IL CLOUD COMPUTING NELLA GESTIONE IMMOBILIARE

1. IL CLOUD COMPUTING NELLA GESTIONE IMMOBILIARE

2. Toshiba –Tec Italia in collaborazione con Sinapsi Network ha sviluppato la soluzione TOP GI che mira ad offrire servizi in Cloud Computing per il mercato della Gestione Immobiliare . La nuova legge per l’amministrazione condominiale, oltre a prevedere la possibilità di aprire un sito del condominio, spinge ad una maggiore informatizzazione delle comunicazioni e ad una vera innovazione digitale Toshiba, in collaborazione con Sinapsi Network, ha sviluppato una soluzione dedicata agli Amministratori Condominiali, totalmente in outsourcing, sfruttando i vantaggi del Cloud Computing. Il sistema è stato sviluppato in ottemperanza alla riforma del condominio. (Legge n°220 11-12-2012)

3. Funzionalità della soluzione TOP GI • La soluzione prevede la fornitura di device multifunzionali di riproduzione e stampa (MFP), direttamente connessi con il portale TOP GI di Sinapsi, in grado di sfruttare le seguenti funzionalità • Scan to Cloud: attraverso un’interfaccia grafica integrata nella MFP è possibile effettuare la scansione di un documento depositandolo in un archivio remoto preimpostato. I documenti vengono archiviati oppure Conservati in modalità sostitutiva a norma di legge. • Scan To Post: invio di comunicazioni e documenti direttamente dalla MFP, oltre che dal portale web, attraverso il sistema di Postalizzazione evoluta. Grazie all’integrazione dei sistemi in cloud è possibile inviare comunicazioni singole e massive attraverso canali che forniscono certezza di invio e ricezione: • Email/P.E.C./P.E.R. • Cartacea (Raccomandata o posta ordinaria) • Fax/sms/mms

4. Funzionalità della soluzione TOP GI POSTALIZZATORE: Permette di inviare le comunicazioni dirette o massive via eMail, SMS, PEC, PER, ecc. Include l’archiviazione semplice dei documenti Modulo indispensabile LEGENDA: Moduli base in listino TOP GI Moduli di conservazione sostitutiva in base al numero documenti (in listino TOP GI) OCR: Permette l’indicizzazione automatica dei documenti scansiti attraverso MFP Toshiba (per archiviazione semplice / conservazione sostitutiva) Connettore Multifunzionale (Meta Scan) in listino Toshiba RENDICONTATORE: Permette di contabilizzare automaticamente i costi variabili di TOP GI (es. SMS, valori bollati, marche temporali, ecc.) e di attribuirli al Condominio di competenza CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: Permette di conservare a norma di legge i documenti fiscali (dematerializzazione) CONNETTORE MULTIFUNZIONALE: Permette di scansire con modalità «guidata» i documenti da MFP Toshiba ed inviarli al Portale TOP GI POSTALIZZAZIONE E ARCHIVIAZIONE SEMPLICE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

5. Postalizzazione e archiviazione semplice GESTIONE DELLE ANAGRAFICHE • Estrazione delle anagrafiche presenti nel software gestionale dello studio con: • Inserimento e modifica manuale. • Estrazione e importazione con file excel. • Sincronizzazione delle anagrafiche dei principali gestionali di settore.

6. Postalizzazione e archiviazione semplice POSTALIZZAZIONE EVOLUTA • LA PIATTAFORMA MULTICANALE PERMETTE L’INVIO DI COMUNICAZIONI SINGOLE E MASSIVE UTILIZZANDO I PRICIPALI SISTEMI DI COMUNICAZIONE: Pec/Per, FAX/sms, Posta tradizionale • Per qualsiasi canale garanzia e certificazione di: DATA di invio, di Consegna e di Lettura, CONTENUTO • Spedizione Contemporanea per tutti i Condòmini: PEC, PER, FAX, SMS, Posta Tradizionale, Consegna a Mano • Certezza della consegna per ogni invio in tempi definiti: se i messaggi inviati attraverso i canali digitali PEC/PER, FAX, SMS non sono letti vengono automaticamente inviati ai canali di postalizzazione tradizionale. • Invio di ALERT via SMS e/o email e reminder, in caso di non lettura della PER/PEC, FAX, SMS • Rendicontazione costi per ciascun condòmino: in base alla tipologia di comunicazione utilizzata PEC, PER, FAX, SMS, Posta Tradizionale

7. Conservazione sostitutiva DEFINIZIONE E FUNZIONALITA’ TOP GI La Conservazione Sostitutiva è un processo che consente la dematerializzazione degli archivi cartacei e la gestione dei documenti digitali, assicurando agli stessi pieno valore probatorio sia ai fini fiscali che ai fini civilistici. Attraverso un’interfaccia grafica integrata nel multifunzionale Toshiba è possibile effettuare la scansione di un documento, depositandolo in un archivio del portale TOP GI predisposto alla Conservazione Sostitutiva a norma di legge.

8. Conservazione sostitutiva REQUISITI E DOCUMENTI CONSERVABILI REQUISITI DI LEGGE • Firma digitale • Marca temporale per lotti di periodo • Responsabile della conservazione PRINCIPALI DOCUMENTI CONSERVABILI • Preventivi • Ordini • Fatture Fornitori • Estratti conto • PEC • Rendiconto • Verbali di assemblea • Pratiche di sinistro

9. Connettore Multifunzionale SCANSIONE DOCUMENTALE DA DEVICE TOSHIBA • Scansione e postalizzazione Scansione e invio diretto via postalizzatore, web, fax, sms • Scansione e archiviazione Scansione e archiviazione digitale su Portale TOP GI • Scansione e pubblicazione Scansione, collegamento ad evento e pubblicazione su portale di accesso selettivo per i condòmini • Scansione e conservazione sostitutiva Scansione ed invio alla conservazione sostitutiva (registro anagrafica condominiale) • Scansione e registrazione Scansione, lettura elettronica (OCR) del contenuto della fattura e registrazione della stessa verso gestionale