Comunicare

1. Comunicare Valentin Clocotici

2. Cursul nr. 6 Stiluri, Note, Comentarii, Automatizare

3. Stiluri • Un stil conţine totalitatea atributelor de formatare ale unei entităţi (de text). • Stilurile sunt identificate prin numele lor. • Există (începând cu Office XP) patru categorii de stiluri: • de paragraf, • de caracter, • de tabel, • de listă. • Prin aplicarea unui stil se aplică toate atributele de formatare memorate în stil.

4. Stiluri • După modul de definire, stilurile sunt: • predefinite în mediul Word, • definite de utilizator, • definite automat de către Word prin analiza formatărilor date de utilizator (stiluri de paragraf). • După locul de memorare, stilurile sunt: • globale = memorate în şabloanele ataşate documentului, • locale = memorate în document. • Indiferent de clasificare, orice stil poate fi modificat de utilizator.

5. Stiluri • Avantajele utilizării stilurilor: • formatarea unitară, • modificarea unui stil produce adaptarea tuturor entităţilor cu acel stil la noul format, • structurarea corectă a documentului (Document Map) • crearea tablei de materii, • referirea în câmpuri, • căutări avansate.

6. Stiluri • Stilul de bază este acel stil de la care se porneşte definirea unui nou stil prin modificarea unor atribute. • Păstrarea unui aceluiaşi stil de bază conduce la impresia de consecvenţă a unui document. • Modificarea stilului de bază produce modificări în toate stilurile derivate (pentru atributele moştenite în acestea).

7. Stiluri • Pentru un stil de paragraf se poate preciza stilul paragrafului următor. Se defineşte astfel, plecând de la stilul de bază iniţial, o ierarhie de stiluri. • Stilul următor se atribuie doar paragrafului nou care se obţine prin Enter, nu se atribuie paragrafelor deja existente. • Implicit, stilul următor este acelaşi cu stilul nou. • Prin acest procedeu se reduce numărul de atribuiri manuale de stil.

8. Definirea stilurilor • Prin unealta Style • Prin Format – Style: • se dă un nume • se precizează stilul de bază şi stilul următor (se defineşte mai întâi stilul inferior în ierarhie) • Dacă se marchează Add to template, stilul se memorează în template-ul documentului. • Dacă se marchează Automatically update, stilul se actualizează la formatările manuale.

9. Definirea stilurilor • In dialogul Format – Style: • Butonul Format deschide meniul de formatare pentru toate atributele păstrate în stil. • Butonul Shortcut Key deschide dialogul de stabilire a unei taste directe, a cărei acţionare produce atribuirea stilului definit. Nu se recomandă utilizarea în exces a acestei posibilităţi.

10. Definirea stilurilor • Pentru a opri/porni definirea automată de stiluri se dă comanda Tools – AutoCorrect… • In pagina AutoFormat As You Type, grupul Automatically as you type, se anulează/bifează caseta de control Define styles based on your formatting. • Opţiunea, recomandată utilizatorilor cu experienţă, produce definirea de stiluri, dar nu are efect la modificarea stilurilor.

11. Reutilizarea stilurilor • Pentru a utiliza stiluri dintr-un alt template, acesta se va ataşa documentului prin Tools – Templates and Add-ins, comanda Attach. • In acest caz se poate bifa sau nu controlul Automatically update document styles (stilurile din template au prioritate). • Un template se poate deschide, în acelaşi dialog, ca template global prin acţionarea butonului Add in zona Global templates and add-ins.

12. Reutilizarea stilurilor • Pentru a utiliza stiluri dintr-un alt document se va utiliza comanda Organizer, din Tools – Templates and Add-ins. • In dialogul afişat, pe pagina Styles, se poate preciza un alt document şi copia stiluri în/din documentul curent. • Dialogul Organizer permite operaţiuni similare şi pentru alte obiecte (AutoText, Macrouri, Bare de unelte), cu rol important în reutilizarea entităţilor definite.

13. Tabla de materii • Prin tablă de materii, cuprins, se înţelege un câmp care conţine, în paragrafe succesive, titlurile documentului şi numerele de pagină unde se găsesc acestea. • Microsoft Word gestionează un asemenea câmp prin aceea că identifică automat categoriile de titluri necesare, numerele de pagină, asigură un format unitar. • Actualizarea câmpului cuprins are loc la cerere (meniul contextual Update Field), la deschiderea documentului sau la tipărire.

14. Tabla de materii • Pentru a insera o tablă de materii trebuie ca documentul să fie structurat prin: • utilizarea stilurilor predefinite Heading1 – Heading 9, sau • utilizarea stilurilor proprii, sau • marcarea manuală a intrărilor dorite în cuprins. • Este posibil, de asemenea, să se utilizeze bara de unelte Outlining pentru fixarea nivelului ierarhic din cuprins.

15. Tabla de materii • Pentru a insera la punctul de inserţie o tablă de materii se dă comanda Insert – (Reference) – Index and Tables, pagina Table of Contents. • Se aleg opţiunile privind numerele de pagină: dacă apar, alinierea, caracterul lider. • Se alege un format şi, în zona Show levels, numărul de nivele dorite în cuprins.

16. Tabla de materii • Acţionând butonul Options se deschide dialogul care permite atribuirea de numere de nivel la stiluri proprii.

17. Tabla de materii • Pentru a marca manual fiecare intrare, se repetă paşii: • se selectează textul dorit, se dă comanda Alt+Shift+O, • în dialogul care apare se fixează nivelul dorit, • se dă comanda Mark. • In dialogul Table of Contents Options se selectează Table entry fields şi se deselectează controlul Styles.

18. Tabla de materii • Este de remarcat că intrările din tabla de materii sunt formatate conform stilurilor TOC 1 – TOC 9. • Prin butonul Modify din dialogul Index and Tables se obţine acces la formatarea acestor stiluri.

19. Index • Prin index (indice de noţiuni) se înţelege o listă de termeni şi noţiuni însoţite de numerele de pagină unde apar. • Pentru a crea un index • se marchează noţiunile care trebuie să apară în index, • se construieşte indexul. • Word-ul colectează intrările marcate, le sortează, asociază numerele de pagină şi afişează indexul la punctul de inserţie.

20. Index • Pentru a marca intrările: • se selectează textul • se dă comanda Alt+Shift+X • se aleg opţiunile din dialogul afişat.

21. Index • Pentru a marca automat intrările se construieşte un fişier de concordanţe: • un document Word care conţine un tabel cu două coloane. Prima coloană conţine textul care se marchează, a doua coloană conţine intrarea corespunzătoare în index. • în documentul care se indexează se va da comanda AutoMark în dialogul Index and Tables – Index.

22. Index • Pentru a construi indexul, după ce s-au marcat toate intrările, se dă comanda Insert – (Reference) – Index and Tables, pagina Index. • Se aleg opţiunile de formatare dorite pentru index şi se termină cu OK. • Indexul este inserat în document ca un câmp. Actualizarea se efectuează prin Update Field din meniul contextual sau F9.

23. Note, comentarii • Printr-o notă se înţelege o adnotare, explicaţie suplimentară ataşată unui element de text. • O notă se caracterizează prin: • semnul (distinctiv) de trimitere din text către notă, • textul propriu-zis al notei, • poziţionarea notei (în subsolul paginii – note de subsol, la sfârşitul secţiunii sau documentului – note de sfârşit).

24. Note, comentarii • Pentru a defini o notă se dă comanda Insert – Footnote după poziţionarea punctului de inserţie la locul unde se doreşte adnotarea. • In dialogul deschis se precizează atributele de localizare şi marcare.

25. Note, comentarii • Pentru a muta, copia sau elimina o notă se va acţiona asupra marcajului de referinţă (trimiterii). • Pentru a modifica textul unei note, se va vizualiza nota şi se va modifica ca orice text. • De remarcat că atât trimiterile, cât şi textul notelor au stiluri implicite (Footnote Text, Endnote Text etc.), care pot fi modificate sau înlocuite cu stiluri proprii.

26. Note, comentarii • In modul de vizualizare Normal, prin View – Footnotes, se deschide un panel special. • Prin selectarea intrării corespunzătoare se pot modifica (doar în această vizualizare) şi separatorii de note.

27. Note, comentarii • Un comentariu este o adnotare asociată unei entităţi de text (cuvânt, frază etc), de regulă în cadrul procesului de colaborare. • Un comentariu are ataşat numele celui care l-a scris. • Textul care are ataşat comentariu este marcat cu o culoare distinctivă (galben) dacă este activat controlul Tools – Options – View - ScreenTips.

28. Note, comentarii • Pentru a insera un comentariu: • selectarea textului adnotat, • Insert – Comment, • scrierea comentariului în panelul dedicat, • revenirea în document prin închiderea panelului de comentariu sau prin click. • Pentru acţiuni complexe de revizuire/cooperare în scrierea documentelor se va studia bara de unelte Reviewing.

29. Automatizare • Toate aplicaţiile pachetului Microsoft Office au ataşat un mediu de programare care utilizează limbajul Visual Basic for Applications (VBA). • Orice acţiune sau secvenţă de acţiuni ale unui utilizator poate fi memorată automat ca o procedură scrisă în VBA, numită prin tradiţie macro (de la macrocomandă). • Din punctul de vedere al programării, o macro este o procedură fără parametri (de intrare/ieşire).

30. Automatizare • Pentru a înregistra o macro se dă comanda Tools – Macro – Record New Macro.

31. Automatizare • Dialogul Record Macro

32. Automatizare • Pentru a executa o procedură înregistrată: • se dă comanda Tools – Macro – Macros şi se selectează procedura dorită din lista afişată. • se utilizează unealta ataşată sau shortcut-ul (dacă s-au definit astfel de elemente). • Pentru a reutiliza procedurile înregistrate, acestea se vor salva în template-ul documentu-lui sau, din mediul de dezvoltare (Tools – Macro - Visual Basic Editor) se salvează modulul de program care include procedurile (acesta poate fi importat ulterior în alt document).

33. Word: Mail Merge, AutoText

34. Mail Merge • Prin procedura Mail Merge se pot crea documente personalizate potrivit informaţiilor existente într-o sursă de date (bază de date, document Excel, tabel Word etc.). • Plecând de la un document model, pentru fiecare înregistrare din sursa de date se va crea un document personalizat cu valorile din înregistrare.

35. Mail Merge • Procedura presupune următoarele etape generale: • scrierea documentului principal (main document) = informaţia comună tuturor documentelor (text şi grafică). • deschiderea/crearea sursei de date • inserarea în documentul principal a câmpurilor de combinare (merge fields) = câmp care corespunde unei coloane din sursa de date • combinarea document principal – sursa de date pentru a obţine documentele personalizate.

36. Merge Mail • Pentru pornirea utilitarului se dă comanda Tools – (Letters and Mailings) - Mail Merge… • A nu se confunda cu Tools – Merge Document utilizată în cadrul cooperării pentru combinarea comentariilor şi modificărilor efectuate de mai mulţi autori. • Deşi dialogurile diferă în ultimele versiuni (2000, XP), ele urmează schema din slide-ul precedent. • Pentru Office XP o selecţie din dialogurile succesive sunt prezentate în continuare.

37. Mail Merge

38. Mail Merge

39. AutoText • Prin intrare de AutoText se înţelege o combinaţie de text şi grafică, utilizată frecvent şi care are un nume (similar cu o variabilă dintr-un limbaj de programare). • Utilitarul de AutoText din Word conţine intrări predefinite, permite definirea de noi intrări, gestionează procesul de inserare în document a unei intrări de AutoText. • Există o legătură între AutoText şi facilitatea AutoComplete (a se vedea controlul din Tools – AutoCorrect – AutoText).

40. AutoText • Pentru a defini o nouă intrare de AutoText se selectează porţiunea de text (şi grafică) dorită. • Se dă comanda Insert – AutoText – New (Alt + F3). • In dialogul afişat se va da o denumire intrării respective. • La crearea unei intrări, aceasta este legată automat de stilul paragrafului, astfel încât se defineşte o categorie cu numele stilului pentru toate intrările cu acel stil.

41. AutoText • Pentru a insera conţinutul unei intrări de AutoText la punctul de inserţie: • se dă comanda Insert – AutoText • se selectează categoria de intrări (pentru intrările definite de utilizator se caută denumirea stilului) • se selectează denumirea intrării dorite din submeniul afişat. • Dacă este activă facilitatea AutoComplete, se poate începe tastarea textului şi se va indica automat o intrare AutoText care se potriveşte textului. Pentru a o accepta se dă Enter sau F3.

42. Microsoft Word Sfârşit