Administrace projektů po akceptaci žádosti o podporu a chyby příjemců podpory

1. Schválením žádosti projekt nekončí Administrace projektů po akceptaci žádosti o podporu a chyby příjemců podpory

2. Obsah Představení Prioritní osy 4 Stručný popis administrace projektů od akceptování žádosti: • Rozhodnutí o poskytnutí dotace: • Podklady pro vydání RoPD. • Přílohy rozhodnutí v IS BENE-FILL. • Nejčastější chyby. • Žádosti o platbu: • Stručný postup administrace žádostí o platbu. • Žádost o platbu v IS BENE-FILL. • Monitorování projektu a proces závěrečného vyhodnocení

3. Představení prioritní osy 4 Globálním cílem prioritní osy 4 je zkvalitnění nakládaní s odpady, snížení produkce odpadů a odstraňování starých ekologických zátěží. V rámci prioritní osy 4 jsou podporovány následující oblasti: • Oblast podpory 4.1 – Zkvalitnění nakládaní s odpady • Oblast podpory 4.2 – Odstraňování starých ekologických zátěží

4. Rozdělení finanční alokace do jednotlivých oblastí podpory

5. Rozhodnutí o poskytnutí dotace a smlouva s fondem

6. Podklady pro vydání Rozhodnutí o poskytnutí dotace • Podklady se liší v závislosti na prioritní ose do níž projekt spadá. • Blíže specifikovány v Příloze č. 2 Směrnice č. 5/2009 (nově 12/2009). • Do IS BENE-FILL zanést všechna výběrová řízení spojená s realizací opatření, vybrané dodavatele a uzavřené smlouvy • Po schválení projektovým manažerem zanést definici objektů pro jednotlivé zakázky a finanční harmonogram plnění.

7. Podklady pro vydání Rozhodnutí o poskytnutí dotace • Nutné pečlivě vyplnit přílohy rozhodnutí v IS BENE-FILL. • Zaslat na SFŽP ke kontrole jak v elektronické tak tištěné podobě. • Údaje uvedené v elektronické podobě se musí shodovat s tištěnou podobou. • Veškeré dokumenty musí být aktuální, kompletní a podané k odsouhlasení pokud možno všechny najednou.

8. Přílohy k Rozhodnutí o poskytnutí dotace a uzavření smlouvy (v 4.2 pouze RoPD): • Projektová dokumentace – pokud nebyla dodána již k žádosti v dostatečném stupni (aktualizace pro stavební povolení, skutečné provedení). • Aktuální prohlášení o plátcovství DPH – s informací, zda má žadatel právo odpočet DPH uplatňovat, zda jde o ekonomickou činnost! • Stavební povolení s nabytím právní moci nebo (pro oblast podpory 4. 2.) rozhodnutí o nakládání s podzemními vodami s nabytím právní moci – je-li relevantní.

9. Přílohy k Rozhodnutí o poskytnutí dotace • Smlouva/y o dílo, včetně položkového rozpočtu a finančního harmonogramu – na všechny části realizace (stavby, dodávky). • Smlouva/y na zpracování projektové dokumentace případně další projektové přípravy (výběrové řízení, zpracování žádosti). • Kupní smlouva/y v případě nákupu nemovitostí/pozemku.

10. Přílohy k Rozhodnutí o poskytnutí dotace • Doklady prokazující dodržení zákona o zadávání veřejných zakázek v platném znění a Závazných pokynů pro žadatele a příjemce – kapitola Zadávací řízení (konečné verze ZD, záznam z otevírání obálek, protokol o hodnocení nabídek, vyrozumění uchazečů, vítězná nabídka případně všechny obdržené nabídky, vypořádání námitek apod.). Nejen na realizaci, i na dozor, projektovou přípravu… • Doklad o technickém a autorském dozoru nad stavbou pokud podléhá stavebnímu zákonu v platném znění – autorizace/ oprávnění/ kvalifikace k provádění dozoru. • Smluvní doklady o autorském a technickém dozoru nad stavbou. • Návrh podmínek pro výběr provozovatele – podmínky pro zadávací řízení, pokud neprovozuje sám žadatel.

11. Přílohy k Rozhodnutí o poskytnutí dotace • Odborný posudek – zpracovaný způsobilou osobou, nezainteresovanou na projektu (ne zpracovatel PD, žádosti). • Aktualizace realizačních termínů – v souladu se smlouvami o dílo. • Aktualizace dokladů k veřejné podpoře • Ekonomické doklady pro finančního manažera: • Kopie smlouvy o zřízení a vedení účtu. • Doklady prokazující zajištění vlastních zdrojů. • Doklady nutné pro zajištění pohledávek.

12. Přílohy rozhodnutí v IS BENE-FILL

13. Přílohy rozhodnutí v IS BENE-FILL • Vyplnit všechny údaje – počet stran, kdo vydal, datum vydání, typ dokumentu, informaci, zda již příloha byla předložena dříve… • Zatrhnout políčko odeslat, následně uložit. • Další přílohy vkládat prostřednictvím vlastních příloh – např. je-li více smluv na realizaci, projektovou přípravu apod. • Sledovat BENE-FILL – vzkazník, vrácení příloh, úkoly na vyplnění definice objektů.

14. Nejčastější chyby při dodávání podkladů k RoPD • Dlouhý proces postupného dodávání podkladů ze strany žadatelů. • Porušení pravidel pro zadávací řízení – může proces vydání RoPD protáhnout o několik měsíců (rušení zakázek). • Změny stavby v průběhu přípravy akce s dopadem na splnění účelu dotace. • Nevyplněný IS BENE-FILL – nutné sledovat úkoly žadatele.

15. Žádosti o platbu

16. Pravidla pro uvolňování finanční podpory a pro zahájení administrace žádostí o platbu • Po vydání Rozhodnutí o poskytnutí dotace. • Zpracovaný finanční harmonogram plnění a finančně platební kalendář. • Finanční podpora je převáděna zásadně bezhotovostním platebním stykem v měně CZK. • Příjemce podpory není povinen zřizovat zvláštní samostatný bankovní účet. • Příjemce podává společnou žádost o platbu pouze na SFŽP. • Náležitosti žádostí o platbu jsou blíže specifikovány v „Závazných pokynech pro žadatele a příjemce podpory v OPŽP“.

17. Pravidla pro uvolňování finanční podpory a pro zahájení administrace žádostí o platbu Realizace plateb příjemcům podpory bude probíhat: • průběžně podle postupu realizace/výstavby projektu, • parciálně podle % přiznané podpory, • u projektů menšího rozsahu (do 1 mil Kč) jednorázově. Příjemce po obdržení faktury od dodavatele zadá údaje do IS BENE-FILL.

18. Údaje o fakturách v IS BENE-FILL

19. Náležitosti žádosti o platbu • Příjemce zašle/předá fakturu v listinné podobě spolu s dalšími doklady projektovému manažerovi ke kontrole. • Projektový manažer ve spolupráci s finančním manažerem schválí/neschválí fakturu v prostředí IS BENE-FILL. • Příjemce následně podá projektovému manažerovi kompletní žádost o platbu.

20. Žádost o platbu v IS BENE-FILL

21. Náležitosti žádosti o platbu • Příjemce předkládá faktury ke kontrole věcné a formální správnosti, včetně všech náležitostí a příloh. • Potvrdí je originálním podpisem a razítkem. • Kopie předkládaných faktur musí být opatřeny ověřovací doložkou a ověřeny nezávislým dohledem, pokud je vyžadován (razítko technického nebo autorského dozoru). • Nutná kontrola fyzické realizace akce projektovým manažerem

22. Náležitosti žádosti o platbu • Faktury musí být doloženy soupisem provedených prací a zjišťovacím protokolem. • Povinnou přílohou žádosti o platbu je z IS BENE-FILL vygenerovaný dokument Stav fakturace po objektech a průvodní doklad faktury. • Pokud příjemce uplatňuje již uhrazené nebo částečně uhrazené faktury, předloží s fakturou/žádostí o platbu i kopie bankovních výpisů - vždy opatřeny originálním podpisem a razítkem příjemce podpory.

23. Náležitosti žádosti o platbu • Příjem prostředků od spolufinancujících subjektů na účet příjemce podpory bude doložen kopií bankovního výpisu. • Tyto účty musí být uvedeny v technické a finanční příloze. • Fakturace prací, služeb a dodávek odpovídá termínům realizace projektu podle technické a finanční přílohy. • Fakturace projektové přípravy nebo výdajů na nákup pozemku/stavby (viz. kapitola 5 Implementačního dokumentu) nespadá před 1. 1. 2007.

24. Schéma administrace žádostí o platbu 1) Moment zdanitelného plnění, vystavení faktury • 2) Kontroly věcné, finanční a formální správnosti faktur příjemcem podpory a TDI (je-li vyžadován) a zaslání PM • 3a) Kontrola věcné správnosti faktury a způsobilosti výdajů PM SFŽP • 3b) Kontrola formální správnosti faktury FM SFŽP 4) Výsledky kontrol fakturace jsou k dispozici v IS OP ŽP

25. Schéma administrace žádostí o platbu • 5) Příjemce edituje kompletní žádosti o platbu (F1) v IS OPŽP a v listinné podobě zasílá PM (včetně případných bankovních výpisů) 6) Kontrolu kompletní F1 provede PM, VPM, FM, VFM 7) Uvolnění podpory na bankovní účet příjemce II), avizo příjemci podpory 8) Doložení bankovních výpisů příjemcem podpory FM u modifikovaných ex-ante plateb nejpozději 10. den od data poskytnutí podpory • 9)Roční finanční vypořádání / Závěrečné vyhodnocení projektu PM a FM podle Rozhodnutí o poskytnutí dotace / event. Smlouvy SFŽP

26. Nejčastější chyby při podávání žádostí o platbu • Předkládání výpisu z bankovního účtu bez ověření, faktury bez podpisu příjemce – časové zdržení. • Úhrada faktur na účty dodavatelů, které nejsou v technické a finanční příloze. • Nesprávné zařazení výdajů Investiční / neinvestiční - zařazuje příjemce, soulad s vlastním způsobem zaúčtování, nesoulad před finančním úřadem. Pozor - téměř nemožná změna během financování !

27. Monitorování projektu • Průběžné monitorovací zprávy • Vyplňovat dle pravdy – hlavně průběh realizace, monitorovací ukazatele, údaje o publicitě projektu. • Vždy úkol v BENE_FILLU • Není nutné tisknout, jen odeslat

28. Závěrečné vyhodnocení akce • Předložení podkladů pro závěrečnou zprávu - závazný termín – uvedený v podmínkách RoPD! • Nesplnění předložení podkladů = nahlášení na nesrovnalost! • V odůvodněných případech – možné zažádat o změnu podmínek RoPD – dodatek. Žádost nutná před vypršením termínu ZVA, před dofinancováním, případný posun termínu dokončení realizace nesmí porušovat podmínky zadávacího řízení.

29. Závěrečné vyhodnocení akce • Předložení podkladů k ZVA – dle přílohy č. 3 směrnice 5/2008 (12/2009). • V BENE-FILLU vyplnit požadované údaje o povinných dokladech ZVA, tisk soupisu faktur – vše odeslat v listinné podobě na fond v termínu! • Vygenerování Závěrečné monitorovací zprávy projektu odeslání elektronické i podepsané verze.

30. Podklady pro ZVA • Aktuální prohlášení o plátcovství DPH • Soupis faktur včetně jejich věcné náplně – vygenerovat z BENE-FILLU • Aktualizace Finanční analýzy - u projektů generujících příjem ve smyslu Nařízení Rady (ES) • Protokol o předání staveniště, u nestavebních projektů jiný relevantní doklad o zahájení realizace; • Protokol o předání a převzetí dokončené stavby, u nestavebních projektů jiný relevantní doklad o ukončení realizace; • Doklad o povolení užívání stavby k trvalému provozu v souladu se zák. č. 183/2006 Sb., v případě, že bylo povoleno užívání stavby ke zkušebnímu provozu doložit i relevantní povolení. U nestavebních projektů jiný relevantní doklad o uvedení zařízení do trvalého provozu. • Stanovisko ČIŽP k dokončené akci (bylo-li požadováno k žádosti);

31. Podklady pro ZVA • Provozní smlouvu – u oblasti podpory 4.1, pokud příjemce není provozovatelem; • Doklady prokazující dodržení zákona o zadávání veřejných zakázek v platném znění pro zadávací řízení na provozovatele – u oblasti podpory 4.1., a to pokud je relevantní, tj. příjemce není provozovatelem; • Doklady prokazující splnění specifických podmínek stanovených Rozhodnutím o poskytnutí dotace (v případě ukazatele plocha doložit geodetické zaměření, v případě ukazatele kapacita doložit / vysvětlit splnění projektované kapacity zařízení, u projektů SEZ v oblasti podpory 4.2 doložit množství odtěženého materiálu (v případě, kde je relevantní). • Doložení zanesení záznamu o lokalitě do databáze Priority KM popř. SEKM – u projektů typu rekultivace starých skládek a odstranění černých skládek

32. Podklady pro ZVA • V oblasti podpory 4.2: • Stanovisko MŽP – Odboru ekologických škod k dokončené akci (bylo-li vyžadováno k žádosti) u 4.2; • Závěrečná zpráva (o sanaci, doprůzkumu apod.) a aktualizovaná analýza rizika – u projektů oblasti podpory 4.2. • Ocenění pozemku odborně způsobilou osobou u projektů čerpajících podporu dle pokynů pro životní prostředí – u dokončených projektů SEZ oblasti podpory 4.2 po vysanování.

33. Děkuji za pozornost Mgr. Lenka Melounová lenka.melounova@sfzp.cz Státní fond životního prostředí České republiky, Kaplanova 1931/1, 148 00 Praha 11, korespondenční a kontaktní adresa: Olbrachtova 2006/9, 140 00 Praha 4, tel.: 267 994 300 n www.opzp.cznzelená linka 800 260 500ndotazy@sfzp.cz 33