Informatiesessie regionalisering aankoopcomités

1. Informatiesessie regionalisering aankoopcomités Vrijdag 20 juni 2014 North Galaxy Brussel

2. Op het programma… • Voorstelling beleidsdomein Financiën en Begroting en Vlaamse Landmaatschappij • door Hedwig Van der Borght, secretaris-generaal departement Financiën en Begroting • Voorstelling afdeling Activa Transferts • door Bert Janssen, projectadviseur departement Financiën en Begroting • Procedure van dienstorder tot indiensttreding • door Diana Vanhoebroek, HR- adviseur departement Financiën en Begroting • Toelichting arbeidsvoorwaarden • door Diana Vanhoebroek, HR- adviseur departement Financiën en Begroting • Voor meer informatie…

3. Voorstelling beleidsdomein Financiën en Begroting (FB) Beleidsdomein Financiën en Begroting: • één departement (beleidsvoorbereiding) • één agentschap  Vlaamse Belastingdienst (beleidsuitvoering) ≠ federale situatie: • FOD Financiën en FOD Begroting: twee aparte entiteiten en domeinen • Vlaamse overheid: financiën en begroting in één beleidsdomein

4. Voorstelling departement FB - missie Het Departement Financiën en Begroting wil het financiële, fiscale en budgettaire kenniscentrum van en voor de Vlaamse overheid zijn om zo van Vlaanderen een duurzaam financieel gezonde en performante regio te maken. Essentieel: • Klein • Expertisegericht • Efficiënt

5. Voorstelling departement FB - organogram Totaal aantal personeelsleden dd. 20/06/2014 = 171

6. Voorstelling departement FB - afdelingen Stafdienst • Secretariaat van de secretaris-generaal • Controlling • Organisatieontwikkeling • Projectmanagement • Communicatie • Klachtenbeheer Afdeling Algemene diensten van Financiën (ADF) • Ondersteunt het management en de personeelsleden van het ganse beleidsdomein FB op het vlak van HR, logistiek, boekhouding, geschillen (derdenbetalingen), contract- en informatiebeheer Afdeling Beleidsondersteuning, Begroting en Financiële Operaties (BOBFO) • Maakt de jaarlijkse begroting en meerjarenbegroting op • Waakt over de begroting via de opmaak van begrotingsakkoorden • Ondersteunt het beleid voor wat de bevoegdheden van het beleidsdomein FB betreft

7. Voorstelling departement FB - afdelingen Afdeling Financiële Diensten en Rapportering (FDR) • Voert controle uit op de boekhouding • Maakt de jaarrekening Vlaamse Gemeenschap op • Volgt alle binnen de Vlaamse Gemeenschap geïdentificeerde risico’s op met een impact op de financiële positie van de Vlaamse Gemeenschap Afdeling BI, Applicaties, Procesondersteuning, Systemen, Interne Automatisering en LAN/WAN (BASIL) • Ondersteunt het management en de personeelsleden van het ganse beleidsdomein FB op het vlak van informatica (in ruime zin) Afdeling Applicaties (APP) • Is verantwoordelijk voor de technische en functionele ondersteuning van systemen • Staat in voor de technische verwerking van de resultaten van het begrotingsproces én voor de opmaak van de rapporten ter zake • Is belast met het ingeven, controleren en volgen van de definitief goedgekeurde begrotingsgegevens in het centrale financiële systeem

8. Voorstelling departement FB • Zesde staatshervorming: overname federale aankoopcomités door gewesten • Aangepast overdrachts-KB van 25 juli 1989 van toepassing – aankoopcomités in bijlage II, d.w.z. • Quasi integraal overgedragen dienst • Merendeel ambtshalve (‘verplichte’) overheveling • Afspraak: per 1 januari 2015 worden 109 VTE overgeheveld naar het Vlaamse Gewest • Vanaf 1 januari 2015 binnen Vlaamse overheid: • Personeel en bevoegdheden federale aankoopcomités binnen departement FB • Voor schattingen en onderhandelingen geprefereerde piste: samenwerking met de Vlaamse Landmaatschappij (bekrachtiging door Vlaamse Regering nodig!)

9. Voorstelling departement FB - afdelingen In uitvoering van de zesde staatshervorming  nieuwe afdeling Activa Transferts (ACT) (voorheen dienst Vastgoedakten) • zorgt voor de voorbereiding, ondertekening en nazorg van akten met betrekking tot vastgoed • patrimoniumbeheer LATER MEER !!!

10. Voorstelling departement FB - locatie Brussel – Koning Albert II-laan 19 (vlakbij station Brussel-noord) 5e-6e-7e verdieping

11. Voorstelling departement FB - locatie Anders Werken-omgeving (zonder onderscheid naar rang, graad of niveau)

12. Voorstelling departement FB - locatie • nu 1 standplaats • Brussel • vanaf 01/01/2015 6 standplaatsen (huidige plus 5 bijkomend) • Brugge (gebouw VLM) • VAC Gent • VAC Hasselt • VAC Leuven • Herentals (gebouw VLM) • locaties vlot bereikbaar met openbaar vervoer

13. Voorstelling Vlaamse Landmaatschappij - opdracht Verantwoordelijk voor: • de inrichting en het beheer van de open ruimte in Vlaanderen • de uitwerking van het plattelandsbeleid • het meewerken aan een betere waterkwaliteit in uitvoering van het mestbeleid Actieterrein • het buitengebied • randstedelijke open ruimte in Vlaanderen • actief in beleidsdomein Leefmilieu, natuur en Energie • als Extern Verzelfstandigd Agentschap (EVA) • zelfstandige entiteit onder de verantwoordelijkheid van een raad van bestuur • voert duidelijk omschreven opdrachten uit • beleidsvoorbereidend

14. Voorstelling VLM - organisatiestructuur • Raad van Bestuur • Gedelegeerd bestuurder • Staf leidend ambtenaar • Twee ondersteunende afdelingen • Algemene Diensten • Informatica en GIS • Drie kernafdelingen • Platteland en Mestbeleid • Projectrealisatie • Mestbank • Twee regionale afdelingen: VLM regio West en VLM regio Oost • 6 VLM-vestigingen: Brussel, Brugge, Gent, Leuven, Herentals, Hasselt

15. Voorstelling departement FB - organogram

16. Voorstelling afdeling ACT De afdeling Activa Transferts heeft als hoofdopdracht het aanbieden van een integrale, onpartijdige en efficiënte dienstverlening inzake handelingen met onroerend karakter voor overheden die onder de Vlaamse bevoegdheid vallen, en dit met het oog op het versnellen van de publieke investeringen. De afdeling Activa Transferts staat in voor de patrimoniale verrichtingen in naam en voor rekening van het Vlaams Gewest/de Vlaamse Gemeenschap en de ondergeschikte besturen

17. Voorstelling afdeling ACT (VLM) – organogram Planning & afstemming inzake schatten & onderhandelen

18. Voorstelling afdeling ACT Postkamer • Verwerkt in- en uitgaande post Secretariaat • Verzorgt het afdelingssecretariaat Kenniscel/gerechtelijke onteigeningen • Verleent juridisch advies / staat in voor opmaak instructies, modellen, checklists,…) • Coördineert gerechtelijke onteigeningen (incl. expertise en adviesverlening) Coördinatiecel Schattingen & Onderhandelingen • Coördinatie schattingen en onderhandelingen Dienst Back Office • Voorbereiding aktes Dienst Front Office • Verantwoordelijk voor schatten, onderhandelen en aktes

19. In te vullen functies

20. Functies niveau A Afdelingshoofd • Is verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van de afdeling Activa Transferts • Aantal te begeven functies: 1 in Brussel • Geeft leiding aan de diensthoofden • Rapporteert aan de secretaris-generaal Diensthoofd Front-Office • Is verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van de dienst Front-Office • Aantal te begeven functies: 1 in Brussel • Geeft leiding aan de Vlaamse aankoopcommissarissen (24 personen) • Rapporteert aan het afdelingshoofd Diensthoofd Back-Office • Is verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van de dienst Back-Office • Aantal te begeven functies: 1 in Brussel • Geeft leiding aan de dossierbeheerders en administratief ondersteuners (42 personen) • Rapporteert aan het afdelingshoofd

21. Functies niveau A Coördinator Schatten/Onderhandelen • Is verantwoordelijk voor de coördinatie van de schattingen en onderhandelingen (intern/VLM/extern) • Aantal te begeven functies: 1 in Brussel • Geeft geen leiding • Rapporteert aan het afdelingshoofd Jurist • Verleent juridisch advies • Is verantwoordelijk voor de kwaliteitsborging van de processen binnen de afdeling • Aantal te begeven functies: 2 in Brussel • Geeft geen leiding • Rapporteert aan het afdelingshoofd • Binnen kenniscel/gerechtelijke onteigeningen Gerechtelijk commissaris • Is verantwoordelijk voor de expertise/adviesverlening m.b.t. en coördinatie van de gerechtelijke onteigeningen • Verleent juridisch advies • Aantal te begeven functies: 4 in Brussel • Geeft geen leiding • Rapporteert aan het afdelingshoofd • Binnen kenniscel/gerechtelijke onteigeningen

22. Functies niveau A Vlaams aankoopcommissaris • Is verantwoordelijk voor de schatting, onderhandeling en akte • Aantal te begeven functies varieert per standplaats (regionaal) • Geeft geen leiding • Rapporteert aan het diensthoofd Front-Office • Binnen dienst Front-Office Schatter (functie bij VLM) • Schat de waarde van onroerende goederen • Aantal te begeven functies varieert per standplaats (regionaal) • Geeft geen leiding • Rapporteert aan diensthoofd binnen VLM-structuur

23. Functies niveau B Directiesecretaresse • Verzorgt het secretariaat van de afdeling • Aantal te begeven functies: 1 in Brussel • Geeft geen leiding • Rapporteert aan het afdelingshoofd Dossierbeheerder • Bereidt de aktes voor • Beantwoordt eenvoudige vragen • Aantal te begeven functies: 25 in Brussel (mix B en C) • Geeft geen leiding • Rapporteert aan het diensthoofd Back Office • Binnen dienst Back Office

24. Functies niveau B Administratief ondersteuner • Zorgt voor de administratieve ondersteuning van de dossierbeheerders en de Vlaams aankoopcommissarissen (opzoekingen en nazorg) • Koppelt de binnenkomende stukken aan het juiste dossier/persoon • Beantwoordt eenvoudige vragen • Aantal te begeven functies: 17 in Brussel (mix B en C) • Geeft geen leiding • Rapporteert aan het diensthoofd Back Office Onderhandelaar (functie bij VLM) • Voert de onderhandelingen • Aantal te begeven functies varieert per standplaats (regionaal) • Geeft geen leiding • Rapporteert aan het diensthoofd binnen VLM-structuur

25. Functies niveau C Dossierbeheerder • Bereidt de aktes voor • Beantwoordt eenvoudige vragen • Aantal te begeven functies: 25 in Brussel (mix B en C) • Geeft geen leiding • Rapporteert aan het diensthoofd Back Office • Binnen dienst Back Office Administratief ondersteuner • Zorgt voor de administratieve ondersteuning van de dossierbeheerders en de Vlaams aankoopcommissarissen (opzoekingen en nazorg) • Koppelt de binnenkomende stukken aan het juiste dossier/persoon • Beantwoordt eenvoudige vragen • Aantal te begeven functies: 17 in Brussel (mix B en C) • Geeft geen leiding • Rapporteert aan het diensthoofd Back Office • Binnen dienst Back Office

26. Functies niveau D Postverwerker • is verantwoordelijk voor het inscannen van binnenkomende post en de verzending van uitgaande post • Aantal te begeven functies: 2 in Brussel • Geeft geen leiding • Rapporteert aan diensthoofd Back Office • Binnen postkamer

27. Werkorganisatie • Standplaats: Brussel, met uitzondering van • Vlaamse aankoopcommissarissen (dienst Front Office) • schatters en onderhandelaars (VLM)  Standplaats in regio • Thuiswerkmogelijkheid: • Twee dagen per week (ook in geval van werkregime 4/5de) • Eventueel in satellietkantoren indien het thuis niet kan • Tussenkomst internetverbinding en breedbandaansluiting door het departement FB (max. 44,95 €) (binnen VLM is er een vergelijkbare regeling inzake toestellen en abonnementen) • Dienstverplaatsingen met eigen wagen of motorfiets: • Kilometervergoeding (0,3461 €/km) • Indien reizende functie (bijv. Vlaams aankoopcommissaris) maandelijks forfaitaire kilometervergoeding i.f.v. aantal km’s • Tussenkomst in omniumverzekering mogelijk (verschil BA+ en omnium) • Toegang documentatie & systemen • Streven naar maximale toegang tot documentatie (bespreking met FOD Financiën bezig) • Opzet = maximale digitalisering

28. Van dienstorder tot indiensttreding • Dienstorder: cfr. uiteenzetting FOD Financiën • Personeelsleden die geen deel uitmaken van de nationale kern van het federaal aankoopcomité worden ambtshalve overgeheveld naar de Vlaamse overheid

29. Van dienstorder tot indiensttreding – concrete invulling personeelsorganogram via oriënteringsgesprekken • wat- gesprek met iedereen die overkomt naar het departement Financiën en Begroting (en de VLM) • waarom- om zicht te krijgen op ervaring, kennis en interesses- m.h.o.o. toewijzen aan de meest passende functie (juiste man/vrouw op de juiste plaats) • wanneer - in de loop van de maanden oktober en november - afspraak wordt in onderling overleg ingepland

30. Van dienstorder tot indiensttreding – concrete invulling personeelsorganogram • hoe- we contacteren je voor een afspraak en bezorgen je vooraf de leidraad van het gesprek- je krijgt hiervoor “dienstvrijstelling” van de FOD Financiën • feedback over de oriënteringsgesprekken- aan iedereen- over uiteindelijke toewijzing aan een functierol + omschrijving takenpakket- planning: eind november-december 2014 - in de loop van 2015 nog bijsturingen mogelijk

31. Vervroegde indiensttredingen • wat-we zijn op zoek naar enkelepersoneelsleden (bij voorkeur niveau A of B) die bereid zijn enkele maanden vroeger over te stappen naar het departement FB • waarom- om mee de laatste hand te leggen aan de voorbereiding van de overdracht- om hun kennis en expertise vanaf 01/01/2015 meteen ter beschikking te stellen van de organisatie • wanneer- in overleg met betrokkene en de FOD Financiën • hoe- via terbeschikkingstelling • interesse in een vervroegde overstap?- laat ons dat zeker weten via personeel.dep@fb.vlaanderen.be

32. Van dienstorder tot indiensttreding: tijdskader 30kalenderdagen na verspreiding dienstorderUiterste datum indienen kandidaturen federaal aankoopcomité Medio juli 2014Verspreiding dienstorder door FOD FIN 01/01/2015 START afdeling ACT Eind 2014Feedback oriënterings-gesprekken 20 juni 2014 infosessie FOD FIN & departement FB Najaar 2014Oriënterings-gesprekken Juli-aug 2014Interesse in vervroegde overdracht doorgeven

33. Onthaal en vorming • 1e werkdag: 5 januari 2015 “onthaaldag” • Voor de personeelsleden van het departement FB* • in Brussel • vanaf 2e werkdag: • specifiek opleidingstraject rekening houdend met • toegewezen functie • eigen ervaring en kennis * Voor de personeelsleden van VLM is de 1e werkdag 2 januari

34. Arbeidsvoorwaarden

35. Vakantieverlof • 35 dagen vakantieverlof + bijkomende dagen vanaf 55 jaar (1 tot 5) • per jaar kunnen 11 dagen overgedragen worden naar het volgende kalenderjaar of de volgende kalenderjaren (cumulatief) • verlof tussen Kerstmis en Nieuwjaar • 14 feestdagen waaronder 11 juli • geen brugdagen

36. Ziekteverlof • 666 werkdagen (=3 jaar) wegens ziekte tijdens loopbaan: 100 % loon voor vastbenoemden • Na 666 dagen: voordracht voor vervroegde pensionering mogelijk • Ziektedagen opgenomen bij de federale overheid vanaf 1/1/1994 worden aangerekend op het contingent van 666 werkdagen • Contractuelen: ziekteregeling privé-sector(gewaarborgd loon-regeling)

37. Andere verlofvormen • verlof voor loopbaanonderbreking • gewone loopbaanonderbreking • thematische verloven (ouderschapsverlof, medische bijstand, palliatief verlof) • verlof voor deeltijdse prestaties • onbetaald verlof

38. Loopbaan • horizontale mobiliteit mogelijkheid om van job te veranderen binnen de Vlaamse overheid binnen dezelfde graad • functionele loopbaan voor vastbenoemden binnen dezelfde graad en zelfde niveau overgang naar hogere salarisschaal, zonder examens of proeven (zie verder) • bevorderingsmogelijkheden • naar hogere niveau: na overgangsexamen • binnen het niveau: na proef / test van de generieke en/of functiespecifieke competenties ! Bij de overheveling blijven statutairen statutair, en contractuelen contractueel

39. Voorbeeld functionele loopbaan Bedragen: bruto en niet-geïndexeerd ! • start in C111 • voorbeeld met 2 jaar geldelijke anciënniteit • 0 jaar schaalanciënniteit • na 8 jaar SA in C111 -> C112 • na 10 jaar SA in C112 -> C113 • na 9 jaar SA in C113 -> C114

40. Loopbaan niveau C Functionele loopbaan (automatisch) Bevordering binnen niveau Bevordering binnen niveau

41. Combinatiefaciliteiten werk/privé • flexibele uren: momenteel prikklok in grote gebouwen • glijtijden van 7u30 tot 9u15; van 11u45 tot 13u45 en van 16u00 tot 19u00stamtijden van 9u15 tot 11u45 en van 13u45 tot 16u00 (aanwezigheid vereist)!!! te herbekijken in het kader van Plaats- en Tijdsonafhankelijk Werken • 38-uren week • geenmogelijkheid tot opname van overuren op de prikklok (behalve via de flexibiliteit binnen glijtijden of bij overuren gepresteerd op expliciete vraag van de leidinggevende) • geen mogelijkheid tot overname van overuren opgebouwd bij FOD Financiën (dus op te nemen voor overheveling) • opgespaard verlof • kinderopvang tijdens schoolvakanties aan 7 euro per dag (van 3-14 jaar) • sociale dienst (speelgoed Sint, kortingen via pluspas, tussenkomsten allerhande, …) • restaurants in Brussel en provinciehoofdsteden

42. Proeftijd en evaluatie • na overheveling verderzetting van de proeftijd overeenkomstig Vlaams personeelsstatuut indien stage of proeftijd bij FOD FIN nog bezig is op datum overheveling: - niveau D: 4 maanden - niveaus C en B: min. 4 en max. 9 maanden - niveau A: min. 6 en max. 12 maanden • evaluatie bestaat uit jaarlijks gesprek + planning volgend jaar mogelijke uitspraken: • voldoende • loopbaanvertraging • onvoldoende

43. Financiële regeling: inschalingprincipes • Gewijzigd KB van 25 juli 1989: de overgedragen personeelsleden behouden tenminste de bezoldiging die zij hadden bij de federale overheid zoals deze was op datum van overheveling. Hiermee wordt bedoeld het totaal bedrag. De invulling gebeurt volgens de arbeidsvoorwaarden bij de Vlaamse overheid. • Overeenkomstig artikel 88 van de Bijzondere Wet van 08/08/1980 is deze bezoldiging gegarandeerd. • Om aan het grondbeginsel (geen loonverlies bij overgang) te voldoen, kunnen indien nodig bijkomende overgangsmaatregelen worden getroffen (bijv. hoger ambt, bijdrage maaltijdcheques geen invloed op pensioen) • Maken momenteel nog het voorwerp uit van onderhandeling! • Communicatie zodra inschalingsprincipes definitief gekend zijn!

44. Meest voorkomende toelagen en vergoedingen • haard- of standplaatstoelage (bij inkomens tot max. 18.695,86 euro) • vakantiegeld • eindejaarstoelage

45. Sociale voordelen • maaltijdcheques (momenteel € 7 per werkdag, 5,91 werkgeversbijdrage / 1,09 werknemersbijdrage) • gratis hospitalisatieverzekering • 100% tussenkomst werkgever in woon-werkverkeer met openbaar vervoer (derdebetalersysteem) • fietsvergoeding € 0,21/km

46. Behoud van toelagen, vergoedingen en sociale voordelen Principes: • een gelijkaardige regeling in het Vlaams Personeelsstatuut (bijv. eindejaarstoelage, vakantiegeld): de regeling van het VPS • wegens de bijzondere toekenningvoorwaarden is de toelage zonder voorwerp geworden: de toelage vervalt 3. niet opportuun om de toelage nog toe te kennen: de toelage vervalt

47. Behoud van voordeel van slagen in proeven valorisatie van slagen voor proeven/examens bij de FOD Financiën vóór de overheveling + indien ingeschreven voor bevorderingsexamen, proef over de beroepsbekwaamheid of gecertificeerde opleiding vóór de overhevelingsdatum, dan nog mogelijkheid tot deelname bij de FOD Financiën na de overheveling

48. Behoud van voordeel van slagen in proeven • Bij FOD geslaagd voor volledig overgangsexamen = vrijstelling van overgangsexamen, maar nog bijkomende selectietest en potentieelinschatting niveau A (vacature vereist). Eerst dien je te slagen in selectie voor een functiespecifieke vacature. Pas daarna kan je benoemd worden in hoger niveau. • Bij FOD geslaagd voor proef over de beroepsbekwaamheid vanuit niveau B voor klasse A2 = vrijstelling van overgangsexamen niveau A, maar nog selectietest en potentieelinschatting (vacature vereist).

49. Pensioenrechten De pensioenregeling van de Vlaamse overheid is identiek aan die van de federale overheid.

50. Voor meer informatie… • website regionalisering aankoopcomitésfin.vlaanderen.be/aankoopcomités • Website VLMhttp://www.vlm.be • webpagina onthaal federale ambtenaren (generieke info) • http://www.bestuurszaken.be/veelgestelde-vragen-overdracht-personeel • mailpersoneel.dep@fb.vlaanderen.be