Begriffsdefinitionen in Anlehnung an ISO 9000:2000

1. Begriffsdefinitionen in Anlehnung an ISO 9000:2000 • Prozess: System von Tätigkeiten, das Eingaben mit Hilfe von Mitteln in Ergebnisse umwandelt • System: Einheit aus in Wechselbeziehungen oder Wechselwirkung stehenden Elementen • Management: Aufeinander abgestimmte Tätigkeiten zur Lenkung und Steuerung einer Organisation • Organisation: Gruppe von Personen und Einrichtungen mit einen geordneten Gefüge von Verantwortungen, Befugnissen und Beziehungen

2. Prozessmanagement im Überblick Prozesse identifizieren und abgrenzen Prozesse analysieren und dokumentieren Messsystem entwickeln Prozesse lenken und laufend verbessern

3. Das Modell einer Wertkette Unternehmensinfrastruktur Personalwirtschaft Unter- stützende Aktivitäten Gewinnspanne Technologieentwicklung Beschaffung Eingangs- logistik Opera- tionen Marketing & Vertrieb Ausgangs- logistik Kunden- dienst Gewinnspanne Primäre Aktivitäten

4. Die Unternehmung als prozessorientierte Wertschöpfungskette Strategische & operative Führung Unternehmungsorganisation Kern-funktionen Haupt-geschäfts-prozesse Support-funktionen F&E Beschaffung Logistik Fertigung Verkauf ..... Service Kundenprozess Beschaffung der Produktions- faktoren Betrieblicher Leistungsprozess Kombination der Produktions- faktoren / Fertigung Absatz Kunden- dienstleistung Markt- identifizierung Produkt-/ Dienst- leistungs- entwicklung Innovationsprozess Leistungserstellung -verwertung Informatik Personalmanagement Controlling Finanzen, Rechnungswesen Recht Marketing Facility-Management/Infrastruktur ....

5. Modell des prozessorientierten Ansatzes nach ISO 9001:2000

6. Prozesstypen

7. Prozessmanagement im Vergleich

8. Idealtypischer Prozessgliederungsplan (PGP) Unternehmen strategisch führen Unternehmen operativ führen Führungsprozesse Kundengewinnen Produkteentwickeln Aufträgeabwickeln Kundenbinden Leistungsprozesse Personal-ressourcen sicherstellen Sach- ressourcen sicherstellen Informations-fluss sicherstellen Know-how sicherstellen Unterstützungs-prozesse

9. Identifikation und Strukturierung der Haupt- und Teilprozesse a) Kreative Sitzung b) Strukturierung Rahmenprozess Ebene 0 HP: A HP: B TP:A1 TP:A2 TP:B1 TP:B2 TP:B3 Ebene 1 Ebene 2 TP: A2.1 TP: A1.1 TP: B3.1 TP: A2.2 TP: A1.2 TP:B3.2 HP ... Hauptprozess TP ... Teilprozess

10. Struktur des Hautprozesses „Serienbedarfe beschaffen“ Reklamationan Lieferant Lieferumfang bemustern u. freigeben Lieferanten-reklamationen abwickeln Bemusterungs-auftrag Freigabeinfo Abweichung (Qualität, Menge, Termin) Allgemeine Beschaffungsrichtlinien Warenein-gänge durchführen Lieferanten suchen und freigeben Produkte / Dienst-leistungen für dieSerienproduktion Bestellinfo Freigabeinfo Bestellungen abwickeln Bedarf Bewertungsergebnis(Qualität, Menge, Termin) Bewertungs-auftrag Freigabeinfo Bewertungsergebnisan Lieferant (1x jährl.) Pot. Neu- lieferantenbewerten und freigeben Lieferanten-leistungenbewerten

11. Beispiel – Unternehmensspezifischer Prozessgliederungsplan Jahreszieledefinieren undüberwachen Finanzenverwalten Unternehmen strategisch führen Führungsprozesse Markterforschen Produktent-wicklungs- projekteabwickeln Aufträge abwickeln Kundenbinden Leistungsprozesse Kundengewinnen Personal-ressourcen sicherstellen Informations-fluss sicherstellen Know-how sicherstellen Unterstützungs-prozesse Serienbedarfebeschaffen M&E beschaff./instand halten

12. Strategiepyramide – Modell zur Strategieentwicklung • Werte, Politik: • Unternehmens-, Geschäfts-, Qualitätspolitik • Leitlinien Vision • SWOT-Analyse: • Stärken/Schwächen • Chancen/Gefahren Ist-Situation • Unternehmen • Mitbewerb • Markt Kritische Erfolgsfaktoren • Strategische Produkte: • Portfolio-Analyse: • Märkte • Produkte Kernkompetenzen • Balanced-Score-Card: • Finanzziele • Kundenziele • Prozessziele • Lern- und Innovationsziele • Ziele • strat./längerfristige Ziele • operative Ziele • Maßnahmen, Programme, Projekte • konkrete Schritte in Richtung Umsetzung (WAS? WER? MIT WEM? BIS WANN?)

13. Regelkreis der Strategie(weiter)entwicklung Zukunfts- und aktionsorientiertes Reporting FinanzwirtschaftlichePerspektive Balanced Score-Card Wie sehen uns unsereShareholder? Vision Strategie Prozessperspektive Kundenperspektive Wie leistungsfähig sindunsere (Schlüssel-)Prozesse? 90 80 70 60 50 40 30 20 10 II 13 12 22 Wie sehen unsunsere Kunden? Lern- u. Entwicklungs-perspektive J F M A M J J A S O II D Wie innovations-, ver-änderung- u. verbes-serungsfähig sind wir? Strategische Initiativen Bis? Wer? Aktivitäten

14. Beispiel – „Prozesse“ versus „Finanz- und Kundenziele“ Beziehungsstärken: 9...starke Beziehung, 3...mittlere Beziehung, 1...schwache Beziehung, 0...keine Beziehung GF...Gewichtungsfaktor

15. Beispiel – „Prozesse“ versus „kritische Erfolgsfaktoren“ Beziehungsstärken: 9...starke Beziehung, 3...mittlere Beziehung, 1...schwache Beziehung, 0...keine Beziehung GF...Gewichtungsfaktor

16. Schlüsselprozess-Auswahlverfahren Bedeutung für das Unternehmen Probleme kurzfristig und pragmatisch beheben Sofort und mit Nachdruck starten Mittelfristig starten Don´t nerve! Verbesserungspotenzial

17. Beispiel – Schlüsselprozess-Portfolio sehrhoch hoch Wichtigkeit gering sehrgering gering sehr hoch sehr gering hoch Verbesserungsbedarf

18. Die Perspektiven der Prozessabgrenzung & Kontextanalyse

19. Prozessabgrenzungsplan

20. Prozessdefinitionsblatt

21. Beispiel – Kontextdiagramm „Potenzielle Neulieferanten bewerten und freigeben“ Funktion: Einkauf Prozess: Lieferanten suchen und freigeben Lieferanten Beurteilungsauftrag Freigabestatus Freigabestatus Qualitäts- undFördervereinbarung Qualitäts- undFördervereinbarung Beurteilungsbericht Beurteilungsbericht Fortschrittsmeldungen Fortschrittsmeldungen Beratung/Coaching gemäßFördervereinbarung Funktion: Qualitäts-förderung Lieferanten Prozess: Potenzielle Neu- lieferanten bewerten und freigeben

22. Beispiel – Leistungsverzeichnis „Potenzielle Neulieferanten bewerten und freigeben“

23. Tipps für die Gestaltung von Prozessbeschreibungen • Ablaufdiagramme verwenden • Standardisierte Symbole verwenden • Tätigkeiten mit Substantiv und Verb beschreiben; Fachausdrücke vermeiden • Zuständigkeiten definieren • Nahtstellenvereinbarungen treffen

24. Standardisierte Symbolik bei Ablaufdiagrammen Start Tätigkeit Regel- kreis D... Durchführung E... Entscheidung Prüfung I... Information M... Mitarbeit Entscheidung nein ja (Folge-) Prozess

25. Aufbaustruktur von Prozessbeschreibungen • Zweck und Zielsetzungen • Geltungsbereich • Verwendete Abkürzungen und Begriffe • Mitgeltende Dokumente • Ablaufbeschreibunge.1) Ablaufdiagramm e.2) Erläuterungen zum Ablaufdiagramm • Weitere Festlegungen • Änderungsverzeichnis

26. Vorgehensweise bei der Freigabe von Prozessbeschreibungen FL ... Funktionsleiter, PB ... Prozessbeschreibung, PE ... Prozesseigner,PT ... Prozessteam (= Prozesseigner + Prozessmitarbeiter), SV ... Systemverantwortlicher

27. Anwendungszustimmung in Prozessbeschreibungen Prozessteam: (Namen der Mitarbeiter, die an der Erstellung der Prozessbeschreibung mitgearbeitet haben)

28. Ablaufschema zur Entwicklung eines prozessorientierten Kennzahlensystems Schlüsselprozesse Prozessziele definieren Kennzahlen ableiten Messverfahren festlegen

29. Zieldefinition von Prozessen Allgemein gültige Erfolgsfaktoren von Prozessen Kritische Erfolgsfaktoren des Unternehmens Erwartungshaltungender Stakeholder Prozessbezogene Zielsetzungen

30. Generell anwendbare Prozesskennzahlen

31. Beispiel – Prozessbezogene Zielematrix

32. Prozessorientierte Matrixorganisation Unternehmungsleitung Gliederungsmerkmal „Funktionen“ Marketing Einkauf Personal & Recht Finanzen &Controlling Organisation& IT Prozess A Gliederungsmerkmal „Prozesse" Prozess B Prozess C

33. Prozesslenkungssystem als Regelkreismodell Informationen über dieProzessgüte mit der„Stimme des Prozesses“ Kunde Prozess Mensch Maschine Material Methode Milieu Maßnahmenam Prozess Prozess-output Informationen über dieProzessgüte mit der„Stimme des Kunden“

34. Prozessverbesserungsmodell herausfordernde Prozessziele PLAN Plane die Verbesserungs-maßnahmen ACT Werte die Lern-erfolge aus undhandle danach KVP Probiere dieneue/geänderte Lösung aus Überprüfe und beurteile das Ergebnis DO CHECK Betont die Aspekte • des zielorientierten Planens und Handelns • der ständigen Ver-besserung (KVP) durch die Rad-Darstellung

35. SMART-Denkhilfe bei der Definition von Zielen Spezifiziert (Sind die Ziele klar beschrieben?) Messbar (Sind die Ziele messbar?) Ambitioniert (Stellen die Ziele eine Herausforderung dar?) Realistisch (Sind die Ziele erreichbar?) Terminiert (Wann wird gemessen?)

36. Verschiedene Tiefen der Prozessarbeit Verschiedene Tiefen der Prozessarbeit Prozess-entwicklung Prozess-optimierung Prozess-Reengineering ErstmaligeEinrichtung Feinschliff Neugestaltung

37. Zusammenspiel Prozessentwicklung,-optimierung und Reengineering Effizienz Effektivität PO PR PO PR PR PO PR PE Zeit PE ... Prozessentwicklung, PO ... Prozessoptimierung,PR ... Prozess-Reengineering

38. Vergleich der Verbesserungsarten KAIZEN/KVP mit Innovation

39. Organisatorische Abwicklung von Veränderungsaufgaben Veränderungs-aufgabe nein ja Projekt-würdig? Verbesserungs- vorschläge umsetzen Interne Projekte abwickeln

40. Beispiel – Durchlaufzeit-Analysematrix

41. Beispiel – Kosten-Analysematrix

42. Beispiel – ppm-Fehlerartenauswertung

43. Beispiel – Wertschöpfungs-Analysematrix

44. Beispiel – Informationsfluss-Analysematrix

45. Beispiel – Leistungsanalyse-Matrix

46. Beispiel – Prozesskennzahlen im Wettbewerbsvergleich

47. Beispiel – Prozessbestandteile im Branchenvergleich

48. Professionalität bezogen auf betriebliche Prozesse

49. Grobe Gegenüberstellung der Auditarten

50. Prozessorientierte Fragenkataloge Hauptprozess Teil-prozess 1 Teil-prozess 2 Teil-prozess 3 Fragen-katalog TP1 Fragen-katalog TP2 Fragen-katalog TP3 Fragenkatalog Hauptprozess