleure maitrise de l’utilisation des crédits dont dispose l’EPLE • Pour le gestionnaire : • Un rôle renforcé dans le domaine de la gestion financière de l’EPLE • Pour l’agent comptable • Un compte financier intégrant des indicateurs financiers, devenant ainsi un véritable outil d ’analyse • Pour le conseil d’administration • Un meilleur pilotage au service de l’EPLE

11. Le budget : les sections Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 • Une section de fonctionnement Les services généraux Les services spéciaux • Une section des opérations en capital Les opérations d’investissement

12. Les principaux objectifs budgétaires Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 • Prise en compte de la destination de la dépense • Prise en compte de l’origine des financements par bailleur • Permettre de prendre en compte les spécificités de certains EPLE et les choix de la collectivité • Donner au conseil d’administration les outils pour établir une politique d’établissement

13. Le budget : les sections Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 • Une section de fonctionnement Les services généraux Les services spéciaux • Une section des opérations en capital Les opérations d’investissement

14. Le budget : la section de fonctionnement Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 • Trois services généraux: • Activités Pédagogiques (AP) • Administration & logistique (ALO) • Vie de l’élève (VE) • Des services spéciaux • Certains prédéfinis • Certains d’opportunités • D’autres libres de création selon les spécificités locales

15. Les services généraux Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 • Disparition des chapitres budgétaires alphanumériques (A1,A2, B, C, D, J1, J2…) • Création de trois services exclusifs : • Dépenses pédagogiques : AP (activités pédagogiques) • Fonctionnement : ALO (administration & logistique) • Vie de l’élève : VE (vie de l’élève)

16. Regroupement des dépenses par destination Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 • Dépenses pédagogiques : AP • Regroupement de toutes les dépenses quel que soit le financement ou la spécificité pédagogique • Chapitres d’origine : • service général : A1 & A2 • services spéciaux : J1, J2, J3, J5, J6, N3, R4, R8 (formation continue, par alternance, rémunérations)… Demain un service général : Activités pédagogiques (AP)

17. Regroupement des dépenses par destination Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 • Dépenses de fonctionnement : ALO • Regroupement de toutes les dépenses quel que soit le financement ou la spécificité technique liée à l’EPLE (EPLE autonome ou au sein d’une cité scolaire ou support d’une cité scolaire) • Chapitres d’origine : service général : B, C, D & G (cité scolaire) services spéciaux : contrats aidés (hors service mutualisateur)… Demain un service général : Administration & logistique (ALO)

18. Regroupement des dépenses par destination Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 • Vie de l’élève : VE • Regroupement de toutes les dépenses quel que soit le financement ou la spécificité de l’activité • Chapitres d’origine : service général : F (fonds sociaux de l’Etat et éventuellement des collectivités locales) services spéciaux : N1, N2 et J3 pour les actions relevant de modules spécifiques (Ex. : C.E.S.C.) Demain un service général : Vie de l’élève (VE)

19. Le budget : les services spéciaux Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Un service spécial prédéfini : Les bourses nationales Un service spécial d’opportunité : La restauration et l’hébergement Des services spéciaux selon les besoins : Les services mutualisateurs

20. Les services spéciaux mutualisateurs Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 • L’opportunité de les instituer s’analyse tant en dépense qu’en recette • La dépense s’entend comme détaillée et précise et non forfaitaire ou globalisée • L’opportunité de les instituer intègre la masse financière concernée • Services mutualisateurs potentiels : • Groupement de commandes • Mutualisation des paies • Agence comptable • …

21. Les services spéciaux : particularismes Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 • Ils sont intégrés dans le résultat global de l’établissement • Ils n’ont pas de fonds de roulement propre (FDR de l’EPLE = service général et services spéciaux confondus)  Attention! Service spécial R2 idem  L’individualisation des réserves est possible (et fortement recommandée pour le R2)  Le prélèvement s’effectue toutefois sur le fonds de roulement unique C’est le conseil d’administration lors de la répartition du résultat qui décide de la mobilisation des réserves concernées • Ils n’ont pas d’inventaire distinct des biens immobilisés, pas d’opérations en capital.

22. Les opérations en capital Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Elles comprennent : • Les opérations d’investissement : Les immobilisations corporelles Les immobilisations incorporelles non financières Les immobilisations incorporelles financières et leur éventuel financement • Les autres opérations : Les sorties d’inventaire

23. La dépense & le plan comptable - compte Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 • Le compte n’est plus saisi lors de la préparation budgétaire • Le compte n’est pas saisi lors de l’approvisionnement • Le compte n’est pas saisi lors de l’engagement • Le compte n’intervient qu’au moment de la liquidation

24. La construction budgétaire Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 • Le budget est établi avec deux nouvelles nomenclatures : « Domaines » et « Activités » • Elles sont construites selon les besoins de suivi de gestion • Elles comprennent un code et un libellé • Le domaine est obligatoire en dépenses mais facultatif en recettes • Pour le domaine : pas de nomenclature imposée en dehors des opérations particulières (ex. : variations de stocks, opérations de fin d’exercice…)

25. Les activités : codification Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 • L’utilisation est obligatoire en dépenses L’activité est obligatoire en dépenses mais facultative en recettes • L’ensemble du code comporte 9 caractères maximum • Le code commence toujours par 0 ou 1 ou 2 selon le destinataire du compte-rendu de la dépense • 0 = dépenses à l’initiative de l’EPLE • 1 = dépenses relatives à l’état • 2 = dépenses relatives à la collectivité Ex. : • des dépenses liées à la TA commenceront par le code 0 • des dépenses liées aux stages en entreprises, projets d’établissement commenceront par 1 • des dépenses liées aux aides régionales commenceront par 2 Il n’est pas possible d’en ouvrir d’autres, commençant par 3, 4… Les codes 1 et 2 sont saisis à la demande exclusive des financeurs.

26. La construction du code d’activité Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

27. Nomenclature des activités Etat Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

28. Autre nomenclature prédéfinie Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

29. Les recettes Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 • Les domaines et activités (codes) sont facultatifs • Le plan comptable - compte - est obligatoire dès la préparation budgétaire • Les recettes s’effectuent par service • Les mêmes domaines et les mêmes activités peuvent être utilisés en dépenses et en recettes pour faciliter les rapprochements

30. Un budget type Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

31. Les budgets annexes Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Ils remplacent les SACD Ils sont indépendants du budget principal (vote distinct du CA) Comme le budget principal, ils ont une section de fonctionnement et une section des opérations en capital Ils ont un seul service général nommé par l’établissement sauf s’il fait partie de la nomenclature (formation continue et/ou par alternance) Ils ne peuvent comporter de services spéciaux Ils ont leur propre compte financier Ils ont un fonds de roulement propre.

32. Les budgets annexes Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Leur création est à l’initiative de l’EPLE : ex. : gestion de la formation par l’apprentissage, cuisine centrale … Un EPLE peut avoir plusieurs budgets annexes Il sont liés à la possibilité de réaliser des opérations en capital La collectivité peut les demander : ex. restauration et hébergement

33. Les budgets annexes : construction Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

34. Les écritures budget principal / budget annexe Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 • Entre le budget principal et le(s) budget(s) annexe(s) • Compte concerné : 185 (remplace les comptes 513 & 453) • Il est mouvementé aussi bien dans la comptabilité du budget annexe (BA) que dans la comptabilité du budget principal (BP) ENCAISSEMENT crédit compte tiers BAdébit 185 BA= crédit 185 BP  débit classe 5 BP PAIEMENT débit compte tiers BAcrédit 185 BA= débit185 BP  crédit classe 5 BP

35. L’équilibre budgétaire Fichier outil Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 • Il s’analyse non par le calcul du résultat (recettes – dépenses de fonctionnement) Mais par le calcul de : la capacité d’autofinancement (CAF) si solde positif ou l’insuffisance de capacité d’autofinancement (IAF) si solde négatif • La CAF corrige le résultat des variations induites par les opérations d’ordre (amortissements, provisions…)

36. L’engagement juridique Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 L’Etat Prévisionnel de la Commande Publique est supprimé comme autorisation budgétaire soumise au contrôle du comptable mais l’outil de gestion demeure (état prévisionnel des achats) La préparation budgétaire intègre un module de suivi des contrats : Etat des marchés, contrats et conventions (EMCC) Objet – titulaire – procédure - périodicité – coût annuel la validation du budget, entraine la génération automatique des engagements issus de l’EMCC

37. Le budget provisoire Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Mis en œuvre si l’établissement ne dispose pas d’un budget exécutoire au 1er janvier Ne concerne que la section de fonctionnement (idem BA) Crédits ouverts inférieurs ou égaux à ceux votés au budget initial précédent Les autorités de tutelle peuvent accepter la prise en compte des mesures de rentrée.

38. Impact sur le code de l’éducation Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 • Le chef d’établissement : • peut transiger après avoir recueilli l’autorisation du conseil d’administration en application de l’article 2044 du code civil qui définit la transaction (point 1346 et suivants) • peut obtenir une délégation du conseil pour la signature de contrats et conventions dans la limite fixée à l’article 28 du CMP • Le conseil d’administration : • son quorum est calculé à la majorité des membres du CA en exercice et non plus à la majorité des membres théoriques • Le comptable : • peut se faire représenter par une personne désignée • L’agence comptable: • peut être inter départementale

39. CONSEILS PRATIQUES POUR PRÉPARER LE NOUVEAU BUDGET Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

40. L’INVENTAIRE : MÉTHODOLOGIE Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 S’assurer de la présence d’un inventaire Analyser la pertinence du support informatique (DOS, WINDOWS, date de la dernière mise à jour, qualité de la saisie…) S’assurer que les fiches comprennent les montants d’acquisition et les financements S’assurer que les sorties antérieures ont fait l’objet des écritures budgétaires et comptables conformes à la circulaire n°88-079 Mettre en place une procédure de contrôles aléatoires de la qualité de l’inventaire

41. LA TENUE DE L’INVENTAIRE Note rectorale+ Note ministérielle Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Afin de simplifier la gestion de la transition vers les amortissements, il faut avoir un inventaire à jour et pertinent. S’assurer que la comptabilité patrimoniale est cohérente dans GFC et correspond à la comptabilité auxiliaire. Par défaut les corrections devront être apportées avant le 31/12/2012. Recenser les biens à sortir afin de réduire les difficultés éventuelles liées aux subdivisions du compte 1069 (notamment les biens à multi-financement). sont concernés par ces deux derniers points : les biens sans usage, disparus ou obsolètes

42. UNE POLITIQUE BUDGÉTAIRE PRÉALABLE Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Répartir le budget initial en cours entre les services généraux et spéciaux de la nouvelle structure budgétaire = maîtrise de la nouvelle structure avec un budget connu. Définir avec le chef d’établissement des lignes générales de création des domaines et des activités compréhensibles et exploitables par le conseil d’administration et les élus. Définir une présentation qui permette à tous les destinataires de s’y retrouver (chef de travaux, enseignants, familles, collectivités…).

43. UNE COMMUNICATION BUDGÉTAIRE Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Informer en amont du premier budget : • le conseil d’administration • les enseignants • le chef de travaux S’assurer de : • l’absence ou de l’existence de consignes spécifiques des collectivités territoriales et de l’Etat • bien communiquer sur le nouveau budget

44. BUDGET ANNEXES : LES CHOIX FONDAMENTAUX Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Nombre et objectifs fonctionnels de ces derniers • Le Service Annexe d’Hébergement est-il géré en service spécial ou en budget annexe ? • Y-a-t-il d’autres fonctions financières exigeant un budget annexe en raison d’opérations en capital qui leur sont rattachées (GRETA, CFA, dispositifs mutualisés ou services communs) ? A évaluer pour préparer ces choix : • Charges de gestion et moyens humains de l’EPLE : (cellule comptable, comptabilités générales, comptes financiers) • Objectifs d’efficacité d’un tel suivi : (masse financière, taille de l’établissement, nombre d’opérations…) • Recommandations de la collectivité territoriale

45. LA CONCEPTION DU BUDGET Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Si les nomenclatures des activités permettent un compte rendu aisé du financement notamment pour l’Etat et pour la collectivité de rattachement (si celle-ci opte pour des nomenclatures obligatoires) Il convient également de concevoir un système de rédaction des nomenclatures adapté au pilotage de l’EPLE Deux objectifs principaux : • Préciser la destination de la recette et de la dépense (exemples : voyage scolaire, Taxe Apprentissage, locations…) • permettre une analyse budgétaire par thème ou objet (exemples de regroupement par ensemble cohérent : charges liées à la sécurité, la communication, la reprographie…)

46. LES DOMAINES ET ACTIVITÉS À L’INITIATIVE DE L’EPLE Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Eviter la reconstitution par des lettres des comptes du PCG Eviter l’imputation au service AP ou VE du financement de charges très indirectement liées à la pédagogie ou à la vie de l’élève : • AP et VE ne doivent pas être des mini-budgets • Les reversements entre services sont limités au service spécial vers ou venant du service général Eviter l’émiettement sur de trop nombreux domaines et activités pour ne pas perturber la lecture des crédits ouverts.

47. CONCEPTION DU BUDGET : EXEMPLE 1 Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Exemple d’utilisation des domaines et activités en dépenses et en recettes Subvention spécifique de la Collectivité Territoriale de Rattachement pour des travaux délégués au service ALO (code d’activité imposé par la CTR - 2TVXD) • Le domaine obligatoire en dépenses n’a pas été utilisé en recettes • L’utilisation de l’activité en recettes et en dépenses permet de contrôler que le montant de la recette est égal au montant de la dépense • Les caractères xxxx ou yyyy peuvent compléter l’activité afin de préciser sa destination (à l’initiative de l’EPLE)

48. CONCEPTION DU BUDGET : EXEMPLE 2-A Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Budget d’un voyage aux USA financé par les familles, la CTR et un don • Le domaine obligatoire en dépenses n’a pas été utilisé en recettes. Il permet de rattacher ce voyage à une formation professionnelle (hôtellerie = HOTEL) • L’utilisation de l’activité en recettes et en dépenses permet de contrôler que le montant de la recette est égal au montant de la dépense • Les financeurs sont caractérisés par le PCG

49. CONCEPTION DU BUDGET : EXEMPLE 2-B Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Budget d’un voyage aux USA financé par les familles, la CTR et un don • Le domaine obligatoire en dépenses a aussi été utilisé en recettes. Il permet une synthèse de tous les voyages • L’utilisation de l’activité en recettes et en dépenses permet de contrôler que le montant de la recette est égal au montant de la dépense • Les financeurs sont caractérisés par le PCG

50. LA DOTATION DE FONCTIONNEMENT Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011 Modes de répartition de la dotation de fonctionnement (et des ressources propres dont l’affectation n’est pas déterminée - exemple : loyers) • la dotation globale de fonctionnement peut faire l’objet d’une recette (selon le vote du budget au CA) dans tous les services qu’elle finance (AP-ALO-VE) • Les ressources propres peuvent également faire l’objet d’une recette dans tous les services qu’elle finance (décision du CA).